أتمتة الموارد البشرية: فوائدها وكيفية تطبيقها

تُتيح أتمتة الموارد البشرية استخدام التكنولوجيا والبرمجيات المُتقدِّمة لتنفيذ مهام ووظائف الموارد البشرية تنفيذاً أكثر كفاءةً ودِقَّةً، فهي تُقلِّل من الاعتماد على العمل اليدوي المُكلِف والمُعرَّض للأخطاء، وتوفِّر وقتاً وجهوداً قيِّمة للموظَّفين في قسم الموارد البشرية، بالإضافة إلى ذلك، تُعزِّز الأتمتة الاستراتيجية وتمكِّن إدارة الموارد البشرية من تحقيق الأهداف الرئيسة للمؤسسة وتعزيز التنافسية.

تطبيق أتمتة الموارد البشرية يتضمَّن عدداً من الجوانب والممارسات، ويمكن أتمتة عمليات مثل إدارة المعلومات الشخصية للموظَّفين، وإدارة الرواتب والمزايا، وإدارة التوظيف واختيار المرشَّحين، وتقييم الأداء وتطوير المهارات، وإدارة التدريب والتعليم، والتواصل الداخلي والتعاون.

يوفِّر تطبيق أتمتة الموارد البشرية عدداً من المزايا التنظيمية والعملية، ويمكنه تحسين دِقَّةِ البيانات وتجنُّب الأخطاء البشرية، كما يوفِّر توفيراً كبيراً في التكاليف والجهد البشري، كما يدعم اتِّخاذ القرارات الاستراتيجية المُستنَدة إلى البيانات، ويُعزِّز تنظيم العمل وتواصل المعلومات الداخلية.

على الرَّغم من هذه المزايا، يجب أن نأخذ في الاعتبار بعض التحديات التي قد تواجه تطبيق أتمتة الموارد البشرية، منها مقاومة الموظَّفين للتغيير والتكنولوجيا الجديدة، وضرورة التدريب والتأهيل للموظَّفين على استخدام الأنظمة المُتقدِّمة، وضمان أمان وحماية البيانات الشخصية.

ماذا يعني مصطلح أتمتة الموارد البشرية؟

أتمتة الموارد البشرية هي استخدام التكنولوجيا والبرمجيات المُتقدِّمة لتنفيذ وتسهيل عمليات إدارة الموارد البشرية داخل المؤسسات، وتُطبَّق الأتمتة في مجموعة واسعة من العمليات والمهام المُتعلِّقة بإدارة الموظفين والتوظيف والتدريب والتطوير وغيرها.

لنُلقِ نظرةً على بعض الأمثلة المحددة لأتمتة الموارد البشرية:

1. نظام إدارة المعلومات الشخصية:

يَستخدم البرمجيات المُتخصِّصة لتخزين وتحديث معلومات الموظفين، مثل البيانات الشخصية والتعليم والخبرة وتاريخ العمل، ويُتيح هذا النظام لقسم الموارد البشرية الوصول السريع إلى المعلومات وتحديثها ومشاركتها بسهولة مع الأعضاء المَعنيين.

2. نظام إدارة الرواتب والمزايا:

تَستخدِم البرمجيات المُتخصِّصة مثل مسيرات الرواتب في حساب وإدارة دفعات المرتَّبات والمزايا للموظفين، وتساهم هذه الأدوات في تقليل الأخطاء وتحسين دِقَّة الحسابات وتوفير الوقت والجهد المطلوبين.

3. نظام إدارة التوظيف:

يشمل استخدام البرمجيات والأدوات لتيسير عملية التوظيف، بدءاً من نشر الوظائف وتلقِّي الطلبات، وصولاً إلى فلترة المُرشَّحين وإجراء المقابلات واتِّخاذ القرارات النهائية، ويساهم هذا النظام في تسريع وتبسيط عملية التوظيف وتحسين جودة التعيينات.

4. نظام إدارة الأداء وتطوير المهارات:

يتضمَّن استخدام الأتمتة لتقييم أداء الموظفين وتحديد نقاط القوة والضعف ووضع خطط للتطوير الشخصي والمهني، ويمكن استخدام البرمجيات المُتخصِّصة لتتبُّع التقدُّم وتوفير الملاحظات المستمرة وتنفيذ البرامج التدريبية.

5. نظام إدارة التدريب والتعليم:

يمكن استخدام الأتمتة لتنظيم وتتبُّع عمليات التدريب والتعليم داخل المؤسسة، بدءاً من تخطيط البرامج التدريبية وتسجيل المشاركين وتقييم النتائج، يساعد هذا النظام على توفير التوجيه والتواصل الفعَّال بين الموظَّفين وإدارة الموارد البشرية.

شاهد بالفديو: مهام الموارد البشرية

ما هي فوائد أتمتة الموارد البشرية؟

أتمتة الموارد البشرية لها عدة فوائد، ومن بينها سنذكر:

1. زيادة الكفاءة وتوفير الوقت:

يساعد إدخال التكنولوجيا والأتمتة في عمليات إدارة الموارد البشرية على تحسين الكفاءة وتوفير الوقت، فبدلاً من التعامل مع العمليات اليدوية والمُكرَّرة، يمكن للأنظمة المُتطوِّرة تنفيذ المهام تنفيذاً أسرعَ وأكثر دِقَّةً، ممَّا يسمح لفريق إدارة الموارد البشرية بتركيز جهودهم على المهام الأكثر استراتيجية.

2. تحسين دقة البيانات:

باستخدام أنظمة الأتمتة، يُقلَّل خطأ إدخال البيانات اليدوي وتزيد دِقَّة المعلومات المُخزَّنة، هذا يقلِّل من المشكلات والأخطاء الناتجة عن أخطاء الإدخال، مثل الأخطاء في دفعات المرتَّبات أو تسجيل المعلومات الشخصية.

3. تحسين إشراك الموظَّفين:

تساهم أتمتة الموارد البشرية في تحسين تجربة الموظفين وزيادة مشاركتهم في عمليات إدارة الموارد البشرية. على سبيل المثال، يمكن للموظفين الوصول إلى معلوماتهم الشخصية وتحديثها بسهولة، والاطِّلاع على معلومات التدريب والتطوير المتاحة لهم، وتقديم طلبات الإجازة والإجازات الصحية من خلال النظام المؤتمت.

4. تحسين اتِّساق العمليات:

تساعد الأتمتة على تحقيق اتِّساق وتوحيد العمليات داخل المؤسسة، تُحدَّد السياسات والإجراءات وتُطبَّق تطبيقاً متَّسقاً، ممَّا يُقلِّل من التباين والتباعد بين الفروع والأقسام المختلفة.

5. توفير التقارير والتحليلات:

توفِّر أنظمة أتمتة الموارد البشرية قدرة توليد التقارير والتحليلات المُفصَّلة حول الموارد البشرية وأدائها، ويمكن لفريق إدارة الموارد البشرية الاستفادة من هذه التقارير لاتِّخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة وتحسين إدارة الموارد البشرية عموماً.

6. تقليل الأخطاء:

تحدث الأخطاء البشرية في العمليات اليدوية، ولكنَّ الأتمتة تُقلِّل من هذه الأخطاء عن طريق تحسين دقة المعلومات وتقليل الأخطاء في إدخال البيانات.

7. تحسين تجربة الموظفين:

يمكن للأتمتة تسهيل تجربة الموظفين من خلال توفير سهولة الوصول إلى المعلومات والخدمات والمساعدة في إدارة الإجازات والتدريب والتقدُّم الوظيفي.

8. توفير تكاليف:

قد تتطلَّب العمليات اليدوية المُتعلِّقة بإدارة الموارد البشرية استهلاكاً كبيراً للورق والحبر والطاقة والمساحة البدنية، بينما يمكن للأتمتة تقليل هذه التكاليف وتحسين الاستدامة البيئية.

عموماً، أتمتة الموارد البشرية تساهم في تحسين كفاءة العمل، تقليل الأخطاء، وتوحيد العمليات، وتحسين تجربة الموظفين، وتوفير الوقت والتكاليف، كما تساهم في تمكين فريق إدارة الموارد البشرية للتركيز على المهام الاستراتيجية واتِّخاذ القرارات الهامة لدعم نمو وتطوُّر المؤسسة.

مساوئ أتمتة الموارد البشرية:

على الرَّغم من الفوائد المتعدِّدة التي يمكن تحقيقها من خلال أتمتة الموارد البشرية، إلَّا أنَّه يمكن أيضاً أن تنطوي على بعض المساوئ، وفيما يأتي بعض المساوئ الشائعة لأتمتة الموارد البشرية:

1. فقدان العنصر البشري:

قد يؤدِّي الاعتماد المُفرِط على التكنولوجيا في إدارة الموارد البشرية إلى فقدان العنصر البشري والتفاعلات الشخصية والمرونة التي يمكن أن يقدِّمها الفريق البشري، فقد يشعر الموظفون بالتبعية الزائدة للتكنولوجيا وفقدان التواصل الشخصي.

2. التكلفة المالية:

قد يكون تنفيذ أنظمة أتمتة الموارد البشرية مُكلفاً، سواء في شراء البرمجيات والأجهزة أم في التدريب والدعم المستمر، وقد تكون هناك أيضاً تكاليف ترقية وصيانة الأنظمة على المدى الطويل.

3. التعقيد والتحديات التقنية:

قد تواجه المؤسسات تحدِّيات في تنفيذ وتكامل أنظمة الموارد البشرية المُتطوِّرة مع الأنظمة الحالية، قد يتطلَّب ذلك تغيير عمليات العمل وتدريب الموظفين على استخدام التكنولوجيا الجديدة.

4. قضايا الأمان والخصوصية:

قد يكون تخزين ومعالجة البيانات الشخصية للموظَّفين من خلال نظم الموارد البشرية المتكاملة محورَ قلقٍ، ويجب على المؤسسات اتِّخاذ تدابير أمان وحماية البيانات لضمان سرية وسلامة المعلومات الشخصية.

5. الاعتمادية والأخطاء التقنية:

قد تحدث أخطاء في الأنظمة المتكاملة والبرمجيات، مما يؤثِّر في القدرة على استخدام الموارد البشرية بكفاءة، وقد تتطلَّب هذه الأخطاء جهوداً إضافية لإصلاحها وتعديلها، ممَّا يتسبَّب في انقطاع وتأخير في العمليات.

عند اتِّخاذ قرار بشأن أتمتة الموارد البشرية، يجب مراعاة هذه المساوئ وتقييمها مقابل الفوائد المحتملة، وقد يكون من المُفضَّل تنفيذ نهجٍ متوازن يجمع بين التكنولوجيا والعنصر البشري لتحقيق أقصى استفادة من أتمتة الموارد البشرية.

في الختام:

إنَّ أتمتة الموارد البشرية تؤدِّي دوراً حاسماً في تطوير وتحسين إدارة الموارد البشرية في المؤسسات، وإنَّها تساهم في زيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء وتحسين الأداء العام للموظفين والمؤسسة عموماً، وبفضل التكنولوجيا المُتقدِّمة والأدوات المُتاحة، يمكن أتمتة عمليات مثل التوظيف وإدارة الأداء والتدريب وإدارة الرواتب والمزايا.

بالإضافة إلى الفوائد الواضحة، يمكن أن توفِّر أتمتة الموارد البشرية الوقتَ والجهد للموظفين، ممَّا يُتيح لهم التركيز على المهامِّ الأكثر استراتيجية والتفاعل مع الموظفين تفاعُلاً أفضلَ، كما يمكن لأتمتة الموارد البشرية أن تساهم في تحسين التواصل الداخلي وتبسيط العمليات الإدارية.

ومن الجدير بالذِّكر أنَّ أتمتة الموارد البشرية ليست مجرد استثمار في التكنولوجيا، بل هي استثمار في الموظفين وتطوير قدراتهم، وتساعد هذه الأدوات على تمكين الموظفين من الوصول إلى المعلومات والموارد بسهولة وتعزيز التعلُّم والتطوير المستمر.

ومع ذلك، يجب أن تُتَّخذ الاعتبارات المذكورة في المساوئ المحتملة لأتمتة الموارد البشرية، ويجب أن تُستخدم التكنولوجيا استخداماً متوازناً وذكيَّاً، مع الحفاظ على العنصر البشري والتفاعل الشخصي الهام في إدارة الموارد البشرية.

باختصارٍ، يمكن القول إنَّ أتمتة الموارد البشرية تُعدُّ أداةً قوية لتحسين كفاءة وفعالية إدارة الموارد البشرية، مع الاحتفاظ بالتواصل البشري الضروري، ويجب أن تُنفَّذ أتمتة الموارد البشرية بناءً على تقييم جيِّدٍ للاحتياجات والأهداف المؤسسية، مع النظر في التوازن بين التكنولوجيا والعنصر البشري لتحقيق أقصى قدر من الفوائد.