أسباب انخفاض إنتاجية الموظفين وطرق زيادتها

يعتمد نجاح المنظمة اعتماداً أساسياً على إنتاجية موظَّفيها؛ حيث إنَّ الجهود المبذولة من قِبل الإدارة والموظَّفين تسمح للمنظمة بتحسين ورفع إنتاجيتها، وعلى الرغم من ذلك، لا يمكن لجميع المنظمات تحسين أداء موظَّفيها لتحقيق النتائج والأهداف المرجوة.

في عام 2021 تحديداً، عليك الانتباه إلى عافية موظَّفيك وتزويدهم بما هو أكثر من وسائل الراحة الأساسية لمساعدتهم على زيادة الإنتاجية الإجمالية لمنظمتك.

يمكن لمنظمتك أن تخسر نسبة 10% أو أكثر من إنتاجيتها يومياً، إذا تجاهلَت الدعم الذي تقدمه لموظَّفيها؛ إذ يجب على المنظمة النظر إلى الموظَّفين على أنَّهم ثروة من شأنها تزويدها بالنتائج المرجوة وتحقيق عائد الاستثمار الذي تطمح إليه.

إليك بعض الأسباب الرئيسة وراء انخفاض إنتاجية الموظَّفين داخل المنظمة:

1. غياب الدعم الكافي:

لا يمكنك الاستمرار في الحفاظ على إنتاجية الموظَّفين من خلال تزويدهم بالدعم التقليدي، فإذا كنت عاجزاً عن تقديم القدر الكافي من الدعم سيتعيَّن على موظَّفيك عندها قضاء جزء كبير من وقتهم في البحث عن حلول لمشكلاتهم؛ الأمر الذي يؤدي عادة إلى تشتتهم عن أداء عملهم، مما ينتج عنه انخفاض في الإنتاجية.

إذا وفرت دعماً عامَّاً لموظَّفيك يضفي قيمةً ضئيلة على الحل المقدم، ستكون عرضةً لفقدان ثقتهم بعمليات الدعم التي تقدمها، ونظراً لغياب نظام الدعم الممنهج، سيلجأ موظَّفوك إلى الطرائق الأساسية للحصول على الدعم من خلال إجراء المكالمات وكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

قد يقود هذا إلى انخفاض شعور الموظَّفين بالانتماء إلى المنظمة نتيجة فقدانهم الحافز إلى العمل يومياً لمصلحتك.

شاهد بالفيديو: 6 طرق مبتكرة لتعزيز إنتاجية الموظفين

2. الفشل في النظر إلى الأمور نظرةً شاملة:

يحتاج موظَّفوك إلى امتلاك فكرة شاملة عن أهداف المنظمة في أثناء أدائهم لعملهم؛ الأمر الذي سيمكِّنهم من فهم أهمية مساهمتهم في تحقيق الأهداف والغايات الرئيسة لشركتك، كما في إمكان ذلك منح موظَّفيك إحساساً بالهدف ومعرفة الغاية من أداء عملهم يومياً.

إذا كنت عاجزاً عن توضيح الصورة العامة لموظَّفيك، لن يفهموا سياق عملهم والآثار المترتبة عليه فهماً كافياً، مما يجعل العمل أشبه بعمل الآلات بالنسبة إلى الموظَّفين ويؤدي إلى انخفاض إنتاجيتهم مع مرور الوقت.

3. عدم وجود إشراف كافٍ:

بغض النظر عن مدى مهارة والتزام موظَّفيك، يجب على الإدارة العليا الإشراف على العمل المنجز من قِبلهم على نحو منتظم، وإذا فشلت في القيام بذلك، وكان موظَّفوك بحاجة إلى تطوير، سيستمرون في إنجاز الأعمال دون المستوى المطلوب، وهذا لا يمكن أبداً أن يكون صحياً بالنسبة إلى المنظمة، إليك بعض أخطاء الإشراف الشائعة المرتكبة من قبل المديرين وفرق القيادة:

• عدم الاستمرارية.
• غياب الشفافية حول العمل.
• إدارة العمل إدارةً تفصيلية.
• عدم إسناد ما يكفي من العمل إلى الموظَّفين.
• عدم منح الموظَّفين الوقت الكافي لأداء عملهم.
• اتِّباع نهج مُنحاز خلال عملية الإشراف.
• عدم أخذ مهمة الإشراف على محمل الجد.

4. غياب التواصل الفعال:

يؤدي التواصل دوراً هامَّاً في تنفيذ كل عملية تجارية تقريباً داخل منظمتك، وإذا لم تكن قد أعددت بعد القنوات والوحدات الفعالة للتواصل، فمن المحتمل أن تشهد انخفاضاً في إنتاجية الموظَّفين؛ وذلك لأنَّ الرسائل المقصودة لا تصل إلى الأشخاص المعنيين في الوقت المحدد.

يؤدي الافتقار للتواصل غالباً إلى توجيه قادة الفرق المختلفين تعليمات متضاربة إلى مرؤوسيهم، وعدم تفاعل الموظَّفين مع أقرانهم، وعدم انتظام اجتماعات الفريق وغير ذلك الكثير.

علاوة على ذلك، يشمل التواصل الفعال تواصل الإدارة مع الموظَّفين فيما يتعلق بجميع الأمور الأساسية بأفضل طريقة ممكنة، سواء كانت الشركة تمر بأزمة ما، أم تخطط لإطلاق منتج جديد، أم بصدد تجديد سياساتها وإحداث التغييرات في هيكلها، يجب على المنظمة التواصل مع موظَّفيها بأكبر قدر ممكن من الفاعلية.

5. التفويض غير الملائم للسلطة:

إنَّ تقسيم العمل قديم قدم الحضارة الإنسانية نفسها؛ إذ تحتاج الإدارة إلى تفويض الأشخاص المناسبين بالسلطة والمسؤوليات لإنجاز العمل على نحو فعال، وبطبيعة الحال، لا يمكن لفرد واحد تولِّي إدارة كل عملية تجارية تجري داخل المنظمة.

إن كنت عاجزاً عن تقسيم العمل بين الموظَّفين وتعيين مديرين أو فريق من القادة المكرسين لرعاية مرؤوسيهم، فلا بد من انخفاض الإنتاجية الإجمالية لمنظمتك.

6. غياب التنسيق:

إذا كان موظَّفوك يعملون باتجاهات مختلفة في ظل عدم تنسيق العمليات المؤداة من قبل أقسام المنظمة كافة؛ سوف تجد عندها صعوبة في الحصول على النتائج المطلوبة؛ لذا تقع على عاتق الإدارة العليا مسؤولية التأكد من تنسيق العمليات التي يقوم بها كل قسم وكل موظَّف يعمل لمصلحة الشركة.

أيضاً، قد يكون غياب التنسيق نتيجة للتغييرات المتكررة في سياسة الشركة وقواعدها، وهذا من شأنه إرباك الموظَّفين فيما يخص النهج الواجب اتباعه، مما يقود إلى بيئة فوضوية وغير منتجة؛ لذلك، من الضروري أن تمتلك رؤية واضحة حول تحقيق الأهداف التنظيمية وتوجيه العمل نحو ذلك.

7. الافتقار إلى الصحة العقلية:

بغض النظر عن مدى مهارة الموظَّف، فإنَّه سيكون عاجزاً عن بذل قصارى جهده إذا كان يعاني من مشكلات عقلية، وتتجاهل المنظمات الصحة العقلية لموظَّفيها في محاولة لتحقيق الأهداف وتلبية متطلبات العمل.

إذ غالباً ما يميل الموظَّفون، لا سيما عند العمل عن بعد، إلى إرهاق أنفسهم من خلال العمل لساعات إضافية تزيد عما هو مطلوب منهم، على حساب أوقات فراغهم وحياتهم الشخصية، وبغضِّ النظر عن عدد الساعات التي يقضونها في العمل، فإنَّ تراجع الصحة العقلية لموظَّفيك من شأنه أن يؤثر سلباً في إنتاجيتهم.

8. عدم تقدير جهود الموظَّفين:

أحد أبسط أسباب انخفاض إنتاجية الموظَّفين وأكثرها تعرضاً للتجاهل عدمُ تقدير جهودهم، فإذا لم يحظَ موظَّفوك بالتقدير إزاء الجهد الذي يبذلونه في العمل، لن يشعروا عندها بأهميتهم بالنسبة إلى الشركة التي يعملون لديها؛ إذ إنَّ عبارة بسيطة مثل: "أحسنت صنعاً" بعد يوم طويل من العمل لديها القدرة على تحفيز الموظَّف وتشجيعه على العمل على نحو أكثر جدية.

والآن بعد التطرق إلى الأسباب التي تؤدي إلى الحد من الإنتاجية، إليك بعض الطرائق التي من شأنها زيادة الإنتاجية الإجمالية لموظَّفيك:

1. إنشاء مركز خدمات متكامل:

يمكنك حل مشكلة عدم كفاية الدعم المقدَّم للموظَّفين من خلال إنشاء مكتب خدمات متكامل داخل منظمتك، الذي في إمكانه توفير الدعم المفيد والشخصي لموظَّفيك؛ حيث يتيح لك مكتب توفير الخدمات الحديث اتباع نظام أساسي واحد في تقديم الدعم للموظَّفين العاملين في جميع أقسام منظمتك المختلفة؛ إذ يحتاجون إلى تسجيل الدخول إلى النظام المركزي الأساسي والحصول على حلول آلية لمشكلاتهم.

تُستخدَم المكاتب الحديثة لتوفير الخدمة المتكاملة الذكاء الاصطناعي القائم على المحادثة، لمساعدة موظَّفيك على التفاعل مع روبوتات المحادثة بغية الحصول على إجابات عن أسئلتهم. يمكن لمكاتب الخدمة هذه ببساطة أن تفهم من خلال الدردشة مع الموظَّفين سياق المشكلات التي تواجههم وتزويدهم بحلول مخصصة لتلبية احتياجاتهم ورغباتهم الخاصة.

علاوة على ذلك، توفر مكاتب الخدمة الحديثة للموظَّفين نظاماً آلياً للتذاكر؛ حيث تقوم المنصة بإنشاء وتعقب وإغلاق تذاكر الدعم نيابة عن الموظَّف المعني، مما يمكِّن موظَّفيك من حل مشكلاتهم على نحو أسرع وأكثر فاعلية؛ الأمر الذي يؤدي إلى زيادة المشاركة والإنتاجية.

2. التأهيل الفعال للموظَّفين:

يعتمد جزء كبير من إنتاجية الموظَّفين على كيفية تأهيل الشركة لهم؛ لذا تأكد دائماً من تزويد موظَّفيك الجدد بجميع الموارد اللازمة لمساعدتهم على التكيف الجيد مع بيئة العمل الجديدة.

إذا كان لديك موظَّفون عن بعدٍ، فتأكد من تزويدهم بكافة الموارد الهامة مثل بيانات تسجيل الدخول وسياسات الشركة وتفاصيل التوجيه وغيرها من المعلومات الهامة التي تساعدهم على بدء رحلتهم مع شركتك بداية واضحة.

3. تدريب الموظَّفين على نحو ملائم:

يساعد إخضاع موظَّفيك لتدريب مكثف على اكتسابهم معرفة ومهارات جديدة متعلقة بوظائفهم، مما يؤدي إلى زيادة إنتاجيتهم، وذلك من خلال تنظيم ورش العمل والاستعانة بأفضل الخبيرين في المجال لتدريبهم على كيفية الاستفادة من قدراتهم.

إذا كنت على استعداد لتدريب الموظَّفين عن بعد، يمكنك القيام بذلك بمساعدة مكتب حديث لتوفير الخدمات المتكاملة، إذ تتيح لك مكاتب الخدمة إضافة جميع موارد التدريب ذات الصلة إلى قاعدة معلومات يمكن لموظَّفيك الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان، مما يساعدهم على تدريب أنفسهم والاعتماد عليها.

4. الرقابة الدورية والتغذية الراجعة:

إذا كنت ترغب في أن يزوِّدك موظَّفوك بالنتائج المرجوة وتركيز جهودهم باتجاه محدد، سيكون من الأفضل فرض الرقابة الدورية على عملهم وتزويدهم بالتغذية الراجعة البناءة؛ الأمر الذي يساعدهم على إدراك عيوبهم وتعزيز نقاط قوتهم.

كانت هذه بعض الأسباب الرئيسة التي تؤدي إلى انخفاض إنتاجية موظَّفيك يومياً والإجراءات التي في إمكانك تبنِّيها لرفعها مع مرور الوقت.

المصدر