7 نصائح لإدارة رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة

نظراً لأنَّ البريد الإلكتروني أصبح الآن من الطرائق الرئيسة التي نتواصل بها؛ فمن الهام معرفة كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني؛ لذا إليك:

7 نصائح لإدارة رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة:

1. عالِج رسائل البريد الإلكتروني 2-3 مرات يومياً:

إليك قاعدتان هامتان يجب تذكرهما عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني:

• الوقت الذي تقضيه خارج البريد الإلكتروني هو الوقت الذي تنجز فيه المهام.
• الوقت الذي تقضيه في بريدك الوارد هو الوقت الذي تستجيب فيه للطلبات وتسهِّل الأمور عموماً.

لا تنطبق هاتان القاعدتان إذا كان البريد الإلكتروني بمنزلة قياس مباشر لنتائجك (مثل دعم العملاء، وهذا يعني أنَّك بحاجة إلى قضاء بعض الوقت في بريدك الوارد لإنجاز العمل).

لا بأس في قضاء بعض الوقت في قراءة رسائل البريد الإلكتروني عند الضرورة، تبدأ المشكلة عندما تقضي ساعات كثيرة في بريدك الوارد معتقداً أنَّك تنجز الأمور، في حين أنَّك في الواقع تنجز مهام الربع الأول (هامة وعاجلة، ولكنَّها ليست بنفس أهمية مهام الربع الثاني)، إليك قاعدة عامة، يجب عليك:

1. إيقاف تشغيل تنبيهات البريد الإلكتروني، وبهذه الطريقة لن ينقطع تركيزك عمَّا تفعله الآن، بدلاً من ذلك، اقرأ رسائل البريد الإلكتروني فقط عندما تكون مستعداً لقراءتها.
2. تقليل الوقت الذي تقضيه على البريد الإلكتروني في الصباح، إذ إنَّك تكون في أوج طاقتك في هذا الوقت وعليك استثمارها في مهام أهم، ولكن لا بأس في تفقُّد البريد بسرعة إذا لزم الأمر.
3. معالجة بريدك الإلكتروني 2-3 مرات يومياً، تعني المعالجة فرز رسائل البريد الإلكتروني وقراءتها بعمق والرد عليها، ويمكنك تفقُّد بريدك عدة مرات في اليوم إذا كان عملك يتطلب منك الاطلاع الدائم على المستجدات، ولكن عالج الرسائل فقط 2-3 مرات في اليوم، الاستثناء هو: إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني عاجلة وهامة، فعليك الرد عليها فوراً، ثم العودة إلى مهامك عالية التأثير، واجعل مهام الربع الثاني ذات التأثير العالي أولويتك دائماً.

2. أعطِ الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني الهامة حتى لو كانت قديمة:

ليست كل رسائل البريد الإلكتروني هامة، فبعضها لا علاقة له بالموضوع، ولكن الناس ينتبهون إلى الجديد (فيعطون الأولوية إلى الرسائل الجديدة وقراءتها أولاً، وحتى الرد عليها بسرعة على الرغم من وجود مهام أكثر أهمية يجب إنجازها)، وليس إلى الهام؛ لهذا أصبحت وسائل التواصل الاجتماعي مكاناً للعبث، إذ ينشغل الناس بالاستجابة للأمور العاجلة غير الهامة.

عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، انظر إلى أهميتها، عموماً يمكن تقسيم بريد العمل إلى 3 فئات:

الفئة أ:

أهم رسائل البريد الإلكتروني التي تُحدث فرقاً كبيراً في أهداف الربع الثاني، وهي تشكل عادةً ما بين 10 إلى 20% من بريدك.

الفئة ب:

هامة ولكنَّها ليست بأهمية الفئة أ، تساعد هذه الرسائل على تسيير الأمور ولكنَّها لن تغير أهدافك/ حياتك إلى حد بعيد، وهي تشكل 40-60% من بريدك.

الفئة ج:

هي رسائل غير هامة تشمل المعلومات العامة والبريد العشوائي والمشتتات، اعتماداً على عملك، تشكل هذه الرسائل 20-30% من بريدك.

ينطبق نفس التصنيف على البريد الشخصي، وقد تقع رسالة البريد الإلكتروني من صديق مقرب أو من شخص ساعدك سابقاً في الفئة أ، وقد تقع رسالة البريد الإلكتروني المرسلة من شخص يطلب مساعدتك في الفئة أ أو ب، يعتمد ذلك على ظروفك.

أعطِ الأهمية لرسائل البريد الإلكتروني من الفئة أ، وتعامَل مع رسائل البريد الإلكتروني من الفئة ب بطريقة عادية، وتجاهَل رسائل البريد الإلكتروني من الفئة ج.

استخدم طرائق مختلفة لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني بناءً على أهميتها، فإذا فعلت ذلك فسوف ترتفع إنتاجيتك ارتفاعاً كبيراً.

3. استخدم المجلدات وعوامل الفرز (الفلاتر) لفرز بريدك الإلكتروني:

خصِّص الوقت الكافي لإعداد هيكلية جيدة للمجلدات وعوامل فرز بريد إلكتروني جيدة:

أ) المجلدات أو التصنيفات في جي ميل (Gmail):

حدد الفئات الرئيسة لبريدك، تليها الفئات الفرعية، ثم أنشئ مجلدات لها، بهذه الطريقة يمكنك النقر بسهولة على مجلد/ مجلد فرعي لرؤية كل رسائل البريد المتعلقة بهذا الموضوع.

ب) عوامل فرز البريد الإلكتروني أو القواعد في آوت لوك (Outlook):

يعد عامل فرز البريد الإلكتروني معياراً تحدده في برنامج البريد الإلكتروني لفرز البريد الجديد تلقائياً عند وصوله إلى صندوق الوارد، ويتكون كل عامل من جزأين:

• المعايير التي يجب الانتباه إليها في رسالة البريد الإلكتروني.
• ما يجب على برنامج البريد الإلكتروني فعله عند تطابق المعايير.

على سبيل المثال:

1. إذا كانت الرسالة من *@com، فانقلها إلى مجلد المدفوعات وأرشفها (حتى لا تراها في صندوق الوارد).
2. إذا كانت الرسالة من my-husbands-email@gmail.com، فانقلها إلى مجلد العائلة.
3. إذا كانت الرسالة تحتوي على الكلمات "مستجدات الفريق" في الموضوع، فانقلها إلى مجلد مستجدات الفريق مع وضع نجمة لتمييزها عن الرسائل الأخرى.
4. إذا كانت الرسالة من عنوان مدرج في القائمة السوداء، فاحذفها (يمكنك أيضاً حظر عنوان الشخص في جي ميل).

4. أنشئ قوالب لرسائل البريد الإلكتروني الشائعة:

إذا كان لديك بريد ترسله باستمرار، مثل الإرشادات للعملاء أو الردود على العملاء، فأنشئ قوالب لإعادة استخدامها، إذ يوفر جي ميل ميزة الردود الجاهزة لهذا الغرض.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز

5. استخدم برنامج جدولة البريد الإلكتروني:

في بعض الأحيان ترد بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني، ويرد الشخص على الفور بعد 10 دقائق (ويتوقع منك الرد)، فيتحول برنامج البريد الإلكتروني إلى برنامج دردشة في حين أنَّك تريد الخروج من صندوق الوارد والعمل على مهام الربع الثاني الهامة.

يحل برنامج جدولة البريد الإلكتروني هذه المشكلة، وهو امتداد للبريد الإلكتروني ازدادت شعبيته في السنوات الأخيرة ويتيح لك التحكم في وقت إرسال البريد، إذا كتبت رسالة وأردت إرسالها بعد يومين فقط، فيمكنك فعل ذلك باستخدام رايت إنبوكس (Right Inbox)، إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني هامة ولكن لا يمكنك الرد عليها على الفور ولا تريدها أن تضيع في صندوق الوارد، فثمة خيار في البرنامج يجعل الرسالة تعود إلى صندوق الوارد وتظهر في الأعلى بعد مدة معينة، ويمكنك أيضاً الحصول على رسالة تذكير عندما لا يرد شخص ما بعد عدد معين من الأيام، ويوفر لك ميزة جدولة الرسائل المكررة وإرسالها.

هذه الوظائف موجودة في أدوات مثل "ميل بتلر" (MailButler) في "آبل ميل" (Applemail)، و"سيند إت ليتر" (Send Later) في "آوت لوك"، و"بوميرانج" (Boomerang) في "جي ميل" و"آوت لوك"، وكلها مجانية لعدد معين من الرسائل شهرياً.

6. خفِّف فوضى رسائل البريد الإلكتروني بمنعها من الوصول إلى صندوق الوارد:

أفضل طريقة لتقليل فوضى رسائل البريد الإلكتروني هي منعها من الوصول إلى صندوق الوارد، لفعل ذلك، طبِّق النصائح الآتية:

1. ألغِ الاشتراك في الأشياء التي لا تحتاج إليها:

بالنسبة إلى المدونات التي تحبها، استمر في اشتراك البريد الإلكتروني، وبالنسبة إلى المدونات التي تفرط في إرسال الرسائل، ولم تعد تتابعها، ألغِ اشتراكك فيها.

2. أوقف تشغيل الإشعارات غير المرغوب فيها:

ترسل لنا الشركات اليوم عدداً لا يحصى من الإشعارات لتحويل انتباهنا إلى خدماتها، ولكنَّنا لا نحتاج إليها، وعليك استخدام الخدمة فقط عندما تريد استخدامها، وليس عندما يصلك إشعار بذلك.

3. احذف الرسائل غير المرغوب فيها باستخدام المرشحات:

لا تسمح لك بعض الشركات بإلغاء الاشتراك أو تسيء استخدام وصولها إلى معلوماتك؛ لذا أنشئ عامل تصفية لحذف هذه الرسائل تلقائياً.

4. أرسل رسائل أقل:

إذا كنت تريد الحصول على رسائل أقل، فأرسل رسائل أقل، وإذا كان بإمكانك الاتصال بالشخص وسؤاله مباشرة، فافعل ذلك، وإذا كان عليك الإقرار بالاستلام، فما عليك سوى الرد برسالة قصيرة جداً مثل "تسلمت الوصل" أو "شكراً لك"، وإذا لم يكن لديك أي شيء مناسب لتضيفه ولم يكن مطلوباً منك الرد، فلا ترد.

5. احظر عناوين البريد الإلكتروني:

في بعض الأحيان ترد بالرفض على رسالة بريد إلكتروني، ولكن يستمر الشخص بمراسلتك لإقناعك بالشراء أو الاشتراك في نشرته الإخبارية أو لأي سبب آخر، في هذه الحالة، ليس عليك سوى حظره.

7. اكتب رسائل قصيرة:

عند التعامل مع بريدك الإلكتروني، كن دقيقاً وموجزاً قدر الإمكان، اكتب رسائل قصيرة تفي بالمطلوب فحسب، عندما تكون رسائل البريد الإلكتروني مختصرة، فإنَّك:

1. تساعد الآخرين على التركيز في إنجاز الأمور.
2. تقلل من الردود الطويلة.
3. تستثمر الوقت في المهام الأهم.

في الختام:

اعلم أن البريد الإلكتروني هو أداة تساعدك على التواصل مع الآخرين وإنجاز المهام، وليس عملاً بحد ذاته؛ لذا طبق النصائح المذكورة آنفاً، وسترتفع إنتاجيتك إلى أقصى حد.