ما مدى جودة إدارتك للوقت؟ أدوات إدارة الوقت التي تساعدك على التفوق
كم مرّةً وجدت أنّ الوقت ينفد منك؟ أسبوعياً، يومياً، أم كلّ ساعة؟ بالنسبة للكثير من الأشخاص يبدو أنّه لا يوجد وقتٌ كافٍ في اليوم لإنجاز كلّ شيءٍ. عندما تتعلّم كيفية إدارة وقتك فإنك ستمتلك زمام الأمور حول ما يمكن أن تحققه، قم بإجراء هذا الاختبار الذاتي لتحديد جوانب إدارة الوقت التي تحتاج إلى تحسينها. وستقوم النتائج بتوجيهك إلى الأدوات المحدّدة التي ستساعدك على العمل بشكلٍ أكثر فعالية.
تعليمات اختبار مدى جودة إدارتك للوقت:
لكلّ سؤالٍ اختَر من العمود الذي بجانبه ما يَصفُك بشكلٍ أفضل، عليك اختيار أحد الإجابات التالية:أبداً، نادراً، أحياناً، غالباً، دائماً. أجب عن الأسئلة كما أنت في الواقع وليس بالطريقة التي تعتقد أنّك يجب أن تكون عليها، ولا تقلق إن كانت بعض الأسئلة تبدو في "الاتجاه الخاطئ". عند الانتهاء قم بحساب مجموع النقاط حسب إجاباتك من الجدول أدناه:
تفسير النتيجة:
- إن حصلتَ على مجموعٍ وقدره 15-30 فإن الخبر السار هو وجود فرصةٍ رائعةٍ لتحسين فعاليتك في العمل، ونجاحك على المدى الطويل! ولكن لتحقيق ذلك عليك تحسين مهارات إدارة وقتك بشكلٍ أساسي (اقرأ أدناه للبدء).
- إن حصلتَ على مجموعٍ وقدره 31-45 فأنت جيّدٌ في بعض الأشياء، لكن هناك مجالٌ للتحسين في مكانٍ أخر. قم بالتركيز على المشاكل الخطيرة أدناه، وعلى الأرجح ستجد أنّ عملك سيصبح أقلّ توتراً.
- إن حصلتَ على مجموعٍ وقدره 46-75 فأنت تدير وقتك بشكلٍ فعّالٍ للغاية! مع ذلك تحقق من الأقسام التالية لمعرفة إن كان هناك ما يمكنك تعديله لجعل ذلك أفضل.
أثناء إجابتك عن الأسئلة السابقة، لابد أنك امتلكت نظرةً عن المجالات التي يمكن أن تستخدم إدارة الوقت فيها. فيما يلي ملخصٌ سريعٌ للمجالات الرئيسية لإدارة الوقت التي تم استكشافها في الاختبار، ودليلٌ للأدوات المحدّدة التي يمكنك استخدامها لكلٍّ منها.
1. تحديد الأهداف:
(السؤالين "6"، و"10")، لبدء إدارة الوقت بشكلٍ فعال، فأنت تحتاج إلى تحديد أهدافك. عندما تعلم إلى أين أنت ذاهبٌ يمكنك معرفة ما يجب القيام به بالضبط، وبأيّ ترتيب. لكن، بدون تحديد الأهداف بشكلٍ صحيحٍ سوف تهدر وقتك على مجموعةٍ من الأولويات المتضاربة.
يميل الأشخاص إلى إهمال تحديد الأهداف لأنّه يتطلّب وقتاً وجهداً. لكن ما يفشلون في معرفته هو أن القليل من الوقت والجهد الذي يُبذل الآن يوفر الكثير من الوقت والجهد والإحباط في المستقبل. يحتوي موقع النجاح نت على العديد من المقالات الرائعة حول تحديد الأهداف ويجب على الجميع قراءتها. إذا كنت جاداً في إدارة الوقت فنحن نقترح عليك البدء بمقالة: "تحديد الأهداف الشخصية... خطّط لكي تعيش كما تريد"، ومقالة: "5 قواعد ذهبية مثبتة علميًا في تحديد الأهداف"، كما نوصي بقراءة مقالة: "الأهداف الذكية (SMART): كل ما تحتاج إلى معرفته عنها".
2. ترتيب الأولويات:
(الأسئلة "1"، "4"، "8"، "13"، "14"، "15")، إنّ تحديد أولويات ما يجب القيام به هو أمرٌ هامٌ بشكلٍ خاص. فبدون ذلك قد تعمل بجهدٍ، لكنّك لن تحقق النتائج التي تريدها لأنّ ما تعمل عليه لن يكون له أهميّةٌ استراتيجيّة.
معظم الأشخاص يملكون قائمة مهام من نوعٍ ما، لكن، المشكلة في العديد من هذه القوائم أنّها مُجَرَّدُ مجموعةٍ من الأشياء التي يجب القيام بها. لا يوجد نظامٌ محدّدٌ أو سببٌ للقائمة، لذلك فإنّ العمل الذي يقومون به يكون غير مُنَظّم. لذا كيف عليك العمل على قائمة المهام؟ من أعلى لأسفل أو من أسفل لأعلى أم من الأسهل إلى الأصعب؟
للعمل بكفاءة، تحتاج إلى التركيز على أهم المهام وأعلاها قيمة. وبهذه الطريقة لن تحتاج للعمل على شيءٍ بغاية الأهمية مع اقتراب الموعد النهائي. وللحصول على معلوماتٍ حول كيفية البدء بتحديد أولويات المهام الخاصة بك قم بمراجعة مقالة: "تحديد الأولويات: أفضل استثمار للجهد والوقت"، ومقالة: "مصفوفة الأعمال ذات الأولوية"، ومقالة: "مبدأ "آيزنهاور" للهام والعاجل".
3. إدارة المُقاطعات:
الأسئلة ("5"، "9"، "11"، "12")، إنّ وجود خطةٍ ومعرفة كيفيّة تحديد أولويات هذه الخطة هو أمرٌ واحدٌ. القضية التالية هي معرفة ما يجب القيام به لتقليل الانقطاعات التي تواجهها خلال يومك. من المعروف على نطاقٍ واسعٍ أن المدراء يمتلكون وقتاً قليلاً للغاية بعيداً عن الانقطاعات والإلهاءات من أجل العمل على مهامهم ذات الأولوية العالية. هناك مثلاً المكالمات الهاتفية، طلبات المعلومات، أسئلة الموظفين، ومجموعة كاملة من الأحداث التي تظهر بشكلٍ غير متوقع. ويحتاج البعض من هذه الأمور إلى التعامل الفوري معها، لكنّ البعض الآخر منه يحتاج إلى إدارة. تناقش مقالتنا بعنوان: "إدارة المقاطعات: حافظ على تركيزك وتحكّم بوقتك" كيفية تقليل وقت المقاطعة.
مع ذلك، فإنّ بعض الوظائف تحتاج أن تكون متاحاً للأخرين عند حاجتهم للمساعدة، لذا فالمقاطعة هنا هي جزءٌ ضروريٌّ وطبيعيٌّ من الحياة. افعل ما يمكنك القيام به لتقليل تلك المقاطعات للحد الأدنى، لكن تأكّد من عدم إخافة الأخرين من مقاطعتك عند الحاجة.
4. المماطلة:
(السؤال رقم "2")، "سأنجز هذا لاحقاً" هي إحدى العبارات التي تسبّب فشل العديد من الموظفين الجيدين. بعد الكثير من عبارة "لاحقاً" أو المماطلة سيتراكم العمل بشكلٍ كبيرٍ بحيث تبدو أيّةُ مَهَمّةٍ على أنّها مستحيلة.
إنّ أفضل طريقةٍ للتغلب على ذلك هي إدراك أنّك تقوم بالمماطلة فعلاً. ثم عليك معرفة سبب قيامك بذلك، ربما لأنك خائفٌ من الفشل؟ (وبالمقابل فبعض الأشخاص يخافون حقاً من النجاح).
بمجرد اكتشاف سبب مماطلتك يمكنك التخطيط للتخلّص من هذه العادة. قم بمكافأة نفسك على إنجاز المهام، وقم بتذكير نفسك بالعواقب الرهيبة لعدم قيامك بهذه المهام المملة! للحصول على المزيد من المساعدة في التعرف على المماطلة والتغلب عليها قم بمراجعة دليلنا بعنوان: "11 طريقة للتغلب على المماطلة".
5. الجدولة:
(السؤالين "3"، و"7")، تتعلّق إدارة الوقت بشكلٍ كبيرٍ بالجدولة الفعالة لوقتك، فعندما تتعرّف على ماهيّة أهدافك وأولوياتك فأنت بحاجةٍ إلى معرفة كيفيّة المضيّ قُدُمَاً بوضع جدولٍ زمنيٍّ يبقيك على المسار الصحيح، ويحميك من التوتر.
هذا يعني فهم العوامل التي تؤثر على الوقت المتاح لديك للعمل. لا يجب أن تمتلك جدولةً لمهامك ذات الأولويّة فقط بل أيضاً يجب أن تترك مجالاً للمقاطّعات والمُلهيات التي قد تحدث، ووقتاً للطوارئ، أي لتلك الأحداث غير المتوقّعة والتي تسبب فوضى في جدولك الزمني.
من خلال إنشاء جدولٍ زمنيٍّ متينٍ يعكس أولوياتك ويدعم أهدافك الشخصية سيكون لديك تحالفٌ رابحٌ سيسمح لك بالتحكّم بوقتك والحفاظ على توازن حياتك. لمعرفة مهارات الجدولة المحددة قم بمراجعة مقالة: "جدولة الأعمال بفاعلية: خطّط لأفضل استثمار لوقتك".
المصدر موقع "مايند تولز"