قيادة الاجتماع: مرحلة ما قبل الاجتماع

وفي كل الأحوال فإنّ العمل على الاجتماعات يمر بثلاث مراحل: 

المرحلة الأولى: مرحلة ما قبل الاجتماع

1) التخطيط للاجتماع:

مهما كان نوع الاجتماع، فإنه توجد عدة متطلبات ينبغي توافرها قبل عقد أي اجتماع، ويكون التخطيط للاجتماع في مقدمتها، ويبرز ذلك في:

1- تقرير مدى ضرورة الاجتماع:

إن سوء السمعة التي حظيت بها الاجتماعات إنما نجمت في كثير من الأحيان من عقد اجتماعات لا مبرر لها، وبالتالي ضياع وقت كبير للمشاركين، وقبل وضع كلمة واحدة في الإعلان عن الاجتماع يجب الإجابة عن الأسئلة التالية: لماذا يعقد الاجتماع؟ وهل من ضرورة له؟ وهل القضايا المطروحة تستحق الاجتماع من أجلها؟ أم هناك بدائل أخرى للاجتماع (هل من الممكن معالجة القضايا المطروحة عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف، أو اتخاذ قرار مباشر ... ) (بيل، 1988).

2- تحديد الهدف من الاجتماع:

وتلخيص النقاط الأساسية له، وتوضيح الأفكار المتعلقة به، حيث أن تحديد الهدف من الاجتماع يساعد على التحقق من صحة ما سوف يتم مناقشته وجدوى هذا النقاش، وإن الهدف المكتوب يمثل مرجعاً يمكن الاسترشاد به عند الاختلاف بين المجتمعين، ويساعد على التحكم في مجرى الأمور أثناء الاجتماع.

3- تحديد المشاركين الملائمين، وإشعارهم بذلك:

ينبغي عدم دعوة أي شخص بغير سبب وجيه لحضور الاجتماع، وهذه بعض الأسباب الوجيهة لدعوة أشخاص بعينهم إلى اجتماع ما: (بيل، 1988، ص25)

• أنهم خبراء في الموضوع الذي ستتم مناقشته.
• لديهم مسؤولية تنفيذية عن مهام أو أمور سوف تجري مناقشتها.
• هناك حاجة إلى تأييد ودعم هؤلاء الأشخاص.
• هناك حاجة إلى الإطلاع على أسلوب التفكير السائد في المجالات التي ستتم مناقشتها من قبل أكثر من طرف.
• احتمال استياء وتذمر هؤلاء الأشخاص إذا لم تتم دعوتهم.

وعلى الرغم من أن السببين الأخيرين ضعيفان، إلا أنه لا يمكن تجاهلهما، وبالتالي فلا بد من تقدير الموقف بدقة لضمان نجاح الاجتماع. إن التأكيد على أهمية إشعار أو دعوة المشاركين للاجتماع عن طريق إرسال مذكرة لهم تتضمن شرحاً موجزاً عن موضوع الاجتماع والبنود التي سوف تتم مناقشتها فيه، أو ما يطلق عليه جدول الأعمال، يعد عنصراً هاماً لنجاح الاجتماع، على أن ترسل هذه المذكرة قبل بداية الاجتماع بوقت كافٍ، لتتيح للأعضاء الاستعداد للاجتماع.

ومن أجل تحقيق أقصى فعالية من الاجتماع، فإنه من الملائم أن تتاح للمشاركين المتوقعين في الاجتماع فرصة إبداء ملاحظاتهم على مسودة جدول أعمال الاجتماع، للاستفادة من مقترحاتهم مما قد يؤدي الى تقليص وقت الاجتماع أو إلغاء بعض بنود الاجتماع، أو قد تكون لديهم بعض المعلومات التي سوف تؤثر على مسار الاجتماع.

4- تحديد عدد المشاركين:

أشار جراي (1408 هـ ) إلى أن تحديد عدد المشاركين في الاجتماع ليس عملية عفوية أو مسألة جانبية، حيث أن نجاح الاجتماع لا يمكن أن يحدث مصادفة إذا تم تجاهل هذا العنصر". (الإدارة 786) وبشكل عام فإن الاجتماع الكثير العدد أفضل عندما يتعلق الأمر بإيجاد بدائل متعددة لحل مشكلة، أما عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات والتنفيذ فيقترح جيشكا (1983) Gescka أن يكون عدد المشاركين "معقولاً" بحيث لا يتجاوز ستة أشخاص إلى ثمانية.

5- تحديد المكان والزمان:

تسير الاجتماعات بشكل أكثر سلاسة إذا كان الحاضرون يشعرون بالراحة، ولم تكن هناك مقاطعات، ومن ثم كان لزاما التأكد من توفر أماكن جلوس مناسبة، ومن الأدوات المطلوبة في الاجتماع والتأكد من ملاءمة التهوية والإضاءة والتدفئة (تجهيز مسبق للمرطبات والمنعشات)، وفي نفس الوقت لابدّ من ملاءمة التوقيت للمشاركين وعدم ازدحام جدول أعمالهم، وينبغي ألا يسمح للأشخاص بالانصراف المبكر ولا بالحضور المتأخر، في منتصف أعمال الاجتماع.

6- الإشارة إلى مذكرات الاجتماع الأخير.

7- تفاصيل عن المستجدات.

8- أية تقارير لأصحاب العلاقة.

9- أية أعمال أخرى.

10- رسم وتوزيع جدول الأعمال:

لا يوجد نموذج واحد للدعوة للاجتماع، إنما هناك نماذج مختلفة، ويستطيع أي مِنّا إعداد النموذج الملائم للدعوة، ومن الجيد التأكيد على نموذج الاجتماع المزمع إقامته، وتوزيع الوثائق المفيدة للمشاركين.

ملاحظة: هناك عدة استراتيجيات يمكن الأخذ بها قبل بدء الاجتماع، وخاصة في الاجتماعات التي ستشترك فيها أطراف أخرى من خارج المجموعة أو المنظمة، وهي: تحديد مسار الاجتماع، اجتماع ما قبل الاجتماع، وفهم المشاركين الآخرين. 

2) استراتيجيات التهيؤ للاجتماع:

من الضروري هنا أن نشير إلى ثلاث استراتيجيات مهمة، يمكن الأخذ بهم قبل بدء الاجتماع، وخاصة عندما تكون هناك أطراف أخرى من خارج المنظمة أو الإدارة يمكن أن يشاركوا في الاجتماع، وهذه الاستراتيجيات هي على النحو التالي:

• تحديد مسار الاجتماع.
• اجتماع ما قبل الاجتماع.
• فهم المشاركين الآخرين.

الإستراتيجية الأولى: تحديد مسار الاجتماع:

يقتضي الحرص التحضير الجيد للاجتماع، وذلك بأخذ زمام المبادرة بقيادة الاجتماع بدلاً من أن يقودها المجتمعون إلى مناقشة وإقرار الموضوعات التي يرغبون فيها، لذا يتوجب على قائد الاجتماع تدوين النقاط التي يرغب في طرحها أمام كل بند في جدول أعمال الاجتماع حتى يصبح في وضع يمكنه من طرحها أو استبعادها من الجدول بناءً على المشاركات التي يقوم بها الآخرون، والتي قد تعيقه عن طرح بعض النقاط. 

ولا بد من معرفة ماهية أولويات الموضوعات التي ينبغي طرحها؟ وكيف تطرح هذه الموضوعات؟ ومتى ينبغي أن يقفل النقاش فيها؟ فإن بإمكانه إعداد نفسه لهذا الموقف من خلال طرح الأسئلة التالية (O'Reilly، 1993، P. 80):

1. ما هي طبيعة المشكلات التي أتوقعها أثناء طرح الموضوع؟
2. من هو الشخص أو الأشخاص الذين سوف يؤيدون فكرتي؟
3. من هو الشخص أو الأشخاص الذين سوف يعارضون فكرتي؟
4. من هم الأشخاص الذين يمكن إقناعهم بالمنطق؟
5. ما هي موضوعات الاتفاق التي يمكن طرحها أولاً من أجل إيجاد جو إيجابي للنقاش؟

الإستراتيجية الثانية: اجتماع ما قبل الاجتماع:

وذلك بعقد الاجتماع المسبق مع بعض الأعضاء قبل بداية الاجتماع الحقيقي. هؤلاء الأشخاص قد يكونون من الأشخاص المؤيدين أو المعارضين له، وفي كلتا الحالتين فإنّه بهذا الاجتماع يسعى إلى كسب تأييدهم لبعض الموضوعات أو تحييدهم أو اختيار توجهاتهم في النقاش، الأمر الذي قد يترتب عليه بالنسبة له المضي في طرح الموضوع المراد مناقشته أو حذفه أو تأجيله، ولكن اللجوء إلى مثل هذا الأسلوب، بشكل متكرر ومبالغ فيه، قد يفسد مهمة الاجتماع والهدف منه، بسبب ما قد ينجم عنه من الخلافات والصراعات بين الأعضاء.

الإستراتيجية الثالثة: فهم المشاركين الآخرين:

يتوجب على قائد الاجتماع الاهتمام بالمشاركين من حيث معرفة مدى اهتمامهم بموضوعات الاجتماع وخبراتهم، ولمساعدته على فهم الآخرين يمكنه الاسترشاد بالنقاط التالية:

1. الرجوع إلى ملفات المشاركين إذا كان هؤلاء المشاركون يعملون في الإدارة أو المنظمة التي يعمل بها، أو طلب نبذة عن سيرهم الذاتية لمعرفة خلفياتهم العلمية والعملية.
2. استغلال أوقات ما قبل الاجتماع وفترات الراحة أثناء الاجتماع للتعرف على هؤلاء الأشخاص عن قرب وتقديم ذاته بصورة سليمة.
3. احترام وجهة نظر الآخرين المخالفة لوجهة نظره ومحاولة تبني بعضها إذا لم يستطع إقناعهم بوجهة نظره.

المصادر: