جميع هذه التساؤلات ستوقعنا في الحيرة ما لم نقم بخطوة هامة جداً في أثناء التخطيط للمشروع، ألا وهي ربط مخططاتنا بعامل الزمن، الأمر الذي يتيح لنا سبر نجاح مشروعنا، ويمنحنا رؤية واضحة لمستقبله؛ إذ يتساءل بعض الناس "ما هي أهمية التخطيط الزمني للمشاريع؟"، ونحن سنجيبه بشكل مفصل في هذا المقال.
ما هو التخطيط الزمني للمشاريع؟
التخطيط الزمني للمشاريع هو عملية تحديد وتسلسل المهام والجدول الزمني المطلوب لإنهاء المشروع بنجاح؛ إذ يُعَدُّ التخطيط الزمني عنصراً أساسياً في إدارة المشاريع الفعالة، ويساعد على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
فوائد التخطيط الزمني للمشاريع:
يوفر التخطيط الزمني للمشاريع عدداً من الفوائد، ومن ذلك:
1. التأكد من اكتمال المشروع في الوقت المحدد:
يساعد التخطيط الزمني على تحديد المهام والجدول الزمني المطلوب لإنهاء المشروع، وهذا يساعد على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد ودون تجاوز الميزانية.
2. تحسين الكفاءة:
يساعد التخطيط الزمني على تحديد المهام والاعتماديات بين المهام، وهذا يساعد على تحسين الكفاءة ومنع تأخيرات المشروع.
3. زيادة الإنتاجية:
يساعد التخطيط الزمني على تحديد الموارد المطلوبة لكل مهمة، وهذا يساعد على زيادة الإنتاجية وضمان توفُّر الموارد في الوقت المناسب.
4. تحسين التواصل:
يساعد التخطيط الزمني على تحديد المسؤوليات لكل فرد أو فريق، وهذا يساعد على تحسين التواصل وضمان أن يعرف الجميع ما هو مطلوب منهم.
كيفية التخطيط الزمني للمشاريع:
من أجل إجراء التخطيط الزمني للمشاريع، لا بد أولاً من رسم تصور كامل عن المشروع، والميزانية التي يحتاجها، والمراحل التي سيمر بها، والمخاطر التي من المحتمل أن يتعرض لها، وكيف يمكن إدارة هذه المخاطر، ومن ثمَّ يتم البدء بالتخطيط الزمني للمشاريع عبر اتباع الخطوات الآتية:
الخطوة 1: تحديد أهداف المشروع
الخطوة الأولى في التخطيط الزمني للمشاريع هي تحديد أهداف المشروع بوضوح؛ إذ سيساعدك هذا على تحديد المهام والجدول الزمني المطلوب لتحقيق أهداف المشروع، ويجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً.
الخطوة 2: تقسيم المشروع إلى مهام
الخطوة التالية هي تقسيم المشروع إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة؛ إذ سيساعدك هذا على تسهيل التخطيط والتنفيذ، وهنا أيضاً يجب أن تكون المهام قابلة للقياس ومعقولة وقابلة للتنفيذ.
الخطوة 3: تقدير الوقت اللازم لكل مهمة
الخطوة التالية هي تقدير الوقت اللازم لكل مهمة، ويمكن القيام بذلك بناءً على الخبرة السابقة أو باستخدام أدوات تخطيط المشاريع أو عبر الاستعانة بخبرات المختصين.
من الهام أن تكون واقعياً عند تقدير الوقت اللازم لكل مهمة، فلا تقلل من الوقت اللازم للإنجاز، فقد يؤدي ذلك إلى تجاوز الجدول الزمني أو إنجاز المهمة بطريقة عشوائية وغير دقيقة، وفي الوقت ذاته لا تمنح المهمة وقتاً أطول بكثير مما تستحق، فهذا من شأنه أن يسبب لك تأخيراً لا مبرر له في الإنجاز وقد يسبب فتور همتك.
شاهد بالفديو: 8 طرق لتعزيز مهارة إدارة المشاريع
الخطوة 4: تحديد الاعتماديات بين المهام
تعتمد بعض المهام على إنجاز مهام أخرى قبل أن تبدأ، على سبيل المثال، لا تستطيع البدء بفرش المنزل بالأثاث قبل أن تنهي جميع العمليات المتعلقة بإكسائه؛ لذا من الهام تحديد الاعتماديات بين المهام حتى تتمكن من إنشاء جدول زمني واقعي.
الخطوة 5: إنشاء جدول زمني
إنشاء جدول زمني يحدد تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة، فيجب أن يأخذ جدولك الزمني في الحسبان الاعتماديات بين المهام والوقت اللازم لكل مهمة.
الخطوة 6: توقع المخاطر
لا يمكن إتمام جدول زمني للمشاريع دون أن تأخذ في الحسبان حدوث طوارئ في أثناء عملية الإنجاز، ومن الهام أيضاً أن ترسم سيناريوهات مستقبلية لإدارة هذه المخاطر، فهذا سيساعدك على توفير الوقت وحماية المخطط الزمني من التمدد والإطالة.
الخطوة 7: أدوات تخطيط المشاريع
يوجد عدد من أدوات تخطيط المشاريع المتاحة التي قد تساعدك على إنشاء جدول زمني للمشروع، فقد تجعل هذه الأدوات العملية أسهل وأسرع وأكثر دقة.
الخطوة 8: مراقبة المشروع وإجراء التعديلات حسب الحاجة
بمجرد إنشاء جدول زمني للمشروع، من الهام مراقبته وإجراء التعديلات حسب الحاجة، وقد يلزم إجراء تعديلات على الجدول الزمني إذا حدثت تغييرات في المشروع أو إذا ظهرت تحديات غير متوقعة.
ما هي أهمية التخطيط الزمني للمشاريع؟
يمكن تعريف المشروع بأنَّه مجموعة متكاملة من المهام المتتالية وفق تسلسل محدد من أجل الوصول إلى هدف معين، وإذا ما تجاوزنا مرحلة التخطيط الزمني للمشاريع، فسوف نقع ضحية الفشل والتراخي في الإنجاز، أو تحميل المشروع مسؤوليات أكبر من حجمه المنسوب لعمره الحالي.
لذا من الضروري إجراء التخطيط الزمني للمشاريع، وسلسلة المهام الواحدة تلو الأخرى، وربط كل مهمة بزمن تنفيذ محدد، إضافة إلى ميزانية محددة، ليكون بذلك مشروعك مدروساً على جميع الأصعدة، وتضمن نجاحه وتغلُّبه على جميع المصاعب التي قد تعترض طريقه.
1. تحديد الهدف:
تبرز أهمية التخطيط الزمني للمشاريع بكونها تسمح لك برؤية هدفك بصورة واضحة؛ الهدف الذي قمت أساساً بإنشاء المشروع من أجله، فقد لا يكون هدفك ربحياً فقط؛ بل قد يكون خيرياً، أو قد يكون هدفك من المشروع ترويجياً، ونجاحك فيه على شكل زيادة وعي الجمهور بعلامتك التجارية.
بجميع الأحوال، فإنَّ تحديد الهدف أو ربما مجموعة الأهداف هو من النقاط التي تبرز أهمية التخطيط الزمني للمشاريع؛ وذلك لأنَّ تحديد الهدف الكلي يمكِّنك من تقسيمه إلى أهداف جزئية أصغر منه، وهذا بدوره يساعدك على اتخاذ قرار بشأن كثير من الأمور مثل الميزانية، أو التحديات التي قد تواجهك في تنفيذ كل جزء من أجزاء مشروعك، ومن ثمَّ رسم خطة احتياطية بديلة في حال تحقق أي من توقعاتك.
2. تحديد الإطار الزمني:
تبرز أهمية التخطيط الزمني للمشاريع بكونها تتيح لك رسم الإطار الزمني لتنفيذ مشروعك، ويشمل الإطار الزمني الوقت المتوقع لإنجاز المشروع ككل، إضافة إلى الوقت الزمني اللازم لإنجاز كل مرحلة من مراحل المشروع والتي اتفقنا على تسميتها أهدافاً جزئية.
يساعدك الإطار الزمني لكل هدف جزئي على تقليل التكاليف والتنقل بسلاسة بين مراحل إنجاز المشروع، الأمر الذي يلزم أعضاء فريق العمل على إنجاز مهامهم في الوقت المحدد لها؛ وذلك لأنَّ تحديد الوقت الزمني الخاص بمهمتهم يشعرهم بأهمية وضرورة إنجاز هذه المهمة في وقتها؛ وذلك لأنَّ أفراداً آخرين سوف يعملون عليها ويقومون باستكمالها.
3. تنوع الخبرات:
يتطلب إنجاز المشاريع عموماً تضافر مجموعة من الجهود التي يختص كل منها في مجال مستقل، وهذا يتطلب في كثير من الأحيان الاستعانة بأشخاص خبراء من خارج الشركة.
إنَّ التخطيط الزمني للمشاريع يوضح لك حاجتك إلى هؤلاء الأشخاص، فتقوم بالتنسيق معهم بشأن الوقت الذي تحتاج إلى تدخلهم ومشورتهم فيه، وقد تحجز موعداً مسبقاً معهم أو تجري تعاقداً ما، وهذا ما يبرز أهمية التخطيط الزمني للمشاريع، فدونه ستكتشف حاجتك إلى الخبراء في منتصف العمل وسوف تضيع الوقت في البحث عنهم والتعاقد معهم ومزامنة الوقت المناسب لهم مع الوقت المناسب لك.
شاهد بالفديو: ماهي خطوات بناء خطة تشغيلية فعالة؟
4. إدارة المخاطر:
إنَّ أهمية التخطيط الزمني للمشاريع أنَّه يجعلك على اطلاع بالمخاطر التي يحتمل أن تواجهها في أثناء تنفيذ المشروع، ومن ثمَّ تتمكن من رسم خطة بديلة في حال واجهت هذه المخاطر، وهذا ما ندعوه "إدارة المخاطر".
نصائح لإنشاء التخطيط الزمني للمشاريع:
فيما يأتي بعض النصائح لإنشاء تخطيط زمني فعال:
1. ابدأ مبكراً:
من الأفضل البدء بالتخطيط الزمني مبكراً؛ إذ سيمنحك ذلك الوقت الكافي لجمع المعلومات وإعداد خطة دقيقة.
2. كن واقعياً:
عند تقدير الوقت اللازم لكل مهمة، من الهام أن تكون واقعياً، فلا تقلل من الوقت اللازم، فقد يؤدي ذلك إلى تجاوز الجدول الزمني، وفي الوقت ذاته لا تمنح كل مرحلة وقتاً أكثر مما تستحق؛ لأنَّ ذلك سيكون سبباً في إبطاء عملية الإنجاز.
3. كن مرناً:
من المحتمل أن تحدث تغييرات في المشروع في أثناء التنفيذ؛ لذا من الهام أن تكون مرناً وقادراً على إجراء التعديلات حسب الحاجة.
4. أنصت إلى آراء المعنيين:
من المفيد الحصول على آراء من الآخرين، مثل أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة، فقد يساعدك ذلك على تحسين دقة خطتك الزمنية.
يُعَدُّ التخطيط الزمني للمشاريع جزءاً أساسياً من إدارة المشاريع الفعالة، فمن خلال إنشاء تخطيط زمني دقيق وتنفيذه بفاعلية، يمكنك تحسين فرصك في اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
في الختام:
يُعَدُّ التخطيط الزمني للمشاريع جزءاً أساسياً من إدارة المشاريع الفعالة، ومن خلال إنشاء مخطط زمني دقيق لمشروعك والثغرات التي قد تواجهه، سوف تتمكن من تنفيذه بفاعلية، وفي الوقت المُقدَّر له، وبأقل التكاليف.
التخطيط الزمني هو أسلوب حياة لا ينحصر تطبيقه على المشاريع والأعمال؛ بل يمكنك استخدامه في حياتك اليومية والتخطيط لأهدافك الشخصية في مطلع كل عام على سبيل المثال.
أضف تعليقاً