دليلك الشامل لصياغة خطاب الاستقالة

ما هو خطاب الاستقالة؟

خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية يتقدَّم بها الموظف إلى الإدارة وقسم الموارد البشرية ومديره لإخطارهم برغبته بترك الوظيفة، ويتقدَّم الموظف بهذا الخطاب بعد اجتماع مع المشرف أو المدير يعلن فيه عن استقالته ويناقش أسباب مغادرته وخطة الانتقال، ولكن، يستطيع أيضاً إرسال طلب استقالته دون عقد اجتماع.

3 خطوات لصياغة خطاب الاستقالة:

يتضمن خطاب الاستقالة ثلاثة مكونات: تفاصيل الاستقالة، والتعبير عن الشكر والامتنان على الخبرة التي اكتسبها الموظف، وملاحظات عن عملية الانتقال، ففي الولايات المتحدة، عادةً ما يقدِّم المديرون إخطار استقالتهم قبل 4-6 أسابيع من باب اللباقة المهنية، بينما يقدِّمه باقي الموظفين قبل أسبوعين، فقد يختلف الأمر في بلدان أخرى، لذا يُفضَّل البحث قبل تحديد موعد الاستقالة.

نستعرض فيما يأتي 3 خطوات لصياغة خطاب الاستقالة باحترافية:

1. الدخول في الموضوع مباشرة:

يبدأ خطاب الاستقالة بتقديم التحية باسم المدير متبوعاً بفقرة بسيطة تتضمَّن موعد آخر يوم عمل وأي تفاصيل هامة أخرى، ويضمن تقديم الإخطار المحافظة على العلاقات الطيبة مع الشركة، وإليك بعض الأمثلة عن العبارات التي يمكن استخدامها:

• أنا أُقدِّم استقالتي من [منصبي] في [الشركة] اعتباراً من [التاريخ].
• يرجى قبول خطاب استقالتي الرسمي هذا من [الشركة]، وآخر يوم عمل لي سيكون [التاريخ].

2. التعبير عن الامتنان:

لا داعي لهذه الخطوة إذا لم تكن علاقتك جيِّدة بالشركة، ولكن يجب أن تحاول ترك انطباع إيجابي لدى رب العمل وزملائك بين الوقت الذي تقدِّم فيه خطاب الاستقالة وآخر يوم لك في العمل، ولا تَقُل أي شي سلبي مهما كان شعورك الحقيقي تجاه الشركة، فمن المستحسن أن تضيف فقرة إلى خطاب الاستقالة تذكُر فيها التجارب الإيجابية التي مررت بها، أو المهارات التي طورتها، أو فرص النمو التي حصلت عليها، وإليك بعض الأمثلة عن العبارات التي يمكن استخدامها:

• على مرِّ السنين، تعلَّمتُ كثيراً عن مجال العمل هذا واحتياجات عملائنا، فقد كان لي الشرف أن أخدمهم من خلال منتجات [الشركة].
• أودُّ أن أُعرب عن امتناني لفرصة العمل مع هذا الفريق الماهر والمتنوع، وسأستفيد من الدروس التي تعلَّمتها طوال مسيرتي المهنية.
• أشكركم على السماح لي بالعمل في [منصب كذا] على مدار [السنوات] الماضية، وإنَّني أقدِّر الثقة التي منحتموها لي خلال هذه المدة، لقد كان لي الشرف أن أقود الفريق إلى النمو الذي يشهده اليوم، وأتطلَّع إلى رؤيته ينمو أكثر بمساعدة بديلي.

3. تقديم الدعم:

اعترِفْ بالتأثير الذي قد يحدثه منصبك الشاغر في الشركة، وسيقدِّرون عرض الدعم الذي تقدمه، وإليك بعض الأمثلة عن العبارات التي يمكن استخدامها:

• أعلمُ أنَّ استقالة الموظفين أمر صعب، ويسعدني أن أقدِّم ما بوسعي لدعم الفريق.
• يرجى إعلامي عند مراجعة عبء عملي كي أساعد على إسناد المشاريع إلى أفراد الفريق أو إطلاع الموظفين الآخرين عليه.
• يرجى إعلامي بكيفية تقديم الدعم لضمان سير عملية انتقالي بسلاسة خلال الأسابيع القليلة المقبلة.

الأمور التي يجب ولا يجب فعلها في خطاب الاستقالة:

قد يكون العثور على وظيفة جديدة وترك وظيفتك الحالية أمراً صعباً، ولكن لا تدَعْ العمل الرائع الذي قمت به في الشركة يضيع سدى نتيجة ارتكاب بعض الأخطاء.

الأمور التي يجب فعلها:

• إعداد خطاب الاستقالة قبل الاجتماع مع مديرك في العمل، والتحقق من القواعد النحوية والإملائية للتأكد من خلوِّه من الأخطاء.
• الحفاظ على اللباقة والمهنية في الخطاب، فهو جزء من ملف الموظف، ويمكن أن يؤثر محتواه في رأي أرباب العمل الحاليين والمستقبليين بك.
• تسليم المشرف نسخة مطبوعة من الخطاب حين إبلاغه بأمر استقالتك، وذلك لإنهاء علاقة العمل باحترام ولباقة.
• إرسال الخطاب إلى أي شخص أو قسم يتولَّى شؤون الموظفين، مثل الموارد البشرية بعد الاجتماع مع المدير أو المشرف.

الأمور التي لا يجب فعلها:

1. السلبية:

ستنعكس تلك السلبية عليك فقط، ولا يجب أن تترك انطباعاً كهذا، فالحفاظ على سمعة جيِّدة أمر ضروري في العالم المهني، وربَّما تحتاج يوماً ما إلى خطاب توصية من الشركة.

2. استخدام الخطاب للتعبير عن شكواك:

هذه الوثيقة هي سجلٌّ رسمي تُغلِق من خلاله ملفك في الشركة، وفي حال كانت لديك تغذية راجعة بنَّاءة عن الشركة، فيمكنك تقديمها في مقابلة ترك العمل.

3. الشعور بالحاجة إلى ذكر سبب تقديم استقالتك في الخطاب:

يجب أن يبقى الخطاب مهنياً وإيجابياً، وتجنَّب ذكر أية تفاصيل شخصية، وإذا أردت ذكر سبب استقالتك، فاشرح ما تتطلَّع إليه في اجتماعك مع المدير بدلاً من إخباره بسبب استقالتك.

4. إرسال خطاب الاستقالة إلى الآخرين قبل التحدث إلى المشرف:

والذي يجب إخباره بقرارك أولاً تجنُّباً لإحراجه أو مفاجأته.

قوالب لخطابات الاستقالة:

1. نموذج خطاب استقالة موجه لمدير علاقتك به طيبة:

الموضوع: خطاب الاستقالة - [اسمك] [منصبك].

حضرة [اسم المرسل إليه]:

عقب تفكير متأن، قررتُ مغادرة [الشركة]، ونرجو من سيادتكم التكرم بقبول طلب استقالتي الرسمي اعتباراً من [تاريخ].

لقد كان من دواعي سروري العمل معكم على مدار [السنوات] الماضية في [الشركة]، وأودُّ أن أشكركم على ثقتكم بي، وتوفير فرص للنمو، ومشاركة معلوماتكم الهامة بمجال العمل، وقد تطورتُ نتيجة علاقتي بكم على الصعيدين الشخصي والمهني، وأُدرِكُ صعوبة الموقف، ولكنَّني أنوي المساعدة على إعداد كل من الفريق وبديلي في المنصب لتحقيق النجاح، ويُرجى التواصل معي لمناقشة أفضل السُبُل التي يمكنني من خلالها دعم هذه الجهود.

مع خالص الاحترام والتقدير.

[اسمك].

2. نموذج خطاب استقالة موجه لمدير علاقتك به ليست طيبة:

الموضوع: خطاب الاستقالة - [اسمك] [منصبك].

حضرة [اسم المرسل إليه]:

أكتب إليكم إبلاغاً [اسم الشركة] باستقالتي من منصب [المسمَّى الوظيفي]، وإنَّني أتقدَّم بإخطار قبل أسبوعين، وسيكون آخر يوم عمل لي في الشركة هو [التاريخ]، وأشكركم على الوقت والفرصة التي منحتموها لي للعمل في [اسم الشركة]، فقد علَّمتني هذه التجربة كثيراً من الأمور عن نفسي وعن بيئة العمل التي أفضِّلها، وأرجو إعلامي بكيفية المساهمة بالانتقال بسلاسة.

مع أطيب التحيات.

[اسمك].

3. نموذج خطاب استقالة في حال كانت علاقتك مع زملائك طيبة:

الموضوع: خطاب الاستقالة - [اسمك] [منصبك].

حضرة [اسم المرسل إليه]:

أكتب إليكم لإبلاغكم بقراري بالاستقالة من منصب [المسمَّى الوظيفي] في [اسم الشركة]، وإنَّني أتقدَّم بإخطار قبل أسبوعين، وسيكون آخر يوم عمل لي في الشركة هو [التاريخ]، ولم يكن اتخاذ هذا القرار سهلاً بالنسبة إلي، لأنَّني استمتعت بالعمل مع [فريق أو مجموعة محدَّدة] في [اسم الشركة]، فقد كانوا متعاونين ومفيدين وممتعين، وهذا جعلني أتطلَّع للقدوم إلى العمل، وقد كان الدعم الذي قدَّموه لي حينما [وصف الموقف] محل تقدير خاص، كما أنَّني أُقدِّر التدريب والمعرفة التي اكتسبتها خلال [السنوات] الماضية.

تسعدني المساعدة في عملية الانتقال، ومن ذلك تدريب أفراد الفريق وإنهاء مشاريعي، وأرجو إبلاغي بإمكانية تقديم أية مساعدة إضافية خلال هذا الوقت.

مع أطيب التحيات.

[اسمك].

4. نموذج خطاب الاستقالة لتقديم إخطار قبل مدة طويلة:

الموضوع: [اسمك] - الاستقالة.

حضرة [اسم المرسل إليه]:

أكتب إليكم لأتقدَّم بإخطار رسمي لاستقالتي من [الشركة]، وأُدرك أنَّ تعيين شخص جديد في منصب [المسمى الوظيفي] سيستغرق بعض الوقت، وأودُّ منحكم أطول مهلة ممكنة قبل تحديد يوم استقالتي، وخلال [السنوات] التي قضيتها في [الشركة]، استمتعت بـ [اذكر بعض المشاريع الهامة]، وأشكركم على كل توجيهاتكم ودعمكم خلال فترة عملي، ويرجى إعلامي في حال كنت تود مناقشة المشاريع في عبء عملي، ويسعدني أن أدعم عملية الانتقال بأية طريقة ممكنة.

مع أطيب التحيات.

[اسمك].

5. نموذج خطاب استقالة في حال استعدادك للعودة إلى الشركة:

الموضوع: خطاب الاستقالة - [اسمك] [منصبك].

حضرة [اسم المرسل إليه]:

أكتب إليكم لإبلاغكم بأنَّني أنوي الاستقالة من [الشركة] اعتباراً من [تاريخ]، وأتقدَّم بالإخطار قبل [العدد] أسابيع.

لقد منحتني [اسم الشركة] مهارات وفرصاً ذات قيمة، وأنا ممتنٌّ للفرصة التي أُتيحت لي للعمل مع هذا الفريق في بيئة العمل هذه، وإنَّ الثقافة التنظيمية فريدة وملهِمة جداً، وأودُّ أن أبقى على تواصل معكم بشأن فرص العمل المستقبلية.

وأخيراً: أُدرك أنَّ ترك العمل له تأثيراته السلبية في الشركة، لذا أنا جاهز لتقديم الدعم في جعل عملية الانتقال سلسة قدر الإمكان.

مع أطيب التحيات.

[اسمك].

6. نموذج خطاب الاستقالة في حال وجود عقد عمل:

الموضوع: خطاب الاستقالة - [اسمك] [منصبك].

حضرة [اسم المرسل إليه]:

أكتب إليكم لإبلاغكم رسمياً باستقالتي من منصب [المسمى الوظيفي] في [اسم الشركة]، ووَفقاً لعقدي، سيكون يومي الأخير في العمل هو [التاريخ]، وأودُّ أن أشكر الفريق في [الشركة] على الفرص التي أتاحوها لي، خلال [سنوات] خدمتي، لطالما قدَّرت النهج الذي يركِّز على العملاء والالتزام بإنتاج عمل ممتاز، وأنا ملتزم تماماً بتقديم المساعدة لتسهيل الانتقال السلس بدءاً من هذه اللحظة وحتى [تاريخ آخر يوم عمل].

مع أطيب التحيات.

[اسمك].

7. نموذج خطاب الاستقالة عند التقاعد:

الموضوع: خطاب الاستقالة - [اسمك] [منصبك]

حضرة [اسم المرسل إليه]:

تعتريني مشاعر مختلطة وأنا أقدِّم استقالتي رسمياً من [منصب] في [الشركة]، فقد قضيت معظم مسيرتي المهنية مع [الشركة]، وكانت رحلة رائعة، ولقد استمتعت جداً بالعمل على حل مشكلات حقيقية مع فريق مذهل، فقد حوَّل فريقنا والتزامنا بالعمل الهادف المشاريع إلى مصادر شغف، ولقد مررنا بتحديات كثيرة، لكنَّني لم أشكك أبداً في نزاهة قادتنا أو عملية التفكير المتأني التي كانت أساس كل قرار، وكنت أعلم في قرارة نفسي أنَّ صحة عملائنا ونجاحهم كانا أولوية دوماً.

أودُّ أن أشكر الجميع على الذكريات والفرص التي استمتعت بها، ومن أبرزها: [ذكر عدة من التجارب]، وستظلُّ الذكريات الجميلة التي قضيناها معاً ترافقني في مرحلة تقاعدي لأنَّني [اذكر النشاطات التي تنوي ممارستها]، وحتى ذلك الحين، أنا ملتزم تماماً بالمساعدة على التوظيف والانتقال إلى [منصب] جديد.

مع أطيب التحيات.

[اسمك].

يختلف خطاب التقاعد قليلاً عن الاستقالة العادية لأسباب متعدِّدة، فاعتماداً على سياسة الشركة والمنصب الذي تشغله، قد تطلب المنظمة مهلة أطول، وتتطلَّب بعض حالات التقاعد أيضاً شرطاً للتدريب مع الموظف الجديد، وغالباً ما يكون المتقاعد قد عمل لفترة طويلة في المنظمة، ويكون من دواعي سرور الشركة الاحتفاء بإنجازاته وإسهاماته خلال تلك الفترة، وأصبحت تربط الموظفين الذين عملوا في الشركات لفترة طويلة علاقات وثيقة مع زملائهم، لذا من المنطقي السماح للزملاء بمعرفة مزيد من المعلومات عن خططك المستقبلية.

في الختام:

إليك بعض الأفكار الهامة لصياغة خطاب الاستقالة بإتقان:

1. التواصل:

سواء أكنت رئيساً تنفيذياً يقدِّم تقاريره إلى مجلس الإدارة أم موظفاً عادياً، يُنصَح دوماً بتقديم الاستقالة خطياً، لأنَّ ذلك يعطي المنظمة إخطاراً رسمياً بنيتك في المغادرة، لتبدأ البحث عن موظف بديل.

2. الحياد:

تخلَّص من أية مشاعر سلبية، وركِّز على الهدف من خطاب الاستقالة، وهو توضيح تفاصيل يومك الأخير في العمل.

3. تقديم خطاب ورقي:

عندما تلتقي بمشرفك المباشر، يُفضَّل تقديم نسخة مطبوعة من خطاب الاستقالة إن أمكن، فإن لم تتمكَّن من الاجتماع به شخصياً، فيستحسن إرسال الخطاب بصيغة "بي دي إف" (PDF) من خلال البريد الإلكتروني بعد الاجتماع.

4. تقديم إخطار قبل أسبوعين:

لا تغادِرْ دون إعطاء رب العمل إخطاراً قبل أسبوعين من آخر يوم لك في العمل، فمن السائد في جميع مجالات العمل أن تُعطى الشركات أسبوعين على الأقل لبدء عملية استبدال الموظف المستقيل بموظف آخر.

5. التعامل برسمية:

حتى لو كانت الثقافة التنظيمية غير رسمية، يُفضَّل أن تكون رسمياً عند تقديم الخطاب، واستخدِمْ تنسيق خطاب عمل رسمي مع ذكر التاريخ والعنوان والتحية والنص والختام.