11 علامة تشير إلى أنَّك لا تدير وقتك بشكل فعال

إذا كنت مثل معظم رواد الأعمال فوقتك مليءٌ بالمشاغل، بيد أنَّ هذا لا يعني أنَّك تُحْسِن إدارة وقتك، إذ ربما تكون كل تلك المشاغل في الحقيقة أحداثاً تَعُمُّها الفوضى وتجعلك عُرْضةً للإخفاق، لكن كيف يمكنك أن تعرف أنَّ ذلك هو ما يحدث؟ إليك 11 علامة تشير إلى أنَّك تدير وقتك بشكلٍ غير فعال.

أخطاء إدارة الوقت:

1- تُكْثِر من قول "ليس لدي ما يكفي من الوقت":

هل تتذمَّر دائماً لأنَّ وقتك لا يكفي لإنجاز كل المهام؟ هذا المبرر يُعَدُّ كِذْبةً في الحقيقة، وقد كان الكاتب المعروف "جاكسن براون" مُحِقَّاً حينما قال: "لا تقل إنَّ الوقت ليس كافياً فأنت لديك خلال اليوم عدد الساعات نفسه الذي كان لدى كلٍّ من "هيلين كيلر"، و"باستور"، و"مايكل آنجيلو"، والأم تيريزا، وليوناردو دافينشي، و"توماس جيفرسن"، وألبرت آينشتاين".

عوضاً عن التذمُّر قم بعملٍ ما لتنظِّم وقتك، حيث تختلف طريقة القيام بذلك من شخصٍ إلى آخر، لكنَّ أوَّل شيءٍ يجب عليك أن تبدء به هو إعادة النظر في الطريقة التي تقضي بها وقتك. قد تلاحظ على سبيل المثال أنَّك تخطئ في تقدير الوقت الذي تحتاج إليه لإنجاز مهمة ما، أو أنَّك تقضي الكثير جداً من الوقت في القيام بأنشطة غير مثمرة كتصفح وسائل التواصل الاجتماعي.

2- لست بارعاً في الالتزام بالمواعيد:

لدي صديقٌ يتأخر دائماً عن مواعيده والتأخُّر يُعَدُّ تقريباً شعاره في الحياة، وعلى الرغم من أنَّنا نتحدث بسخريةٍ عن هذا الأمر إلَّا أنَّ الحقيقة تقول إنَّ التأخر عن المواعيد يُعَدُّ واحدةً من أسوأ العادات التي يمكن أن يمارسها شخصٌ ما في حياتيه الشخصية والمهنية. إنَّ التأخر عن المواعيد يُعَدُّ عملاً بغيضاً ينمُّ عن قلة احترام وهو في نهاية المطاف يُلطِّخ سمعتك ويؤدي إلى انهيار علاقاتك، ناهيك عن أنَّ العجلة والانتقال بسرعة من مهمةٍ إلى أخرى يضعان الإنسان تحت الضغط.

ومثلما كان الحال مع الشعور بعدم وجود ما يكفي من الوقت، يمكن أن تساعدك إعادة النظر في الطريقة التي تقضي بها وقتك في اقتلاع هذه العادة السيئة من جذورها، والتفكير بشكلٍ أفضل في طريقة القيام بالمهام اليومية كالذهاب إلى العمل والعودة منه. تعوَّد أيضاً على ترك فترة من الوقت بين المواعيد والاجتماعات والبدء بأخذ الوقت اللازم للتنقل في أثناء رحلات السفر في الحسبان حتى تتمكن من الالتزام بمواعيدك.

3- لا تَذْكُر آخر مرةٍ راجعْتَ فيها جدول مواعيدك:

يجب عليك على الأقل أن تلقي نظرةً على جدول مواعيدك كل مساء وفي بداية الصباح، وعلى الرغم من أن هذا قد يبدو عملاً شاقَّاً، إلَّا أنَّ الاستعداد يولد دائماً الشعور بالثقة، وسيجعلك هذا تبدأ بالوصول في الوقت المحدد إلى الأماكن التي يجب عليك الوصول إليها. إنَّ السبب الذي يدفعني إلى إلقاء نظرةٍ على جدول أعمالي في الصباح هو التأكُّد من أنَّ كل شيءٍ لا يزال منظماً، فقد تحتاج على سبيل المثال إلى تغيير موعد الاجتماع الذي كان مقرراً عقده عبر مكالمة فيديو مع أحد العملاء حتى تتمكَّن من أخذ قسطٍ من الراحة.

ستوفر لك مراجعة جدول الأعمال مسبقاً الوقت وتحافظ على التنظيم، وستستخدم الفترات الزمنية الإضافية في الاستعداد لشيءٍ آخر. لكن تنظيم المواعيد وإعادة ترتيبها لا يكونان ممكنين إلَّا إذا استخدمت الأدوات المناسبة، فجرب أن تلجأ إلى أحد تطبيقات تنظيم المواعيد مثل تطبيق (intelligent calendars) الذي سيجعلك دائماً في قمة مستواك. سيحافظ تخصيص وقتٍ لمراجعة جدول أعمالك كل يومٍ وشهر على التنظيم ويجعلك تتحكم بكل ما يجري حولك.

4- لديك جدول أعمال تشبه بعض أجزائه بعضها الآخر:

ماذا أعني بذلك؟ إذا كنت لا تستخدم الألوان في جدول أعمالك هذا يعني أنَّ جميع حقوله لها اللون نفسه. قد لا يبدو هذا مسألةً مهمة لكن يجب عليك أن تعرف أين تنظر بالضبط حينما تفتح الجدول والفوضى لن تدعك تحقق مزيداً من النتائج الجيدة.

إنَّ طريقة تطبيق عملية استخدام الألوان في جدول الأعمال أمرٌ عائدٌ إليك كليَّاً، لكن يجب عليك أن تنتبه إلى بعض المسائل المرتبطة بعلم النفس، مثلاً الرمادي يمثِّل التوازن وهذا يجعل استخدامه للإشارة إلى الاجتماعات خياراً رائعاً، في حين يحرك الأزرق مشاعر الاسترخاء وهذا يجعل استخدامه للإشارة إلى المهام الأقل إرهاقاً أمراً مثالياً.

5- الرد بشكلٍ إيجابي على جميع من يطلبون منك أن تمنحهم بعضاً من وقتك:

يجب عليك أن تكون انتقائياً حينما يتعلق الأمر بالموافقة على طلبات من يريدون أن تمنحهم بعضاً من وقتك، والحل الأفضل لذلك أن تقول "لا" في أغلب الأحيان. قد يكون هذا مُحرِجاً بالنسبة إلى بعض الناس وأنَّك لا تريد أن تحبِط الآخرين، لكنَّ وقتك يُعَدُّ أثمَن الموارد التي لديك، وقبول تلك الطلبات دائماً أو إيقاف المهمة التي تقوم بها دائماً من أجل أن تساعد شخصاً آخر سيجعل الوقت المخصص للاهتمام بأولوياتك أقل. لذلك لا تقل "نعم" إلَّا للطلبات التي لديك الوقت للرد عليها أو التي تثير الحماسة حقاً في نفسك، فإذا لم يكن الطلب كذلك ارفضه باحترام.

6- الاعتياد على وضع مواعيد متضاربة ضمن جدول الأعمال:

لقد دُعِيْتَ توَّاً إلى حفلة عشاء بمناسبة عيد ميلاد أحد الأصدقاء، ودون أن تعود إلى جدول أعمالك قبلْتَ الدعوة، ثم تلقَّيْتَ في اليوم الذي يسبق الحفلة رسالةً تذكِّرك أنَّ لديك اجتماعاً في تلك الليلة مع أحد العملاء، واضطررت إلى اتخاذ قرار في الدقائق الأخيرة بإلغاء أحد الموعدين.

يُعَدُّ إدراج أحداث يتضارب موعد أحدها مع الموعد الآخر على جدول الأعمال عملاً غير مقبولاً، وهو لا يؤدي إلَّا إلى ازدياد مشاعر الضغط والقلق في حياتك وتعريض علاقاتك للخطر. لذلك قبل قبول أيَّة دعوة تأكَّد من عدم وجود أي حدث آخر يتعارض موعده مع موعدها على جدول أعمالك، فإذا تحقق ذلك ضعها على جدول أعمالك ولا تضع في الموعد نفسه أي حدثٍ آخر، وتذكر أن تترك مُدَد زمنية حتى يكون لديك ما يكفي من الوقت للانتقال من حدثٍ إلى الحدث آخر.

7- تُكْثِر من استخدام الأعذار:

قالت الممرضة المعروفة "فلورنس نايتينجيل" في إحدى المرات: "أنا أعزو نجاحي إلى أنَّني لم أقدِّم أبداً أيَّ عذر"، وهي إحدى المقولات التي تثير الإعجاب. لدينا جميعاً 24 ساعةً في اليوم وإذا لم تنجز عملك أو تأخرت فيه فأنت لا تدير وقتك بشكلٍ فعال. باختصار توقف عن اختلاق الأعذار فلا أحد يريد أن يسمعها، ونظِّم عوضاً عن ذلك جدول أعمالك واستفد افضل استفادةٍ من الوقت المتاح لك.

8- التردد، والمماطلة، والهوس بالكمال:

قد يبدو للوهلة الأولى أَّن هذه الصفات لا علاقة لإحداها بالأخريين لكنَّ كل واحدةٍ من هذه الصفات يمكن أن تكون عقبةً في طريقك إلى تحقيق النجاح، أتقضي مثلاً وقتاً أكثر من اللازم في اتخاذ قرار إذا كنت مُخيَّراً بين أمرين؟ أو ربما تؤجل تنفيذ المهام إلى الدقائق الأخيرة لأنَّ عقلك منشغل بأن يكون العمل الذي تؤديه مثالياً.

اسأل نفسك: "هل أنا متردد؟"، هل تؤجل المهام التي يجب عليك أن تؤديها لأنَّك شخصٌ مُماطِل أو لأنَّك تعاني من الهوس بالمثالية؟ إنَّ كل واحدةٍ من هذه الصفات يمكنها أن تصيب جدول أعمالك بالفوضى، إذ قد تخصص ساعتين لإنجاز مهمةٍ ما لكنَّ ذلك قد يستغرق أربع ساعات، وهنا ستؤثِّر هاتان الساعتان الإضافتيان في الزمن المخصص لأداء المهمة التالية.

يحتاج التخلص من هذه العادات السيئة إلى التدرُّب والانضباط اللذين يبدآن بالالتزام بالوقت المخصص لكل مهمة، وحينما تفعل ذلك لن يقبل عقلك أن يترك العمل دون أن ينهيه بفضل ما يُعرَف بتأثير "زيجارنيك" الذي يَذْكُر أنَّ الناس يتذكرون المهام غير المُكتملة أو المُعلَّقة أكثر من المهام التي أتموا تنفيذها. ويمكنك دائماً العودة إلى العمل ومراجعته حينما يكون لديك مُتَّسَع من الوقت للقيام بذلك.

9- علاقاتك عُرضةٌ للخطر:

أتشعر أنَّ علاقاتك الشخصية والمهنية تشهد توتراً بسبب تخلفك عن المواعيد وعدم إمكانية الاعتماد عليك؟ قد يكون هذا مؤشراً يدل على أنَّك لا تدير وقتك بشكلٍ صحيح. قد تحمل على عاتقك مثلاً تنفيذ عددٍ من المهام يفوق قدرة تحملك وهذا يؤدي إلى تضارب المواعيد على جدول الأعمال، أو التصاق سُمعة التأخر عن المواعيد بك لأنَّك تعقد الاجتماع تِلْوَ الاجتماع مباشرةً. أمَّا حينما يكون جدول أعمالك منظماً سترى فوراً أنَّك أصبحت أقل تعرضاً لمثل تلك المواقف المزعجة وبدأت تظهر بمظهر الشخص الموثوق الذي يحترم وقت الآخرين.

10- البريد الإلكتروني هو أبرز أدوات تنظيم المواعيد لديك:

إذا كان البريد الإلكتروني لا يزال أبرز أداةٍ تستخدمها لتنظيم مواعيدك، فقد حان الوقت للعثور على بديلٍ أفضل. وعوضاً عن الرد على الرسائل الإلكترونية الطويلة استخدم برنامجاً لترتيب المواعيد بشكلٍ آلي، يجعل الآخرين لا يرونك متصلاً إلَّا حينما يكون لديك متسع من الوقت، وإذا كان ثمَّة وقت معين مخصص للقيام بمهمة ما لن يسمح البرنامج لأي شخصٍ أن يحدد موعداً معك في الوقت نفسه.

11- الشعور بالإنهاك:

وأخيراً سيحميك جدول المواعيد المُنظَّم تنظيماً دقيقاً من الإصابة بالإنهاك إذ إنَّ الافتقار إلى التنظيم يُعرِّض صحتك للخطر ويجعل احتمال نسيان الأهداف وتدهور الأداء أكبر. وعلى الرغم من أنَّ تنظيم المواعيد لن يحل جميع هذه المشاكل إلَّا أنَّه يُعَدُّ طريقةً فعالةً للتخفيف من الشعور بالإنهاك. والسبب الأساسي الذي يدفعك إلى السعي إلى تحقيق هدف الوصول إلى جدول أعمال متوازن، هو أنَّ هذا الجدول سيمكِّنك من تحقيق جميع أهدافك الأخرى وستصل إلى تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والحياة المهنية وستأخذ استراحاتٍ حينما تحتاج إليها.

المصدر.