تأثير قنوات الاتصال المتعددة في أداء الموظفين
إذا استطعت الحصول على مزيدٍ من الموظفين للاندماج في شركتك الآن، فهل ستفعل ذلك؟ أم أنَّك ستتمهل مهما طال انتظارك لإصدار شبكة اتصال محلية خاصة جديدة؟ ما يثير الدهشة أنَّ 10% فقط من الموظفين قالوا إنَّهم يعرفون ما يجري في شركتهم في أي وقت ومندمجون مع ما يحدث فيها، و85% من الموظفين قالوا إنَّهم ليسوا كذلك.
يُعَدُّ الافتقار إلى تفاعل واندماج الموظفين تحدياً متفشياً يواجه المؤسسات؛ ومع ذلك، يتجاهل الكثيرون الحل السهل المتمثل باتباع نهج متعدد القنوات للتواصل. وبالنسبة إلى الشركات التي لديها شبكات اتصال محلية خاصة، قد يكون من المغري تأجيل استخدام الأجهزة المحمولة حتى يُطلَق إصدار جديد للشبكة الداخلية، بدلاً من تخصيص الموارد لتحديث قنوات الاتصال.
لكنَّ الشبكات الداخلية بعيدة كل البعد عن أن تكون ذات أهمية عالية، وتفقد الشركات فرص تفاعل قيِّمة بالاعتماد عليها في انتظار إصدار جديد، وبدلاً من ذلك، من خلال مقابلة الموظفين في جميع المنصات التي ينشطون فيها - من البريد الإلكتروني إلى الهاتف المحمول إلى الأجهزة اللوحية وغيرها من الأنظمة الأساسية الملائمة - يمكن للمؤسسات تحسين مجالات التواصل على الفور، وهذا يؤثر بدوره في أداء الشركة وتجربة الموظفين والإنتاجية.
تأثير قنوات الاتصال في الأداء:
يمكن أن يكون للتواصل الفعال علاقة مباشرة بتفاعل واندماج الموظفين، وكما يقول أي متخصص في الموارد البشرية أو في مجال الاتصالات، فإنَّ المعلومات والتحديثات ذات الصلة هي التي تجعل الأشخاص يؤدون وظائفهم أداءً جيداً.
قبل ست سنوات، قدَّر "معهد ماكينزي العالمي" (McKinsey Global Institute) أنَّه من خلال "التطبيق الكامل للتقنيات الاجتماعية، يكون للشركات فرصة لزيادة إنتاجية العاملين في مجال التفاعل - عمال المعرفة ذوو المهارات العالية، ومن ذلك المديرين والمهنيين - بنسبة 20 إلى 25%"، ويمكن أن يؤدي التواصل الجيد من قِبل فريق قيادتك إلى زيادة الثقة، وذلك لأنَّ مزيداً من الأشخاص يعرفون ما الذي يحدث.
شبكة التواصل الداخلية وحدها لا تكفي:
يمكن أن تبدو شبكة التواصل الداخلية خياراً طبيعياً لتوزيع المعلومات؛ لكنَّها لا تعرض قصصاً ذات صلة، وفي الوقت المناسب بالطريقة التي اعتدنا عليها لتلقِّي المعلومات اليوم، ومن هنا يظهر نهجاً أكثر حداثة ومرونة بحيث يتناسب بسهولة مع العادات التي طوَّرها الموظفون عن استهلاك المحتوى، فالشبكة الداخلية إما غير كافية أو لا يمكن الوصول إليها بسهولة لأي موظف يعمل دائماً على هاتف محمول.
وغالباً ما تكون المعلومات الواردة في الشبكة الداخلية قديمة أو غير ذات صلة أو غير منظمة؛ وهذا يجعل من الصعب أو المحبط بالنسبة إلى الموظفين العثور بسرعة على الأفكار التي يحتاجون إليها.
لا يكون الموظفون دائماً متأكدين من كيفية الوصول إليها أو استخدامها، ويستخدم 25% فقط من المتصلين في أغلب الأحيان شبكات التواصل الداخلية الخاصة بشركاتهم للتواصل مع الموظفين على أي حال.
يمكن أن تؤدي تحديثات النظام الأساسي أيضاً إلى تعقيد مشكلات الشبكة الداخلية الحالية؛ لذا يتعين على الموظفين - مع الإصدارات الجديدة - تعلُّم ميزات جديدة وتعديل مهام سير العمل الخاصة بهم عند إهمال الميزات القديمة، وقد لا تتوافق الإصدارات الجديدة مع البرامج الأخرى التي تستخدمها، وهذا يؤدي إلى مزيدٍ من الصعوبات.
وإذا كنتَ قد تخطَّيت إصدار برنامج، فقد تضطر إلى تنزيل كل التحديثات قبل أن تتمكن من ترقيته، وهذا يجعل العملية التي تستغرق وقتاً طويلاً معقدةً جداً، وفجأة، يصبح معدل الاعتماد المنخفض لشبكتك الداخلية سيئاً.
النقطة الهامة هي: إذا لم يكن هناك أي شخص يستخدم الشبكة الداخلية، فهذا يماثل عدم وجود اتصالات داخلية على الإطلاق، فقبل اتخاذ خطوات لتحسين شبكتك الداخلية، يجب أن تسأل نفسك: هل يستخدمها الناس؟ وهل يمكنهم حتى الوصول في المقام الأول؟ إذا كانت إجابتك عن أي من هذه الأسئلة هي "لا" أو "غير متأكد"، فلن يؤدي تحديث الشبكة الداخلية إلى إصلاح مشكلات التواصل لديك.
شاهد بالفيديو: 9 طرق لتحسين مهارات التواصل
اعتماد طرائق تواصل مختلفة:
لا يخفى على أحد أنَّ استخدام الهاتف المحمول، على سبيل المثال، منتشر وفي كل مكان، فقد أصبح استخدام الإنترنت عبر الهاتف المحمول شائعاً جداً الآن أكثر من استخدام الحواسيب في جميع أنحاء العالم، وما يزال جهاز الحاسوب يحتل الصدارة في أمريكا الشمالية، لكن ليس كثيراً، وهي حقيقة يجب أن يضعها مسؤولو الموارد البشرية وشبكات التواصل المحلية في الحسبان.
من خلال السماح للموظفين بالوصول إلى شبكة الاتصالات كيفما وحيثما يريدون، فمن المرجح أن يندمجوا أكثر في العمل، والهاتف المحمول هو مكان واحد فقط يحصل فيه الموظفون على المعلومات، ويستخدم الآخرون الأجهزة اللوحية في ميدان العمل، أو البريد الإلكتروني في مكاتبهم.
قد يساعد إرسال اتصالات الموظفين عبر قنوات متعددة على ضمان التسليم والمشاركة، حتى تتمكن من قياس المحتوى الذي يهتم به موظفوك، وستكون لديك طرائق جديدة لتقييم المعلومات ذات الصلة بالموضوع، وما هي نقاط الضعف التي تجب معالجتها، وكيفية خدمة العملاء خدمة جيدة، وبهذه الطريقة، فإنَّ ما تتعلمه من الاستفادة من منصات التواصل المتعددة يمكن أن يساعد أيضاً على تحويل شبكة التواصل الداخلية الخاصة بك إلى أداة فعَّالة جداً.
التحديث الدائم:
كما يعلم العديد من المتخصصين في الموارد البشرية والاتصالات، قد يستغرق ظهور إصدارات جديدة للشبكات الداخلية سنوات؛ "مايكروسوفت"، على سبيل المثال، في دورة إصدار مدتها ثلاث سنوات، لكن مع الوتيرة الحالية للتطوير، يمكن أن يتغير الكثير من خلال مشاركة الموظفين ورضاهم في غضون ثلاث سنوات، وإذا لم يتمكن أي شخص من الوصول إلى اتصالاتك خلال ذلك الوقت، فلديك أزمة على مستوى الشركة بين يديك.
وإذا كنت تظن أنَّك تحتاج إلى انتظار تحديث الشبكة الداخلية لتحسين مجالات التواصل، إليك فيما يأتي ثلاث خطوات عملية يمكنك اتخاذها اليوم لدعم حالتك:
- التحقق لمعرفة ما إذا كان في إمكان جميع موظفيك الوصول إلى شبكتك الداخلية: هل أفتقد شريحة كبيرة من قوة العمل لدي؟
- فحص قرَّاء المحتوى الخاص بك على الشبكة الداخلية: هل يتفاعل الأشخاص مع المحتوى على شبكتي الداخلية؟
- العمل عبر أقسام الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات لديك لمراجعة تفاعل الموظفين والتحقيق في كيفية رغبتهم في التواصل: هل أحتاج إلى استراتيجية جديدة؟
لا تنتظر الشركات عالية الأداء ثلاث سنوات للحصول على شبكة تواصل داخلية جديدة لمعالجة أي أزمة، وبدلاً من ذلك، يمكن إعادة هيكلة نهجك بالكامل من خلال استخدام الاتصالات في قنوات متعددة ومرنة ومن ذلك الهاتف المحمول، وإذا كنت مستعداً لتحديث شبكتك الداخلية، فستتمكن من معالجة العملية من خلال فهم أفضل لما يقدِّره الموظفون في اتصالاتهم.