تحسين طريقة التواصل مع الموظفين لتعزيز مشاركتهم في العمل

حان الوقت لنتوقف عن التركيز على مشاركة الموظفين؛ فمع استمرار حالة انخفاض معدلات مشاركة الموظفين في العمل، وخاصة عندما تعلم أنَّ 33% فقط من الموظفين يشاركون فعلياً في العمل؛ وذلك وفقاً لـ "تقرير غالوب الأخير عن حالة المدير الأمريكي" (Gallup's State of the American Manager).

ولكنَّ الرواد في قطاع الموارد البشرية يركزون بشدةٍ في مشاركة الموظفين في العمل، لدرجة أنَّنا فقدنا جذر المشكلة؛ وهو التواصل غير الفعال مع الموظفين.

توصَّلت دراسة استطلاعية - أجراها فريق في شركة "إمبلويي تشانل للبرمجيات" (Employee Channel, Inc) عام 2017 على 1200 عامل أمريكي - إلى أنَّ:

جميع الموظفين من عمال الإنتاج والعاملين عن بعد وموظَّفي المكتب يتشاركون الرغبة نفسها:

مزيد من التواصل الفعال مع رب العمل، ومع فريق الموارد البشرية لديهم على وجه الخصوص.

في الواقع، صَنَّفت الفئات الثلاث للموظفين "التواصلَ المستمرَّ والفعال مع الموظفين" كواحد من أهمِّ سلوكين لخلق تجربة عمل إيجابية، كما صَنَّفت هذه الفئات "التواصل الصريح مع الموظفين جميعهم" كمبادرة من أهم مبادرتين، وتمنوا لو أنَّ رب العمل أعارها اهتماماً أكبر.

ولجعلِ التواصل أولوية قصوى داخل مؤسستك؛ يجب عليك وعلى فريق الموارد البشرية فهم المواقف التي يشعر فيها الموظفون بأنَّك تحيدُ عن الهدف.

شاهد أيضا: 6 طرق مبتكرة لرفع معنويات الموظفين

الفجوة بين التصوُّر والواقع:

يتمكن المسوِّقون في نظام إدارة العلاقة مع العملاء من جمع المعلومات حول احتياجات العملاء واهتماماتهم وميولهم من خلال أساليب التحليل، وتُستَعمل هذه المعلومات لتقديم تجربة أفضل للعملاء؛ وذلك لزيادة ولائهم للعلامة التجارية.

في نظام إدارة العلاقة مع الموظفين، يتمكَّن فريق الموارد البشرية والفريق المعني بالتواصل الداخلي ضمن الشركة من جمع المعلومات حول احتياجات الموظفين واهتماماتهم وتفضيلاتهم من خلال أساليب تحليل التواصل، ويمكن استعمال هذه المعلومات لتقديم تجربة أفضل للموظف؛ وذلك بهدف تعزيز مشاركته في العمل وتنمية روح الولاء للشركة.

إنَّ ما يقرب من نصف الموظفين من جميع الفئات الثلاث المذكورة آنفاً، تنوعت إجاباتهم بين

• "محايد"
• "لا أوافق"
• "أرفض بشدة"

عندما أجابوا عن أحد الأسئلة المطروحة في الاستطلاع حول أنَّ الجهود التي بذلها فريق الموارد البشرية للتواصل معهم جعلتهم مُطَّلعين اطلاعاً أكبر على سير الأمور وأكثر مشاركةً في العمل.

وفي اتِّهامٍ صادم؛ أشار 75% من المشاركين في الاستطلاع إلى أنَّ مسؤولي قسم الموارد البشرية:

• "لا يتواصلون معهم أبداً".
• "يتواصلون معهم نادراً".
• "يتواصلون معهم في بعض الأحيان".

تُبدي فرق الموارد البشرية ومؤسساتها التزاماً راسخاً بالتواصل الصريح والمفتوح مع الموظفين، وتُوظِّف كماً هائلاً من الوقت والجهد في ذلك، والسؤال الأهم هو:

لماذا توجد هذه الفجوة الكبيرة بين التصوُّر والواقع؟

• قد تكمن المشكلة في أنَّ الرسائل غالباً ما تفشل في الوصول إلى الموظفين.

قد تكون بيروقراطية العمل أحد أسباب ضعف التواصل مع الموظف؛ إذ تتدرج الرسائل من أعلى وصولاً إلى أسفل التسلسل الهرمي للإدارة مثل لعبة الأطفال؛ فيهمس أول شخص في الطابور برسالة في أذن الشخص التالي؛ وهكذا حتى تصل الرسالة إلى آخر شخصٍ في الصف، وقد لا تصل. وقد أصبح هذا الشكل من التواصل الهرمي قديم الطراز.

تكنولوجيا عفا عليها الزمن:

قد يُعزى ضعف التواصل أيضاً إلى العيوب المتأصِّلة في وسائل التكنولوجيا الأقدم، أو الأساليب قليلة الاعتماد على التقنية، فصناديقُ البريد الإلكتروني المزدحمة بالرسائل، وشبكات الإنترنت الداخلية القديمة وإرسال الرسائل بشكل جماعي تُسهم جميعها في ذلك.

كما أنَّ توفُّرَ الوسائل الرقمية لبعض الموظفين بشكل محدود أو شبه معدوم أحياناً، واختلاف المواقع والمناطق الزمنية، وغياب فرص التواصل المباشر جميعها تؤدي دوراً في هذا الضعف.

لكن قبل أن تهرع لإرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني، أو تحديث شبكة الإنترنت الداخلية لديك، أو جدولة اجتماعات فردية مع الموظفين، كشفَ المشاركون في الاستطلاع المزيد عن وسائل التواصل المفضلة لديهم؛ إذ فضَّل أقل من 12% من الموظفين من مجموع الفئات الثلاث عقدَ اجتماعات شخصية مباشرة، بينما أراد 5% أن يحدث التواصل مع فريق الموارد البشرية عبر الهاتف، وفضَّل 16% منهم استعمال البريد الإلكتروني.

غالباً ما سيشعر مسؤولو قسم الموارد البشرية بعد هذه الردود بأنَّ أيديهم مقيَّدة؛ إذ يرغب الموظفون في مزيد من التواصل معهم، ولكنَّهم لا يفضلون استعمال وسائل الاتصال التقليدية المتاحة.

بعض البدائل:

يوجد بصيص أمل لإجراء مزيد من التواصل الفعال مع الموظفين؛ إذ ستحتاج المؤسسات إلى اعتماد نموذج تواصل جديد مشابهٍ لاستراتيجيات وأدوات وتقنيات التواصل التي يستعملها فريق إدارة العلاقة مع العملاء. طوِّر استراتيجية متعددة القنوات؛ وذلك مع إدراكك التام بأنَّه لا توجد قناة واحدة ستلبِّي جميع احتياجات التواصل مع الموظفين.

اعتمد نموذجاً "ملائماً للغرض المنشود"؛ إذ يتم اختيار قناة تواصل تتوافق مع الغاية المراد تحقيقها، فعليك مثلاً أن تركز في استعمال أدوات العمل التعاوني بين أعضاء الفريق - كأداة "سلاك" (Slack) - عند العمل مع فريق أو على مشروع ما أو للتواصل الهادف لإنجاز المهام. أمَّا التواصل عن طريق البريد الإلكتروني، فعليك اعتماده للمحادثات الخاصة والشخصيَّة مع الموظفين، ويمكن استعمال شبكات الإنترنت الداخلية لتناقل البيانات التي لا تتغير باستمرار.

استعمل هاتفاً محمولاً مخصصاً للرسائل المتداولة مباشرةً بين رب العمل والموظف؛ وذلك للتخفيف من الصعوبات التي يواجهها الموظفون الذين لا تتوفر لديهم الوسائل الرقمية بشكل منتظم، إضافة إلى اختلاف مواقعهم والمناطق الزمنية لديهم، وغياب فرص التواصل المباشر معهم، وازدحام قنوات التواصل المشتركة بالعديد من الناشرين الذين يتنافسون على مشاركة الأفكار مع الموظفين.

قيِّم نجاح التواصل مع الموظفين؛ وذلك باتِّباع الضوابط اللازمة ذاتها ومراعاة الدقة التي يُقاس بها تأثير وفاعلية رسائل التسويق. تتشارك مع موظفيك الغاية ذاتها؛ وهي تحسين التواصل بين أفراد الفريق؛ لذلك حان الوقت لتطوير نموذجٍ للتواصل معهم، تدعمه الأدوات والسلوكات المناسبة لتحقيقه.

المصدر.