7 نصائح لتقديم الكوتشينغ للموظفين من أجل تحسين الأداء
يؤثر المديرون والقادة تأثيراً كبيراً في نجاح المشاريع، وكذلك مهارات الكوتشينغ الفعالة؛ إذ يساعد الكوتشينغ المتواصل على تأهيل الموظفين والاحتفاظ بهم، وتحسين الأداء والمهارات، ونقل المعرفة، وعلاوة على هذه الفوائد، يُعدُّ تقديم الكوتشينغ للآخرين طريقة فعَّالة لتعزيز التعليم ونشره.
في حين أنَّ هناك العديد من المهارات والكفاءات القيادية الهامة، فإنَّ الكوتشينغ أمر أساسي لتحسين أداء فِرق بأكملها.
لقد أثبت أسلوب القيادة بالكوتشينغ أنَّه أكثر فاعلية مع موظفي اليوم من الأساليب الاستبدادية التي يعمل بها العديد من قادة الأعمال، فالقادة الذين يُقدِّمون الكوتشينغ للموظفين بدلاً من إصدار الأوامر قادرون على بناء قوة عاملة أكثر موهبة ومرونة، مما يؤدي إلى نمو الشركة ونجاحها.
حينما تستذكر أيام الطفولة عندما كنت تلعب كرة القدم (أو أي رياضة جماعية)، ستجد أنَّ هنالك ثلاثة أنواع من الفِرق:
- مجموعة الأطفال الذين يركضون بلا هدف، ويأخذون فترات استراحة متكررة لتناول الكعك والعصير.
- المجموعة المنظمة التي تركز وتمرح أيضاً.
- المجموعة شديدة التركيز والمثابرة.
بالطبع، الكوتش هو السبب في أنَّ كل فريق من هذه الفِرق لعب بطريقة مختلفة، فالمجموعة الأولى كان لديها كوتش متساهل، والثانية كان لديها كوتش متوازن، والثالثة كان لديها كوتش صارم يحاول أن يستحضر أحلامه الكروية الفاشلة من خلال مجموعة من الأطفال الصغار.
لا شك أنَّ المجموعة الثانية هي الأفضل، ولكن كيف تُقدِّم الكوتشينغ بالطريقة التي تؤسس فريقاً رائعاً؟ قد يكون من السهل تمييز الكوتشينغ الجيد، ولكن من الصعب محاكاته.
أولاً، عليك النزول إلى مستوى أعضاء الفريق، فالكوتشينغ لا يُمارَس بطريقةٍ واحدةٍ تناسب الجميع؛ حيث يحتاج بعض الأشخاص إلى المساعدة أكثر من غيرهم اعتماداً على دورهم الوظيفي الذي يؤدونه، وحياتهم المهنية عموماً.
والآن إليك نظرة سريعة عن كيفية مواءمة محادثات الكوتشينغ مع احتياجات كل موظف.
كيف تقدِّم الكوتشينغ لموظفين من مستويات مختلفة؟
لا يستخدم أفضل الكوتشز أسلوب الكوتشينغ نفسه مع كل فرد من أعضاء الفريق، فهم يتمتعون بمرونة كافية للتكيف مع الموقف الذي يعيشونه. هناك خمسة مستويات لأداء الموظفين، وعليك مواءمة أسلوبك مع كل فرد لتقديم الكوتشينغ بفاعلية:
- المبتدئ.
- الفاعل.
- المؤدِّي.
- الماهر.
- الخبير.
المستوى الأول، المبتدئ:
المبتدئون هم في أولى مراحل التعلُّم التي تعتمد على التلقين، فهم بحاجة إلى تلقي الكثير من التعليمات والتصحيح البنَّاء، فإذا كنت واثقاً من الأشخاص الذين وظفتهم، فلن يحتاجوا على الأرجح إلى البقاء في هذه المرحلة لفترة طويلة، واحذر أيضاً من استخدام نهج الإدارة التفصيلية إن كنت لا تريد أن تعوق انتقال الموظف إلى المستوى التالي.
المستوى الثاني، الفاعل:
بمجرد أن يبدأ المبتدئون بفهم المهمة وتنفيذها، ينتقلون إلى مرحلة الفاعل، وكونهم لم يتقنوا الوظيفة بعد، ما يزال هناك قدر كبير من الكوتشينغ بطريقة التلقين، لكنَّهم يقومون ببعض الأعمال المثمرة ويُسهمون في الفريق؛ لذلك، توجد الآن فرص لتشجيع السلوكات الجديدة، والإطراء على الفاعلين لما يحققونه من نتائج جيدة.
المستوى الثالث، المؤدِّي:
عندما يبدأ الفاعلون بإنجاز المهام وفقاً للمعايير، يصبحون مؤدين، فهم الآن يقومون بعمل حقيقي ويتحملون نصيبهم الكامل من عبء العمل، وينجزون المهام بالطريقة التي ينبغي القيام بها.
مع المؤدِّين، سيكون هناك كوتشينغ بطريقة التلقين أقل بكثير، هذا إن وجد، ولكن ما يزال هناك تغذية راجعة تُركِّز في الغالب على مدح النتائج الجيدة وتحسين النتائج التي لا تلبي التطلعات.
المستوى الرابع، الماهر:
قد يستمر بعض المؤدين في النمو الوظيفي حتى الوصول إلى مرحلة الإتقان، وفي هذه المرحلة، لا يمكنهم إنجاز المهام وفقاً للمعايير فحسب؛ بل يمكنهم إنجازها بكفاءة وفاعلية، وبالإضافة إلى ذلك، لديهم فهم عميق لما يجب القيام به بحيث يمكنهم تعليم وتقديم الكوتشينغ للآخرين على المهمة، والمساعدة على تحسين العمليات القياسية.
المستوى الخامس، الخبراء:
الخبراء هم أعضاء ذوو قيمة في الفريق، وقد يصبحون قادة من الصف الأول، ولا يحتاج الخبراء إلى الكثير من التوجيهات؛ فهم يتمتعون بدرجة كبيرة من الاكتفاء الذاتي، وإن لزم الأمر، ففي إمكانهم تقديم التوجيه للآخرين، كما أنَّهم لا يحتاجون بالضرورة إلى الكثير من التقدير والثناء للبقاء متحفزين، لكن هذا لا يعني أنَّهم لا يريدون ذلك على الإطلاق.
7 نصائح كوتشينغ للمديرين والقادة:
والآن بعد أن شرحنا مستويات الأداء المختلفة المحتملة لموظفيك، لننتقل إلى النصائح؛ حيث ستعمل نصائح الكوتشينغ هذه مع أي من هذه المستويات الخمسة وستساعدك على إجراء محادثات مفيدة للطرفين وعلى تحسين الأداء الإجمالي للفريق.
1. اطرح أسئلة إرشادية:
تؤدي الأسئلة الإرشادية المفتوحة إلى إجابات أكثر تفصيلاً وتبصراً، وهذا بدوره يجعل محادثات الكوتشينغ أكثر إنتاجية، وبصفتك مديراً أو قائداً، من الهام أن تقيم علاقات وثيقة مع موظفيك، ما يساعدك على معرفة ما إذا كان موظفوك فضوليين، ولديهم القدرة على التحسن وتقديم أداء جيد، وتحديد موقفهم تجاه عملهم.
وهنا تلعب مهارات التواصل والذكاء العاطفي دوراً حقيقياً؛ إذ يجب على المديرين توجيه المحادثات من خلال طرح الأسئلة والإصغاء، وليس من خلال الأوامر؛ حيث يتعلَّم الموظفون وينمون أكثر عندما يكتشفون الإجابات بأنفسهم.
2. أثنِ على الأمور التي تسير بصورة جيدة:
يتطلب الكوتشينغ الجيد توازناً بين النقد والثناء، وإذا كانت محادثات الكوتشينغ تركِّز كلياً على الأمور التي لا تسير بصورة جيدة وعلى ما يجب أن يفعله الموظف لإحداث التغيير، فهذا ليس مُحفِّزاً؛ إنَّه محبط.
قد يكون تقديرك للأمور التي يفعلها الموظف تقديراً جيداً نقطة انطلاق نحو التحسن، نحن لا نتحدث هنا عن أسلوب النقد والثناء معاً؛ وذلك لأنَّ أسلوب الكوتشينغ هذا غالباً ما يتحول إلى إطراء سطحي تظهر عدم مصداقيته بوضوح، فقد يكون للمجاملات التي تكون في غير محلها تأثير أسوأ من عدم استخدامها؛ لذا خذ وقتك في التفكير في أشياء محددة تسير على ما يرام، وأشعِر موظفيك بأنَّك تراقبهم وتقدرهم.
هناك جانب آخر يتعلق بالطريقة التي يحب الموظفون أن تُقدِّرهم بها؛ لذلك من الضروري طرح هذا السؤال مع بداية تأسيس العلاقة - هل يساعدهم الثناء المتكرر على البقاء متحفزين، أم أنَّ الثناء عليهم من حين لآخر كافٍ؟ هل يُفضِّلون أن يُثنى عليهم أمام الآخرين أم على انفراد؟ فآخر شيء تريد القيام به هو إحراج أحدهم عندما تحاول أن تكون كوتشاً جيداً.
3. أصغ إليهم ومكِّنهم:
يتطلب الكوتشينغ التشجيع والتمكين، وبصفتك مديراً وقائداً، تتمثل مهمتك في بناء علاقات فردية مع الموظفين تؤدي إلى تحسين الأداء.
من المرجح أن يكون لدى موظفيك الكثير من الأفكار والأسئلة والتغذية الراجعة؛ لذا من الهام أن يعرفوا أنَّك تهتم بالإصغاء إلى ما يقولونه، فشجعهم على مشاركة آرائهم، فلن يواجه بعض الموظفين مشكلة في إبداء آرائهم، بينما يحتاج الآخرون إلى الكثير من التشجيع حتى يشاركوا آراءهم معك بصراحة، وعندما يبدؤون بالتحدث معك بصراحة، احترم آراءهم من خلال مناقشتها بدلاً من رفضها.
4. افهم وجهة نظرهم:
عندما تُقدِّم الكوتشينغ للموظفين لتحسين الأداء والتفاعل، فإنَّ التعامل مع الأشياء من وجهة نظرهم، وليس من وجهة نظرك، سيساعدك إلى حد كبير على تحقيق التغييرات والنتائج التي تريدها.
لكل شخص دوافع وتفضيلات وسمات مختلفة، لذلك إذا طرحت أسئلة لمساعدتك على فهم استفساراتهم وتفضيلاتهم، فيمكنك حينئذٍ تصميم محادثات الكوتشينغ لمواءمة الطريقة التي يعملون بها بصورة أفضل مع التحسينات التي تسعيان إليها كلاكما.
على سبيل المثال، ربما انتقلت مؤخراً من مكتب فيه الكثير من الغرف الفردية إلى مكتبٍ مفتوح، وقد أظهر أحد المندوبين في فريق المبيعات انخفاضاً حاداً في المكالمات الناجحة، فإذا بدأت بطرح الأسئلة واكتشفت أنَّ هذا الشخص بارع في المحادثات الفردية، ولكن نادراً ما يتحدث أمام الآخرين، فيمكنك حينئذٍ فَهْم موقفه بعد أن علمت أنَّ حرمانه من المساحة الخاصة به أثَّر سلباً في ثقته بنفسه.
مع وضع هذه الفكرة بالحسبان، يمكنك العمل مع موظفيك بفاعلية أكبر لاستعادة أدائهم، وتقديم أفضل ما لديهم.
5. اشرح الخطوات التالية:
تهدف محادثات الكوتشينغ إلى إحداث تغييرات ونتائج؛ لذا تأكد من تحديد الخطوات التالية بوضوح والتخطيط لها، مما يضمن اتفاقك مع موظفيك على التوقعات، وأعلِمْهم بالخطوات العملية التي يمكنهم اتخاذها لإحداث التغييرات والتحسن.
أيضاً، يجب أن يكون هناك اتفاق متبادل على هذه الخطوات، وينبغي أن تتحدث عما هو معقول ويمكن توقعه بعد أخذ عبء العمل وتعقيد التغييرات المطلوب إحداثها بالحسبان.
6. قدَِّم الكوتشينغ مباشرةً:
إذا طرح عليك أحد الموظفين سؤالاً حول عملية ما أو بروتوكول، فاغتنم هذه الفرصة لتقديم معلومات جديدة له، وإن لم يكن في مقدورك تأجيل ما بين يديك الآن، فحدد أقرب وقت ممكن للإجابة عن سؤاله.
والأفضل من ذلك، واظب على عقد اجتماعات فردية أسبوعية مع كل موظف حتى تتمكن من مناقشة الأسئلة وحل المشكلات بانتظام مع الحفاظ على الإنتاجية؛ حيث يعني تقديم الكوتشينغ للموظفين بهدف تحسين الأداء منحهم الأولوية كل أسبوع.
7. التزم التعلُّم المستمر:
التزم بتحسين مهاراتك وكفاءاتك، فإذا كنت لا تتعلم باستمرار، فلماذا يجب على موظفيك فعل ذلك؟ لذا كن قدوة لهم حتى يتبِّعوك.
أظهر لهم أنَّك مهتم بنجاحهم (لماذا لا تكون كذلك؟)، واطرح أسئلة حول نظرتهم إلى حياتهم المهنية، أو كيف يرون دورهم يتطور في الشركة، حتى لو لم يكن لديهم خطة، فإنَّ هذه الأسئلة ستجعلهم يفكرون في حياتهم المهنية وما يريدون تحقيقه داخل المنظمة.
أظهر لموظفيك أنَّك لا تريدهم أن يتحسنوا من أجل نجاحك؛ بل لأنَّك مهتم بعملهم وإنجازاتهم ونجاحهم المهني.
يُعدُّ الذكاء العاطفي جانباً هاماً في تدريب الموظفين بطريقة تبني العلاقات وتُعزِّز المشاركة وتُحسِّن الأداء؛ حيث يمكن للمديرين والقادة تحسين مهارات الكوتشينغ تحسيناً كبيراً من خلال اتخاذ خطوات لتحسين معدل الذكاء العاطفي لديهم، فكلاهما مرتبط بالآخر.