كيف تقلل من تكاليف عملك في الأوقات الصعبة؟

قد يكون لديك خياراتٌ أكثر ممَّا تعتقد عندما يتعلَّق الأمر بتوفير المال من أجل مشروعك الصغير،  وسواءً أكنت بحاجةٍ إلى تقليل النفقات مؤقتاً أم على المدى الطويل؛ يمكن أن يكون للتغيُّرات الصغيرة تأثيرٌ كبير.

سنتناول في هذه المقالة ثلاثة أسئلةٍ رئيسةٍ تساعدك في بناء استراتيجيةٍ لخفض التكاليف، متبوعةٍ بنصائحنا المفضَّلة لتوفير المال:

• كم من الوقت لديك؟
• هل تحتاج إلى تحقيق تخفيضاتٍ مؤقتةٍ أم طويلة الأجل؟
• ما هي النفقات الأساسية؟
• 20 فكرة لتقليل تكاليف الأعمال الصغيرة

سنقدِّم في هذا المقال بعض الاقتراحات حول كيفية التعامل مع خفض التكاليف، ويجب أن تستند أيُّ إجراءاتٍ تتخذها إلى معرفتك بشركتك، ونوصي دائماً بالتحدُّث إلى مستشارٍ ماليٍّ إذا لم تكن متأكِّداً في هذا الصدد.

كم من الوقت لديك؟

يبدأ اتخاذ الخيارات الذكية بإنشاء جدولٍ زمنيٍّ واقعي:

1. كم من الوقت سيستمرُّ خفض التكاليف المالية لشركتك؟

ألقِ نظرةً صادقةً على رصيدك المصرفي، ثمَّ احسب المدَّة التي يمكن أن يُنجَز فيها عملك بناءً على أموالك الحالية والدخل المتبقي لديك.

2. هل تتوقَّع أن يتغيَّر وضعك المالي؟

قد يكون لديك استردادٌ ضريبيٌّ قادم، أو تتوقَّع أن يصل موسم الذروة لمنتجك قريباً. لذا، انظر إلى السنوات السابقة؛ سواءً أكنت تدير مخزناً، أم متجراً عبر الإنترنت، فمن المحتمل أن تحصل على مزيدٍ من الطلبات في أوقاتٍ محددةٍ من العام.

هل تحتاج إلى مدخراتٍ مؤقتة؟ أم تخفيضاتٍ طويلة الأجل؟

فكِّر في إجاباتك عن الأسئلة في الأعلى، سيساعدك ذلك في تحديد ما إذا كانت استراتيجيتك لخفض التكاليف تحتاج إلى:

• سدّ الفجوة: عملك جيدٌ إلى حدٍّ معقول، والدخل الجديد في طريقه إليك، وسيساعدك تقليل نفقاتك مؤقتاً حتَّى ذلك الحين في استمرار شركتك في العمل في أثناء انتظار الأمور.
• إحداث تغييرٍ هيكلي: إذا كانت تكاليف إدارة عملك مرتفعةٌ بشكلٍ عام، ممَّا يترك لك فرصةً ضئيلةً لبناء حاجز أمان؛ فقد ترغب بتقليل التكاليف بشكلٍ دائم.

ما هي النفقات الأساسية؟

ما هي النفقات التي لا يمكن لعملك الاستغناء عنها؟ على سبيل المثال: قد لا تحتاج إلى اشتراك التعلُّم الإلكتروني الآن، ولكنَّك بالتأكيد تحتاج إلى اتصالٍ بالإنترنت.

يُنفِق كلُّ نشاطٍ تجاريٍّ بعض الأموال على أشياء ليست ضروريةً تماماً، ولكنَّها تجعل الحياة أسهل؛ وإذا أردنا خفض التكاليف بشكلٍ جذري، فيجب أن ننظر إلى ما تحتاجه أعمالنا لتستمر، والاستغناء عن كلُّ شيءٍ آخر قد يكون امتلاكه جيداً لكنَّه غير ضروري.

هل لديك شيءٌ ما في قائمة "من الجيد امتلاكه"، ولست واثقاً من جدواه؟ اسأل نفسك إلى متى يمكنك إدارة عملك دون هذا العنصر، وماذا سيحدث إذا لم يكن لديك.

تختلف المتطلَّبات المحدَّدة لكلِّ صناعةٍ وكلِّ عمل، وبمجرَّد الحصول على قائمتك، راجع كلَّ عنصر، وتحقَّق ممَّا إذا كان يمكنك:

• خفض النفقات.
• المشاركة.
• استبدال خيارٍ مُكلِفٍ بآخرَ أرخص.
• استبدال خيارٍ رخيصٍ بآخرَ مجاني.
• استخدام ما تحتاج إليه فقط.

نصيحة: تركِّز هذه المشاركة على التكاليف التي يمكنك خفضها، ولكن لا تنسَ أيضاً مراجعة المبلغ الذي تتقاضاه. إليكَ بعض النصائح حول كيفية معرفة ما إذا كنت تفرض رسوماً كافية، وكيفية رفع الأسعار بطريقةٍ تجعل العملاء سعداء.

20 فكرةً لتقليل تكلفة الأعمال الصغيرة:

أولاً، التكاليف المتكررة والتكاليف التشغيليَّة:

تُحدِث التكاليف المتكرِّرة -وليس النفقات التي تُدفَع لمرةٍ واحدة- أكبر فارقٍ في صافي الأرباح مع مرور الوقت، وذلك بالنسبة إلى معظم الأنشطة التجارية. وإنَّك من خلال تقليل هذه التكاليف الشهرية أو السنوية، تجعل إدارة عملك أرخص؛ وقد تكون قادراً على إيقاف بعض الأعمال مؤقتاً واستئنافها عندما تتحسَّن الأمور.

إليكَ بعض التكاليف المتكرِّرة التي يمكنك توفيرها:

1. الإيجار والرهن:

سيكون الانتقال إلى مكتبٍ أصغر، أو العمل من المنزل من أكبر الخطوات؛ كما يمكنك أيضاً مشاركة مساحة العمل الخاصَّة بك مع الآخرين لمشاركة الإيجار.

2. التأمين:

تحقَّق من سياساتك للتأكُّد من أنَّها محدَّثة، وأنَّك لا تدفع مقابل تغطية أكثر ممَّا تحتاجه، وقارن الأسعار إذا كنت مع شركة التأمين نفسها لفترةٍ من الوقت.

3. الحساب المصرفي للشركة:

قد يؤدِّي التبديل إلى بنكٍ مختلفٍ أو نوعٍ مختلفٍ من الحسابات إلى توفير المال؛ فإذا كنت تأخذ مدفوعاتٍ بالعديد من العملات المختلفة، فيمكنك البحث عن حسابٍ مصرفيٍّ يساعدك في توفير رسوم تحويل العملات.

شاهد بالفيديو: 7 طرق للتغلب على الظروف الاقتصادية العصيبة

4. اشتراكات البرمجيات:

يمكنك مع وجود العديد من الخيارات المجانية أو المتاحة عبر الإنترنت، العثور على إصداراتٍ لمعظم برامج الأعمال، وبأسعارٍ منخفضة؛ أو ربَّما لا تحتاج إلى الخدمة على الإطلاق، فعلى سبيل المثال: يمكنك العودة إلى كتابة الفواتير يدوياً لفترةٍ من الوقت، بدلاً من استخدام برنامج الفوترة.

5. خدمة الهاتف:

كم مرةً تستخدم هاتف شركتك مقابل الدردشة عبر الإنترنت ومكالمات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني؟ هل تحتاج حقاً إلى خطةٍ شهرية؟ أم أنَّ خيار الدفع المسبق كافٍ؟ سيتيح لك معظم موفري الهاتف التحقُّق من متوسط استخدامك الشهري عبر الإنترنت، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاتصل بهم لطلب هذه المعلومات.

6. المواصلات:

إذا كنت بحاجةٍ إلى التنقُّل، فراجع ما إذا كانت هناك خياراتٌ أرخص. هل عليك أن تكون في موقع العمل كلَّ يوم؟ انظر إلى جدولك، وتعرَّف على ما إذا كانت هناك أيامٌ يمكنك العمل فيها من المنزل، حتَّى ولو مرةً واحدةً في الأسبوع.

7. العضويات المدفوعة:

يمكن أن تكون أندية الأعمال -مثل غرفة التجارة المحليَّة الخاصَّة بك- رائعةً للتواصل، وغالباً ما تأتي بمزايا عضويةٍ رائعة؛ ولكنَّها قد تكون باهظة الثمن أيضاً. لذا اكتشف ما إذا كان يمكنك إيقاف عضويتك المدفوعة مؤقتاً إذا انضممت إلى أحدها، فغالباً ما تقدِّم هذه المنظمات الدعم إلى الأعضاء المحتاجين.

8. التحويلات التلقائية إلى حساب توفير الأعمال:

سيكون من الرائع في الظروف العادية تخصيص الأموال كلَّ شهرٍ في حساب توفير؛ أمَّا في الأوقات الصعبة مالياً، فيمكنك إيقاف هذه المدفوعات واستخدام الأموال لتغطية النفقات الأساسية.

9. الإنترنت:

ما مقدار السرعة والنطاق الترددي الذي تدفع المال مقابله؟ هل يمنحك مزودٌ آخر الشيء نفسه بمقابلٍ أقل؟ هل يمكنك القيام بعملك بخيارٍ أرخص؟ قد ينجح الاتصال بمزود الخدمة الخاص بك، والسؤال عمَّا إذا كان بإمكانه خفض فاتورتك الشهرية في بعض الأحيان.

10. الخدمات:

لا تكون فروقات الأسعار عاليةً جداً بين مقدِّمي الخدمة في العادة؛ ولكن إذا كنت تستخدم العديد من الأجهزة الكهربائية لعملك، فقد يكون تبديل مقدِّمي الخدمة يستأهل ذلك.

11. التدفئة:

هل تترك التدفئة في مكتبك أو ورشة العمل تعمل حتَّى عندما لا تكون هناك؟ في حين أنَّ هذا يمكن أن يوفِّر لك زيادة الحرارة عند وصولك إلى العمل، إلَّا أنَّه أيضاً رفاهية يمكنك الاستغناء عنها. اضبط إعدادات منظم الحرارة، وتأكَّد من أنَّك لا تهدر المال على التدفئة غير الضرورية.

ثانياً، نفقاتٌ لمرةٍ واحدةٍ أو غير منتظمة:

هذه هي الأشياء التي تشتريها عندما تحتاج إليها شركتك. لذا، ابحث عن عمليات الشراء هذه في كشف حسابك المصرفي.

12. الطعام:

لا يجب أن يكون غداء العمل فاخراً، وليس بالضرورة أن تكون القهوة والشاي في المكتب من العلامات التجارية الكبيرة باهظة الثمن؛ إذ تساعدك خيارات مختلفة في التوفير.

13. أجهزة وأدوات العمل:

أنت تريد العمل بأفضل الأدوات، ولكن إذا كنت لا تستطيع تحمُّل نفقاتِ ذلك الآن، فحاول العمل مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة المعاد تصنيعها، أو إرسال الأجهزة للإصلاحات بدلاً من استبدالها.

14. الملابس الرسمية للشركة:

قد يكون هذا هو الوقت المناسب لتقليص القمصان والهدايا التي تحمل علامةً تجاريةً من الشركة.

15. مناسبات الفريق والإضافات الصغيرة لموظفيك:

هذا هو الوقت المناسب للحفاظ على فريقك. لذا، بدلاً من إلغاء هذه الأشياء، ابحث عن خياراتٍ أرخص. مثلاً: استمتع بالألعاب والبيتزا في المكتب بدلاً من حفلات الكوكتيل في وسط المدينة.

16. الأحداث التجارية:

يساعد إلغاء التذاكر التي اشتريتها بالفعل على تدفُّق النقد الخاصِّ بك. أعد النظر في زياراتك، حتَّى بالنسبة إلى الأحداث المجانية؛ هل سيكون من الأفضل قضاء هذا الوقت في مهامك؟ أم سيجلب هذا الحدث عملاء جدد؟

17. الدورات والتدريب:

إذا كنت تُخفِّض التكاليف، فقد يلزم تأجيل التطوير المهني أو إلغاؤه؛ وقد يكون ذلك مختلفاً إذا كنت تتعلَّم مهارةً جديدةً تساعدك في خدمة مجموعةٍ أوسع من العملاء. لذا عليك النظر في دوراتٍ مجانيةٍ أو أرخصَ لخفض التكاليف.

18. الإعلانات:

هل هناك طرائق لتخفيض تكاليف التسويق الخاصة بك؟ إذا أردت التوفير، فتأكَّد من أنّ الإعلان موجّه لاستهداف الجماهير التي يُرجَّح أن تشتري منك فقط، أو ابحث عن كثب في الطرائق المجانية للترويج لعملك.

ثالثاً، التغييرات في المخزون والمنتج:

يمثِّل أيُّ مخزونٍ أو مواد اشتريتها ولكنَّك لم تَبِعها بعد إيراداتٍ محتملة، فإذا كانت المبيعات بطيئةً في الوقت الحالي، فسيستمرُّ مخزونك الحالي لفترةٍ أطول؛ لذلك ستحتاج إلى تجنُّب وجود مخزونٍ أو تكاليف غير ضرورية:

19. زيادة مساحة التخزين:

إذا استأجرت مساحة تخزين، فحاول إعادة ترتيب مخزونك، بدلاً من إعادة تخزين كلِّ عنصرٍ على حدة. تحقَّق ممَّا إذا كان يمكنك العمل في مساحةٍ أقل، وربَّما تقليل الإيجار.

20. تقديم خياراتٍ أقل:

هل تعاني من أجل الحصول على المكونات أو المواد؟ أزِل العناصر التي يصعب تخزينها من متجرك عبر الإنترنت لبعض الوقت.

طالما لا يزال لديك اختيارٌ معقول، ستتمكَّن من الحفاظ على عملك مستمراً مع الاقتصاد في المنتجات والمواد. سيسعد معظم العملاء بأنَّك مازلت تعمل، خاصةً إذا كان بإمكانك الاحتفاظ بالبائعين الأكثر أهمية.

اطلب المساعدة قبل زيادة الديون:

لا تنتظر حتَّى تتأخَّر في دفع فواتيرك لاتخاذ الإجراءات اللازمة، إذ يمكن للشركات عادةً تمديد المواعيد النهائية للدفع إذا طلبت منها مسبقاً. غالباً ما يكون لدى الحكومات خياراتٌ لتأجيل مدفوعات الضرائب، أو قد تمنحك معدلات إقراضٍ أفضل من المقرضين التجاريين، وعادةً ما يكون المقرضون على استعدادٍ للتعاون معك إذا أخبرتهم بمجرَّد مواجهة مشاكل في الدفع.

ابحث عن المساعدة المهنية؛ فهناك أشخاصٌ يمتلكون خبرةً ومعرفةً كافيةً لمساعدة الشركات في هذه التحديات طوال الوقت، ويمكن أن يساعدك مستشار الضرائب في النظر في الحسومات المحتملة؛ كما يمكن للمحاسب تجاوز نفقاتك ومساعدتك في العثور على المدخرات، وقد يكون لدى شبكة الأعمال المحلية الخاصة بك المشورة والتوجيه اللازمَين.

أنت لست وحدك:

إذا كنت تؤجِّل خفض التكاليف، فقد يكون ذلك ممارسةً صعبة؛ ولكن من خلال منح نفسك نظرةً عامَّةً واضحة، فإنَّك تتخذ أيضاً خطوةً كبيرةً في إعادة عملك إلى الحالة المالية المناسبة؛ لذلك لا تفقد الأمل، وتمعَّن في الموقف، وستشعر بتحسُّنٍ على المدى الطويل.

 

المصدر