6 أساليب لتنظيم الوقت لدى الأشخاص المنتجين
يتجلى الاستثمار الجيد للوقت بتنظيم الطاقة والوقت، والتركيز للحصول على نتيجة أعظم في فترة زمنية أقل؛ إذ توجد لذلك بعض الطرائق الأساسية، التي يمكنك الاستعانة بها كي تصبح أكثر إنتاجية، وتنظِّم وقتك بطريقة أفضل، كما يعتمد التنظيم الفعَّال للوقت على قدرتك على تجاهل الملهيات، ومعرفة كيفية قضاء كل دقيقة من وقتك، ومنح الألوية للأمور الأكثر أهمية في حياتك، وحين تتمكن من إدارة وقتك بكفاءة، يصبح من السهل زيادة إنتاجيتك وبلوغك أهدافاً أكبر.
تساعدك تقنيات إدارة الوقت على استثمار وقتك بالطريقة المُثلى، وتحديد أولوياتك لتتمكن من توجيه اهتمامك نحوها وزيادة إنتاجيتك، كما تضمن لك التخطيط للأمور الأكثر أهمية في حياتك وتنظيمها يومياً، فضلاً عن تحقيق مزيدٍ من الأمور في وقت أقل، بينما يؤدي تنظيم الوقت السيِّئ إلى حلقة مفرغة من المشاغل والملهيات.
سنعرض في هذا المقال ست تقنيات أساسية لإدارة الوقت يستخدمها الأشخاص المنتجون وتساعدك على تعزيز إنتاجيتك وتنظيم وقتك بفاعلية أكبر:
1. تنظيم الوقت:
يُعَدُّ التخطيط أحد وسائل إدارة الوقت الأكثر فاعليةً؛ إذ يساعدك على تنظيم وقتك بكفاءة، وغالباً ما تكون الساعة الأولى من اليوم الأكثر أهميةً كونها تحدد مدى إنتاجيتك في ذلك اليوم.
يتطلب تطوير قدرتك على تنظيم الوقت وزيادة إنتاجيتك، أن تخطِّط لأحداث يومك في الليلة التي تسبقه؛ إذ إنَّك بذلك تحدِّد النشاطات الأكثر أهمية بالنسبة إليك كي تعالجها ابتداءً، وتضمن بدء يومك بكامل تركيزك مدركاً الطريقة المُثلى لاستثمار وقتك؛ وهذا يوفر عليك ساعات من الزمن.
2. تتبُّع الوقت:
يجب عليك معرفة كيفية قضاء وقتك إن أردت إدارته بكفاءة، وأبسط طريقة للبدء بذلك، هي تتبُّع كل دقيقة من وقتك ومعرفة كيف استثمرتها؛ إذ إنَّه من الهام تجنُّب المصادر التي تهدر وقتك، فضلاً عن قضاء مزيد من وقتك بالنشاطات الأكثر إنتاجية، ومن ثمَّ، لا يمكنك تغيير طريقة إدارتك للوقت حتى تتَّضح لك كيفية استثمارك له.
يساعدك تتبُّع الوقت على التركيز على النتائج التي تتوصل إليها بدلاً من القلق بخصوص الوقت الذي استهلكته في إنجازها، كما يظهِر لك الصورة الكبيرة لكيفية مرور ساعاتك اليومية؛ إذ تساعدك مراجعة الأحداث وتدقيقها على فهم مهارات تنظيم الوقت جيداً والجوانب التي يمكنك تطويرها في نفسك، كما تمكِّنك تقنية تتبُّع الوقت من تقييم استثمارك للوقت بإنتاجية؛ لذا كبداية، لتعلُّم هذه التقنية، تتبَّع وقتك مدة سبعة أيام متتالية.
3. تحديد أهم أولوياتك:
تستطيع استثمار وقتك بالطريقة الأمثل من خلال كتابة قائمة مهامك؛ وذلك لتحديد أولوياتك الأكثر أهمية؛ إذ غالباً ما يتعلق التنظيم الجيد للوقت بتنظيم طاقتك على إنجاز الأعمال كوننا جميعاً نملك نفس الساعات الأربع وعشرين يومياً.
يُعَدُّ تحديد أولوياتك من خلال استخدام قائمة مهام فعَّالة، العنصر الأساسيَّ لإدارة الوقت الناجحة، وأفضل طريقة لتحديد الأولويات هي استخدام قائمة المهام لتوضيح الواجبات الأكثر أهمية؛ إذاً، بعد كتابتك لقائمة أعمالك التي ينبغي إنجازها، تستطيع تحديد أولوياتك العُظمى والعمل عليها.
تجدر الإشارة إلى أنَّ إنشاء لائحة أعمال ممتلئة وطويلة لن يزيد من إنتاجيتك أو يمكِّنك من تنظيم وقتك بنجاح؛ إنَّما عليك تمييز أولوياتك والتركيز على الأمور الثلاثة الأكثر أهمية التي تريد إنجازها كل يوم، ومن ثمَّ البدء بالعمل على إنجازك الأعظم ابتداءً.
شاهد بالفيديو: 8 علامات تشير إلى أنَّك لا تدير وقتك بشكل فعّال
4. إدارة طاقتك:
لا يمكنك تنظيم وقتك بفاعلية إن كنت تشعر بالتعب والإرهاق دوماً ولم تكن لديك الطاقة للقيام بذلك؛ لذا فالسبيل لإدارة وقتك بطريقة أفضل هو العمل بذكاءٍ وليس بجهد أكبر؛ فمن الهام تنظيم واجباتك اليومية من خلال تسخير طاقتك والاستفادة القصوى منها.
يوجد مفتاحان رئيسان لإدارة الطاقة؛ أولاً، استوضح الأمور التي تستنزف طاقتك، وثانياً، تعرَّف إلى الأوقات التي يكون لديك فيها مستوىً عالٍ من الطاقة خلال اليوم والنشاطات التي تمدُّك بها.
ولأنَّك تمتلك قدراً معيَّناً من الطاقة المتاحة لك يومياً، فمن الضروري أن تستفيد من طاقتك اليومية وتُسخِّرها لإنجاز عملك الأكثر أهمية وإنتاجاً؛ إذاً، تستطيع إدارة طاقتك من خلال النشاطات والأوقات التي يكون فيها أداؤك في ذروته خلال اليوم؛ إذ يمتلك الأشخاص المنتجون غالباً مستويات عالية من الطاقة في الصباح؛ ولذلك، يستثمرون هذا الوقت في إنجاز عملهم الأكثر أهمية.
5. تخصيص الوقت:
يُنظَر إلى تخصيص الوقت على أنَّه أحد تقنيات إدارة الوقت، ويتجلى بتركيز العمل على مشروع أو مهمة معيَّنة لفترة زمنية محدَّدة؛ إذ تساعد هذه التقنية على تحديد الأولويات وتنظيم الوقت ووضع جدول زمني للمهام؛ وذلك لتحقيق الفاعلية القصوى.
لذا يستخدم الأشخاص المنتجون تقنية تخصيص الوقت لتركيز جهودهم على تحقيق نتائج معيَّنة، بينما يستخدمها الآخرون في إنجاز الأعمال الهامة من دون أن يُعطَّلوا أو يُقاطَعوا؛ إذ يمنح العمل في فترات زمنية محددة مسؤوليةً إضافيةً لإنجاز العمل المُقرَّر فعله، كما يكسِب فهماً أفضل للمدة التي تستغرقها الأعمال لإنجازها.
يُعَدُّ "كال نيوبورت" (Cal Newport) مؤلِّف كتاب "العمل العميق" (Deep Work) من أكبر المؤيِّدين لتقنية تخصيص الوقت؛ إذ إنَّه أمضى وقتاً في تحليل كيفية مساعدتها للأشخاص كي يصبحوا أكثر إنتاجية.
6. التعامل مع الملهيات:
لا يمكنك تنظيم وقتك بكفاءة وإنجاز عملك الأكثر أهمية إن لم تستطع التعامل مع الملهيات وإدارتها؛ لذا بدلاً من تجاهلها، تعرَّف إلى طبيعة الملهيات التي تواجهك، وأعدَّ خطة للتغلب عليها عند حدوثها؛ ذلك لأنَّ مفتاح إدارة وقتك بفاعلية، يعتمد على التعامل مع الأمور التي تشتِّت انتباهك، للتقليل منها والقضاء عليها نهائياً.
مع وجود كثيرٍ من الملهيات التي تتنافس في جذب انتباهك، من الضروري للغاية تركيز انتباهك على أهم مهامك، وتتضمن تقنيات إدارة الوقت للتغلب على الملهيات:
- التخلص من المشتِّتات.
- العمل في مكان هادئ.
- التخلص من الفوضى المادية في حياتك؛ أي الأشياء التي لم تعد تستخدمها في منزلك أو التي لا فائدة منها وتمثل ضوضاء بصرية.
- تفريغ ذهنك من الأمور غير الهامة.
- تبسيط الواجبات التي تضعها في قائمة مهامك.
- أخذ فترات استراحة أطول.
- التوقف عن العمل على عدة مهمات معاً.
- النوم الجيد والعميق.
في الختام:
تساعدك التقنيات السابقة التي يستخدمها الأشخاص المنتجون على تطوير مهارات إدارتك للوقت وتنظيمه بفاعلية، ومن خلال استثمار وقتك بالطريقة المُثلى، وتحديد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجيةً، يمكنك تحقيق نتائج أكبر في فترات زمنية أقصر؛ لذا استخدم تقنيات تتبُّع الوقت والتخطيط اليومي وإنشاء لائحة مهام ناجحة لتحسين إدارتك للوقت، وكذلك إنتاجيتك.