الاجتماعات من أهم الأمور التي تضيع الوقت في حياتنا، وأغلب الناس في اجتماعات حيث أنك عندما تتصل مع أحدهم يكون في اجتماع، ويضيع وقتنا في اجتماعاتنا إذا لم نطرح الأسئلة الصحيحة لنقيّم ما إذا كانت ناجحة أو كان لها لزوم أو كانت مضيعة للوقت.

وبالتالي فالسؤال الأول الذي يجب أن نسأله حتى نعرف إذا كانت اجتماعاتنا جيدة أو لا، هل كانت الغاية من وجودك كشخص في هذا اجتماع واضحة وضرورية؟ لأن هناك ناساً كثيرين يكونون في الاجتماع فقط ليكونوا موجودين فيه، مثل اجتماع يجمع كل المدراء، أو اجتماع يجمع كل الموظفين، اجتماع لموظفي قسم كذا، كل هذه الأمور حقيقة تجعلنا نفكر: هل مطلوب مني أن أكون في هذا الاجتماع أم لا، هذا الأمر مهم جدا فنحن نعرف أن هناك اجتماعات روتينية، وأصبح الناس يعرفون بالضبط ماذا يُقال فيها، حتى يقول لك أحدهم هنا يوجد فاصلة وهنا توجد نقطة، فهم يسمعون نفس الأمور ويصطدمون بنفس العقبات، وهذه مشكلة كبيرة جداً.

 

هل كان وجودك ضروريا؟ وهل كانت الغاية من حضورك واضحة؟ هل الغاية من عقد الاجتماع واضحة؟ هل هناك سبب مقنع جداً حتى ينعقد هذا الاجتماع؟ أو لأنه لابد أن ينعقد، ونحن تعودنا عليه و و و .. إذا قمنا بهذا الاجتماع فقط لأنه يجب أن يكون هناك اجتماع فستتأثر الإنتاجية، أتصور أنه يمكننا القيام بأعمال أخرى أفضل بكثير من أن نقوم بحضور الاجتماعات التي لا تعطينا أية نتائج على المدى البعيد أو حتى على المدى القصير. " لماذا نحن مجتمعون؟" أهم بكثير من "ماذا سنفعل؟"، يجب أن نكتب النتائج وليس النشاطات، وهذا يعني أنه لا يجب أن نكتب "نريد أن نناقش فكرة كذا"، فما معنى "نناقش"؟ الكلمة فضفاضة ومطاطة، فنحن يمكننا أن نناقش لسنوات ولا نحصل على نتائج، لا يجب أن نقول "نناقش" أو "يجب أن نتكلم عن موضوع كذا"، بل يجب أن يكون هناك اتخاذ قرار بشأن كذا.

 

بعد أن يتم الاجتماع هل اتخذنا قراراً أم لم نتخذ؟ ممكن أن نقول "سنعمل على مشروع أ"، ممكن أن نعمل ثلاث دقائق أو سنتين ونقول "عملنا على مشروع أ"، بينما عندما نقول أننا نريد أن ننهي عشر صفحات من مشروع أ يعني أن يكون هناك شيء محدد، فنحن في الاجتماع دائماً نتكلم عن الغايات وليس النشاطات، لأن كل الأجندة المكتوبة أو جدول الأعمال المكتوب يقول لك نحن سوف نتكلم عن كذا وكذا وكذا...الخ، مهم جداَ أن نتكلم، ولكن الأهم أن نتكلم عن النتائج وليس الغايات.

 

هل كانت مدة الاجتماع مناسبة مقارنة بالنتائج التي حققها في هذا الاجتماع؟ هل المدة التي جلسناها (مثلا ثلاث ساعات) كانت جيدة مقارنة بالنتائج، إذا لم تكن جيدة فيجب أن نرى هل نستطيع في المرة الثانية أن نتنافس مع أنفسنا ونصل إلى النتائج بوقت أقل؟ مهم جدا أن نرى هذه الأمور، بالرغم من أنها بسيطة ومعروفة ولكن الناس عادة لا يركزون عليها، وبالتالي تكون اجتماعاتهم غير واضحة أبدا، وبالتالي قد يجلسون ثلاث ساعات لكي يأخذوا قرارا بسيطا من الممكن أن يُؤخذ في خمس دقائق.

 

هل كان هناك تركيز على النقاط الأساسية؟ هل كان هناك بالفعل تركيز واضح عليها، أم كان كل الكلام مجرد حشو؟، كثير من الاجتماعات التي نحضرها يوجد فيها كلام وحشو كثير ..... يحكى ويحكى وفي النهاية تمخض الجمل فولد فأرة.. من المهم أن يكون هناك تركيز على النقاط الأساسية. والشخص الذي يقود الاجتماع هل يديره بشكل صحيح؟ بالإضافة إلى كل هذه الأمور يجب أن يكون لديه دائما القدرة على استرجاع النقاط الأساسية، والأسباب التي دعتهم للاجتماع، حتى يكون للاجتماع معنى وتكون له قيمته.

 

هل كانت مشاركة المجتمعين فعّالة أم كانوا مجرد أشباح فقط يقومون بالاستماع؟ هناك الكثير من المدراء الذين يحبون إلقاء المحاضرات ويحبون أن يستمع الناس لهم، وفي النهاية لا يحصلون على أية فائدة، يقول البعض لو أنهم قاموا بتسجيلها على كاسيت، ووفروا علينا الوقت، دعنا نذهب للعمل، إذا كان هناك اثنان أو ثلاثة أشخاص استأثروا بالحديث والنقاش فما الداعي لوجود الأشخاص الباقين؟ ما الذي يفعلونه؟ و من المهم جدا أن نرى هذا الأمر من خلال التعامل مع المشاركين بشكل كبير جدا؟ فإذا كانت مشاركة الجميع موجودة، فمعنى ذلك أن وجودهم كان مهما، ولكن إذا كان التركيز على شخص أو اثنين وكان الباقون مستمعين، فهذا الأمر مؤكد انه لن يعطِيَ الاجتماع الطابع الإنتاجي، ومن الممكن أن يكون اجتماعا عاما ولكنه غير منتج.

 

هل كان الكلام بشكل عام موجه في اتجاه عام، أو أننا نتخصص في الأمور التي كنا بها؟ لأن هناك أناساً يحبون الثرثرة في الاجتماعات والقيام بالمقاطعة و...و....و...الخ، هذا الأمر غير مهم إذا كنا قد وصلنا إلى نتائج، ولكنه أمر مهم جدا إذا لم يستطع قائد هذا الاجتماع في النهاية إيصاله إلى بر الأمان (هذه السفينة التي تسمى اجتماع لم تصل إلى بر الأمان) وهذا الأمر يؤثر على نوعية الاجتماعات، خاصة الاجتماعات الروتينية التي تعود الموظفون أن يكونوا موجودين فيها، وهم محكومون بالوجود فيها، وعادة لا يكون فيها مشاركة ولا نتائج ولا أفكار ولا أي موضوع، فقط أن تكون موجود فيها،.. موجود معنا في هذه اللجنة،...

 

كيف كانت قيادة الاجتماع؟ هل كان هذا الاجتماع يسير في اتجاهات واضحة، أو أننا خرجنا من دون تحقيق أية غاية؟ هذه الأسئلة تجعلك تفكر كثيرا: هل كان لهذا الاجتماع معنى أم لا؟ إن تجنب الاجتماع الذي بعده من الممكن أن يوفر وقتك ومن الممكن أن يجعلك تحس بهذا الأمر، وأنا أتكلم معك كصاحب قرار وليس كشخص تشارك في الاجتماع وكأنه مفروض عليك أن تجتمع، وبالتالي فصاحب القرار يستطيع أن يدير هذا الأمر وأن يقود هذا الاجتماع بشكل كبير جدا. يجب أن يكون لديه صفات قيادية لكي يجعل عقول المجتمعين كلهم مشدودة في اتجاه النتائج، وإلا سيكون الحاضرون  موجودين معه بأجسادهم فقط، وتفكيرهم غير موجود أبدا في الاجتماع.

 

كيف كانت نوعية القرارات التي اتخذت في الاجتماع؟ هل كان لها مقياس؟ وهل استطعنا أن نحدد كيف وصلنا إلى هذه الأهداف؟ هل كانت واضحة؟ هل كان الكلام عبارة عن عموميات إذ لا يمكن لنا في نهاية الاجتماع أن نقول: أننا سنطور مشروع أ لأننا اتخذنا قراراً، ما معنى "نطور"؟ وكيف نعرف أنه "تطور"؟ ليس بإمكاننا القول بأننا سوف نؤسس قسم مبيعات ناجح؟ ما هو "النجاح"؟ "النجاح" كلمة نسبية إذا لم نحدد بالضبط ما معنى "ناجح"؟ ما معنى "تطوير"؟

 

كيف كانت طريقة حل الخلاف والاختلافات في الاجتماع؟ قد يكون هناك في بعض الأحيان تبادل لوجهات النظر، وهذا الشيء طبيعي في أية مؤسسة، يوجد مثل يقول "إذا كان هناك شخصان يتخذان نفس القرارات فهناك واحد منهما لا داع لوجوده"، وإذا كان هناك شخصان يتوافقان بدون مشاكل فإن واحدا منهما لا ضرورة لوجوده، يجب أن يكون هناك دائما اختلاف في وجهات النظر، لأن ذلك من شأنه أن يحفز الإنسان كي يفكر بشكل مختلف، ولكن إذا كان الاثنان متوافقين فإن كل واحد منهما يقول للآخر: "صح صح"، فمن الأفضل أن يذهب أحدهما إلى المنزل إذ لا معنى لوجوده. هل كانت الخلافات حول الأشخاص أم حول المشكلات؟ مشكلتنا في اجتماعاتنا دائما أنها كانت دوما حول الأشخاص، فإذا أتى شخص وتكلم بشيء لم يعجبنا ويتوافق مع وجهة نظرنا هناك مشكلة كبيرة، ويصبح الشخص بحد ذاته مشكلة.. يجب دائما أن تكون الخلافات والاختلافات حول المواضيع،... حول المشكلات.. وليس حول الأشخاص, لأنني كشخص قد تكون لدي مشكلة معينة، أو لدي اختلاف في وجهات النظر مع شخص آخر، ولكن قد يكون هناك توافق مع هذا الشخص في خمسين رأيا آخر، عندما تركز نظرك على الموضوع.. على المشكلة .. وليس على الشخص، تشعر بأن الاختلاف في الرأي لا يمكن أن يفسد للود قضية.

 

نظراً لأهمية وشيوع الاستبانه كأسلوب من أساليب قياس مدى فاعلية الاجتماعات, فإننا سوف نقدم هنا التمرين التالي بعنوان ما مدى فعالية الاجتماع، وهذه الاستبانه يمكن أن تستخدمها من حين لآخر إذا ما أردت إن تقف على درجة فعالية الاجتماعات.

 

استبيان: ما مدى فعالية الاجتماع؟

 

استخدم هذه الاستبانه لتقييم فعالية آخر اجتماع شاركت فيه, وحدد طبيعة التحسينات التي تود إجراءها بالنسبة للاجتماعات القادمة.