سنورد لكم في هذا المقال أهم الحيَل والخطط التي تمكِّنكم من إدارة مهامكم إدارة صحيحة، وترتيب أولوياتكم المهنية؛ كيلا تتأخروا عن إنجاز المهام المستعجلة، ولا تُراكموا - في الوقت ذاته - المهام التي تحتمل التأجيل من خلال التسويف والمماطلة؛ لذا فلندخل معاً في صلب هذا المقال، ولنتعرَّف إلى كيفية تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل.
كا هي الخطوات التي تساعدك على تحقيق التوازن في إدارة أولوياتك؟
1. إنشاء قائمة واحدة تتضمَّن كافة المهام
- إنَّ الخطوة الأولى من أجل تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل هي إنشاء قائمة واحدة تتضمَّن جميع المهام التي يترتَّب علينا تنفيذها، ويأتي التحديد الفعَّال للأولويات من خلال إدراك جميع المهام التي يجب القيام بها مهما بدَت بسيطة، أو تستغرق وقتاً قصيراً ربما حتى أقصر من وقت تدوينها في القائمة، ولكنَّ هذا التدوين في القائمة يضمن عدم نسيان هذه المهمة؛ بسبب الانشغال بأداء المهام الأكبر، كما أنَّ كتابة جميع المهام ضمن قائمة واحدة ومطوَّلة من شأنه أن يوضح لك ما يجب القيام به.
- قد تتضمَّن القائمة بعض المهام الشخصية، أو يمكن إنشاء قائمة أخرى تخصُّ المهام الشخصية، ولكن يُفضَّل أن تكون قائمة واحدة تشمل كل المهام والتذكيرات، مثل شرب الماء وإجراء الاتصالات وغيرها من التفاصيل التي قد نحتاج لأن نربط بعضها بوقت زمني محدَّد، أو أن نرتِّبها حسب الأهمية والأولوية.
2. تحديد الأولويات
- يجب تحديد الأولويات بعد إنشاء قائمة تحتوي على جميع المهام التي يترتَّب علينا القيام بها في يوم محدَّد، وهذه هي الخطوة الثانية من خطوات تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل.
- رتِّب الأولويات بدءاً من أكثرها حرجاً وحاجة إلى التنفيذ بأقصى سرعة وصولاً إلى أقلِّها أهمية، وينصح المختصون بالبدء بالمهام التي تتطلَّب وقتاً وجهداً أكبر في حال كانت المهام متساوية في الأهمية؛ لأنَّ الموظَّف يكون في ذروة نشاطه عند بدء العمل ومباشرة أداء المهام، إلا أنَّ منسوب طاقته يقلُّ بمرور الوقت وبعد بذل كثير من الجهود، والمرور بالعديد من المشتتات، وتناسب هذه الخطوة أغلب الموظفين.
- توجد بعض الاستثناءات بالتأكيد، فهناك العديد من الأشخاص الذين يفضِّلون البدء بالمهام الأسهل، وعندما يدخلون في جو العمل يشعرون بكثير من الحماسة، وتسخن همَّتهم؛ فيقومون بالمهام الأصعب.
- يُفضَّل تقسيم المهام الكبرى إلى مهام أصغر؛ ليسهل تنفيذها، كما يُنصَح بجدولة كل مهمَّة جزئياً زمنياً، وربط تنفيذها بوقت معين، كأن تُجزِّئ الهدف السنوي إلى مجموعة من المهام الشهرية، ثمَّ تقسِّم المهام الشهرية إلى أخرى يومية وهكذا.
شاهد بالفيديو: 5 أسئلة تساعدُكَ على تحديد الأولويات
3. تظليل المهام المستعجلة
- يُعدُّ تظليل المهام المستعجلة الخطوة الثالثة من خطوات تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل، وتأتي هذه الخطوة بعد وضع قائمة بالمهام الكليَّة المطلوبة، وترتيب الأولويات حسب الأهمية ودرجة الحرج، وهنا يجب تظليل المهام التي يجب القيام بها في أسرع وقت ممكن، أو التي لا تحتمل التأجيل؛ لأنَّ هذا يوفِّر للائحة المهام الخاصة بك رؤية شاملة وواضحة عن مواعيد التسليم النهائية، الأمر الذي سوف يكون مساعداً لك على تحديد المهام التي يجب إنجازها بسرعة، ولا تحتمل التأجيل والتي ربما يترتب على إنجازها إنجاز مهام جديدة تتطلَّب مزيداً من التخطيط. على سبيل المثال: قد يكون جرد المستودع في أحد المتاجر مهمة مستعجلة خاصة في فترات معيَّنة، ويترتَّب على إنجاز هذه المهمة مهام أخرى مثل جدولة المحتويات، وإرسال تبليغات وإشعارات للمدير أو أقسام أخرى معنية بالأمر، ومن ثمَّ تلقي تعليمات تتعلَّق بالمحتويات، والتصرُّف بها مثل التخطيط لعروض أو غير ذلك.
- يساعدك وضع مواعيد نهائية لأداء المهام المستعجلة والمظلَّلة على التخلُّص من عناء القلق بشأن موعد القيام بها، ففي كثير من الأحيان يكون عبء التفكير بالمهمة أثقل من الجهد اللازم للقيام بها، وقد يدفع القلق من أداء المهمة أحياناً إلى تأجيلها مرات عديدة، والدخول في متاهة المماطلة والتسويف والتي بدورها سوف تنتقل إلى المهام المترتِّبة على المهمة عينها؛ لذا قد يؤثِّر تظليل المهام المستعجلة تأثيراً إيجابياً في الإنتاجية.
4. منح الأولويات حسب درجة الأهمية
- استوحينا الخطوة الرابعة من خطوات تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل من كتاب "العادات السبع لأكثر الأشخاص فاعليَّة" الصادر عام 1989، ويقترح رجل الأعمال "ستيفن كوفي" تصنيف المهام أوَّلاً، ثمَّ تحديد الأولويات بينها وفقاً لدرجة الأهمية والإلحاح.
- يمكن تصنيف المهام في العمل بناءً على ذلك وفق ما يأتي:
- المهام العاجلة والهامَّة: هي التي يجب إنجازها أوَّلاً.
- المهام الهامَّة لكنَّها ليست عاجلة: هي التي يجب حجز وقت خاص لها في تقويمك المهني؛ من أجل إنجازها دون مقاطعة.
- المهام العاجلة ولكنَّها ليست هامَّة: هي التي يُفضَّل أن تُسنِد إنجازها إلى أشخاص آخرين، ويُعدُّ تفويض آخرين لإنجاز هذه المهام إن أمكن أفضل؛ من أجل توفير وقتك وجهدك.
- المهام غير العاجلة وغير الهامَّة: هي المهام التي يجب حذفها من قائمتك.
5. تجنُّب تعارض الأولويات
- انتبه إلى موضوع تعارض المهام وتقاطعها، فهذه هي الخطوة الخامسة من خطوات تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل، ولا تظهر هذه المشكلة عندما تقوم بأداء مهام سهلة؛ لأنَّها سهلة الإدارة، ويمكنك التحكُّم بالتزامن الخاص بها، ولكن عندما يتعلَّق الأمر بالمهام الصعبة والمعقدة، فإنَّ الدراسات تؤكِّد على أهمية منح الأشخاص - ممن هم في موقع السلطة واتخاذ القرار - الأولوية لأداء هدف واحد ومحدَّد، ويمكن للموظَّفين الآخرين تولِّي أداء المهام الأخرى؛ لأنَّ الجميع يعملون معاً، ويشكِّلون فريقاً واحداً، وسيخرج الفريق بمستوى عالٍ من الإنتاجية؛ لأنَّ أداء المهام المزدوجة يرتبط ارتباطاً وثيقاً بانخفاض مستوى الأداء الخاص بالموظف.
- يُنصَح بالتركيز على مهمة واحدة وعدم الانشغال بمهمتين في الوقت ذاته إذا لم يكن أمر إسناد بعض المهام للزملاء متاحاً؛ لتجنُّب تعارض الأولويات، ويزيد التعارض في أداء المهام من التشتيت، ويقلِّل من جودة المهام المنجزة، ويفضَّل تأجيل كل شيء، والتفرُّغ لمهمَّة واحدة، ثمَّ الالتفات لغيرها في حال طرأت بعض المهام، أو كنت تنتظر اتصالات أو مراسلات ما.
6. مراعاة الجهد المطلوب
- يجب مراعاة الجهد المطلوب لتنفيذ كل مهمة في أثناء ترتيب المهام وفق الأولوية، وهذه الخطوة هي الخطوة السادسة من خطوات تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل.
- يشعر بعض الأشخاص بالتشتُّت والقلق؛ بسبب كثرة المهام، فيتجهون إلى التهرُّب والتسويف والمماطلة، وعندما ينجزون مهاماً صغيرة متعددة يشعرون بالصفاء والارتياح، فيندفعون بحماسة أكبر لإنجاز المهام التي تتطلَّب جهداً أكبر.
- قد تنجح هذه الاستراتيجية مع العديد من الموظَّفين، ولكن يفضِّل آخرون إنجاز المهام الأعقد التي تتطلَّب جهداً أكبر، فيشعرون بالارتياح بعد إنجازها، وترتفع حماستهم لاستكمال المهام الصغيرة المتعددة، فهم على دراية أنَّها لن تتطلَّب منهم كثيراً من الجهد.
7. مراجعة القائمة مراجعةً دوريَّة وواقعية
- الخطوة السابعة والأخيرة من خطوات تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل هي تحديث القائمة تحديثاً مستمراً، ومراجعتها، ووضع تعديلات منطقية وواقعية عليها، وتُعدُّ هذه الخطوة خطوة منهجية من بين خمس خطوات وضعها استشاري الإنتاجية "ديفيد آلين" وأسماها "التفكير النقدي".
- أكَّد "آلين" من خلالها على أهميَّة المراجعة الدورية لقوائم المهام والأولويات، وعدَّ هذه المراجعة مفتاح استعادة السيطرة والتركيز المهني، فمن خلالها نُعيد ترتيب الأولويات، والنظر إلى الخطة المهنية التي نسير عليها.
- يجب التحقُّق من القائمة بعد إتمام كل مهمة؛ لكي نرى كيف أصبحت الأمور، وفيما إذا طرأ تغيير على الأولويات، كما أنَّ إسناد مهام جديدة لنا من شأنه أن يُحدث خللاً في قائمة أولوياتنا المهنية، فنحتاج لإعادة ترتيب المهام وفق المتطلَّبات الجديدة؛ لذا ينبغي مراجعة قائمة مهامك كل فترة، كما يجب أن تكون منطقياً وعقلانياً في أثناء عمليات التعديل، ولو ترتَّب على ذلك مزيد من الجهد.
في الختام
يتطلَّب تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة في العمل منك الوقت والجهد، فهو مهمة مستقلَّة بحد ذاتها، ولكنَّه يعود عليك بكثير من الفوائد التي تُضاعف إنتاجيتك، وتُشعرك بالاستقرار والإنجاز، وتجعلك تسيطر على المهام، وتعرف ما هي الخطوة القادمة، بدل أن تكون غارقاً في دوَّامة المتطلَّبات، وتائهاً متخبِّطاً عند ورود مهام ومسؤوليات جديدة.
نتمنى أن تكون خطواتنا مساعدة لكم على تنظيم مسؤولياتكم المهنية، وسبباً في إنجازكم لما يترتَّب عليكم بأقل جهد وأفضل صورة.
أضف تعليقاً