9 نصائح لتحسين مهارات إدارة الفرق وتعزيز أدائها
لقد أمضيت معظم حياتي بوصفي رائد أعمال، كما فعل والدي وجداي، يبدو أنَّ شيئاً ما في جيناتنا الوراثية جعلنا نرغب في إنشاء أعمالنا الخاصة.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن ورائد الأعمال " ديفيد كاربنتر" (David Carpenter)، والذي يحدِّثنا فيه عن 9 طرائق لتحسين مهارات إدارة الفرق وتعزيز أدائها.
لكن قبل بضع سنوات، صفيت أعمالي نظراً لأنَّ العوائد لم تعد كافية لتسديد التكاليف ورسوم التأمين، وقرَّرت أن أعمل بوصفي مديراً في شركة "فورتون 500" (Fortune 500)، وبهذه الطريقة سأحصل على دخل، ومستحقات، ومذاق الحياة التجارية ضمن شركة والتي لم أتمتَّع بها قط.
لقد استمررت في العمل هناك لمدَّة شهرين فحسب؛ إذ أضرَّ أسلوب الإدارة -من وجهة نظري- بالإنتاجية أكثر ممَّا ساعد، فبوصفي مديراً، كان من المتوقع أن أحكم فريقي بقبضة من حديد؛ إلى درجة أنَّه كان مكتوباً حرفياً في كتيب الموظفين أنَّه بصرف النظر عن مدى جودة الموظف، لا يوجد ما يُسمَّى الموظف المثالي؛ ولذا كنت أواجه مشكلات ثانوية مع أفضل الموظفين، ولم يساعد هذا أبداً على تماسُك الفريق، كما أحدث نوعاً من الضغينة بين الإدارة والموظفين.
لذا فبعد شهرين، دخلت إلى مكتب الإدارة العليا وقلت إنَّني لست المدير المناسب لثقافة الشركة، ومع أنَّهم لم يخبرونني مطلقاً بأنَّني قمت بعمل جيد، بدؤوا في تقديم حوافز لي للبقاء، وزيادة في الراتب، ومنصباً أفضل، وما إلى ذلك؛ لكنَّني أدركت أنَّ هذه كانت ثقافة الشركات منذ البداية ولن تتغير مطلقاً؛ لذا رفضت بلباقة وانسحبت لأبدأ أعمالي التسويقية الخاصة.
وعلى مر السنين، امتلكت وأدرت العديد من الأعمال المختلفة بعدد موظفين يتراوح من موظف واحد (والذي كان أنا) إلى أكثر من 400 موظف وما بينهما، لقد جرَّبت العديد من أساليب الإدارة المختلفة، وفي حين أنَّ بعض أساليب الإدارة كانت أفضل من غيرها –ويعتمد هذا على العمل وشخصيات موظفيك- وجدت 9 طرائق بسيطة نسبياً لتحسين مهارات إدارة الفرق وزيادة الإنتاجية.
لقد اكتشفت أنَّه إذا كنت رب عمل أو مديراً تنفيذياً أو قائد فريق، قد تعزِّز هذه النصائح التسعة الإنتاجية في كل المجالات تقريباً:
1. دوِّن أهدافك وكُن واضحاً بشأنها:
ينبغي على رب العمل أو المدير التنفيذي أن يدوِّن أهدافه ليأخذها المديرون العاملون تحت إشرافه ويطبقوها على فِرَقهم.
لاحظ أنَّ هذا لا يعني تدوين أنَّنا "سنصنع المنتج كذا ونصبح الشركة الأكثر ربحاً في العالم"؛ إذ يمكن لأي شخص أن يقول ذلك، ولكن يجب أن تكون أهدافك واضحة، وقابلة للتنفيذ، وقابلة للقياس؛ على سبيل المثال: "الهدف هو زيادة الأرباح بنسبة 10٪ في السنة"، وهكذا يصبح الهدف أكثر وضوحاً، ويمكنك بعد ذلك وضع أهداف محددة لمديري الأقسام المختلفة.
على سبيل المثال: بعد أن توضِّح أهدافك المحدَّدة للمديرين، قد يكون هدف مدير التسويق هو إيجاد سُبل تسويق جديدة وأكثر فاعلية بطريقة تصل جهودك التسويقية فيها إلى أكثر من 5٪ من العملاء بالميزانية نفسها، وعلى نفس المنوال، قد يمتلك مدير الإنتاج بعض الأفكار الجيدة حول تنظيم الإنتاج لزيادة الإنتاجية؛ وقد يكون هدف مدير المبيعات الدخول إلى سوق جديدة أو غير مستغلَّة.
الأمر الهام هو أن تكون أهدافك العامَّة واضحة، وأن يكون جميع المديرين على رأس العمل على دراية بما هو متوقَّع منهم، وأنَّ يعرفوا أنَّك تراقب تقدُّم كل قسم باستمرار، كما يجب أن يكرِّر مديروك هذه العملية لأعضاء فِرَقهم.
2. اهتمّ بالخطوات:
يمكن التفكير في الأهداف باعتبارها النتيجة النهائية، أو المكان الذي ترغب في الوصول إليه؛ ولكنَّ الخطوات هي السُبل التي يجب عليك السير فيها للوصول إلى تلك الأهداف.
على سبيل المثال: قد يكون الهدف هو زيادة رضا العملاء؛ لذا تتمثَّل الخطوات التي عليك اتِّخاذها في تسريع خدمات التوصيل، أو إجراء تحسينات في قسم خدمة العملاء، وما إلى ذلك.
3. وظِّف أشخاصاً أكفَّاء، ثم اعتمد عليهم:
بصفتك مديراً، يجب على رئيسك أو مديرك التنفيذي أن يناقش معك أهداف الشركة حتى تفهمها فهماً جيداً، وأن يحدَّد أهدافاً واضحة للأقسام، بطريقة تكون فيها أهدافاً واقعية، وقابلة للتنفيذ، وقابلة للقياس؛ ويمكنك بعد ذلك وضع أهداف مُحدَّدة لكل موظف في قسمك وفقاً لمستوى مهارته.
ربما لاحظت الآن أنَّ الجزء الثاني من النصيحة هو "الاعتماد عليهم"، ولا يحدث هذا فقط إلَّا إذا عيَّنت الأشخاص الذين يمتلكون المهارات الملائمة؛ فالتحقُّق من التقدُّم الذي يحرزه موظفوك وقياسه هو جزء من وظيفتك بوصفك مديراً؛ ونتيجة لذلك إذا وجدت شخصاً لا يستطيع مواكبة العمل، فحاول أن تجعله يتدرَّب مع مُرشد، أو يتنازل عن مسؤوليات وظيفته إذا كانت تتجاوز إمكانياته.
خلاصة القول هي أن تتحمل مسؤوليةً تجاه الشركة لإنهاء الجزء الذي تحاول إنجازه من المهمة الكلية في الوقت المحدد وبصورة جيدة، وإلَّا سينعكس ذلك عليك بوصفك مديراً؛ ومع أنَّ لا أحد يحب ذلك، فقد يكون فسخ العقد هو الحل الوحيد.
شاهد بالفيديو: 6 مهارات يبحث عنها أصحاب العمل عند اختيار الموظفين
4. اعقد اجتماعات منتظمة مع موظفيك:
من المحتَّم أن تنشأ الخلافات والجدالات في أي منظمة، ويُعدُّ تحديد الخلافات وتداركها قبل أن تتحول إلى مشكلات كبيرة جزءاً من وظيفتك بوصفك مديراً؛ لذا سيكون عقد اجتماعات مثمرة مع موظفيك أمراً أساسياً لتحديد المشكلات قبل أن تخرج عن السيطرة.
لنفترض أنَّ موظفيك يواجهون صعوبة في شحن المواد في الوقت المحدَّد لأنَّهم لا يستطيعون الحصول عليها من المستودع في وقتٍ مناسب؛ وأنت لا تريد بالتأكيد أن يتصل موظفو قسم الشحن بالمستودع ويحدث صدام كبير بينهما، عند ذلك يجب أن تعقد اجتماعاً مع مدير المستودع لتعرف سبب المشكلة، ولعلَّ مشكلتهم أنَّهم لا يحصلون على تنبؤات موثوقة حول عدد الوحدات التي تُباع كل شهر، وبذلك نكون قد حددنا المشكلة، وهي نقص التواصل بين أقسام المبيعات والمستودعات.
تنشأ معظم المشكلات تقريباً بسبب نقص أو مشكلة في التواصل، وفي هذه الحالة، سيكون المدير الجيد هو الوسيط بين الفريق ومديري الفِرَق الأخرى، وما دامت العقول الرائعة هي السائدة، يمكنك دائماً التوصُّل إلى حلٍّ يرضي الجميع.
5. استخدم نظرية "الشطيرة" عند التعامل مع المشكلات التي يسبِّبها الموظفون الجيدون:
يرتكب الجميع الأخطاء من وقت إلى آخر، قد يكون بعضها صغيراً ويمكن التعامل معه من خلال إعطاء ملاحظات للفريق أو نقاش سريع مع الموظف المخالف، وقد يرتكب موظف ممتاز خطأ فادحاً يتسبب في عرقلة خطيرة لعمل قسمك، ويتعيَّن عليك بوصفك مديراً أن تعالج هذه الأنواع من المشكلات بنفسك.
وطالما أنَّ هذا قد حدث لمرَّة واحدة ولم يتسبَّب الموظف في أي مشكلات من هذا القبيل في الماضي، فنهج "الشطيرة" (Sandwich Method) هو الأفضل.
يمكنك اتِّباع نهج "الشطيرة" من خلال ما يلي:
- ابدأ بشرح أنَّ الموظف ذو قيمة للمؤسسة وأنَّ لعمله تأثيراً إيجابياً عموماً على الشركة.
- عالِج بعد ذلك المشكلة التي حدثت، واتَّخذ الخطوات اللازمة لتجنُّب تكرارها في المستقبل.
- ثم أنهِ المحادثة بالتذكير بالقيمة التي يقدِّمها الموظف للشركة وتعزيز الخطوات التي سوف تُتَّخذ لتجنُّب تكرار هذه المشكلة.
6. تذكَّر أنَّ عليك دائماً أن تكون قدوة لموظفيك:
لطالما كان الترغيب والترهيب وسيلة لإدارة الموظفين؛ إذ يمكنك استخدام الترغيب لإغراء موظفيك بفعل ما تريد، أو استخدام الترهيب لمعاقبة الموظفين على عدم فعل ما كان متوقَّعاً منهم؛ ولكنَّ الوسيلة الأفضل، هي أن تكون قدوة لهم ولما هو متوقَّع منهم.
وكما قلت سابقاً، قد يخطئ الجميع أحياناً، بما فيهم أنت، فعندما تخطئ، تحمَّل مسؤولية ذلك؛ فجزء من وظيفتك بوصفك مديراً هو أن تكون قدوة لموظفيك، وأن تتحمَّل مسؤولية أخطائك وتتَّخذ الخطوات اللازمة لتجنُّب تكرار الشيء نفسه في المستقبل؛ ففي نهاية المطاف، لا يمكنك أن تتوقع من موظفيك أن يعترفوا بالأخطاء إذا لم تكن مثالاً يُحتذى به.
يجب أن تكون هناك عملية قائمة عندما تحدث أمور كهذه؛ لذا اعترف بالمشكلة، وحلِّل السبب الجذري لحدوثها، ونفِّذ الإجراءات اللازمة لتجنُّب تكرار الخطأ، وقيِّم الحل الذي توصلت إليه، وإذا نجح، فتجاوَز الأمر وامض قدماً في العمل.
7. كُن ذكياً عند بناء فريقك:
بصفتك مديراً، تضطر إلى التعامُل مع الكثير من المواقف والأشخاص والشخصيات المختلفة، كما ستُمنَح أحياناً المزيد من المسؤوليات الجديدة، بما في ذلك أموراً مثل إعداد الميزانية، وتوقُّعات المبيعات، والعروض التقديمية، وكشوف المرتبات؛ لذا فكِّر بجدية في نقاط قوتك وضعفك حتى تتمكَّن من توظيف الأشخاص وفقاً لذلك.
يتعيَّن عليك أن توظِّف أشخاصاً يعززون نقاط قوتك ويساعدونك في التغلُّب على نقاط ضعفك، هناك مقولة قديمة تقول: "وظِّف برويَّة، واطرد على عجالة"؛ وبالتالي يجب أن تتأنَّى في العثور على الشخص المناسب للوظيفة.
وبمجرد أن تدرب الموظف وتمنحه جميع الأدوات اللازمة للوظيفة، يمكنك تقييمه؛ فإذا كان لا يرقى إلى مستوى التوقعات -التي كنت واضحاً بشأنها!- لأي سبب من الأسباب، فقد يكون من الأفضل إقالته بسرعة والبحث عن شخصٍ جديد.
لقد رأيت العديد من المواقف إذ يُعيَّن شخص في وظيفة غير مؤهل لها أو لا يستطيع القيام بعمل جيد فيها ويظل هناك عاماً بعد عام، في الواقع، سيؤدِّي الاحتفاظ بالأشخاص الخطأ إلى إلحاق الضرر بفريقك، وإثارة الاستياء لدى أعضاء الفريق الآخرين، وستقضي الكثير من الوقت في مهاترات لا طائل منها بدلاً من التركيز على الأمور الأكثر أهمية.
ويعود هذا في واقع الأمر إلى تحمُّل مسؤولية أخطائك؛ فلقد أخطأت عندما وظَّفت شخصاً غير مناسب؛ لذا أقِله بسرعة، وصحِّح خطأك من خلال تعيين الشخص المناسب والمضي قدماً.
8. حافِظ على موقف إيجابي وعزِّزه داخل فريقك:
لقد تعاملنا جميعاً مع مدير متذمِّر أو زميل عمل لم يبدِ أي اهتمام بعمله؛ فهل احترمتهم أو أعجبتَ بهم؟ بالتأكيد لا؛ فالناس ينجذبون تلقائياً إلى الأشخاص الذين يتحلُّون بموقف إيجابي من العمل؛ إذ يجعل التحلِّي بموقف إيجابي عملك أسهل كثيراً بوصفك مديراً؛ وسيميل الناس إلى اتِّباع أوامرك بالتأكيد.
لذا شجِّع فريقك على تبادل الأنشطة والتعامل بروح الفريق مع بعضهم بعضاً، نحن ندرك حقيقة وجود فرد في الفريق لا يحب جميع الأعضاء الآخرين أو أنَّ الجميع قد لا يتآلفون مع بعضهم بعضاً؛ لذا استخدم بعض تمرينات بناء الفريق بوصفها طريقة للحرص على بقاء الفريق موجهاً نحو الهدف.
9. لا تنسَ استخدام التعزيز الإيجابي:
كثيراً ما ننشغل بالعمل للغاية؛ فبصفتنا مديرين، نتعامل عادةً مع العديد من القضايا والمشكلات والمواعيد النهائية في وقتٍ واحد، وننسى أن نشكر الموظفين على جهودهم.
لا تعتقد بأنَّ موظفيك يؤدون عملهم وهذا واجبهم فحسب؛ فربما جعل الموعد النهائي الذي تقدَّم موعده، والمشروع المفاجئ الذي كُلِّفَ به فريقك، حياة الجميع أكثر صعوبة؛ لذا فعندما ينتهي هذا المشروع في الوقت المحدَّد أو عندما تحدِّد الموعد النهائي الجديد، لا تنسَ إظهار الامتنان لأعضاء فريقك الذين لولاهم ما أُنجِزَ هذا العمل، واعلم أنَّ التحلِّي بموقف إيجابي يجعل منك قائداً أكثر نجاحاً وتأثيراً في موظفيه.
يقوي التعزيز الإيجابي علاقة المدير بالموظف أيضاً؛ إذ يمكنك القيام بذلك بالعديد من الطرائق المختلفة، وقد تختلف الطريقة حسب الشركة، فقد يسمح البعض بيوم إجازة إضافي، أو توزيع قسائم الهدايا، أو حتى التقدير والشكر أمام العلن، أيَّاً كانت الطريقة التي تقدِّر بها موظفيك، من الهام أن تفعلها وتقدِّر إنجازاتهم.
في الختام:
يتحمل المديرون مسؤوليات ووظائف متعددة يجب إجراؤها، ويمكنني أن أضمن أنَّ إحدى أهم مهام الإدارة هي استخدام جميع أصول الشركة بأكثر الطرائق كفاءة وإنتاجية، وإذا كنت تدير موظفين، فاعلم أنَّهم يمثلون أحد أكبر أصول الشركة التي يجب عليك إدارتها بأكبر قدر ممكن من الإنتاجية.
ومن خلال منح موظفيك التدريب المناسب مسبقاً، وممارسة تقنيات التواصل الجيدة، يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في إصلاح الأخطاء والتركيز على تسليم المشروعات والأعمال الجديدة في الوقت المحدَّد، وقد يعني هذا زيادة هائلة في الإنتاجية بأقل التكاليف.
لم أعرف أي رئيس لا يرغب في تحسين أداء فريقه بأقل التكاليف أو دون تكاليف تُذكر؛ لذا أعِدَّ نفسك للنجاح باتِّباع هذه النصائح التسعة لتحسين مهارات إدارة الفرق وتعزيز الأداء والإنتاجية.