9 منهجيات يابانية لتعزيز الإنتاجية:
يتبع اليابانيون 9 منهجيات لمساعدتهم في تعزيز إنتاجيتهم، وهي كالتالي:
1. كانبان (Kanban):
إنَّ نظامَ كانبان أسلوبٌ مرئيٌّ لإدارة سير فرق العمل والموظَّفين والمؤسَّسات، وهي كلمة يابانية تعني "الإشارة المرئية" أو "البطاقة"، ولقد سهَّلَتْ هذه المنهجية تعزيز الإنتاجية؛ لأنَّها تتيحُ إدارةَ جميع المهامِ في مكانٍ واحدٍ.
تنقسمُ الأعمدة على لوحة كانبان إلى ثلاثة أقسام: المهام الجاهزة، والمهام قيد العمل، والمهام المكتملة، ثُمَّ تُكتَب المهام على ملصقات، وتوزَّعُ على الأعمدة الثلاثة، كما يمكن تصنيف المهام إلى مشاريع باستخدام الألوان، وعند إنجاز مهمَّةٍ ما، تُنقَلُ من عمودٍ إلى آخر، وتوجدُ أيضاً تطبيقات خاصة بنظام كانبان مثل: تريلو (Trello) و"أسانا" (Asana) و"كانبانايز" (Kanbanize).
ما يُميِّزُ العملَ باستخدام منهجية كانبان؛ القدرة على استبدال قوائم المهام فور الانتهاء منها، فتستطيعُ التركيز على مهامك، وإنجازها في الموعد المحدد، وشطبِ كلِّ مهمَّة تُكملُها. إضافة إلى ذلك، تساعدُك منهجية كانبان على ترتيب مهامك وفق أولوياتها، وهذا يجعلك تبتعدُ عن التسويف.
نظام كانبان فعَّالٌ جداً، فتستطيع - من خلال تصوُّر النتائج التي تريد تحقيقها - التخطيط لمهام اليوم والأسبوع والشهر بفاعليَّةٍ أكبر، وهذا يسهِّل تنظيم الأمور أكثر بكثير من كتابة قوائم مهام طويلة قد تؤدي إلى الفوضى.
2. كايزن (Kaizen):
كلمة كايزن مشتقة من كلمتين يابانيتين ترجمتهما: "التغيير الإيجابي" أو "التحسين"، ولكنْ أصبحَ معناها الشائع "التَّحسين المستمر".
يقول "ماساكي إيماي" (Masaaki Imai)، مؤسس "معهد كايزن" (Kaizen Institute): "تعني كايزن الاستمرارَ في تحسين الحياة الشخصية والاجتماعية والعملية، وتعني في مكان العمل التَّحسُّن المستمر الذي يشمل جميع الموظفين، المديرين منهم والعاملين".
بدأتْ الشركات اليابانية ممارسة منهجية كايزن بعد الحرب العالمية الثانية؛ لزيادةِ جودة الإنتاج، وتحسينِ العمل، ومبدأ منهجية كايزن؛ التخلُّص من الهدرِ والتكرار في العمليات، وهذا يؤدِّي إلى تعزيز الكفاءة تدريجياً، وإنجازِ المهام بصورةٍ أسرعَ وأفضلَ.
يمكنُ تطبيق منهجية كايزن على عددٍ من المجالات الأخرى غير الأعمال والإنتاج، وتستطيع من خلالها تحسين أيِّ شيء يتضمَّن عملية تتدرَّج إلى أن تبلغ النتيجة المثلى، كما أنَّ التَّحسين المستمر كفيلٌ بإبقائنا على المسار الصحيح.
3. إيكيجاي (Ikigai):
تعني كلمة إيكيجاي في اللُّغة اليابانية "سببُ الوجود"، وهو كلُّ ما يَمنحُ المرءَ السعادةَ في الحياة، ويلهمُه على النهوضِ للعمل كل صباح. تشيرُ كلمة إيكيجاي في الثقافة الغربية إلى العثورِ على وظيفة أحلامك، وليس العثور على السَّلام الداخلي كما هو الحال في الفلسفة اليابانية، فإذا جمعت بين العناصر الأربعة الآتية في حياتك المهنية، فهذا يعني أنَّك وجدْتَ وظيفةَ أحلامك:
- الشَّغف.
- المهارات التي تجيدها.
- أنواع ُالعمل التي يمكنك الحصول على أجر لقائها.
- عملٌ تخدمُ به العالم.
فوائد منهجية إيكيجاي:
لمنهجية إيكيجاي فوائد عديدة، أهمها:
- يعتقدُ معظم اليابانيين أنَّ إيكيجاي تؤدِّي إلى عيشِ حياةٍ أطولَ وأكثرَ سعادةٍ.
- إنشاءُ أسلوبِ العمل الذي يناسبك.
- إنشاءُ علاقاتٍ اجتماعيةٍ قويَّة في العمل.
- الحفاظُ على توازنٍ صحيٍّ بين العمل والحياة الشخصية.
- تحقيقُ الأحلام المهنية.
- الاستمتاعُ بالعمل.
يدفعُك اكتشاف "سبب وجودك" أو "الإيكيجاي" وفهمه إلى تعزيزِ مستواك على الصعيدين الشخصيِّ والمهنيِّ.
4. جيدوكا (Jidoka):
يضمنُ اتِّباع منهجية جيدوكا، والتي يشير إليها الكثيرون بــ "الأتمتة الذكية" أو "الأتمتة بلمسة إنسانية"، تحقيقَ الجودةِ في تطوير المنتجات وتصنيعها، فعن طريقِ اكتشافِ الأخطاء وتداركها، يمكن الالتزام بالوقت والسرعة المطلوبة لتصنيع المنتجات.
تتكوَّن منهجية جيدوكا من أربع مراحل، ويمكن أتمتة أول مرحلتين، بينما عادة ما تكون المرحلتان التاليتان يدويتين.
- تحديدُ المشكلة.
- إيقافُ العمليَّة على الفور.
- حلُّ المشكلة.
- التحققُ من السببِ الحقيقي للمشكلة.
يستطيع أرباب العمل اتباع هذه المراحل الأربع لمعالجة المشكلات، وتداركِ الأخطاء المتعلِّقة بالجودة دون الحاجة إلى إيقاف العملية بأكملها.
5. نظام "5S":
نظامٌ ياباني لتنظيم مكان العمل والحفاظِ على النَّظافة والنِّظام والكفاءة، ويشير إلى ما يأتي:
- التَّصنيف أو الفرز (Sort)، وهي إزالة الفوضى من مكان العمل قدر الإمكان.
- التَّرتيب (Set in order)، ترتيب العناصر المتبقية بشكلٍ منطقي.
- التَّنظيف (Shine)، تنظيفُ مكان العمل بانتظام.
- التَّوثيق (Standardize)، توثيقُ هذه الممارسات الخمسة للتأكُّد من أنَّ الجميع يطبِّقها.
- الإدامة (Sustain)، الحفاظ على هذه الممارسات الخمسة.
تُعدُّ منهجية "5S" طريقة بسيطة، ولكنَّها فعالة لزيادة الكفاءة والإنتاجية، وتسهمُ في إنشاء بيئة عملٍ أكثرَ إنتاجيةٍ وإيجابيةٍ.
نصائح لتطبيق منهجية "5S":
- نَظِّمْ أماكن التخزين، ورتِّبْ العناصر باستخدام العلامات والألوان.
- نَظِّمْ مساحة العمل عن طريق تحديد أوقاتٍ للتنظيف أسبوعياً أو شهرياً، يمكنك استخدام رسائل التذكير للالتزام بذلك.
- طبِّقْ الشعور بالمساءلة عبر حثِّ فريقك على استخدام منهجية "5S".
6. مودا (Muda) ومورا (Mura) وموري (Muri):
تشير مودا، ومورا، وموري إلى أيِّ نوع من أنواع الهدر؛ إذ تعني كل منها ما يأتي:
- تعني كلمة مودا النشاطَ معدوم أو قليل النفع لأيِّ منتجٍ أو خدمةٍ.
- في سياق العمليات، تشير كلمة مورا إلى في الإجراءات.
- تعني كلمة موري التوتُّر، أو تحميل الآلة أو الشخص أكثر من الطاقة التي يستطيع تحمُّلها.
لزيادة الإنتاجية، يجب التخلُّصَ من جميع أنواع الهدر هذه، وأفضل طريقةٍ لذلك هي تحديدها والتخلُّص منها، وتحسين سير العمل، وتقليل التوتر.
7. شينرين يوكو (Shinrin-Yoku):
شينرين يوكو أو "الاستجمام في الطبيعة": التنزُّه وسط أحضان الطبيعة للاسترخاء، فقد وجد الباحثون منذ فترةٍ طويلةٍ أنَّ الطبيعة تُعزِّزُ التَّركيز وتقلِّلُ التوتر.
للتغلُّبِ على الكسل، يمنح الاستجمام في الطبيعة الطَّاقة اللازمة للاستمرار في العمل، على سبيل المثال: يمكنك قضاء الاستراحة في المشي لمسافة قصيرة بالخارج، وتشيرُ الدراسات إلى أنَّ التنزُّه ساعتين أسبوعياً في الطبيعة، مثل الحدائق والغابات والشواطئ، يُحسِّن الصحة والسلامة النفسية.
شاهد بالفيديو: 12 عادة يومية تزيد إنتاجيتك دون توتر
8. هو-رين-سو (Ho-Ren-So):
هو-رين-سو هي اختصار للكلمات الآتية:
- هوكوكو (Houkoku)، وتعني الإبلاغ أو رفع التقارير.
- رينراكو (Renraku)، وتشيرُ إلى التواصل أو الاتصال.
- سودان (Soudan)، وتعني الاستشارة أو طلب النُصح.
تُعَدُّ هو-رين-سو إحدى أهم مهارات الموظفين؛ فيتعلَّمها الموظَّفون الجُدد في أثناء تدريبهم؛ كي يكون التواصل في الشركة فعالاً.
تساعدُ منهجية هو-رين-سو الشركات على حلِّ مشكلاتها بسرعة وتجنُّب الوقوع فيها، إضافة إلى ذلك، جميعُ أفراد الفريق مسؤولون عن مهامهم ما إنْ يتم إبلاغهم عنها.
9. وابي سابي (Wabi-Sabi):
فكرة فلسفة وابي سابي هي رؤيةُ الجمال في انعدام الكمال، وطبيعة الحياة الآخذة إلى الزوال، أمَّا في سياق الإنتاجية، فتشجِّع هذه المنهجية على تقبُّل الأخطاء، وتَجنُّبُ الرغبةَ في بلوغ الكمال، وهذا يجعلنا نتَّبع أسلوب عملٍ أكثر صحَّةً وتوازناً.
عندما نتقبَّل الأخطاء ونتعلَّم منها، نُحقِّق نمواً أكبر، وبعد الاستغناء عن فكرة الكمال، يصبح تحقيق التقدم أولويتنا.
نصائح تطبيق المنهجية:
إليك النصائح الآتية لتطبيق هذه المنهجية:
- قدِّر جهودك والتقدم الذي تحرزه، بصرف النَّظر عن العيوب، بوصفه شكلاً من أشكال ممارسة التعاطف الذاتي.
- مارسْ اليقظةَ الذهنية باستخدام تطبيقات مثل: "هيد سبيس" (Headspace).
- أنشِئْ ثقافةً تنظيمية قائمةً على إظهار الضعف وتحقيق النمو، عبر مشاركةِ تجاربك والصعوبات التي تواجهها مع زملائك.
كيفية استخدام منهجيات الإنتاجية اليابانية:
من الممكن استخدام منهجيات الإنتاجية اليابانية بعدة طرائق مختلفة، وفيما يأتي بعض النصائح التي يجب وضعها في الحسبان:
1. ابدأْ بدايةً بسيطة:
بدلاً من محاولة تجربة جميع المنهجيات، وإجراء كثير من التغييرات دفعة واحدة، حاوِلْ إجراءَ بعض التغييرات في كلِّ مرَّة، وأتقنْ استخدام منهجية معينة قبل الانتقال إلى غيرها.
2. تمتَّع بالمرونة:
لا بأسَ بتعديل المنهجيات لتناسب ما تفضِّله وتحتاجه، فعندما يتعلَّق الأمر بالإنتاجية، لا يوجد حلٌّ واحدٌ يناسبُ الجميع.
3. تحلَّ بالصبر:
تستغرق نتائج استخدام منهجيات الإنتاجية وقتاً لتظهر؛ لذلك لا تفقد حماستك في حال لمْ ترَ النتائج على الفور.
4. خذْ فتراتَ راحة:
يعملُ اليابانيون لساعات طويلة، ولكنَّهم يعوِّضون نقص النوم بممارسةٍ تُدعى "إينيموري" (inemuri)، وهي أخذ قيلولات قصيرة في أثناء الاجتماعات أو في رحلة العودة إلى المنزل، أو عند انتظار القطار بعد قضاء ليلة طويلة في الخارج، فيحافظ ذلك على تركيزهم ويساعدهم على استعادة نشاطهم.
5. توقَّفْ عن تعدُّد المهام:
هناك فكرة خاطئة مفادها أنَّ تعدُّدَ المهام يزيدُ الإنتاجية، ولكنْ قدْ يؤدِّي ذلك إلى نتيجةٍ مناقضة ويعوقُ تقدُّمك؛ لأنَّ التبديل بين المهام باستمرار يؤدِّي إلى ارتكاب الأخطاء، وانخفاض الإنتاجية.
6. فوِّضْ المهام:
جرِّبْ تفويض المهام للآخرين لتتمكَّن بذلك من التَّركيز على الأمور الهامَّة أكثر.
7. ارفُضْ الطَّلبات التي لا تناسبك:
إذا كانَ الطلب سيستهلك كثيراً من وقتك أو طاقتك، فلا بأسَ في رفضه، فالحفاظ على وقتك، والتركيز على المهام الهامة سيكون أسهل عندما تتعلَّم الرفض.
8. اعتنِ بنفسك:
ممارسةُ التمرينات الرياضية بانتظام، والأكل الصحي، وأخذُ قسطٍ كافٍ من النوم، جميعها أمور هامة. سيمنحُك الاعتناء بنفسك مزيداً من الطَّاقة والتَّركيز حتى تكونَ أكثر إنتاجية.
أسئلة شائعة حول المنهجيات اليابانية لتعزيز الإنتاجية:
1. هل منهجيات الإنتاجية اليابانية فعَّالة؟
لا توجدُ إجابةٌ محدَّدةٌ عن هذا السؤال تناسبُ الجميع؛ لأنَّ فاعليَّة منهجيَّات الإنتاجيَّة اليابانيَّة تعتمدُ على اختلاف المواقف والأشخاص؛ ولكنَّها أثبتت فاعليَّتها في زيادة الإنتاجيَّة.
2. ما هي فوائد استخدام منهجيات الإنتاجية اليابانية؟
- تحسين الإنتاجية والكفاءة.
- تقليل الأخطاء والهدر.
- تعزيز رضى الموظفين ومعنوياتهم.
- تعزيز جودة المنتجات والخدمات.
- زيادة الأرباح.
3. ما هي الصعوبات التي ترافقُ استخدام منهجيات الإنتاجية اليابانية؟
- ضرورة تغيير الثقافة التنظيمية.
- الحاجة إلى التَّعليم والتدريب.
- ضرورة التزام الموظفين والإدارة بها.
- تقبُّل التغيير.
4. ما هي المنهجية الإنتاجية اليابانية المناسبة لي؟
يعتمد اختيار المنهجية المناسبة على ما تحتاجه وتفضِّله، فيمكنك أن تضع العوامل الآتية في الحسبان:
- حجم المؤسسة ودرجة تعقيدها.
- مجال العمل.
- أسلوبك في التعلُّم.
ننصحُك بالاطِّلاع على مزيدٍ من المعلومات عن المنهجيات المختلفة إذا لم تحدِّدْ المنهجية التي تناسبك، ويمكنك أيضاً أنْ تطلبَ آراءَ الأشخاص الذين استخدموا منهجيات الإنتاجية اليابانية.
5. كيف يمكنني الحصول على مزيد من المعلومات عن منهجيات الإنتاجية اليابانية؟
تُتاح عدة مصادر لذلك، مثل الكتب الآتية:
- "طريقة تويوتا: 14 مبدأ للإدارة من أعظم الشركات المصنِّعة في العالم" (The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer) بقلم جيفري لايكر (Jeffrey Liker).
- "فلسفة كايزن: مفتاح النجاح التنافسي لليابان" (Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success) بقلم ماساكي إيماي (Masaaki Imai).
- "الشركة الناشئة المرنة: كيف يستخدم رواد الأعمال الابتكار المستمر لإنشاء مشاريع ناجحة" (The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses) بقلم إريك ريس (Eric Ries).
في الختام:
تتوفر عدة دورات عبر الإنترنت لتعلُّم منهجيات الإنتاجية اليابانية، ومن المنصات الشهيرة التي تقدمها: "يوديمي" (Udemy) و"كورسيرا" (Coursera) و"لينكدإن ليرنينغ" (LinkedIn Learning).
أضف تعليقاً