التخطيط: خطواته وفوائده
التخطيط الشخصي من الأشياء التي نحتاج إليها في حياتنا، فهو المسؤول عن تنظيمها بالشكل الأمثل ويمهد الطريق أمامنا الذي يمكن أن نسلكه حتى نصل إلى ما نريده، وللتخطيط عدة عوامل لضمان نجاحه فهو يحتاج منّا إلى الصدق الكامل حتى نحصل على النتيجة المرجوة، وقد يظن البعض بأن التخطيط أمر يتم إعداده مرة واحدة، هذه نظرية خاطئة تماماً، فنحن نحتاج إلى التخطيط في جميع مراحل حياتنا، وكل مرحلة تختلف فيها العديد من الأولويات، بالنسبة في طريقة التفكير، أو الوضع الذي نعيشه والظروف المحيطة بنا، فالتخطيط يمثل النشاط الذي ينقلنا من الوضع الحالي إلى ما نطمح في الوصول إليه وذلك من خلال وضع الخطط والاستعانة بالاستراتيجيات المختلفة. التي تحول الأمنيات والأحلام إلى أهداف وانجازات حقيقية على أرض الواقع.
تعريف التخطيط:
يمكن تعريف التخطيط ببساطة بأنه هو وضع خطة تفصيلية لتحقيق الأهداف بحيث يتم تحديد أين نحن الآن (الوضع الحالي) وأين نريد ان نصل (الطموحات المستقبلية) وتحديد آلية الوصول إلى هناك (الموارد المطلوبة).
أهمية التخطيط:
التخطيط هو عبارة عن أسلوب حياة يهدف إلى أن يتمكن المرء من اتخاذ قرار في الوقت الحاضر التي يكون لها تأثير على مستقبل حياة المرء.
للتخطيط أهمية كبيرة في حياتنا، فهي تعني عملية تحديد الأهداف، ووضع الاستراتيجيات، وتحديد المهام والجداول الزمنية لتحقيق الأهداف. إنها عملية تحديد كيفية القيام بشيء ما بالتفصيل قبل أن تبدأ بالفعل في القيام بذلك.
يبدأ التخطيط بعد أن تلد الأحلام والاحتياجات والرغبات والأفكار في الحياة. في كل جانب من جوانب حياتنا يلعب التخطيط دورًا حاسمًا.
أنواع التخطيط:
- التخطيط الاستراتيجي: يهدف لإحداث تغيير نوعي في الشركة أو المؤسسة ويتم العمل عليه لفترة زمنية طويلة.
- التخطيط التكتيكي: يتم استخدامه من أجل تقديم المُساعدة على التخطيط الاستراتيجي.
- التخطيط التشغيلي: يُعدّ تأثير هذا التخطيط على المدى القصير الأجل.
- التخطيط الإجرائي: هدفه تحديد الأنشطة اليومية بهدف تنفيذ الأعمال، مثل: عمل جدول مهام يومي للمدير العام.
خطوات التخطيط:
عملية التخطيط تمر بدورة ثابتة ومعروفة، وخطوات التخطيط هي تلك المراحل التي ينتهجها المرء منذ اللحظة التي يساءل نفسه حول ماهيته، ومغزى وجوده في العالم، إلى اللحظة التي يعلن فيها -أمام نفسه أولًا بطبيعة الحال- التزامه بالخطوات والاستراتيجيات التي ستوصله إلى أهدافه العامة التي انبثقت من عملية التخطيط، سواء كان تخطيطه ذاتيًا أم جماعيًا، وتتلخص خطوات التخطيط فيما يلي:
1- تشخيص الوضع الحالي:
إنّ تحليل الوضع الحالي يُساهم في رسم الملامح التي تتطلب إعادة قراءة وتقييم كل التفاصيل، ووضعها موضع التأمل، والتفكير فيها بهدوء وتروي، وأن تسأل نفسك أين أنا من كل الأشياء التي تحدث حولي، لأن فائدة التشخيص تكمن في معرفة نقاط القوة والضعف بالإضافة لوضع خطوات تكون مدروسة يتم وضعها بناءً على تشخيص الوضع السابق.
2- وجود أهداف واضحة:
إن تحديد الأهداف يسمح لك بالتخطيط كيف تريد أن تمضي في حياتك، وإنّ بعض الإنجازات قد استهلكت وقتاً طويلاً لتحقيقها، أمّا إذا كنت تخطّط لأهداف محدّدة يمكن التحكّم فيها، ستشعر بإحساس الإنجاز والثقة بالنفس. قد تبدو البداية محبطة وصعبة، ولكن سنوضح لك كيفية بناء الأحلام العظيمة، وأثبتت الدراسات أنّ الأشخاص الذين يكتبون أهدافهم ويدوّنوها يكونون أفضل في تحقيقها من غيرهم، لأن التفكير فيها فقط لا يجعلها موضع التنفيذ مثل كتابتها.
3- تحديد الموارد:
يجب أن تشمل كل خطة على موارد داخليّة وخارجيّة، وتكون الموارد الداخليّة التي تتعلّق بالأنشطة المُحدّدة للخطّة، أمّا بالنسبة للموارد الخارجيّة التي تتمثّل في المُنظّمات العامّة أو الخاصّة، والأعضاء والداعمين على أن يلعبوا دوراً رئيسياً في متابعة تنفيذ الخطة، وتُقسّم الموارد أيضاً التي يتم تخصيصها لتنفيذ المهام إلى ثلاث فئات وهي الموارد البشريّة التي تتضمن مندوبين ومسؤولين عن المبيعات، والمادية اللوازم المُختلفة مثل الكتيبات، والمالية هي الأموال المُخصّصة.
3- مرحلة التنفيذ:
عليك القيام بتوزيع جميع المهام المطلوبة على الأشخاص الذين لهم علاقة بكل من عمليتي التخطيط والتنفيذ، والعمل على إدخال بعض التعديلات عليها وذلك لتحقيق جميع الأهداف المطلوبة، مع وجود خطط بديلة قد يتم اللجوء لها في حالة عدم القدرة على تنفيذ الخطة الأساسية التي تمّ وضعها مسبقاً، ومن ثم تتم عملية التقييم في ختام كل مرحلة للتأكّد من أنّ الخطة التي تم وضعها تتّسم بالمرونة والمصداقية.
4- المرونة:
إنّ الخطة المحكمة والثابتة قد لا تكون مجدية في عصرٍ مليء بالمستجدات والمتغيرات، لذا لابدّ أن تكون الخطط الموضوعة مواكبة لكل جديد وقابلة للتغيير حسب الحاجة، مع إمكانية وضع عدة استراتيجيات بديلة، يتم التحوّل إلى استراتيجية بديلة تحقّق نفس الأهداف العامة لخططك.
فوائد التخطيط:
1- يحفّز على الاستخدام الأمثل للإمكانات:
التخطيط يلعب دور مهم على إخراج كل الإمكانات الكامنة لدى الأفراد بغية تحقيق الأهداف المطلوبة وهذا ما يحقّق النجاحات العملية، وخصوصاً بعد أن يتم تحديد الأهداف يكون الوقت المناسب لتوظيف الإمكانات البشرية والمادية المتاحة من أجل تحقيق الأهداف في إطار السياسة العامة للشركة.
2- التخطيط يقدم رؤية واضحة:
يقدم التخطيط لنا (خصوصاً التخطيط الاستراتيجي) رؤية واضحة ومفصلة عن المشروع الذي نقوم به، كما أنّه يساعدنا على وضع الأهداف المطلوب تحقيقها في ضوء الإمكانيات المتاحة الحالية والمستقبلية، فالتخطيط الدقيق يضمن لك تحقيق النجاح والتميّز في الحياة العملية.
3- يقلّل من المخاطر:
إنّ التخطيط يقدّم دراسة شاملة ومفصلة لأي مشروع وهذا ما يقلّل المخاطر المتوقعة، ويتم تحديد العوائق المتوقعة التي تصادف التنفيذ، ويتم وضع البدائل والحلول المناسبة لكل مشكلة قد تعترض عملية التنفيذ، ويفيد التخطيط في التقليل من احتمال الوقوع بالفشل وهذا ما يساعد على تحقيق النجاح في العمل.
4- يساعد على اتخاذ القرارات:
التخطيط الناجح يساعدك على وضوح الرؤية المستقبلية للعمل والتي تساعد على اتخاذ قرارات صحيحة تستند على حقائق ووثائق، وهذا ما يسمح للشخص أن يحقّق النجاح في الحياة المهنية، على عكس العمل بدون تخطيط الذي يؤدّي لاتخاذ قرارات خاطئة، هذا ما قد يعرض الشخص للفشل في الحياة المهنية، لذا يفضل الاعتماد على التخطيط في الحياة العملية لأن نسبة الإخفاق تكون شبه معدومة.
فوائد أخرى للتخطيط:
- يقلّل مقدار الضغوطات والإحباطات كثيراً.
- يمكن للمرء أن يطمئن إلى أنّ أمواله يتم تتبّعها بشكل جيد لمنع أي زيادة في الإنفاق.
- التخطيط يساعد على زيادة إنتاجية وكفاءة العمل.
- عند وجود خطة تكون قادرة على استيعاب المتغيرات والتقليل من الضغوطات.
لا يعني التخطيط أن كل شيء سيكون على ما يرام دائماً ، فاحتمال حدوث الأخطاء والمشكلات والفشل ستبقى موجودة. مع العلم بأنّ التخطيط سيساعدك في الحفاظ على الاحترافيّة بينما تتعامل مع تلك الأوقات العصيبة، فالتخطيط يسهل عليك تجاوز الصعوبات والعقبات لتصل إلى النجاح المطلوب.
المصادر: