ينفق العديد من المشرفين الكثير من الوقت في حل المشاكل التي يمكن أن يعالجها موظفوهم بشكل أفضل منهم، وفيما يلي مدخل أساس لحل المشاكل:

 

الخطوة رقم 1: حدود المشكلة

قد لا تطفو المشكلة الحقيقية على السطح إلا بعد تجميع الحقائق وتحليلها، لذلك ابدأ بوضع افتراض يمكنك أن تؤكده أو تنفيه مستقبلاً.

 

الخطوة رقم 2: تجميع الحقائق والمشاعر والآراء.

ماذا حدث؟ أين ومتى وكيف حدث ذلك؟ ما حجم ومجال وشدة ما حدث؟ من وماذا تأثر بما حدث؟ هل يحتمل تكرار ذلك؟ هل يلزم أي إجراء تصحيحي؟ قد تجبر ظروف الوقت والنفقات الأشخاص المكلفين بحل المشاكل على دراسة ما يجب عمله ووضع أولويات للعناصر الأكثر أهمية.

 

الخطوة رقم 3: إعادة تعريف المشكلة.

تساعدك الحقائق على هذا، وتقدم لك البيانات اللازمة، وقد تختلف أو لا تختلف المشكلة عن المذكور في الخطوة رقم 1.

 

الخطوة رقم 4: تحديد الحلول البديلة.

ابتكر الأفكار، ولا تستبعد أية حلول ممكنة إلا بعد مناقشة العديد منها.

 

الخطوة رقم 5: قم بتقييم البدائل.

أي منها يقدم الحل الأفضل؟ ما المخاطر المتضمنة؟ هل تتماشى النفقات مع المنافع؟ هل ستخلق الحلول مشاكل جديدة؟

 

الخطوة رقم 6: قم بتطبيق القرار.

من يجب أن يشارك؟ إلى أي مدى؟ كيف ومتى وأين؟ من سيتأثر بالقرار؟ ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟ كيف سيتم إبلاغ النتائج والتحقق منها؟

 

الخطوة رقم 7: تقييم النتائج.

اختبر الحلول مقابل النتائج المرجوة، وعدّل الحل إذا أردت الحصول على نتاج أفضل.

 

إجراء تقييم ما قبل التفويض

 

تعتبر مرحلة التخطيط التي تسبق تفويض العمل بمثابة فرصة ينتهزها المدير لتنظيم توزيع وجدولة العمل في وحدته. إن جودة الإعداد تحدد إلى حد كبير نجاح عملية التفويض، والمديرون الذين يتجاهلون التخطيط هم –عادة- الذين يحتكرون الكثير من العمل لأنفسهم، أو الذين يغرقون موظفيهم بالعمل دون تفرقة. اسأل نفسك الأسئلة التالية مسبقاً، كي تساعدك على اتخاذ أفضل قرارات التفويض:

1.     ما العمل الواجب إنجازه؟

2.     ما العمل الذي يمكن ويجب تفويضه؟

3.     ما أفضل توفيق بين العمل وقدرات واهتمامات الموظفين؟

4.     من هم الذين سيساعدهم التفويض على تطوير أنفسهم؟

5.     من يستطيع إنجاز العمل الآن؟

6.     من يمكن تدريبه للقيام بالعمل؟

7.     ما عبء العمل الحالي الملقى على كاهل الموظفين، وما مستوى أدائهم؟

8.     ما أفضل أسلوب عمل- غير إنجازه بنفسي- مع الأخذ بالاعتبار قيود الوقت؟

تعتبر قائمة الفحص والجداول الموجودة في الملف المرفق وسائل جيدة لتلخيص وتسجيل أفكارك.