Top


مدة القراءة:7دقيقة

8 استراتيجيات في إدارة الوقت يمكن أن تُغيِّر طريقة عملنا

8 استراتيجيات في إدارة الوقت يمكن أن تُغيِّر طريقة عملنا
الرابط المختصر

لا يقضي الموظفون -أسبوعيَّاً- أكثر من 40% من وقتهم في أداء أعمالٍ هامَّةٍ فعلاً.




هذه هي النتيجة المميزة التي توصَّل إليها استطلاعٌ حديثٌ أُجرِي مع 2010 موظفين، حيث وَجَد الاستطلاع أنَّ الخلل في تنظيم الوقت سببه عدة أمور، ومن بينها: الرسائل الإلكترونية (16%)، والمهام الإدارية (12%)، وكثرة الاجتماعات (10%)، أو الاجتماعات العقيمة منها (8%)؛ إضافةً إلى فترات الانقطاع عن العمل، والأمور الطارئة التي أضحت جزءاً اعتياديَّاً من برامج عملنا خلال الأسبوع.

إذا كنت تقول: "لو كان بإمكاني استعادة 20% فقط من ذلك الوقت"، فاطمئن؛ إذ ثمَّة عدة طرائق وضعها مجموعةٌ من المستشارين، وعلماء النفس، والخبراء، والمعلمين، والمدربين المتخصِّصين في عالم الأعمال.

تُعَدُّ مسألة إدارة الوقت -التي تُعرَف بأنَّها: "القدرة على وضع خطةٍ تنظِّم الساعات التي يقضيها الشخص خلال اليوم، ومراقبتها؛ لكي يحقق أهدافه بفعالية"، مسألةً مُلحَّةً في هذه الفترة التي يميِّزها كثرة التشتت الذهني المُستمر، والتي قد تبدو فيها القدرة على تركيز الانتباه ساعاتٍ متواصلةً قدرةً خارقة.

يتَّفق خبراء إدارة الوقت مع ضرورة إنشاء بيئةٍ تعزِّز الإنتاجية والكفاءة؛ لكنَّ هذه الاستراتيجيات تعالج أيضاً قضايا مثل: المماطلة، وميل البشر إلى تقسيم ساعات عملهم إلى فترات، والحاجة إلى تحديد الأولويات، وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

يقدم أشخاصٌ يحظون باحترامٍ كبيرٍ في مجال إدارة الوقت الاستراتيجياتَ الثمانية المذكورة في هذا المقال، ويطرح كلٌّ منهم خطَّةً لتعزيز الإنتاجية على المستويَين الشخصي والمهني. إليك بعض هذه الاستراتيجيات:

1. العمل العميق:

يذكُر الكاتب وأستاذ علوم الكمبيوتر في جامعة جورجتاون "كالفين نيوبورت" (Calvin C. Newport) أنَّ بإمكاننا تعزيز الإنتاجية من خلال التخلُّص من مصادر تشتيت الانتباه قبل البدء بالمهام المُعقَّدة والشاقَّة التي تحتاج إلى تفكيرٍ عميق؛ كما طرح "نيوبورت" المصطلحَ أوَّل مرَّةٍ في مقالةٍ في عام 2012، وألَّف لاحقاً كتاباً حول الموضوع، وأطلق عليه اسم "العمل العميق".

وفقاً لـ "نيوبورت": يقضي معظم الموظفين العاملين في مجال المعلومات والبيانات حياتهم في حالةٍ من التشتت الذهني، ويخصصون الكثير من الوقت لمهاراتٍ ضئيلة القيمة ومهام تافهة، مثل: الرد على الرسائل الإلكترونية. تُعَدُّ هذه طريقة عملٍ تفتقر إلى الكفاءة، وتؤدي إلى الإحساس بالفراغ العاطفي، وبأنَّ العمل الذي يؤدُّونه أقلّ من رائع.

يمكننا من خلال إتقان القدرة على العمل بعمق -الذي يصفه نيوبورت بأنَّه "أنشطة مرهقة ذهنيَّاً، وتستثمر التدريبات التي نؤديها للحصول على نتائج نادرة وثمينة"- إحراز مزيدٍ من النتائج الثمينة، والإحساس بشغفٍ أكبر تجاه أعمالنا؛ إذ إنَّ العمل العميق هو القدرة على تركيز الاهتمام على المهام المرهقة ذهنيَّاً دون تشتيت الانتباه عنها.

تلائم هذه الاستراتيجية الأشخاص الذين لا يجدون وقتاً يخلو من الأحداث التي تقطعهم عن أداء عملهم في أثناء تنفيذ المهام المرهقة ذهنيَّاً، مثل: تطوير خطة عمل، أو كتابة أطروحة، أو تصميم هويةٍ جديدةٍ للعلامة التجارية، أو حلّ المعادلات الرياضية المُعقَّدة، إلخ.

إقرأ أيضاً: كيف تستخدم العمل العميق لتتجنّب ما يلهيك وتزيد من إنتاجيتك

2. تقنية بومودورو:

وضع الاستشاري المختص بشؤون الأعمال "فرانشيسكو سيريلو" (Francesco Cirillo) استراتيجيَّةً لإدارة الوقت تُدعَى (تقنية بومودورو)، حيث يبيِّن هذا النظام أنَّ الناس يركِّزون انتباههم خلال جلسات العمل التي تتخلَّلها فترات من الاستراحة.

يوضِّح "سيريلو" خطوات تطبيق تقنية بومودورو بالتفصيل في كتابه الذي يحمل العنوان نفسه، وتتمحور هذه التقنية حول تحديد مقدار الوقت الذي تحتاج إليه لإتمام أنشطتك اليومية، وذلك من خلال حساب عدد الفترات الزمنية التي يبلغ طول كلٍّ منها 25 دقيقةً لإنجاز أنشطتك، واستخدام هذه المعلومات لوضع جدول مُنظَّم.

سمَّى سيريلو الطريقة باسم ساعة المؤقِّت التي كانت على شكل ثمرة طماطم، والتي كان يستخدمها في المطبخ حينما كان طالباً.

لتقنية بومودورو ستَّة أهداف، وهي:

  1. تحديد حجم الجهد الذي تحتاج إليه المَهمة لتحديد كم "جلسة بومودورو" -جلسة عمل تمتد لـ 25 دقيقة- يحتاج إنهاء العمل.
  2. حماية "جلسة بومودورو" (جلسة العمل) خاصتك من مصادر التنبيه والتشويش الخارجي.
  3. التأكُّد من أنَّك حدَّدتَ بدقَّةٍ كم "جلسة بومودورو" تحتاج لإنهاء كلِّ نشاط.
  4. استثمار الوقت المخصص للجلسة للعمل؛ لكن مع محاولة إعادة المَهمَّة وتكرارها أيضاً.
  5. وضع جدول عمل بناءً على عدد المهام الموجودة على قائمة المهام، وعلى عدد "جلسة بومودورو" التي يحتاج إليه إنجازها.
  6. يعزز استعمال تقنية بومودورو لتحديد هدفٍ شخصي -بعد إتقان الأهداف الخمسة الأولى- كفاءتك.

تعلِّمك تقنية بومودورو أن تعمل مع الوقت عوضاً عن العمل ضده، وتلائم هذه الاستراتيجية الأشخاص الذين يُفضِّلون تقسيم المهام الكبيرة إلى فتراتٍ زمنيَّةٍ قصيرة، أو أخذ أقساطٍ من الراحة لاستعادة النشاط بين الفينة والأخرى؛ كما تُعَدُّ مناسبةً أيضاً للأشخاص الذين يُفضِّلون الالتزام بجدول عمل صارم.

إقرأ أيضاً: أفضل تطبيقات مؤقتات بومودورو لتزيد من إنتاجيتك

3. "إنجاز المهام" (GTD):

ابتكر خبير الإنتاجية "ديفيد آلن" (David Allen) استراتيجية "إنجاز الأمور" (GTD) أو "إنجاز المهام"، وهي نظامٌ يساعدك في مراقبة الأفكار والمهام والمشاريع.

تُعَدُّ طريقة "إنجاز المهام" طريقةً لاستثمار الخواطر والأفكار الإبداعية التي تجول في الذهن، ومنع مسؤوليات العمل ومسؤوليات الحياة التافهة من التأثير فيها.

ثمَّة في نظام "إنجاز المهام" خمس خطواتٍ تعيد الانضباط إلى الأمور التي تسودها الفوضى، وهي:

  1. الضبط: دوِّن أيَّ شيءٍ تحتاج إلى القيام به من مهام لها علاقة بالعمل، وأهدافٍ شخصية، وأفكارٍ إبداعية.
  2. الوضوح/العملية: حدِّد الأمور التي تحتاج إليها لإنجاز تلك المَهمة، أهو أمرٌ تستطيع عمله بسرعة؟ أم أنَّها مَهمةٌ أطول يحتاج تنفيذها إلى عدة خطوات؟ إذا كان العمل يحتاج إلى دقيقتَين أو أقل، فقم به فوراً؛ وإذا لم يكن كذلك، فضعه على قائمة المهام، وأدِّهِ في وقتٍ لاحق.
  3. التنظيم: حدد بحسب طبيعة المَهمة إن كانت قابلةً للتنفيذ الآن، أو إن كانت تحتاج إلى التأجيل إلى وقتٍ لاحق؛ ثمَّ نظِّم المهام بعد ذلك بحسب "المشروع" (مبادرة العمل التي ترتبط بها المَهمة تحديداً)، و"الوقت" (المدة التي تستغرقها)، و"السياق" (الشخص الذي تحتاج إلى طلب المساعدة منه).
  4. التفكير/المراجعة: عُد بانتظامٍ إلى المهام أو الأهداف التي لا تزال في طَور التنفيذ، وحدد التقدُّم الذي أحرزتَه والأمور التي تستطيع أن تفعلها من أجل تحسين العملية.
  5. التنفيذ: اعتمد على مبادئ النظام في المضي إلى تحقيق الأهداف، وتأكَّد من أنَّك تتَّبع الخطوات المناسبة لإنجاز المهام.

لقد خُلِق العقل لابتكار الأفكار، وليس للاحتفاظ بها. تلائم هذه الاستراتيجية الأشخاص الذين يواجهون مشكلةً في مراقبة أفكارهم العديدة، أو يُحِسُّون بأنَّهم بحاجةٍ إلى المساعدة في الحفاظ على التزاماتهم الشخصية والمهنية.

4. "عادة الآن":

يناقش كتاب "عادة الآن" (The Now Habit) -كتابٌ يتحدَّث عن المماطلة، ألَّفه عالم النفس وخبير الإنتاجية "نيل فيوري" (Neil Fiore)- المشاكل الخفية التي تشجع المماطلة، مثل: السعي إلى بلوغ الكمال، أو الإرباك الذي سبَّبته الأهداف.

تقول الفكرة التي يريد أن يوصلها فيوري، والتي صاغها خلال السنوات التي قضاها في العمل طبيباً نفسيَّاً مع المرضى: "القلق الذي نُحِسُّ به عند بداية المهام أو عند الانتهاء منها هو الذي يمنع معظم الناس من اتِّخاذ الخطوة الأولى"، ويرى أنَّ المماطلة حيلةٌ نفسيةٌ للتخفيف من وطأة الإحساس بالقلق.

تتألف "عادة الآن" من 10 مبادئ، هي:

  1. توضيح السبب الأساسي الذي يدفع البشر جميعاً إلى المماطلة.
  2. تحديد مصدر المماطلة في حياتك.
  3. مراقبة الوقت.
  4. استيعاب علاقة الخوف والأمان بالمماطلة.
  5. استثمار الإحساس بالقلق لصالحك.
  6. تغيير طريقة الكلام؛ وذلك لأنَّ الكلمات مؤثِّرة.
  7. الأخذ في الحسبان أنَّ قضاء مزيدٍ من الوقت في التسلية واللعب يؤدِّي إلى تقديم عملٍ بنوعية جيدة.
  8. اتِّباع عادة "الحذف من جدول الأعمال"، والتي تتعلَّم من خلالها تحدد مواعيد لممارسة أنشطة الاعتناء بالنفس أوَّلاً.
  9. استعمال التفكير ثلاثي الأبعاد للاستعداد للمهمة، والتفكير ثلاثي الأبعاد هو التفكير في الأفكار الجديدة التي تظهر عندما تقوم بتوسيع أو تعميق أو تغيير تفكيرك فيما يتعلق بمشكلة معينة، أو تحدٍّ معين، أو اتجاهٍ أو حدث..
  10. الاستعداد للانتكاسات.

قدِّم أداءً مثاليَّاً، وحافظ على تركيزك، وأوقد شعلة الحماسة في نفسك والآخرين.

تلائم هذه الاستراتيجية الأشخاص الذين يريدون التوقُّف عن المماطلة نهائيَّاً، أو الذين يواجهون مشكلةً في منح الأولوية للاعتناء بالنفس بسبب كونهم دائمي الانشغال بالمهمات.

5. "تناول الضفدع أوَّلاً":

تشير عبارة "تناول الضفدع أوَّلاً" إلى استراتيجيةٍ في إدارة الوقت وضعها الكاتب وخبير النجاح الشخصي "برايان تريسي" (Brian Tracy)، الذي يَذكُر بأنَّه يجب عليك أن تؤدِّي أهمَّ المهام أوَّلاً، وألَّا تتابع عملك إلَّا حينما تنجزها؛ وذلك لكي تكون مُنتِجاً فعلاً.

يشير عنوان الفكرة التي طرحها "تريسي" إلى اقتباسٍ يُنسَب إلى "مارك توين" (Mark Twain) يقول فيه: "إذا كان تناول ضفدعٍ أوَّل شيءٍ تفعله كلَّ صباح، فيمكنك أن تُمضي يومك وأنت تُحِسّ بالرضا؛ لأنَّك تعلم أنَّ هذا على الأرجح أسوأ ما سيصيبك طوال اليوم".

يقول تريسي أنَّ النجاح يحتاج إلى الانضباط، وينصحنا من أجل ذلك بتنظيم المهام باستخدام ما يُطلَق عليه اسم أسلوب "أي بي سي دي إي" (A B C D E).

من أجل اتِّباع هذا الأسلوب، حدِّد أوَّلاً المهام التي يجب عليك أن تؤديها خلال اليوم كلِّه، ثمَّ رتِّبها حسب الأولوية:

  1. المهام "أي" (A): المهام التي يجب عليك أن تؤديها.
  2. المهام "بي" (B): المهام التي يُفضَّل أن تؤدِّيها.
  3. المهام "سي" (C): المهام التي من الجميل أن تؤدِّيها لكن لن يكون ثمَّة أيُّ عواقب إذا لم تفعل ذلك.
  4. المهام "دي" (D): المهام التي تستطيع تفويضها إلى الآخرين. الهدف هو تفويض أيَّ مهمة تستطيع تفويضها؛ لتستطيع الحفاظ على تركيز الاهتمام على المهام الأهم.
  5. المهام "إي" (E): المهام التي تستطيع إلغاءها.

يُعَدُّ الإخفاق في التنفيذ واحداً من أكبر المشكلات التي تواجهها المنظمات اليوم؛ لذا تلائم هذه الاستراتيجية الأشخاص الذين يؤجِّلون دائماً تنفيذ أهم مشاريعهم، أو الذين يواجهون مشكلةً في التمييز بين العمل المُلِحِّ والعمل الهام فعلاً، وقد تبيَّن أنَّها مفيدة.

إقرأ أيضاً: كيف تصبح أكثر إنتاجية باستخدام مصفوفة أيزنهاور؟

6. "الضرورة":

طوَّر الخطيب والكاتب والمعلم "جريج مكيون" (Greg McKeown) مفهوم الضرورة الذي يسعى إلى تحويل الاهتمام بعيداً عن "تحقيق مزيدٍ من الإنجازات في وقتٍ أقل"، وتركيزه على "تحقيق إنجازاتٍ أقلّ بنوعية أفضل".

يتطرَّق مكيون إلى الموضوع بالتفصيل في كتابه الذي يحمل عنوان "الضرورة: السعي المُنضَبِط إلى تحقيق إنجازاتٍ أقل" (Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less).

تقول الفكرة التي يطرحها مكيون -التي توصَّل إليها بعد 15 عاماً قضاها في دراسة الأمور التي تمنع أصحاب الإمكانات من تحقيق النجاح- إنَّ السعي المستمر إلى تحقيق مزيدٍ من الإنجازات أضحى سبباً في الإخفاق.

يقوم هذا المفهوم على مبادئ هي:

  1. حاجة الناس إلى الزمان والمكان لتحديد الأمور الضرورية.
  2. فكرة الرفض فكرةٌ مثاليةٌ بالنسبة إلى الأشخاص الذين يؤمنون بمبدأ الضرورة؛ لذا تخلَّص من الأشخاص والالتزامات التي تحرمك من تركيز الاهتمام تركيزاً حقيقيَّاً.
  3. بإمكانك من خلال التصرُّف بانتقائيَّةٍ أكبر، تركيز اهتمامٍ أكبر على الأمور الهامَّة فعلاً.

الطريقة التي يتَّبعها من يؤمن بمبدأ الضرورة ليست تحقيق مزيدٍ من الإنجازات في وقتٍ أقل، وليست تحقيق إنجازاتٍ أقل؛ بل تحقيق الإنجازات المناسبة فقط.

تلائم هذه الاستراتيجية الأشخاص الذين يُحِسُّون بأنَّهم لا ينجزون أيّ شيء؛ لأنَّهم يتولون الكثير من المشاريع دفعةً واحدة، أو لأنَّهم يتعاملون مع العديد من الأشخاص في الوقت نفسه.

إقرأ أيضاً: "التدفق": تحقيق التوازن بين التحدّيات والمهارات المطلوبة لإنجازها

7. الإدارة المعكوسة للوقت:

تسعى الكاتبة والاستشارية "جولي مورجنسترن" (Julie Morgenstern) في كتابها "الإدارة المعكوسة للوقت" (Time Management From the Inside Out)، إلى مساعدة الناس في وضع خطة حياةٍ اعتماداً على شخصياتهم وأهدافهم.

يتضمَّن نظام "مورجنسترن" اكتشاف الأمور التي تقيِّدك، وتحديد نقاط قوَّتك، ثمَّ وضع نظامٍ خاص لإدارة الوقت بما يلائم حياتك.

يتألَّف النظام من ثلاث خطوات، هي:

  1. تحليل الوضع الذي وصلت إليه.
  2. وضع استراتيجية تحدد إلى أين تريد أن تصل، وإلى أين يجب عليك أن تصل.
  3. بدء التنفيذ وإنجاز العمل.

يُعَدُّ هذا النظام نظاماً مضموناً للتحكم بجدول الأعمال والحياة، وهو استراتجيَّةٌ تلائم الأشخاص الذين يريدون خطةً لتعزيز الإنتاجية تلائم احتياجاتهم الشخصية؛ فإذا كنت تسعى إلى ربط المهام اليومية بالقيم التي تؤمن بها كافة، فقد يمنحك هذا النظام مزيداً من الإحساس بالرضا.

8. مبدأ باريتو 80/20:

"مبدأ 80/20" كتابٌ ألَّفه المستشار الإداري السابق ورائد الأعمال "ريتشارد كوتش" (Richard Koch)، الذي يبيِّن للقُرَّاء فيه كيف يتحلون بمزيدٍ من الإنتاجية رغم بذلهم جهداً أقل، وذلك من خلال تحليل مبدأ باريتو، الذي يُعرَف أكثر بين الناس باسم "قاعدة 80/20".

يتضمَّن مبدأ باريتو -سُمِّيَ باسم عالِم الاقتصاد فالفيردو باريتو (Vilfredo Pareto)- على عددٍ من القواعد، وتذكر فكرته الأساسية أنَّ 80% من النتائج تأتي نتيجة 20% من الأسباب.

يذكر التحليل الذي أورده "كوتش" للمبدأ في سياق إدارة الوقت أنَّ بإمكان الناس تحقيق إنجازاتٍ أكثر بوقتٍ وموارد وجهدٍ أقل، وذلك من خلال تحديد الـ 20% من الأمور المؤثِّرة وتركيز الاهتمام عليها؛ ينطبق هذا على كلٍّ من: الحياة المهنية، والاجتماعية، والشخصية.

هذه بعض الأمثلة العملية على مبدأ 80/20:

  • في المجال المهني: أجرِ عملية تحليل للمشروع حتَّى تكتشف الجهود التي تؤدِّي إلى إحراز معظم النتائج المَرجوَّة، وركِّز بعد التوصُّل إلى هذه النتيجة الهامَّة مزيداً من الاهتمام على هذا العمل. على سبيل المثال: ربَّما يكون 20% من الوقت الذي تقضيه في المبيعات سبباً في الحصول على 80% من العائدات.
  • في الحياة الاجتماعية: أجرِ عملية تحليلٍ للحياة الاجتماعية لترى أيَّ الأشخاص يُسعِدك، وحاول أن تُقلِّل الوقت الذي تقضيه مع الأشخاص الذين لا يُضفون قيمةً كبيرةً على حياتك، وركِّز اهتمامك على الـ 20% من الأشخاص الذين يُهِمُّونك. على سبيل المثال: ربَّما تقدِّم لك قلَّةٌ قليلةٌ من الأصدقاء الذين تقضي 20% من وقتك معهم 80% من القيمة التي تحظى بها حياتك الاجتماعية.
  • في الحياة الشخصية: أجرِ عملية تحليل لحياتك الشخصية لاكتشاف الأنشطة التي تضفي قيمةً كبيرةً عليها، وحدد الأنشطة التي تُضفي قيمةً على حياتك وركِّز اهتمامك عليها. على سبيل المثال: قد يساهم قضاء 20% من الوقت في دراسة مواضيع جديدة في إحراز 80% من التقدُّم والنموّ الشخصي.

مصدر 80% من جميع النتائج التي نحرزها في العمل والحياة، هو: 20% فقط من الجهود التي نبذلها؛ وعليه، فإنَّ هذه الاستراتيجية تلائم الأشخاص الذين يريدون ترك أثرٍ أكبر من خلال استثمار العلاقة غير المتكافئة بين الإسهامات والنتائج.

تمثِّل استراتيجيات إدارة الوقت فرصةً لاكتساب مزيدٍ من الكفاءة في أثناء اليوم، وإضفاء مزيدٍ من الإنتاجية والحرية على الحياة. لذا اختر الاستراتيجية التي تلائم شخصيتك وتتَّفق مع أهدافك، ثمَّ ادرس نظام الاستراتيجية، ونفِّذ تقنياته التي تهدف إلى تحقيق النمو.

لديك ما يكفي من الوقت لتطوير نفسك، فماذا تنتظر؟

 

المصدر


تنويه: يمنع نقل هذا المقال كما هو أو استخدامه في أي مكان آخر تحت طائلة المساءلة القانونية، ويمكن استخدام فقرات أو أجزاء منه بعد الحصول على موافقة رسمية من إدارة النجاح نت.

المقالات المرتبطة بــ:8 استراتيجيات في إدارة الوقت يمكن أن تُغيِّر طريقة عملنا






تعليقات الموقع