كيف تنجح في إجراء عملية إعادة التنظيم في الشركة؟
يمكن أن تكون "إعادة التنظيم" كلمة تثير الرهبة، وتنشر الخوف والقلق بين جميع أنحاء القوى العاملة لديك، ولكن لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو؛ حيث إنَّ عملية إعادة التنظيم جزء طبيعي من نظام الشركة وهدفها تحسين وضع الشركة.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المُدوِّنة "كاتي ميرفي" (Katie Murphy) والتي تُحدِّثنا فيه عن كيفية إعادة التنظيم.
لسوء الحظ، من المُحتمل أن يكون معظم الأعضاء في فريقك قد شهدوا تجربة سلبية لعملية إعادة تنظيم الشركة، لكن حان الوقت لتغيير هذه الصورة السلبية ومساعدة فرقنا على اتباع نهج إعادة التنظيم بحماسة.
لقد قدتُ عمليات إعادة تنظيم ناجحة، وشهدتُ بعض التحولات التي كانت مبهجة؛ إذ إنَّ عمليات إعادة التنظيم هي دائماً أمرٌ صعب، ويمكن أن تلحق الضرر في الشركة في بعض الأحيان، ولكن إذا كان الأمر سهلاً، فلن يستحق العناء.
فيما يأتي المخاطر الشائعة التي يواجهها القادة في أثناء عملية إعادة التنظيم والتي يجب تجنُّبها:
- لا يوجد شخص يقود عملية إعادة التنظيم.
- أولئك الذين يشرفون على عملية إعادة التنظيم ليست لديهم خبرة سابقة في تحقيق نتائج ناجحة.
- يتم إجراء التغييرات دون هدف معين أو بسرعة كبيرة.
- لا يدعم فريق القيادة بأكمله عملية إعادة التنظيم.
- لا توجد خطة للتواصل أو إدارة التغيير أو حل المشكلات.
هل يجب عليك تعيين مستشار لمساعدتك على تجنُّب الوقوع في مثل هذه المآزق؟ يعتمد هذا الأمر على موهبة وخبرات فريقك، فالمعايير التي يجب أن تبحث عنها هي الخبرة في التصميم التنظيمي، وإنشاء العمليات، والابتكار التجاري، وإدارة التغيير، وقيادة المبادرات الاستراتيجية المعقدة.
دعنا نحدد كيف تبدو عملية إعادة التنظيم الناجحة؛ حيث يُعَدُّ معدل دوران العمالة ومراجعات موقع "غلاس دور" (Glassdoor) ومعدل مشاركة الموظفين من الأمور التي يمكنك تتبُّعها؛ إذ إنَّ معدل دوران العمالة المنخفض هو العلامة الأولى للنجاح، كما يصعب تجنُّب بعض المراجعات السلبية المقدَّمة من موقع "غلاس دور"، فلا يحب الناس التغيير؛ لذا كن مستعداً للرد عليهم.
استخدم الدليل الآتي عند التفكير في الخيارات الداخلية والخارجية المتعلقة بالشركة، ودعها ترشدك في اتخاذ قرارك وإزالة أي تحيُّز محتمل قد يؤثر فيك بطريقة أو بأخرى:
1. البدء بعملية التخطيط، كما لو كنت تبدأ من الصفر:
لتحقيق النمو المتعمد، علِّم رواد الأعمال كيف يستخدمون رؤية استراتيجية لمعرفة كيف يجب أن تعمل شركاتهم في وضع مثالي كأداة لصنع القرار، تماماً مثل امتلاكك خارطة لبيع منتج أو خدمة؛ حيث يمكن أن يكون وضع خارطة مُنظمة استراتيجية رائعة.
إذا فاتتك فرصة وضع هذا النوع من المخطط منذ البداية، فلا بأس بذلك، سيكون الأمر أكثر صعوبة لامتلاكك الآن تحيزات بسبب معرفة كيفية عمل شركتك حالياً، لكنَّ هذا التخطيط أمرٌ قابل للتنفيذ تماماً.
كيفية تحقيق ذلك هو التظاهر وكأنَّك بدأتَ من جديد، وبناء عملك من الصفر، فما هي أهم الوظائف في شركتك؟ وكيف تُطوِّر شركتك وتسعد عملاءك وتستخدم التكنولوجيا وتنفذ وتدير الأعمال؟ تؤدي القائمة إلى مستويين فرعيين آخرين، وستحصل على مسودة، فقط تأكد من أنَّ هذه الوظائف تتناسب مع مجموعة المهارات التي يمتلكها أولئك الذين يؤدون هذه الوظائف، وأيضاً من خلال امتلاك الدوافع؛ مما يعني أنَّ تحقيق النجاح في جميع الوظائف الفرعية نفسه.
2. إجراء تحليل للعملية الأساسية:
بمجرد أن تصبح راضياً عن عملية التخطيط التي وضعتَها، أنشئ مسودة للعمليات الأساسية لكل من أهم الوظائف الموصى بها، وصِف كيفية تنفيذ هذه الوظيفة من خلال القيام بخمس إلى عشر خطوات، ولا تبالغ في التفكير، ستحتاج أيضاً إلى التأكد من أنَّه لا يتضمن سوى خطوات تتماشى مع تصميمك، وحاول التخلص من الطريقة التي تدير بها الأمور حالياً.
لإكمال التحليل، قارن مسودة العمليات الأساسية التي تضعها بعملياتك الأساسية التي تتبعها حالياً، فهل تتطابقان؟ على الأرجح لا، إذاً أين تختلفان؟ دوِّن كل هذه الملاحظات في وثيقة عمل سهلة المتابعة بحيث يمكنك مشاركتها مع الآخرين.
3. كسب تأييد جميع أفراد فريقك:
أفضل طريقة وجدتُها لكسب الدعم هي إشراك أصحاب المصلحة الرئيسين في عملية إعادة التنظيم، لقد قمتَ حتى الآن بإنشاء المُخطط ووضع العمليات الأساسية الخاصة بك نظرياً، والآن حان الوقت للتحقق من صحة عملك؛ إذ يُعَدُّ اختبار الضغط بين أصحاب المصلحة - ومن المحتمل أن يكون بين فريق القيادة - طريقة رائعة للتحقق من عملية بناء الدعم وتعزيزها في الوقت نفسه.
عند الأخذ بآراء هؤلاء الموظفين، أصغِ إلى رأي كل فرد منهم حتى يشعروا بأهمية دورهم وراحتهم في مشاركة التغذية الراجعة بشكل علني، وشارك معهم الأسباب التي دفعَتك لإجراء هذا التحليل، كأن يكون هذا الجهد الذي تقوم به يهدف إلى تطوير وضع الشركة بالمزيد من العزم.
شارك مع موظفيك العمل الذي أُنجِز حتى الآن واطلب منهم العمل على مراجعته في غضون ثلاثة أيام، وأخبرهم أنَّه لم تُتَّخذ أي قرارات أو ستُتَّخذ حين تُتاح الفرصة للقيادة للتفكير في التحليل، فقد تجد أنَّ قادتك يوصون بإعادة التنظيم من تلقاء نفسهم ولا تحتاج إلى إقناعهم بذلك.
4. اختبار المُخطط الذي وضعتَه وتكراره من خلال إثبات صحة المبدأ الذي تقوم عليه فكرة إعادة التنظيم:
بمجرد الانتهاء من تلقِّي بعض التوصيات كنتيجة لتحليل المخطط الذي قمتَ به، فقد حان الوقت لاختبار جدوى تلك التوصيات من خلال إثبات صحة المبدأ الذي تقوم عليه فكرة إعادة التنظيم، فالآن، يجب أن يكون واضحاً إلى حد ما أين تكمن المشكلات داخل شركتك أو ما هي فرص إعادة التنظيم.
تكمن أهمية إثبات صحة المبدأ الذي تقوم عليه فكرة إعادة التنظيم في أنَّه يمكنك إيصال أهدافك إلى المنظمة بأكملها دون أي التزام في حال سارت الأمور على عكس ما تخطط له؛ حيث ستخلق هذه الخطوة الثقة بين موظفيك وستحظى بالمزيد من التأييد.
اختر فريقاً صغيراً ليشرف على إدارة إثبات صحة المبدأ الذي تقوم عليه فكرة إعادة التنظيم والذي يمكنك مقارنته بهيكل الفريق الحالي، وحدد إطاراً زمنياً لتنفيذ هذه المهمة ولتكن أربعة أسابيع على الأقل، والتزم به، ثُمَّ تأكد من توصيل فكرة إثبات صحة المبدأ الذي تقوم عليه فكرة إعادة التنظيم بشكل صحيح، ولماذا تقوم به ومقاييس النجاح لمؤسستك بأكملها.
5. مرحلة التنفيذ:
بمجرد التأكُّد من أنَّ عملية إعادة التنظيم تصب في مصلحة مؤسستك، فقد حان الوقت لوضع خطة تنفيذ فائقة التفصيل، والعناصر التي يجب عليك تضمينها في هذه الخطة هي مواد التدريب، وخطة تواصل، والأدوار والمسؤوليات، والتوقعات، وقائمة مفصلة بالمهام فيما يخص الأماكن التي تنقل إليها، والوقت، والأشخاص الذين يتولون ذلك.
أوصي بنشر كل هذه المواد في قاعدة المعرفة أو شبكة الإنترنت الداخلية، وبصرف النظر عن النظام الذي تستخدمه لمشاركة المعلومات على مستوى المؤسسة.
شاهد بالفديو: ما هي أهداف التنظيم في العمل؟
6. وضع خطة لإدارة التغيير:
التغيير أمرٌ صعب، وستجد نفسك مضطراً إلى تكرار التواصل مرات عدة؛ لذلك خطط لهذا الأمر في استراتيجية تواصلك، وضع توقعات بأنَّ الأمور ستزداد سوءاً قبل أن تتحسن، وستحدث الأخطاء من خلال الثغرات، ولا بأس بذلك، إنَّه أمر متوقع وجزء طبيعي من هذه العملية.
خطط لمدة ثلاثة أشهر على الأقل لإدارة التغيير، وفيما يأتي بعض أفضل الإجراءات للتعامل مع هذه الفترة:
- إدراك عملية إعادة التنظيم، وكون القائد الذي يقود خطة التواصل.
- إنشاء نظام فرز وحل المشكلات.
- عقد ساعات عمل منتظمة للرد على الأسئلة والمخاوف والتغذية الراجعة المفتوحة.
- إنشاء نظام لجمع التغذية الراجعة المجهولة.
- البحث عن بعض متقني إعادة التنظيم عبر الفِرق للحفاظ على الإيجابية.
- نشر مقاييس النجاح والاحتفاء بالمكاسب الصغيرة.