3 نصائح لترتيب مهامك حسب الأولوية باستخدام الترتيب اللوني

إنَّ التقويم الخاص بك يُمثِّل كيف تستعمل إحدى ممتلكاتك الأكثر قيمة؛ ألا وهو الوقت؛ إذ إنَّ الوقت يُمثل أولوياتك، وإذا استعملته استعمالاً صحيحاً، سيكون أفضل أداة تساعدك على تحقيق أهدافك.

في هذا المقال سنعلِّمك كيف تستفيد من التقويم الخاص بك لتحقيق أقصى فائدة.

كيفية تلوين التقويم وفقاً للأولويات:

في وقتٍ من الأوقات كانت إدارة التقويم عملاً سهلاً؛ إذ كانت فترة العمل تتراوح بين الساعة الثامنة صباحاً إلى الساعة الخامسة مساءً، أما الوقت المتبقي كان مخصصاً للحياة الشخصية؛ فإنَّك كحدٍ أقصى كنت تحتاج فقط إلى وضع تقويمين لإدارة المواعيد والمهام المتمثلة في:

1. الحياة العملية.
2. الحياة الشخصية.

إنَّ العالم الذي نعيش فيه اليوم هو عالم مختلف؛ فلا يوجد شيء يفوق أهمية التوازن بين الحياة العملية والحياة الشخصية، قال الرئيس التنفيذي الأمريكي "جاك ويلش" (Jack Welch):

"لا يوجد شيء يدعى التوازن بين العمل والحياة؛ بل توجد خيارات بين العمل والحياة، وأنت تختارها، ولها عواقب".

هنا يوجد افتراضان خاطئان:

1. يوجد فارق واضح بين العمل والحياة.
2. العمل والحياة دائماً أمران يتعارضان مع بعضهما بعضاً.

لكن، لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. إنَّ مكان العمل الحديث في تطوُّر؛ فما يحدث داخل المكتب الموجود ضمن مبنى إداري كبير يحدث الآن على طاولة المطبخ أو في مقهى ضمن الحي؛ فغالباً ما يكون هناك فارق صغير يدل على الانتقال من وجودك في المنزل إلى العمل أو أنَّه لا يوجد أي شيء يدلُّ على ذلك.

لقد شمل هذا الوضع العمل من المنزل بالفعل عندما كان الكثير من الناس - مُخيَّرين أم مُجبرين - يحاولون العمل من المنزل في أثناء انتشار الجائحة العالمية.

لقد تمت مساعدة عشرات الآلاف من الأشخاص في إنتاجيتهم، ودائماً ما تُمثِّل إدارة التقويم مشكلة لهم؛ إذ إنَّ هذا أمر منطقي وليس خطأك، فإما أن تبدأ العمل عن بُعد باستعمال جهاز حاسوب أو تبدأ وظيفة جديدة، وعلى الرغم من أنَّ الأمر لا يتطلب أكثر من البرامج التي اُعِدَّت لتنظيم المهام مثل برنامج "آوتلوك" (Outlook) أو "تقويم غوغل" (Google Calendar) أو بريد "آي كلاود" (iCloud)، إلَّا أنَّه لا أحد يُعلِّمنا أبداً كيف نستعمل التقويم بأفضل طريقة.

إنَّك بحاجة إلى طريقة جديدة لاستعمال التقويم، وفي هذا المقال سنعلِّمك كيف تلوِّن التقويم الخاص بك بطريقة تُوضِّح أكثر كيف تستعمل وقتك؛ إذ إنَّه من خلال استعمال الترميز اللوني، يمكنك رؤية التزاماتك بوضوح وستعرف على الفور ما إذا كانت الطريقة التي تقضي بها وقتك تتماشى مع أولوياتك، كما سيساعدك الترميز اللوني على اتِّخاذ أفضل الخيارات المُتعلِّقة بالحياة العملية والحياة الشخصية.

3 نصائح حول كيفية تلوين التقويم الخاص بك:

1. اختر التقويمات الخاصة بك:

لقد قلنا إنَّ التقاويم التي تستعملها يجب ألَّا تقتصر على العمل والتقويمات الشخصية فحسب؛ وإنَّما أيضاً على عدد التقويمات التي يجب أن تستعملها؟ إنَّ هذا الأمر نسبي، وإنَّك أنت فقط من يعرف عدد التقويمات التي يجب أن تستعملها، فسوف تحتاج إلى وضع تقويم لكل "وضع" تريد أن تعمل على إنجازه خلال يوم مُحدَّد، ويجب أن يكون لكل وضع لون خاص به.

يجب أن يكون لديك العديد من التقويمات بالقدر الذي تحتاج إليه، ولكن لا ينبغي أن تكون لديك مجموعة من التقويمات التي لا تستعملها أبداً. قال "ألبرت أينشتاين": "يجب أن يكون كل شيء سهلاً قدر الإمكان، ولكن ليس بالشكل الأسهل".

تقويم التخطيط:

إنَّ التقويم الأول الذي نوصي بإنشائه هو تقويم التخطيط؛ إذ إنَّ هذا التقويم سوف يتضمن المناسبات الرئيسة جميعها التي ستحضرها هذا العام وجميع الرحلات التي تخطط للقيام بها، وإذا لم تكن تخطط للسفر في هذه الفترة، فقد تكون هذه المناسبات أشياء مثل عقد المؤتمرات الافتراضية أو استعادة الطاقة في أيام العطلة.

اجعل هذه المناسبات أحداثاً على مدار اليوم؛ إذ تتيح لك الاطلاع على الالتزامات الرئيسة التي حددتها بنفسك، على سبيل المثال، يتكوَّن تقويم التخطيط الخاص بالمرء الآن مما يأتي:

• أيام العطلة مع اقتراب موعد الأعياد، على الرغم من أنَّنا لا نسافر.
• عقد مؤتمر افتراضي تُقدمه في العام الجديد.
• الأماكن القريبة التي تخصِّص أن تقضي إجازةً فيها.

ينبغي دائماً رؤية هذا التقويم للتأكُّد من أنَّك لم تحجز شيئاً آخر بالصدفة خلال هذه التواريخ.

تقويم العائلة:

قد يكون من المفيد أيضاً إعداد تقويمات مشتركة مع الأشخاص الهامين، على سبيل المثال، تستطيع إنشاء تقويم مشترك مع زوجتك تدوِّنان فيه كل مواعيدكما المشتركة الهامة.

يحتوي هذا التقويم على كل ما يجب أن تعرفه العائلة بأكملها، ومن الناحية النظرية يمكن للأولاد المراهقين الوصول إلى هذا التقويم أيضاً، ولكن من غير الممكن على الإطلاق جعلهم يراجعونه.

يحتوي هذا التقويم على أشياء مثل:

• المواعيد العائلية مثل مواعيد طبيب الأسنان.
• الدعوات التي تُوجَّه إلينا.
• الأعمال التي تتطلب الهدوء في المنزل.
• مواعيد الذهاب إلى الصالة الرياضية.

إنَّ هذا التقويم المشترك يضمن عدم الالتزام بالقيام بشيء ما بشكل فردي خلال الوقت الذي نحتاج فيه إلى القيام بشيء ما كعائلة، ومن الممكن استعمال مزيج من التقويم الرقمي والتقويم الجداري المادي.

تقويم العمل العميق:

يوجد أيضاً تقويم مُحدَّد مُرمَّز بالألوان لإدارة جلسات العمل العميقة؛ إذ يمكن تحديد هذه الجلسات في التقويم الخاص حتى يكون لديك متسع من الوقت للعمل على أشياء مثل الكتابة أو إنشاء الدورة التدريبية.

التقويم الأسبوعي النموذجي للعمل العميق:

إذا كنت شخصاً يُفضِّل العمل في الصباح، فمن الأفضل أن تقوم بعملك المركَّز في الساعة الثامنة صباحاً وقبل أيَّة نشاطات أخرى، وسترى أنَّه في هذه الحالة لا يمكنك القيام بذلك يوم الخميس مثلاً؛ لأنَّ لديك اجتماع آخر في ذلك الوقت، وفي هذه الحالة يتعيَّن عليك تأجيل الأمر إلى فترة ما بعد الظهر؛ إذ إنَّ الأمر كله يتعلق بالمرونة.

والآن، هل هذا يعني أنَّ فترات التركيز هذه هي الوقت الوحيد الذي تؤدي فيه "العمل العميق"؟ ليس بالضرورة، ولكنَّني أريد أن أنتهي من القيام بهم قبل بدء الأسبوع؛ حتى أكون قد خصصت الوقت للقيام بأشياء أُخرى بدلاً من محاولة إيجاد الوقت لإنجاز ما كان ينبغي أن ينتهي.

شاهد بالفيديو: 10 خطوات هامة تساعدك في تحقيق النجاح في العمل.

تقويم الرعاية الذاتية:

بالنسبة إلى بعضنا قد يكون من الصعب إيجاد الوقت للقيام بأشياء مثل التمرينات الرياضية وأخذ فترات من الراحة.

بعضنا لا يعاني من هذه المشكلة؛ لأنَّنا نمارس التمرينات الرياضية في الساعة الخامسة أو الساعة السادسة صباحاً، ولكن إذا كنتَ شخصاً طبيعياً واخترت القيام بممارسة التمرينات الرياضية في أثناء النهار، فقد يكون من المفيد أن يكون لديك تقويم "رعاية ذاتية" للتأكُّد من أنَّك تعطي الأولوية للنشاطات المتعلقة بالرعاية الذاتية مثل ممارسة التمرينات الرياضية والراحة والشفاء.

اجتماعات العمل والمواعيد:

بالطبع من المحتمل جداً أنَّك ستعقد مجموعة من اجتماعات العمل والمواعيد على مدار الأسبوع؛ لذلك ستحتاج إلى التأكُّد من وجود تقويم خاص بذلك حتى تتمكَّن من التركيز فيه أيضاً.

يوجد عدد من التطبيقات المميزة التي يمكن لأعضاء الفريق من خلالها الاستماع مباشرة إلى الحوارات التي تجري وطرح الأسئلة؛ وهذه النشاطات دائماً ما تكون مليئة بالمرح.

توفِّر الألوان المختلفة الوضوح عند جمعها معاً:

نأمل أن تكون قد بدأت برؤية جميع فوائد الترميز اللوني، وعندما تَعرُض المزيد من التقويمات، من الهام أن تكون قادراً على رؤية الأحداث التي تنتمي إلى كل تقويم بشكل مرئي. تتيح لك التقويمات الرقمية الحصول على عدد غير محدود تقريباً من التقويمات ويمكنك ترميزها بالألوان في أي نظام ألوان تريده. ومهما كان نظام الألوان الذي تقرر استعماله، فإنَّ الترميز اللوني يمنحك طريقة سهلة لإزالة النشاط الذي تقوم به خلال أي يوم أو أسبوع أو شهر معيَّن؛ إذ إنَّه شكل من أشكال مسح المعلومات.

عادةً ما يُعيَّن التقويم كتقويم أسبوعي يعرض النشاطات ضمن سبعة أيام، ولكن في بعض الأحيان يقتصر التقويم على خمسة أيام أو حتى ثمانية أيام؛ لذلك من الممكن رؤية النشاطات على مدار أسبوع كامل.

لكنَّ هذا ليس سوى العدد القليل من الطرائق التي قد تقرر بها إعداد التقويم الخاص بك. فيما يأتي بعض النقاط البارزة الأخرى:

يمكنك استعمال تقويم "بيزي كول" (BusyCal)؛ إذ يكون لديك تقويم يستورد جميع البيانات من التقويم الذي يستعمله الفريق؛ وبهذه الطريقة يكون لديك تقويم على جهاز الحاسوب الخاص بك يعرض جميع اجتماعات الفريق الداخلية، ويوجد أيضاً تقويم "تريبليت" (TripIt) الذي يستورد جميع بيانات السفر الخاصة بك تلقائياً، بما في ذلك الرحلات الجوية التي تقوم بها والأماكن التي تقيم فيها.

توجد طرائق أخرى لا حصر لها التي قد تقرر إعداد التقويمات الخاصة بك أيضاً، على سبيل المثال، قد تقرر إعداد التقويمات الخاصة بك بناءً على مجالات الحياة. وإذا قررت استعمال هذه الاستراتيجية.

تُقسم التقويمات الخاصة بك كما يأتي:

• الصحة.
• الثروة.
• العلاقات الاجتماعية.
• تطوير الذات.
• اللعب/ الترفيه.
• الإدارة/ إدارة الحياة.

2. أَنشِئ نظامك المرمز بالألوان في تطبيقك المفضل:

هذا الجزء واضح ومباشر، وما عليك سوى إنشاء تقويم منفصل لكل وضع حددته أعلاه.

يمكنك إنشاء هذه التقويمات في أي مكان تريده، ولكنَّنا ننصحك بشدة باستعمال خدمة التقويم عبر الإنترنت لمزامنة التقويم الخاص بك مثل تقويم "غوغل" (Google) أو "آي كلاود" (iCloud) أو "أوفيس 365" (Office 365)؛ إذ إنَّ كل تطبيق من تطبيقات التقويم تقريباً مدعوم على "غوغل" ونظامَي "ماك" (Mac) أو "آي أو إس" (iOS)، وسيكون لدى هذه التطبيقات أيضاً دعم لتقويمات "آي كلاود" (iCloud) في حال كنت تفضل الاحتفاظ بكل شيء ضمن النظام البيئي لشركة "آبل" (Apple).

السبب في أنَّنا نوصي بمزامنة التقويمات الخاصة بك عبر خدمة سحابية؛ هو أنَّ التقويمات الخاصة بك دائماً ما تُحدَّث، وستكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى مراجعة تقويمك في أثناء وجودك بعيداً عن جهاز الحاسوب، ومن الهام أن يكون تقويمك صحيحاً؛ لذلك فإنَّ الترميز اللوني يضمن أنَّك تتفاعل مع البيانات بالطريقة نفسها بغض النظر عن الجهاز الذي تستعمله، وإذا لم يعرُض لك التقويم المعلومات الصحيحة، فسوف تعتاد على عدم الوثوق بها وستتوقف عن استعمالها.

هذا أمر خطير لأنَّ تحقيق التوازن بين الحياة العملية والحياة الشخصية أمر مستحيل، وإنَّ أفضل شيء يمكنك القيام به هو أن تأمل في قلب موازين عدم التوازن لصالحك تجاه الأشياء التي تقرر أنَّها هامة، ولكنَّ هذا الأمر يتطلب نظاماً قائماً على التقويم يمكنك الوثوق به لتحديد الطريقة التي يجب أن تقضي بها وقتك؛ وإذا لم تفعل ذلك، فستجد نفسك تتخذ قرارات بناءً على ما هو ضروري إنجازه مباشرة ومن السهل أن تُغفِل ما هو هام.

عند إنشاء هذه التقويمات المنفصلة استعمل ألواناً مختلفة لكل منها؛ إذ يتيح لك ذلك فرز الأشياء بشكل مرئي بسرعة عن طريق تحديد التقويمات التي تريد رؤيتها في الشريط الجانبي. وإذا كنت تريد أن ترى فقط المناسبات العائلية التي ستحضرها الأسبوع المقبل أو الرحلات الكبيرة التي يجب عليك القيام بها بقية العام، فإنَّ تحديد لون معيَّن لكل منها يجعل من السهل تحديد ما أنت ملتزم للقيام به.

نصيحة للمحترفين:

تحتوي بعض تطبيقات التقويم مثل "بيزي كول" (BusyCal) و"فانتاستكال" (Fantastical) على نظام التشغيل "ماك" (Mac) على ميزة لمجموعات التقويم التي يمكنها التبديل بين التقويمات المتعددة بسرعة أو إيقاف تشغيلها بنقرة واحدة، ويمكن لمجموعات التقويم أيضاً أن تجعل جدولة الأحداث أسرع عن طريق التبديل التلقائي للتقويم الافتراضي استناداً إلى مجموعة التقويم الحالية.

إنَّ التنفيذ المحدد للتقويمات سيختلف، ولكن إذا كنت تريد فرز تقويمات متعددة بسرعة، فاستعمل بالتأكيد تطبيق تقويم يدعم مجموعات التقويم.

نصيحة هامة: إنَّ طرح سؤال: "ما هو تطبيق التقويم الذي يجب أن أستعمله؟" ليس هاماً مثل طرح سؤال: "كيف يمكنني التأكُّد من أنَّني أستعمل التقويم الخاص بي بشكل فعال؟" إذ إنَّ جميع تطبيقات التقويم رائعة وكلها تسمح لك بتطبيق الترميز اللوني، ويكفي التأكد من أنَّك تستعملها بطريقة تساعدك على دعم أهدافك.

3. جدوِل المهام الخاصة بك:

إنَّ كل شيء تحتاج إلى القيام به يجب أن يتم في سياق الوقت؛ إذ يقول "مايكل هيات" (Michael Hyatt) المؤلف الذي تحظى كتبه بشعبيةٍ واسعة والمدير التنفيذي: "إنَّ ما يُحدَّد في التقويم، يُنجَز"، وإذا كان ذلك أمراً هاماً بالنسبة إليك، فيجب أن يظهر في التقويم الخاص بك.

هذا لا يعني أنَّه يجب عليك وضع كل مهمة حالياً في قائمة المهام الخاصة بك في التقويم الخاص بك؛ وإنَّما تحتاج إلى تخصيص وقت للأشياء التي قررت أنَّها هامة؛ إذ يجب عليك وضع الأشياء التي تريد القيام بها في التقويم الخاص بك قبل أن يُخصَّص هذا الوقت لشيء آخر من قِبل شخص آخر.

ماذا عن "المبالغة في الجدولة" من أجل الإنتاجية؟

ربما تلاحظ في تقويمك بعض أوقات الفراغ بين المهام، ولكن هل هذا يعني ألَّا تفعل أي شيء في ذلك الوقت؟

سيكون عدم القيام بأي شيء أمراً رائعاً، ولكنَّ الأمر ليس كذلك؛ وخلال ذلك الوقت نعمل على البنود الموجودة في الخطة الأسبوعية واليومية، ويرى بعض الأشخاص أنَّه لا ضرورة لإدراجها في التقويم الخاص بك، فمجرد وجود أوقات فراغ بين المهام أمر كافٍ.

يبحث بعض الناس عن النجاح من خلال "المبالغة في الجدولة"؛ وهذا يعني أنَّه يُخطَّط لكل ساعة من كل يوم؛ حتى إن لم يمضِ اليوم تماماً وفقاً للخطة، إلَّا أنَّه قد يكون من المفيد الحصول إرشادات.

يمكنك ملاحظة أنَّ نظام الألوان أمر مفيد في عرض المهام اليومية بالإضافة إلى عرض المهام على مدار الأسبوع والشهر.

شاهد بالفيديو: دليل الإنتاجية: الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت

هدر الوقت:

يُعَدُّ البريد الإلكتروني أحد أكثر الأسباب في تضييع الوقت؛ إذ إنَّ البريد الإلكتروني عبارة عن قائمة مهام يمكن لأي شخص الكتابة عليها، ولكن عندما يرسل إليك شخص ما بريداً إلكترونياً ويطلب منك القيام بشيء ما، ماذا تفعل عادةً؟ إذا كنت مثل معظم الناس، فمن المحتمل أن تفعل إحدى هذه الخطوات:

1. انظر إلى البريد الإلكتروني وافهم ما يطلبه الشخص منك.
2. انظر إلى التقويم الخاص بك واعرِف ما إذا كان عليك أن تذهب إلى مكان آخر.
3. إذا لم يكن عليك ذلك، فقل "نعم".
4. في نهاية اليوم، تذكَّر أنَّه قد لا يكون لديك ما يكفي من الوقت.

إنَّ تحديد مسؤولياتك الرئيسة في تقويمك يمكن أن يساعدك على قول "لا" للأشياء التي ليست هامة بالنسبة إليك ولكنَّها ضرورية للآخرين؛ إذ يمكنك التغلُّب على الضغط الناجم عن قبول ما يطلبه منك الآخرون من خلال النظر إلى التقويم الخاص بك ورؤية النشاط المُحدَّد في الجدول. يذكِّرك التقويم الخاص بك بأولوياتك، وعليك أن تسأل نفسك:

هل ما يُطلَب مني القيام به أمر هام بما يكفي لأقول "لا" للشيء الذي التزمت به آنفاً؟ هل ترى مدى اختلاف صياغة هذا السؤال؟ لم يَعُد الأمر يتعلق بما إذا كنتَ تريد مساعدة شخص على شيء ما. مَن الذي لا يريد أن يكون مساعداً للآخر؟

بدلاً من ذلك يجب أن تكون واقعياً حول ما إذا كان في إمكانك مساعدة شخص ما على شيء ما، وأحياناً تكون الإجابة "نعم"، ولكنَّها غالباً لا تكون كذلك؛ لذا فإنَّ تذكير نفسك بأنَّك ملتزم بالفعل بشيء هام، يوفِّر سياقاً إضافياً لاتِّخاذ القرار الصحيح.

إذا كنت تريد حقاً الاستفادة القصوى من وقتك، فعليك أن تعرف أين تنفقه.

تحذير: تغيير الجدول الزمني:

إنَّ إحدى الأخطاء التي نرى أنَّ الناس يرتكبونها طوال الوقت هي محاولة الالتزام بهذا الجدول الزمني المثالي الذي وضعوه، ولكنَّ الحياة تتغير؛ إذ إنَّه لمجرد أنَّك خططت ليومك بالكامل لا يعني أنَّ يومك ثابت تماماً، وفي الواقع قد لا يمر يوم كما خططت له تماماً، ولكن لا بأس في ذلك؛ إذ ليست الخطة المثالية التي تضعها لتنفيذ المهام في يومك هي التي تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية؛ بل إنَّها الفكرة التي قدمتها لتوجيه انتباهك في الاتجاه الذي تريده أن يسير فيه.

يقول المتحدث والمؤلف "بريان تريسي" (Brian Tracy): "إنَّ كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر عشر دقائق في التنفيذ". إذا كانت هذه العبارة صحيحة، فإنَّ التخطيط لكل ساعة من يومك سيمنحك عائداً بنسبة 1000% على طاقتك. افهم هذا المبدأ: إذا لم تخطط للطريقة التي ستقضي بها وقتك، فلا يمكنك إدارة طاقتك للتأكد من أنَّك قادر على متابعة أهدافك واتخاذ إجراءات بشأنها.

في الختام:

إنَّ فهم كيفية استعمالك لوقتك هو إحدى أهم المهارات التي يمكنك تطويرها، فلا يقتصر الأمر على كونك منتجاً في العمل فحسب؛ بل يتعلق بكيفية إدارة حياتك بأكملها، وإنَّ الجزء الأهم في التقويم الخاص بك هو أنَّه عليك أن تقرر ما يدور عليه؛ فأنت مَن تتحكم بحياتك وبكل خيار تتخذه حول كيفية قضاء وقتك، ويمكن أن يؤدي استعمال نظام تقويم مرمَّز بالألوان إلى تغيير كيفية إدارتك لوقتك بشكل جيد وتحقيق أهدافك في النهاية.

المصدر