كيف تتعاون بشكل أفضل مع زملائك في العمل عن بعد؟
مع تزايد أعداد الشركات التي توظف موظفين مستقلين أو تستعينُ بمصادر خارجيةٍ بالكامل، كُتبَ الكثير حول الحفاظ على الإنتاجية والكفاءة لدى الموظفين الذين يعملون من أماكن متباعدة، ولكن ليس فقط أولئك الذين يطلقُ عليهم "العاملون عن بعد" هم من يعملون عن بعد، ولا هم وحدهم في حاجة إلى أدوات العمل عن بعد.
في الواقع، عندما لا يكون التنقُّل بين العملاء جزءاً من أعمالهم، غالباً ما يختار الموظفون أداء جزءٍ من أعمالهم في المكاتب المنزلية، فينالون المزايا التي ينالها نظراؤهم الذين يعملون - رسميَّاً - عن بُعد ويواجهون الصعوبات التي يواجهها هؤلاء، فإذا كنت أحدهم، فهناك العديد من الدروس التي يمكنُ تطبيقها في عالم العمل عن بعد، والتي تساعدك على التنسيق بين العمل من المكتب والعمل من المنزل.
ليس من المُستغرَب في أيامنا هذه أن يُطلَب من الموظفين الذين يعملون في أماكن مُتباعدة جغرافيَّاً أن يتواصلوا بكفاءةٍ مع بعضهم خلال وقتٍ قصير، وهو أمرٌ قد يحتاج التعود عليه إلى بعض الوقت، وعلى الرغم من أنَّ هذا قد يكون مزعجاً في البداية، إلا أنَّ هنالك العديد من الأدوات والتقنيات الرائعة المتاحة لمن لديهم القليلُ من الإبداع. إليكَ فيما يلي بعضٌ منها:
1. تقبُّل فكرة العمل عبر الإنترنت:
للحصول على بيئة عمل سلسة للعاملين عبر مواقع ومناطق زمنيَّة مختلفة، يعد تقبُّل العمل عبر الإنترنت أمراً ضرورياً، حيث تعمل تطبيقات التخزين السحابي على تسهيل المشاركة والتعاون؛ فنحن نستفيد كثيراً من مشاركة التطبيقات، مثل: "دروبوكس" (Dropbox) أو "جوجل درايف" (Google Drive)، مما يسمحُ لنا بتخزين المستندات والبيانات والمشاريع الأساسية على خوادم بعيدة بدلاً من محركات الأقراص الثابتة المحلية أو خوادم الشركة.
لا يؤدي هذا فقط إلى تعزيز الأمان تعزيزاً أفضل والسماح بالنسخ الاحتياطي التلقائي، ولكنَّه يعني أيضاً أنَّه عندما أكون خارج المكتب، أحتاج فقط إلى تسجيل الدخول إلى التطبيق للوصول إلى عملي، بدلاً من الاضطرار إلى التنسيق بين محركات الأقراص، أو انتظار زميلٍ لإرسال ملفٍ بالبريد الإلكتروني؛ أياً كان الجهاز الذي تفضل العمل عليه والمكان الذي تُفضِّل العمل منه، فإنَّ أي عملٍ ضروري هو على بُعد نقرةٍ منك.
علاوة على ذلك، أضحت العملية بسيطةً للغاية، حيث يعمل الموظفون جميعاً ضمن لوحة تحكُّم مركزية واحدة، وأصبح من السهل مشاركة المعلومات مع الآخرين عن طريق إرسال رابط مثلاً أو منحهم إمكانية الوصول إلى الملف.
باستخدام تطبيقات، مثل محرر "مستندات جوجل" (Google Docs) ليست هناك حاجة لإعادة إدخال البيانات في أماكن متعددة أو إرسال عدة نُسَخ مُعدَّلة من الملف نفسه إلى الموظفين، بدلاً من ذلك؛ يمكنك ببساطة مشاركة مستند أو عرض تقديمي، أو مشروع أو غير ذلك، ويمكن للزملاء سواءٌ في المكتب أم العاملين عن بُعد، تحرير الملف في نفس الوقت مثل أعضاء الفريق الآخرين.
في الواقع، مع تطبيقات الإنترنت، فإنَّ العمل ضمن المكاتب يكاد يبدو إجراءً عفا عليه الزمن؛ كما قد ترغب أيضاً في التفكير في أدوات تتبُّع الوقت التي تعمل عن طريق الإنترنت، مثل: Toggle، وأدوات إدارة المشروع مثل Basecamp، حيث تساعدك أنت وأعضاءُ فريقك على معرفة العمل الذي يؤديه كل فرد دون الحاجة إلى تقويم زمني ورقي.
2. التحدُّث وجهاً لوجه باستخدام برامج الدردشة:
لا شكَّ في أنَّ الجميع عاشوا إحدى هذه التجارب من قبل؛ مثل ضياع فكرة أساسية في رسائل بريد إلكتروني جماعية بين مجموعةٍ من الجُمَل غير المُترابطة، وعدم نيل فكرة مهمة ما يكفي من الاهتمام بعد أن وُضعت في التعليقات المُرفقة بمُستند وورد، وتحول مهام صغيرة إلى مهامٍ ضخمة عند انتظار الرد من شخصٍ ما.
صحيحٌ أنَّ عديداً من هذه المشكلات تظهر بشكلٍ أو بآخر عندما يعمل الجميع في نفس المكتب معاً، إلا أنَّها تصبح أكثر وضوحاً في أجواء العمل عن بعد. ولمعالجة هذه المشكلة، خُض أكبر عدد ممكن من التجارب الشخصية التي تحاكي الواقع باستخدام تقنية الدردشة المرئية.
بالتأكيد، يمكنك تجربة تقنية المكالمات الجماعية التي كنا نستخدمها قديماً، لكن من الصعب على أي شخص يستمع لتوه أن يستوعب الآليات المُحرِّكة لعمليات التفاعل الاجتماعي، وستجد غالباً أنَّ أفكارك تاهت في الحوارات أو ربما تنساها تماماً.
بدلاً من ذلك، سارع إلى استخدام أدوات مجانية مثل "سكايب" (Skype) أو "هاتغ آوتس" (Google Hangouts)، حيث يعطي هذا الأخير في المكالمات الجماعية الأولوية للشخص الذي يتحدث، وتعد هذه التقنية مثالية للاجتماعات الصغيرة، كما أنَّها منطقية لعقد اجتماعات أسبوعية على مستوى الشركة وبين الفِرق.
قد ترغب في اقتراح هذه البرامج على شركتك كوسيلةٍ لتحافظ أنت والموظفون في جميع أنحاء العالم على التفاهم والاتفاق.
3. استثمار وسائل التواصل الاجتماعي لبناء العلاقات الاجتماعية وتعزيز الإنتاجية:
سواء اخترت البقاء في المنزل مرة واحدة في الشهر أم عدة مراتٍ في الأسبوع، فمن الهام منع الشعور بالعزلة؛ لذا حاول بدء جلسة نقاش على صفحة فيسبوك (facebook) الخاصة بالشركة أو في مجموعة (LinkedIn) لمناقشة أخبار الشركة أو حتى موضوعات أقل أهمية، مثل خطط عطلة نهاية الأسبوع.
4. تخصيص وقتٍ للاجتماعات الشخصية:
في بعض الأحيان، لا يوجد شيء مثل التفاعلات الشخصية لبناء الصداقة الحميمة وإنجاز المهام، فكلما زاد الوقت الذي تقضيه في العمل في المنزل، زادت أهمية حضور الاجتماعات على أرض الواقع من أجل أن تعزز حضورك؛ فإذا كنت تشعر حقاً بالعزلة، فاقترح إقامة اجتماع على مستوى الشركة، أو اسأل عما إذا كان في إمكانك التواصل مع جهةٍ ما داخل الشركة أو منتور يمكنه أن يُقدِّم لك العون ويبقيك على اطلاع على أي مستجدات قد لا تكون قد نُشرت في النشرات الإخبارية للشركة بعد.
الخلاصة:
سواء كنت تعمل مع فريق من موظفين يعملون عن بعد أم كنت تريد ببساطة اتخاذ قرار العمل من المنزل في اللحظات الأخيرة من صباح يوم الاثنين دون أي عائق، فلا يوجد ما يبرر أن يقتصر عملك على المكاتب التقليدية.
باستخدام الأدوات والدعم المناسبين من شركتك، يجب أن تكون قادراً على قبول كل ما يقدمه العمل عن بعد بينما تكون أيضاً أكثر إنتاجية من البيئة التقليدية؛ لذلك قم ببحثك، واختر أدواتك، واعمل بالطريقة التي تريدها من المكتب أو المنزل.