مواقع مجانية لإنشاء الفواتير على الإنترنت
في ظل التسهيلات التي يقدمها الإنترنت للحياة، تأتي خدمة إنشاء الفواتير على الإنترنت ميزة إضافية، تساعد أصحاب التعاملات التجارية على بناء صورة احترافية أمام زبائنهم، كون الفواتير هي عبارة عن وثائق قانونية يرسلها البائع للعميل لطلب الدفع.
وتُستخدم مستنداً مصدراً للمحاسبة على الخدمات والأعمال، فأصبح الإنترنت اليوم يحتوي على مواقع مخصصة لإنشاء الفواتير، تخفف عن كاهل الشركات عبء استخدام برامج "الإكسل" و"الوورد" وغيرها، وتتيح لهم إضافة اللوغو الرسمي الخاص بهم على الفاتورة ليمنح الوثيقة المزيد من الدقة والاحترافية والمصداقية، كما تقدم ميزة تنزيل الفواتير على الحاسب الشخصي أو إرسالها بالبريد الإلكتروني؛ لذا خصصنا هذا المقال من أجل استعراض أشهر المواقع المجانية لإنشاء فواتير على الإنترنت.
ما هي الفاتورة؟
لا بد لنا قبل أن نتحدث عن موضوعنا من تعريف مفهوم الفاتورة وتوضيحه، وبناءً على ذلك فإنَّنا نُعرِّف الفاتورة بأنَّها مستند يرسله البائع إلى مشترٍ يرغب في الحصول على منتج أو خدمة منه، وهذا المستند يرتِّب على المشتري التزاماً بالدفع مقابل هذه الخدمة أو المنتج، وعادة ما تحتوي الفواتير على البيانات الآتية:
- اسم الزبون وعنوانه، بالإضافة إلى اسم البائع وعنوانه.
- تاريخ إنشاء الفاتورة.
- الأنواع والأصناف المشتراة مع كمياتها وأسعارها.
- وصف مختصر خاص بالمنتجات.
- شروط الدفع.
تضمن الفواتير حقوق كل من البائع والمشتري، وتجعل كلاً منهما طرفاً في عملية الالتزام، ومع انتشار تنفيذ المهام أونلاين تخصَّصَ جزء كبير من المواقع بإنشاء الفواتير على الإنترنت، لمنح السهولة والديناميكية إلى عملية تصميم الفواتير.
مواقع مجانية لإنشاء فواتير على الإنترنت:
تسهل هذه المواقع إنشاء الفواتير على الجهات المصدرة لها، وهي مجانية أيضاً، ومن ثمَّ فإنَّ استخدامها لن يرتب على الشركات تكاليف إضافية، وسيعكس عنهم صورة مهنية واحترافية.
فيما يأتي أفضل خمسة مواقع مجانية لإنشاء فواتير على الإنترنت:
1. (Invoiced):
يُعَدُّ هذا الموقع الأول في سلسلة المواقع المجانية لإنشاء فواتير على الإنترنت، وهو يساعد المستخدمين على إنشاء فواتيرهم بشكل احترافي يعكس جودة العمل في شركاتهم، كما أنَّه خيار جيد حتى بالنسبة إلى المستخدمين المستقلين، ويتيح الموقع للمستخدمين إضافة اللوغو الخاص بهم (الشعار)، وكتابة اسم مصدر الفاتورة، والشخص المرسلة إليه الفاتورة، ويتيح الموقع أيضاً إضافة عدد لا نهائي من العناصر داخل الفاتورة، مع وصف لكل منتج، وكمية كل نوع من أنواع الخدمات أو المنتجات المطلوبة، بالإضافة إلى تدوين الشروط المخصصة التي قد يرغب مرسل الفاتورة بذكرها، وكتابة بعض الملاحظات.
من قائمة الخيارات المخصصة يمكن تغيير نوع العملة المستخدمة في الدفع التي تكون في الحالة الافتراضية الدولار الأمريكي، كما يمكن إدراج الحسومات والتخفيضات، ويمكِّن التطبيق مستخدميه من إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو تنزيلها على حواسبهم الشخصية فور الانتهاء من إعدادها، ولا ننسى إعطاء رقم لكل فاتورة من أجل المزيد من الدقة والموثوقية.
2. (InvoiceTo):
يُعَدُّ هذا الموقع من أفضل خمسة مواقع مجانية لإنشاء الفواتير على الإنترنت في الوقت الراهن، ويعمل الموقع بشكل مستمر على إضافة التعديلات على آلية عمله بطريقة يضمن فيها للمستخدم تجربة ممتعة وبسيطة لعملية إعداد فواتيره، ويتميز هذا الموقع بطريقة استخدام سهلة وواضحة، ويمتلك قائمة عناصر ديناميكية وظيفتها حساب وضبط متطلبات العميل بشكل تلقائي لكل فاتورة؛ وهذا يوفر عليه الكثير من الوقت والجهد والمال.
يمكِّن الموقع المستخدم من إدراج اسم شركته وعنوانها التفصيلي ومعلومات الاتصال بها من رقم هاتفي وبريد إلكتروني، ويتيح إعطاء رقم للفاتورة وتدوين تاريخ إصدارها، كما يمكِّن المستخدم من كتابة اسم العميل المرسل إليه وبيانات الاتصال به.
في الجزء المخصص للمنتجات أو الخدمات يمنح الموقع المستخدم إمكانية تسجيل عدد لا محدود من المنتجات في الفاتورة الواحدة، بالإضافة إلى كتابة وصف لكل منتج، والكمية المطلوبة منه، وسعر الواحدة منه، ليقوم تلقائياً بحساب سعر الكمية من هذا المنتج، وحساب سعر مجمل الكميات المطلوبة في الفاتورة، مع إمكانية إضافة الحسومات والتخفيضات.
يمنح الموقع المستخدم مرونة إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني للعميل، أو حفظ نسخة منها على حاسبه الشخصي لطباعتها في وقت لاحق، كما يمكِّن الموقع من قبول الدفعات بالـ "كريديت كارد"، ويمتلك وضعاً متوافقاً للعمل من أجهزة الهاتف المحمول.
3. (FreshBooks):
يُصنَّف هذا الموقع أيضاً من أفضل خمسة مواقع مجانية لإنشاء الفواتير على الإنترنت، ويتميز عن غيره من المواقع بامتلاكه الخدمة السحابية في عملية إنشاء الفواتير المجانية بطريقة موثوقة واحترافية إلى حد كبير، وهو يتيح للمستخدم تغيير نوع العملة حسب رغبته، ويمكِّنه من كتابة مواصفات متعلقة بالمدة الزمنية، وإضافة الملاحظات في حال حاجته إلى ذلك.
من الميزات الرئيسة والمفضلة من قِبل الكثير من المستخدمين لهذا الموقع، هي طلب الموقع من مستخدمه أن يملأ كل حقل على حدة؛ الأمر الذي يضمن له تجربة موثوقة تجنبه نسيان أحد الحقول فارغة، وهو أمر لا يُقدَّر بثمن في فترات ضغط العمل والاضطرار إلى إصدار الكثير من الفواتير في فترة قصيرة.
يمكن استخدام الموقع لإضافة الفاتورة عن طريق القائمة الموجودة على اليمين، والتي تطلب من المستخدم إضافة معلوماته بوصفه بائعاً على الفاتورة من اسم الشركة وشعارها وعنوانها التفصيلي وأرقام الاتصال بها، ومن ثم الضغط على رز اكتمال هذا الجزء من العمل للانتقال إلى ملء معلومات الزبون من اسم وعنوان وغيرها من التفاصيل، ومن ثم الانتقال إلى إضافة تفاصيل الفاتورة من أنواع المنتجات ووصف لها وأسعارها وغيرها من التفاصيل والحسومات وما إلى ذلك.
تجدر الإشارة أيضاً إلى أنَّ الموقع معني بترقيم الفواتير بأرقام تسلسلية وإضافة تاريخ الفاتورة عليها من أجل المزيد من المصداقية، ويمكِّن التطبيق مستخدميه من حفظ الفاتورة على حواسبهم أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى العملاء.
4. (Shopify invoice):
يُصنَّف هذا الموقع أيضاً من أفضل خمسة مواقع مجانية لإنشاء الفواتير على الإنترنت، وهو يضيف السهولة البالغة إلى عملية إنشاء الفواتير على الإنترنت وخاصة في عمليات حساب الأموال وجمعها، وهذا الأمر ليس غريباً عن الموقع، فهو مُصنَّف عالمياً بوصفه واحداً من أكبر مواقع ومنصات التجارة الإلكترونية، ومن ثمَّ فإنَّ توفيره لأداة إنشاء الفواتير على الإنترنت هو أمر يندرج ضمن خدماته وميزاته، ويمنح هذا الموقع المستخدمين ملاءمة لفواتيرهم مع معايير الصناعة والتوثيق الضريبي.
يقسِّم التطبيق إعداد الفواتير على الإنترنت إلى ثلاث مراحل، تكون المرحلة الأولى متعلقة بملء المعلومات الخاصة بالجهة المصدِّرة للفاتورة؛ إذ تتمكن الشركة من إضافة اسمها وشعارها "اللوغو" الخاص بها وعنوان البريد الإلكتروني الرسمي لها، بالإضافة إلى عنوانها على أرض الواقع، الذي يتم تحديده بشكل تفصيلي عبر ملء حقول خاصة بالبلد والمدينة والشارع الذي يوجد فيه مقر الشركة المصدِّرة للفواتير، ومن ثم ينتقل المستخدم إلى المرحلة التالية التي تتعلق بمعلومات العميل الذي تُحرَّر الفواتير لأجله ويتم ملء الحقول المتعلقة باسمه وطرائق الاتصال به وعنوانه، وبعد الانتهاء من هذه الخطوة يتم الانتقال إلى الخطوة التالية التي تحتوي على تفاصيل المنتج أو الخدمة المشتراة من قِبل العميل وسعرها وكمياتها وغيرها من التفاصيل.
5. (Zoho invoice):
يُعَدُّ موقع (Zoho) من أفضل خمسة مواقع مجانية لإنشاء الفواتير على الإنترنت، وتملكه شركة تُصنَّف من أقدم وأعرق الشركات البرمجية العالمية التي تنامت خدماتها وتوسعت وانتشرت مع مرور السنين، والتي جعلت من خدمة إنشاء الفواتير المجانية على الإنترنت واحدة من مزاياها التي تقدمها للمستخدمين، لتضمن لهم عملية إنشاء فواتير على الإنترنت بأكثر الطرائق سهولة ومرونة، بالإضافة إلى التوافق مع جميع احتياجات ومتطلبات الشركات.
يتميز الموقع بواجهته الأنيقة والبسيطة التي تتيح للمستخدم ترتيب أفكاره وحساباته، ويجب عليه بادئ الأمر أن يملأ البيانات الخاصة به وبشركته من اسمه واسم الشركة، وعنوان البلد الموجودة فيه والمدينة والشارع، ومن ثم ملء البيانات المتعلقة بالشخص أو الشركة الملزَمة بتسديد الفواتير من اسم هذه الشركة أو الجهة وعنوانها التفصيلي في البلد والمدينة والشارع.
يوجد على طرف الفواتير بيانات متعلقة بالفاتورة ذاتها، من رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها وتاريخ استحقاقها، ومن ثم يوجد الجزء الأهم والمتعلق بتفاصيل المنتجات التي تم شراؤها الذي يكون على شكل جدول، يتخصص العمود الأول منه لكتابة اسم المنتج ووصفه، والعمود الثاني لكمية المنتج المطلوبة، والعمود الثالث لسعر الواحدة منه، والعمود الرابع لسعر الكمية الإجمالية من هذا المنتج التي تُحسَب تلقائياً، وبالانتقال إلى سطر آخر يمكننا إضافة منتجات جديدة ليقوم الموقع بالنهاية بحساب قيمة الفاتورة الإجمالية، وإتاحة الفرصة لإضافة الخصومات، ومن ثم إعطاء الخيار للمستخدم بحفظ هذه الفاتورة على جهازه الحاسوبي أو إرسالها إلى العميل عبر بريده الإلكتروني، كما يمنح الموقع خيارات لحفظ الفواتير بصيغة (Pdf) أو طباعتها ورقياً.
في الختام:
إنَّ انتشار المواقع المجانية لإنشاء فواتير على الإنترنت جعل من مهمة الفوترة أمراً ممتعاً وأكثر سلاسة وسهولة، ولقد تحررت الشركات من قيود برامج "الإكسل" و"الوورد" وركاكتها في تصميم الفواتير، وتمتعت بفضل هذا التطور العلمي والتقني بتصميم فواتير تفصيلية أنيقة واحترافية، موسومة بشعارها الخاص بوصفه نوعاً من الوثوقية والمصداقية، وتحمل بذلك الصفة الرسمية التي تعكس اهتمام الشركة بأدق التفاصيل، وتضمن حقوق كل من طرفي هذا المستند من عميل وبائع.