قد ترغب في أن تعلم أنَّ مشكلة ضعف إنتاجية الموظفين هي مشكلة عالمية، وإنتاجيَّة الموظف العادي لا تتجاوز الساعتين و53 دقيقة من إجمالي ساعات العمل في اليوم الواحد؛ لذا فقد حان الوقت لتزيد من إنتاجية فريق العمل لديك لاستثمار كامل ساعات العمل.
ما هي إنتاجية الفريق؟
إنتاجية الفريق هي مقياس النتائج المطلوبة وكفاءة الجهد الجماعي للفريق، وتستطيع فرق العمل ذات الإنتاجية العالية أن تنجز المهام المطلوبة منها بفاعلية في الوقت المحدد، بينما قد تُضيِّع الفرق ذات الإنتاجية المنخفضة الكثير من الوقت في تبادل الأحاديث أو تشتت انتباهها أو لا تعطي الأولوية لإنجاز المهام المطلوبة.
10 نصائح لتحسين إنتاجية فريقك ورفع أدائه إلى مستوى عالٍ:
يمكن أن توفر إنتاجية الفريق الجيدة وقت فريقك وأموالك على الأمد الطويل، ويمكنك زيادة الإنتاجية من خلال تطبيق هذه النصائح:
1. قسِّم الهدف الكبير إلى أهداف أصغر:
الهدف الجزئي هو جزء من الهدف الكبير الذي يساهم تحقيقه في الوصول إلى هذا الهدف الكبير.
على سبيل المثال إذا كان هدفك هو قيادة فريق ليست لديه الخبرة ليتمكن من النهاية من عرض المُنتج، فقد تكون أهدافك الصغيرة هي:
- إنهاء المسودة الأولى لمخطط العرض التوضيحي لمنتجك.
- إنهاء المراجعات الخاصة بمخطط العرض التوضيحي لمنتجك.
- تسليم المخطط إلى مدير المنتج.
- دعوة أعضاء فريق العمل من خلال البريد الإلكتروني لمناقشة العرض التوضيحي خلال الاجتماع الأسبوعي لفريق العمل.
وهكذا تجد أنَّ الأهداف الجزئية هي أهداف صغيرة قابلة للقياس تؤدي في النهاية إلى تحقيق هدفك الكبير.
تُعَدُّ الأهداف الجزئيَّة ضمن بيئة الفريق أمراً بالغ الأهمية؛ وذلك لأنَّها تسمح لأعضاء الفريق بتطبيق مبدأ التقدُّم، ومبدأ التقدُّم وفقاً لجامعة هارفارد (Harvard) هو "ظاهرة تؤدي إلى زيادة إنتاجية الأشخاص على الأمد الطويل كلَّما شعروا بأنَّهم يحرزون تقدماً".
نصيحة عملية: انظر إلى قائمة الأهداف الخاصة بفريق العمل لديك وحدِّد من خلالها أهدافاً جزئية؛ إذ يمكن أن يتكون الهدف الكبير من عشرات الأهداف الجزئية.
2. تواصَل مع أعضاء فريقك:
إذا كان فريقك لا يحظى بكثير من الفرص لإجراء محادثات وجهاً لوجه - خاصةً إذا كان لديك فريق عمل يعمل عن بُعد - فإنَّ إنشاء خطوط مفتوحة للتواصل يمكن أن يساهم بشكل كبير في زيادة الإنتاجية.
وإليك هذه الطرائق التي يمكنك تجريبها:
- جهز مجموعات الدردشة الخاصة بكل على الإنترنت؛ إذ تكون هناك أوقات محددة للأسئلة المفتوحة وأوقات للتركيز.
- خصِّص وقتاً كل أسبوع أو أسبوعين لإجراء محادثات فردية مع أعضاء فريقك.
- ابقَ على اطلاع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتعلَّم كيفية صياغة أفضل رسائل البريد الإلكتروني.
- تواصل من خلال الكتابة؛ إذ إنَّ مكالمات الفيديو ليست الوسيلة الوحيدة للاتصال؛ بل قد تؤدي أحياناً إلى الإرهاق لذلك حاول التواصل من خلال الرسائل النصية وتطبيقات المراسلة.
- استخدِم أدوات الاتصال الصحيحة سواء عبر الإنترنت أم وجهاً لوجه، فتوجد مجموعة كبيرة من أدوات الاتصال الخاصة بالعمل.
3. اعمل بنفسك مع أعضاء الفريق على المهام التي تتقنها:
قد تكون فكرة جيدة أن تقوم بالمهام نفسها التي يقوم بها أعضاء فريقك من حين إلى آخر ضمن بيئة الفريق، وخاصةً إذا كنتَ على دراية بالمهمة بالفعل، فقد يرتكب المديرون خطأً فادحاً من خلال تفويض المهمة نفسها التي أتقنوها، ولكنَّهم يفقدون مهارة القيام بها مع مرور الوقت مرةً أخرى؛ لذا عندما تصقل مهاراتك مع زملائك الآخرين، فقد تجد طرائق أفضل لتكون منتجاً في هذه العملية.
نصيحة عملية: راجع المهام التي يقوم بها أعضاء فريقك مرة واحدة في الأسبوع، وتأكَّد ما إذا كان هناك شيء في هذه القائمة تفعله منذ فترة، وحاول القيام بالمهمة بمفردك أو التعاون مع أعضاء الفريق.
شاهد بالفيديو: 5 أسباب تُفسِّر زيادة إنتاجية فريق العمل الذي يقوده أشخاص جيّدون
4. وفِّر لفريقك سياسة العمل الصحيحة:
عززت التغييرات التكنولوجية في العالم فكرة العمل عن بعد من أي مكان في العالم بدلاً من العمل من المكتب، والآن أصبح العمل عن بُعد شائعاً بشكل متزايد، وأفاد 95% من الموظفين عن بعد بأنَّهم يحققون مستوى من الإنتاجية أعلى مما كانوا يحققونه من خلال العمل في المكتب.
إنَّ السماح للموظفين بالعمل عن بُعد أو على الأقل تفعيل نموذج العمل الهجين "العمل عن بعد والعمل من المكتب" في بعض الأيام يمكن أن يساهم ليس فقط في تعزيز إنتاجية الفريق؛ بل أيضاً في تعزيز سعادة الموظفين بشكل عام.
5. صمِّم بيئة العمل بطريقة مناسبة:
يمكن أن تؤثر البيئة التي تكون موجوداً فيها بشكل كبير في أداء فريقك، على سبيل المثال، تُظهِر إحدى الدراسات أنَّ مجرد توفير منظر طبيعي في بيئة العمل يقلل من عدد الإجازات المرضية التي يأخذها الموظفون سنوياً.
ما هو نوع بيئة العمل التي يكون الموظفون موجودين فيها؟ إذا كانت بيئة مكتبية، فحاول تحويلها إلى بيئة تحفِّز الموظفين على المشي والتحدُّث إلى بعضهم في الردهة بين المكاتب.
يمكنك التعامل مع الأمر من زاوية أضيق، فعلى سبيل المثال الأجهزة والشاشات الرقمية هي مثال جيد عن تأثير بيئة العمل في إنتاجية الموظف، فمثلاً وضع تطبيقك المفضِّل على الشاشة الأولى في هاتفك المحمول حيث يكون أول شيء تراه؛ يمكن أن يساهم في تشتيت الانتباه. وسواء كنت تبحث عن الراحة أم التعاون أم المزيد من التركيز، فيمكنك تصميم بيئة العمل حيث تخدم غرضك.
6. ركِّز مع أعضاء الفريق في مهمة واحدة:
تتمثل المشكلة الكبيرة في بيئة الفريق في أنَّ كل شخص قد يعمل على شيء مختلف، فأحدهم يعمل على عرض تقديمي لعميل هام، والآخر يصمم موقع الويب الجديد، وأحدهم يخطط للاجتماع التالي، وقد أظهرت الدراسات أنَّ تعدد المهام يجعلنا أقل كفاءة وأكثر عرضة إلى ارتكاب الأخطاء، وينطبق الشيء نفسه على عمل الفريق.
بدلاً من تعدد المهام جرِّب هذه الخطوات:
- تحديد المهمة الكبيرة التي تريد أن يعمل فريقك عليها.
- ضبط ساعة الإيقاف لمدة 15 دقيقة أو أكثر.
- التخلُّص من كل عوامل الإلهاء والتركيز في هذه المهمة فقط.
بمجرد أن تبدأ بالتخلُّص من الأشياء التي تشتت انتباه الفريق، ستزداد إنتاجية فريقك وستتمكن من تقديم المزيد.
7. حدد معايير لقياس الأداء:
إذا كان في إمكانك قياس أداء فريقك، فيمكنك بالتالي تحسينه، ومهما كانت الأهداف التي يسعى إليها فريقك فإنَّ وجود معايير واضحة وقابلة للقياس يمكن أن يساعد على قياس الإنتاجية الإجمالية للفريق، وهذا يعني البحث الدقيق عن المقاييس التي يهتم فريقك بها.
فيما يأتي بعض المعايير التي قد تلائم فريقك ويرغبون في استخدامها:
أ. الحصول على العملاء المُحتملين:
إذا كنتَ تدير نشاطاً تجارياً عبر الإنترنت، فيمكنك قياس أدائك من خلال عدد العملاء المُحتملين الجدد الذين يدفعهم اهتمامهم بالمنتج أو الخدمة إلى الاشتراك برسائلك الإخبارية.
ب. إيرادات المبيعات:
إذا كنتَ تروِّج لمنتج أو لخدمة، فقد يكون من المفيد قياس إجمالي الإيرادات التي حققتها من خلال المبيعات.
ج. رضى العملاء:
يمكن أن يساعدك إجراء استطلاع للعملاء على معرفة مدى رضاهم وكيف تلبي منتجاتك حاجاتهم على الأمد الطويل.
8. حدِّد التقدُّم من خلال القفزات النوعية في النتائج:
عندما تعمل مع فريق، فسوف تتعلَّم كيف يمكن قياس التقدُّم خلال العمل من خلال وجود معايير؛ إذ تُعَدُّ القفزات في حجم الإيرادات والمبيعات علامات يمكن من خلالها تصوُّر مدى التقدُّم الذي يحرزه الفريق.
هذه بعض الأمثلة عن العلامات التي يمكنك استخدامها للتعبير عن القفزات التي حققها فريق العمل:
- النجوم الذهبية التي تعلقها على الحائط.
- صور تجمعك مع أعضاء فريقك بمناسبة الإنجازات التي حققتها.
- مؤشر يتقدم كلَّما أحرزت تقدماً من نوع ما.
نصيحة عملية: زيِّن بيئة العمل من خلال استخدام طرائق خلاقة للاحتفاء بإنجازات الفريق.
شاهد بالفيديو: 6 طرق مبتكرة لتعزيز إنتاجية الموظفين
9. أظهر التقدير لأعضاء الفريق:
بالإضافة إلى استخدام معايير لقياس التقدُّم يمكن أن يؤدي الثناء على زملائك في الفريق وإظهار التقدير لهم إلى زيادة الإنتاجية، وهذا ما كان يفعله القس والكاتب كريج غروشيل (Craig Groeschel)؛ الذي ابتكر فكرة لتقديم النجوم لموظفيه مرة في الأسبوع بسبب أدائهم الرائع.
10. أَبقِ حجم فريقك صغيراً قدر الإمكان:
وفقاً لشبكة "بي بي سي" (BBC) يطرأ تغيير على مستوى أداء فرق العمل عندما يصل عدد أعضاء الفريق إلى 20، والتحوُّل الكبير الذي يُحدِث هو أنَّه عندما يصل عدد أعضاء الفريق إلى 20 يبدأ الأفراد بتشكيل مجموعات متشعبة عن المجموعة الرئيسة؛ لذا لكي يكون لديك فريق عمل فعَّال؛ فيجب أن تُبقي فريقك صغيراً وفعالاً قدر الإمكان.
نصيحة عملية: بدلاً من إضافة المزيد من الأعضاء إلى فريقك، جرِّب تحليل النقاط التي تمثِّل مشكلة في عمل الفريق وحاول تحسينها.
نصيحة إضافية: مارِس عادة واستمر بها
الاستراتيجية الأكثر أهمية لتحسين أداء الفريق تتمثل بالنقطتين الآتيتين:
- ترسيخ العادة الجديدة.
- الاستمرار في تبنِّي هذه العادة.
قد يبدو الأمر بسيطاً، ولكنَّ تكريس العادة يبدأ بتحديد الأهداف الصحيحة التي لا تكون كبيرة جداً، وهو ما سميناه بالأهداف الجزئية والاستمرار في تبنِّي العادات التي تؤدي إلى أداء عالٍ يتطلب تخطيط الأهداف بشكل متَّسق وصحيح.
أضف تعليقاً