10 طرق للحفاظ على بيئة عمل أكثر إنتاجية
يُدرك ما يقرب من 287 مليون من مالكي السيارات المرخَّصة أنَّهم بشراء السيارة، اتخذوا الخطوة الأهم نحو تحقيق هدفهم، وأما الخطوة القادمة، فهي المحافظة عليها وصيانتها باستمرار.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن "جون هال" (John Hall)، والذي يُحدِّثنا فيه عن تجربته في الحفاظ على بيئة عمل أكثر إنتاجية.
يعتزم معظم مالكي السيارات، ما لم يقودونها لفترة مؤقتة، الحفاظ على سياراتهم بحالة جيدة لفترة طويلة من الزمن؛ وذلك عبر إجراء بعض الفحوصات الدورية لها مثل تغيير الزيت بانتظام وفحص ناقل الحركة، والمكابح، والتبريد، كما تحتاج أيضاً إلى الحماية من العوامل الخارجية وإبقائها نظيفة دائماً، بالإضافة إلى العناية بالجانب السفلي منها وتنظيفه مما يعلق به من أوساخ منتشرة على الطرقات.
كما هو الحال مع صيانة سيارتك عليك أيضاً الحفاظ على مستوى إنتاجيتك:
ينطبق الأمر نفسه على الإنتاجية؛ حيث يُعَدُّ اتخاذ خطوات لتصبح أكثر إنتاجية أمراً هاماً، ولكنَّ تنفيذ هذه الخطوات والحفاظ على نتائجها أمران مختلفان تماماً.
وقد تجلى أثر ذلك خلال العام الذي تفشَّت فيه جائحة كوفيد-19 (COVID-19)، فقد كان على الكثير من الناس أن يتعلموا كيف يزدهرون في عالم افتراضي، وربما نستعد الآن لعالم ما بعد الجائحة، فقد يبدو كل هذا صعباً ومرهقاً في البداية، ولكن إليك 10 طرائق بسيطة للحفاظ على إنتاجيتك من خلال التركيز على بيئتك المحيطة:
1. إعادة تقييم جدول أعمالك:
قد لا ينطبق هذا على الجميع، فإذا كنتَ محظوظاً بما يكفي لامتلاك جدول زمني مرن، فقد يكون الآن هو الوقت المثالي للتحقق فيما إذا كان ما يزال فعالاً أم لا، على سبيل المثال: لنفترض أنَّك أحد الوالدين، وكانت لديك مهمة شاقة تتمثل في التوفيق بين العمل والتعليم المنزلي لأطفالك، فعلى الرغم من أنَّك ربما تكون قد حقَّقت مستوى عالياً من الكفاءة بذلك العمل، ولكن هل سيدوم هذا الأمر؟
أعادت بعض المدارس فتح أبوابها، وربما تشعر بالاطمئنان في ترك صغارك مع جليسة أطفال أو أحد الجيران أو أحد أفراد أسرتك، وبالنسبة إليَّ، لقد أخذَت أمي اللقاح؛ لذلك نحن على المسار الصحيح فيما يخص العائلة.
مثال آخر، ربما يستعد مكان عملك لإعادة فتح أبوابه بعد الإغلاق، فهل أنت مستعدٌ للعودة إلى العمل شخصياً؟ وهل يمكنك تنظيم ورديات العمل بحيث لا يكون هناك عدد كبير من الأشخاص في المبنى؟
المعنى هنا هو أنَّ الأمور تغيَّرَت خلال الأشهر الماضية؛ لذلك، عليك أن ترى مقدار تأثير ذلك في جدول أعمالك، ربما يمكنك العمل عندما تكون أكثر إنتاجية لأنَّ الأطفال ليسوا في الجوار، أو يمكنك الحفاظ على جدول عمل مرن على الرغم من إعادة فتح مكان العمل.
2. الحفاظ على جدول أعمالك:
كتب المدوِّن "هوي جونس" (Howie Jones) في مقال: "مهما بلغ مقدار تنظيمك، سيكون هناك مبالغة في تنظيم مهامك؛ حيث يمكن أن يؤدي التخطيط الزائد عن حده إلى جعل اليوم العادي يوماً شاقاً، وتحديد ما ليس بالضرورة إضافته إلى جدول الأعمال يمكن أن يساعد أيضاً على تقليل المهام الكثيرة والوقت الضائع.
يمكنك إعادة تنظيم جدول أعمالك ليكون كافياً وفعالاً وإزالة المهام غير الضرورية مثل:
- الاجتماعات أو جداول الأعمال التي لا تخدم أي هدف.
- الفعاليات الدائمة والمتكررة.
- الملاحظات وقوائم المراجعة.
- التذكيرات بالمهام الصغيرة أو المتكررة مثل تناول وجبة الإفطار.
- أولويات الآخرين.
يجب أن يحتوي جدول أعمالك على المواعيد المحددة بالتاريخ والمهام الهامة التي تعمل من أجلها بالتأكيد، ويجب عليك أيضاً تحديد الوقت المناسب للتواصل مع الآخرين عبر الإنترنت وتعلُّم شيء جديد وموضوعات مرتبطة بأهدافك.
3. الإبقاء على بيئة العمل نظيفة:
وجدَت العديد من الدراسات أنَّ لوحة مفاتيح الكمبيوتر أقذر من مقعد المرحاض، والأقذر منها هو هاتفك الذكي، وعلى الرغم من أنَّ معظم هذه الجراثيم التي تغطيها هي جراثيم غير ضارة، إلا أنَّ الأمر يدعو للاشمئزاز، وعلاوة على ذلك، تؤدي النظافة إلى تقليل الإصابة بالزكام بنسبة 80% وزيادة الإنتاجية بنسبة 2-8%.
لذا اجعل تنظيف بيئة عملك جزءاً من روتينك المعتاد، وبالنسبة إليَّ، عندما أنهي أعمالي اليومية، أمسح لوحة المفاتيح والفأرة والمكتب، وكل يوم جمعة، أقوم بالمزيد من التنظيف، مثل التنظيف بالمكنسة الكهربائية وتنظيم الأعمال الورقية، فإذا تابعتَ بهذه الطريقة، فلن يستغرق الأمر سوى وقت قصير من يومك، وهذا أفضل بكثير من أن تكون طريح الفراش لأنَّك مصابٌ بالزكام.
4. أتمتة مكان العمل:
يوجد العديد من الأدوات أو البرامج التي في إمكانها إزالة بعض الأعباء الثقيلة عن كاهلك عندما يتعلق الأمر بالأعمال الشاقة، وعلاوة على ذلك، يمكنك أتمتة ردود البريد الإلكتروني ومنشورات مواقع التواصل الاجتماعي والفواتير، كما يمكن استخدام الأتمتة لملء النماذج وتوقيع المستندات ورعاية العملاء المحتملين وإنشاء المقترحات، فلا حدود لعالم الأتمتة، ويمكنك أيضاً استخدامها للحفاظ على إنتاجيتك في مساحة عملك، فمثلاً، هناك خدمات اشتراك من شأنها تجديد اللوازم المكتبية عنك مثل الأقلام والدفاتر.
كما يمكن لتطبيقات مساعدة ذكية مثل "غوغل هوم" (Google Home) و"أليكسا" (Alexa) التحكم بكل شيء من درجة حرارة الغرفة إلى البرق، وسيتعرف تطبيق "نيست" (Nest)، على سبيل المثال، إلى إعداداتك المفضلة عندما تكون في موقع محدد.
5. تنظيم يومك بعيداً عن المشتتات:
أنا أعيش بالقرب من مدرسة؛ حيث تعلَّمتُ مسبقاً التكيف مع روتين حياتي، على سبيل المثال: أتنزه مع كلبي صباحاً قبل وصول المعلمين والطلاب إلى المدرسة، وأخطط أيضاً لنهاري وفقاً لذلك، فالحافلات التي تجوب المكان والأطفال الذين يعودون بحماسة إلى المنزل كلها أصوات تشتت ذهني، ولمواجهة هذا، إما آخذ استراحة خلال هذا الوقت أو أضع سماعات الرأس.
قد لا يتأثر بعض الأشخاص بهذه الضجة، ولكن إذا كنت معتاداً على الضوضاء ولم تعد موجودة، فقد ترغب في الاستماع لبعض الموسيقى.
شاهد بالفديو: 6 نصائح للعمل بذكاء وزيادة إنتاجيتك
6. البقاء ضمن الحدود التي تضعها لنفسك:
الحدود، في رأيي ضرورية جداً، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في قضاء وقت ممتع مع عائلتك أو الابتعاد قليلاً عن التزامات العمل، فتجنَّب وضع هاتفك على مائدة العشاء، وينطبق الشيء نفسه على الأماكن المختلفة الموجودة في منزلك؛ حيث يجب أن تكون هناك أماكن مخصصة للعمل والأكل والاسترخاء والنوم.
أعلم أنَّك تمرُّ أحياناً بأيامٍ تريد فيها فقط البقاء في سريرك المريح والعمل من هناك، ولكن هذا ليس جيداً بما فيه الكفاية، ففي نهاية الأمر، يقلل العمل في السرير من إنتاجية العمل ومستويات الطاقة ونوعية الحياة.
علاوةً على ذلك، يمكن أن يتداخل مع جودة نومك، ويشجعك على النوم بوضعية سيئة، ويجهد عينيك، ويؤثر سلباً في صحتك العقلية، كما أنَّه غير صحي ويمكن أن يقلل من الرضا عن علاقتك مع الشريك.
7. منح الأولوية للصحة النفسية:
لقد أثرت جائحة كوفيد-19 سلباً في صحتنا النفسية، فقد أفادت بيانات استطلاع أُجرِي في شهر كانون الأول من عام 2020 في الولايات المتحدة أنَّ 42% من الأشخاص الذين شملهم هذا الاستطلاع عانوا من أعراض مرتبطة بالقلق والاكتئاب، وكانت هذه زيادة بنسبة 11% عن العام السابق، ووجدت بيانات من استطلاعات أخرى نتائج مماثلة في جميع أنحاء العالم.
تقول عالمة النفس السريري "لوانا ماركيز" (Luana Marques): "لا أعتقد أنَّ الوضع سيعود إلى سابق عهده في الوقت القريب"، فلقد ساهم الشك بما يخبئه المستقبل، والتباعد الاجتماعي، والحزن في زيادة هذه المشاعر السلبية، ولكن لحسن الحظ، توجد دائماً أساليب لتخفيف تلك المشاعر ووضع صحتك النفسية في المرتبة الأولى.
تمنحك المواظبة على الروتين اليومي التنظيم والقدرة على التنبؤ والإحساس بالسيطرة، ويساعد أيضاً الحد من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وقراءة الأخبار على ذلك، كما يجب عليك التقليل من العزلة، حتى لو كان ذلك عبر التحدث إلى صديق بمكالمة هاتفية، ويُعَدُّ قضاء الوقت في الهواء الطلق لمدة 20 دقيقة في اليوم من أكثر الاستراتيجيات فاعلية.
8. اتباع عادات صحية:
لم يظهر تأثير جائحة كوفيد-19 في صحتنا النفسية فقط؛ بل أثرت أيضاً في صحتنا الجسدية، فمنذ أن اجتاحت الجائحة العمل، زادت فترات الراحة والخمول وتراجع النشاط البدني، كما أدت عمليات الإغلاق إلى اتخاذ عادات أكل غير صحية وزيادة في استهلاك المنبهات والتدخين، ولا يضر هذا الأمر بصحتك الجسدية فحسب؛ بل يؤثر أيضاً في صحتك النفسية وفي مستوى إنتاجيتك.
يُعَدُّ اتباع عادات صحية أمراً هاماً، الآن أكثر من أي وقتٍ مضى، ولكن كما توجد طرائق لمنح الأولوية لصحتك النفسية، توجد أيضاً خطوات يمكنك اتخاذها لتحقيق ذلك، وبالنسبة إلى المبتدئين، لا يزال من الممكن أن تحافظ على نشاطك البدني، فقد يبدو هذا أمراً صعباً إذا كانت صالة الألعاب الرياضية التي ترتادها مغلقة أو إذا كنت تعمل من المنزل، ومع ذلك، فهو ليس أمراً مستحيلاً إذا قمتَ بما يأتي:
- ممارسة التمرينات الرياضية التي يمكن ممارستها في أي مكان، مثل تمرينات "بيربي" (Burpees) و"سكوات" (Squats)، أو تمرينات الضغط، قبل الإفطار وفي وقتٍ لاحق خلال النهار.
- ضبط المنبه لتذكيرك بممارسة تمرينات التمدد.
- ممارسة نشاط ممتع وصحي بعد الانتهاء من العمل، كالمشي مثلاً.
- الاحتفاظ بأدوات ومعدات التمرين على مرأى من نظرك.
- استخدام التكنولوجيا مثل تطبيقات تتبع النشاط أو أجهزة اللياقة الذكية.
- الوقوف أو المشي في أثناء إجراء المكالمات الهاتفية.
- الحركة طوال النهار، كممارسة تمرين رفع الساقين أو القرفصاء مثلاً في أثناء تحضير القهوة.
- البدء بتحدي اللياقة مع الأصدقاء أو العائلة أو زملاء العمل.
بالإضافة إلى النشاط البدني، حاول الابتعاد عن بعض العادات السيئة كالتدخين، واستبدالها بتناول وجبات خفيفة وصحية.
9. إنشاء صداقات متينة:
تقول المدوِّنة "ديانا ريتشي" (Deanna Ritchie) في مقال: "يتمثل التحدي الرئيس لفِرق العمل التي تعمل عن بعد في تعزيز ثقافة التواصل، فهُم لا يعملون معاً في مكان واحد، ولا توجد أيضاً فرص للتواصل الاجتماعي في أثناء الغداء أو الاجتماعات أو نشاطات بناء الفريق.
قد لا يزال من الممكن بناء صداقات متينة مع فريقك الافتراضي؛ حيث يمكنك إضافة وجبات غداء افتراضية أو التخطيط لأحداث بعد انتهاء ساعات العمل مثل مسابقات ألعاب الفيديو، أو التخطيط لتحدي اللياقة البدنية.
إذا كان جدول أعمالك يتضمن إجراء مكالمات مرئية، فافتحها قبل دقيقتين من وقت العمل، على أمل أن يمنح هذا الفعل الوافدين الأوائل إلى الاجتماع فرصة للمشاركة في دردشة صغيرة غير رسمية".
10. الاحتفاء بالمكاسب الصغيرة:
لا تستبعد تأثير الاحتفاء بالمكاسب الصغيرة، فقد تعطيك المزيد من الأمل، وتمنحك ثقة أكبر بالنفس، ولكن كيف يمكنك أن تحصل على ذلك بجدارة؟ إليك بعض الاقتراحات:
- الاحتفاظ بمفكرة لتتبع كل إنجازاتك اليومية.
- إجراء دردشة جماعية عبر الإنترنت مع زملائك أو عائلتك أو أصدقائك لتهنئة بعضكم بعضاً.
- مكافأة نفسك من خلال العناية الذاتية أو شراء كتاب جديد.
- ترديد عبارة للاحتفاء، كأن تقول "لقد أنجزتُ أكثر مما كان عليَّ إنجازه قبل عشر دقائق".
- تدوين انتصاراتك الصغيرة والاحتفاظ بها في مكان مخصص كمرجعٍ تعود إليه في المستقبل.
- شكر كل شخص قدَّم لك المساعدة في تحقيق هذا النجاح.
- ترك بعض الفراغات الزمنية في جدول أعمالك حتى تتمكن من الاستفادة منها في وقتٍ لاحقٍ إذا كنت ترغب في ذلك.
- تقبُّل الفشل وكأنَّه جزءٌ من رحلتك نحو النجاح.