كيف تضمن إدماج الموظفين الذين يعملون عن بعد؟
بينما يُقدِّم العمل عن بعد العديد من الفوائد لكنَّ له سلبية واحدة، وهي الشعور بالوحدة؛ إذ وفقاً لتقرير نشره موقع "إغلوو" (Igloo) عام 2019 عن حالة مكان العمل الرقمي، 70% من أفراد الفِرَق المنتشرة يشعرون بأنَّهم مستبعدون من مكان العمل، ومع انتشار العمل عن بعد في الشركات بكافة أحجامها ومجالاتها، يجب أن يكون القضاء على شعور الوحدة هذا أولوية قصوى.
على سبيل المثال: يشكِّل المتعاقدون والموظفون المؤقتون والباعة أكثر من نصف موظفي شركة "غوغل" (Google) حول العالم، وقد تتفاجأ حين تسمع أنَّ عملاق التكنولوجيا خلق نظاماً طبقياً يستبعد الموظفين بدوام غير كامل من الاجتماعات ومقاهٍ معيَّنة والمتاجر داخل الحرم، ووصل الأمر إلى درجة طلب غوغل من المتعاقدين ارتداء شارات حمراء لتفريقهم عن بقية الموظفين، ولكن أفاد أحد المتعاقدين السابقين أنَّ عدم المساواة هذا أدى إلى الاستياء على نطاق واسع.
يؤثر غياب اندماج الموظفين الذين يعملون عن بعد ومشاركتهم سلباً في إنتاجيتهم ومعنوياتهم؛ لذلك من الهام أن يتخذ القادة الخطوات اللازمة لضمان إدماج موظفيهم دوماً.
شعور العاملين عن بعد بالانتماء:
إدارة العاملين عن بعد صعبة نظرياً، لكن في الحقيقة القوَّة العاملة عن بعد قد تكون ميزةً مفيدة لأي عمل؛ حيث لم تَعُد شركتك محصورةً بالبعد الجغرافي للوصول إلى الموظفين المؤهلين؛ فالعالم كله بين يديك، ويمكِنك توظيف المرشحين الملائمين لأيِّ شاغر واكتساب ميزة تنافسية في سوق العمل بالوقت نفسه، لكنَّ هذا النظام مفيد أيضاً للموظفين؛ إذ ترتفع نسبة رضا الموظفين الذين يعملون ضمن الفِرق المنتشرة عن بُعد، وينخفض معدل دورانهم والإجازات المَرَضية التي يطلبونها، ويتمتعون بإنتاجية أعلى، كما ينخفض احتمال أن يتأخر الموظفون، أو أن يغادروا مبكراً، أو أن يُشتِّت موظفون آخرون انتباههم.
حين تُعامِل الموظفين عن بعد بشكل جيد، فأنت تساعد في محاربة تعرضهم للإنهاك والإرهاق، وتبعاً لتقرير نشره موقع "دي آي" (DI) عام 2019، يرفع ذلك الإنتاجية والمعنويات بنسبة 20 - 30% أيضاً؛ لذا استخدِم الاستراتيجيات التالية لتشكيل قوَّة عاملة عالية الإنتاجية والمعنويات:
1. توحيد أفراد الفريق للعمل نحو هدف مشترك:
تحديد معايير لقياس مستوى الأداء ليس بالأمر الجديد، لكنَّ القوة العاملة عن بعد تشكل تحدياً من نوع خاص، لأنَّ أفراد الفريق لا يحضرون في المكاتب باستمرار، ولسدِّ هذه الثغرة، ضع أهدافاً يمكِن قياسها ويمكِن أن يعمل عليها الموظفون داخل المكتب والعاملون عن بعد معاً.
أظهرت دراسة أجرتها "جامعة تشارلوت" (University of Charlotte) في حي كوينز" (Queens) في مدينة نيويورك أنَّ 49% من الموظفين الذين ينتمون إلى جيل الألفية يُحبِّذون التعاون باستخدام الأدوات الاجتماعية، وهي مصدر يمكِنه بالتأكيد تشجيع التعاضد على نطاق الشركة بأكملها نحو هدف موحد؛ لذا يمكِنك استخدام تطبيقات مثل: "سلاك" (Slack)، أو "دروب بوكس" (Dropbox)، أو "غيت هوب" (GitHub)، أو غيرها لمراقبة التقدُّم والتأكيد على المعايير والتحفيز على العمل حين يدعو الوضع إلى ذلك.
وبإمكان أدوات البرمجة مثل: "غيت هوب" (GitHub) مساعدة شركتك على مراقبة أداء الفِرَق التي تعمل عن بعد في مجال الهندسة، أو تستطيع استخدام برنامج "ديلايتد" (Delighted) لمعرفة صافي نقاط الترويج (Net Promoter Score) وتتبُّع رضا العميل (customer satisfaction)، ثمَّ شارِك نتيجة صافي نقاط الترويج على قناة "سلاك" (Slack) إذا انخفض إلى ما دون المستوى المطلوب للفت انتباه الفريق وتشجيعهم على تحسينه.
شاهد بالفديو: 7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح
2. دمج المسؤولية في سير العمل:
وفقاً لدراسة أجرتها شركة "غروث ديفايدد" (Growth Divide)، يُفضِّل أكثر من 90% من الموظفين أن يُقدِّم لهم مديروهم التغذية الراجعة الفورية؛ لذا اعقُد جلسات مراجعة بانتظام لتتبُّع تقدُّم الموظفون عن بعد كي يشعروا بالمسؤولية، وضَع في الحسبان تحديد موعد اجتماع ثابت لمراقبة حالة الموظفين عن بعد، أو راجِع ما أنجزه الموظف في اليوم السابق وما تتضمنه قائمة مهامه وما إذا لديه أيَّة مخاوف إما عبر اتصال هاتفي أو استخدام تطبيقات مثل: "بلو جينز" (BlueJeans)، أو "غوغل هانغاوتس" (Google Hangouts)، أو "زوم" (Zoom)، لتنسيق اجتماعات الفيديو وإضفاء طابع شخصي، حيث يتضمن "زوم" (Zoom) بالتحديد ميزة مشاركة الشاشة؛ مما يسمح للأشخاص الذين يجرون الاجتماع بالتفاعل والتعاون خلال العمل على المشروع.
تتيح تقارير التقدُّم المنتظمة للموظفين عن بعد الذي يشعرون أنَّهم مستبعدون من تجربة المكتب عيش هذه التجربة لبعض الوقت، كما يمكِنك خلق روتين يومي للموظفين الذين يعملون عن بعد لزيادة إدماجهم.
3. العثور على حلول مبتكرة:
تواجه الشركات التي ينتشر موظفوها حول العالم صعوبات خاصة فيما يتعلق بالمناطق الزمنية، على سبيل المثال: شركة "غرووف" (Groove) هي منصة دعم زبائن يغطي فريقها تسع مناطق زمنية، وبالرغم من هذا يشارك الموظفون الذين يعملون من المكتب أو عن بعد في اجتماعات منسقة بدقة لمدة 10-30 دقيقة كلَّ يوم، وبالطبع يعني هذا الاستيقاظ مبكر جداً أو السهر إلى وقت متأخر بالنسبة إلى بعضهم، لكنَّه يضمن توافق الجميع بحلول نهاية الأسبوع أو عند بدايته.
الحل الذي تُطبِّقه "غرووف" (Groove) ليس مناسباً لكلِّ الشركات؛ لذا من الضروري العثور على طريقة للتعامل مع اختلاف المناطق الزمنية والمشكلات الأخرى التي ترتبط بالعمل عن بعد؛ حيث يمكِنك تشجيع الموظفين على ملء استمارة تتضمَّن مناصبهم وخبراتهم وموقعهم الجغرافي ومنطقتهم الزمنية واللغات التي يتحدثونها بطلاقة، وغيرها. بهذه الطريقة، تَعرف القيادة متى تُحدَّد الاجتماعات حتى لو كانت مستَعجلة، كما أنَّ نشر موجز في نهاية كلِّ يوم يساعد الموظفين عن بعد على مواكبة ما يَحدث في العمل، وتذكَّر، لا يمكِنهم دائماً التواصل معك للاستفسار.
لا يتطلب العمل مع المواهب عن بعد جهداً أكبر من العمل مع الموظفين في البيئة التقليدية داخل المكتب، لكنَّه يقتضي أن تكون أكثر إدراكاً لأسلوب إدارتك، وهو أمر سيفيد فريقك بالمجمل في النهاية.