يكون لرئيس الاجتماع دوره الحاسم في الاجتماع من ناحية:

         تشجيع المشاركة.

         تلخيص القضايا.

         إتباع الجدول.

         السيطرة على توزيع التصويت ( والتصويت المرجح ).

         بدء الاجتماع وإنهاؤه.

 

أما مسؤول ضبط الوقت، فإنه يحرص على:

         بدء الاجتماع في وقته المحدد.

         السيطرة على الوقت وتوزيعه حسب نقاط جدول الأعمال.

         إنهاء الاجتماع في وقته.

 

والمسجل: يتضمن دوره ما يلي:

         انتزاع القرارات (الفوز بها).

         تناول المسودات والمذكرات بدقة.

         التحقق من أن كافة المعلومات المقدمة في المذكرات صحيحة.

         إتمام وتوزيع المذكرات بعد توقيعها ومصادقتها من الرئيس.

 

دور المشاركين: يمكن تحديد دور المشاركين فيما يلي:

         التحضير للاجتماع.

         الوصول المبكر إلى الاجتماع وانتظاره.

         المشاركة الفعالة في الاجتماع.

         إكمال المهام المخصصة في الاجتماع.