كيف تستثمر تقويمك في زيادة الإنتاجية؟

قد يكون من الصعب أن تحافظ على إنتاجية جيدة عندما لا تكون في مكتب محاط بالزملاء والمديرين؛ لذا، كيف يمكنك تتبُّع كل ما عليك القيام به؟ ماذا لو قلت لك إنَّ الإجابة أمامك مباشرة؟ هذا صحيح، إنَّه التقويم الخاص بك. تُعدُّ إدارة التقويم الخاص بك واحدة من أفضل وأبسط الطرائق للحفاظ على إنتاجيتك، سواء في المكتب أم في أثناء العمل عن بُعد.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن هوي جونز (Howie Jones)، ويُحدِّثنا فيه عن تجربته في كيفية تنظيم التقويم لزيادة الإنتاجية.

استخدام التقويم الخاص بك لتكون أكثر إنتاجية كل يوم:

تتضمن بعض مزايا العمل عن بُعد، عدداً أقل من التنقلات المجهدة، والقدرة على تخصيص مكتبك وفقاً لاحتياجاتك. ولكن، حتى لو كان لديك مكتب منزلي رائع، فقد تواجه تحديات في الإنتاجية.

التخلص من عقبات الإنتاجية الشائعة:

إذا كنت تعمل من مكتبك في المنزل، فقد تواجه عوامل تشتيت خارجية لا تواجهها في مقر العمل، مثل الحيوانات الأليفة والتلفاز وحتى أفراد الأسرة. ومن ثمَّ يُصبح الفصل بين العمل والحياة الشخصية أصعب، وتصبح إدارة المهام صراعاً حقيقياً.

في مقر العمل، أنت تعمل في بيئة مخصصة تماماً للعمل، حيث يكون لديك زملاء ومديرون موجودون لمساءلتك وتقديم التوجيه لك؛ أمَّا عندما تعمل في المنزل ولا يراقبك أحد، فقد يكون من السهل الابتعاد عن قائمة المهام والمماطلة في العمل.

لحسن الحظ، يمكنك عند العمل من المنزل تحقيق مستوى الإنتاجية نفسه الذي تحققه في مقر العمل؛ حيث تُظهر بعض الدراسات أنَّ الموظفين يصبحون أكثر إنتاجية عندما يعملون عن بعد.

يكمن مفتاح الحفاظ على إنتاجيتك أو حتى زيادتها، في مهارة واحدة وهي: إدارة التقويم الخاص بك.

شاهد بالفيديو: 7 طرق لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

إدارة التقويم:

تُعرَّف إدارة التقويم بأنَّها عملية تنظيم المهام والفعاليات والاجتماعات الخاصة بك لزيادة إنتاجيتك؛ إذ إنَّك باستخدام التقويم المنظم جيداً، يمكنك تعلُّم كيفية إدارة وقتك، بحيث تبقى على اطلاع بقوائم المهام الخاصة بك، وتحافظ على تركيزك طوال يوم العمل.

يوجد لدى العديد من المديرين التنفيذيين مساعدون يتولون إدارة التقويم عنهم، ولكن يمكن لأيِّ شخص استخدام الإجراءات نفسها لزيادة الإنتاجية، وإليك السبب في كون إدارة التقويم هي المفتاح لتطوير خطة عملك:

• إنَّه نظام واحد يجعل تتبُّع المهام أمراً سهلاً.
• يمكنك الوصول إلى التقويم الخاص بك عبر أجهزة متعددة.
• ضرورة تخمين وقت إتمام المهام.

إن كنت تريد أن تعرف كيف تكون أكثر إنتاجية في العمل، فكل شيء يبدأ بالتقويم الخاص بك.

نصائح للحفاظ على مستوى الإنتاج باستخدام تقويمك الخاص:

يمكن للتقويم الخاص بك أن يؤدي دوراً أكبر بكثير من مجرد تتبُّع الاجتماعات عن بُعد وأعياد ميلاد الأصدقاء؛ حيث يمكن أن يساعدك - عند استخدامه استخداماً صحيحاً - في الحفاظ على تركيزك وإنتاجيتك، بغضِّ النظر عن مكان عملك.

فيما يلي بعض أفضل الاستراتيجيات التي يستخدمها الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية من أجل إدارة التقويم والمشاريع:

1. اختيار تقويم واحد ومزامنته مع جميع الأجهزة:

يمكن أن تفشل في متابعة الاجتماعات والمهام في تقويم منفصل؛ لذا، وقبل أن تتمكن من التركيز على الإنتاجية، تحتاج إلى وضع جميع التزامات عملك في مكان واحد.

أفضل طريقة للقيام بذلك هي اختيار تطبيق تقويم واحد؛ حيث تشمل الخيارات الشائعة تقويم غوغل (Google) وأي كال (iCal) وكاليندر (Calendar). تُعدُّ مزامنة التقويم عبر الأجهزة خطوة أساسية لإدارة التقويم، وبعد اختيار التطبيق، تأكد من تسجيل الدخول على جميع أجهزتك ومزامنة بياناتك. عند مزامنة أجهزتك، فأنت تتابع بياناتك دائماً من تقويم رئيس واحد.

2. استخدام الترميز اللوني للمهام والمشاريع:

بعد إدخال جميع بيانات عملك في تطبيق التقويم الخاص بك، يمكنك استخدام الترميز اللوني لمساعدتك على البقاء منظماً، على سبيل المثال، يمكن أن تضيف ترميزاً باللون الأزرق إلى قائمة المشاريع الكبيرة، واللون البرتقالي إلى قائمة اجتماعات العملاء، واللون الأخضر إلى قائمة مهامك الشخصية.

يساعدك الترميز اللوني لأحداث التقويم في الحصول على نظرة عامة عالية المستوى إلى مهام الأسبوع بلمحة واحدة. ويمكنك إن شئت، أن تكون أكثر استراتيجية حول كيفية تلوين التقويم الخاص بك باستخدام علم نفس الألوان.

3. تقدير مدة المهام وتخصيص الوقت لها:

يمكنك استخدام إدارة التقويم للبقاء على اطلاع بالمهام وقوائم المهام، فأحداث التقويم ليست لاجتماعات العمل فحسب.

خُذ قائمة المهام الأسبوعية على سبيل المثال، ولنفترض أنَّ لديك خمس مهام هامة يجب عليك إنجازها؛ ابدأ بتقدير المدة التي ستستغرقها لإكمال كل مهمة. وبعد ذلك، خصِّص وقتاً لكل مهمة من المهام باستخدام حدث التقويم.

يُعدُّ تخصيص الوقت في التقويم مفيداً بشكل خاص إذا كنت تستخدم أداةً لتنظيم الاجتماعات مثل كاليندر (Calendar)؛ إذ إنَّك عندما تُخصِّص وقتاً لعملك في التقويم، لا يمكن للعملاء وزملاء العمل دعوتك إلى حضور اجتماع خلال ذلك الوقت.

4. تسجيل فترات الاستراحة في التقويم:

يقضي العمل ساعات متتالية من دون فترات استراحة على إنتاجيتك؛ حيث إنَّك عندما لا تتوقف عن عملك، فأنت ستعاني من الملل الإدراكي، ممَّا يقلل من قدرتك على التركيز.

يمنحك أخذ فترات استراحة خلال يوم عملك فرصة لإراحة عقلك وتجديد انتباهك. وهناك عدد قليل من جداول تنظيم الاستراحة التي يمكنك اتباعها للبقاء منتجاً، مثل قاعدة 52/17 أو تقنية البومودورو (Pomodoro Technique).

تتضمن كلتا الطريقتين المذكورتين آنفاً تناوب وقت العمل مع وقت الراحة. غير أنَّه في بعض الأحيان، ليس من السهل أخذ فترات استراحة، خاصةً عندما تتغلب علينا الرغبة في مواصلة العمل، فنتجاوز الوقت المخصص للاستراحة.

إذا كنت ترغب في الحفاظ على تركيزك طوال اليوم، أضف فترات استراحة إلى التقويم والتزم بها. يمكنك حتى ضبط إشعارات التذكير لتنبيهك عند اقتراب فترة الاستراحة.

5. تجميع المهام المتشابهة:

قد يبدو تعدد المهام أفضل تكتيك لزيادة الإنتاجية، ولكن قد يؤدي في النهاية إلى إبطاء وتيرة عملك.

أدمغتنا مصممة للتركيز على مهمة واحدة في كل مرة، وعندما ننتقل من مهمةٍ إلى أخرى، سنعاني من نتائج هذا الانتقال. يتطلب الأمر باختصار الكثير من القدرة العقلية للانتقال إلى نوع جديد من المهام؛ ذلك لأنَّنا نفقد الكثير من القدرة على التركيز مع كل انتقال؛ لذا عندما ترتِّب مهامك لأسبوع كامل، يمكنك زيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى عن طريق التقليل من تبديل المهام. بعبارة أخرى، تكون أكثر إنتاجية عند تجميع مهام متشابهة.

يمكنك على سبيل المثال، تخصيص ساعتين من يومي الإثنين والجمعة للمهام الإدارية، أو يمكنك تخصيص فترات بعد الظهر للاجتماعات؛ حيث يستخدم الأشخاص الأكفَّاء هذا النوع من إدارة التقويم، لحماية وقتهم الذي يحتاج إلى تركيز وتوفير القوة العقلية للعمل الهادف، بدلاً من إضاعة الوقت في تعدد المهام.

6. تخصيص فترات زمنية خالية من الاجتماعات:

سواء كنت تحب الاجتماعات أم تكرهها، فهي عنصر حيوي لأيِّ عمل تجاري ناجح؛ إذ إنَّك بحاجة إلى الاجتماعات للتعاون مع فريقك، والعثور على عملاء جدد، وتحقيق مبيعات.

ومع ذلك، يستغرق وقت التواصل الكثير من القدرات العقلية، بحيث لا يمكنك التركيز جيداً على المهام الاستراتيجية الكبيرة إذا كنت دائماً تنتقل من اجتماعٍ إلى آخر.

عندما تكون لديك مشاريع كبيرة تتطلب الكثير من التركيز، فأنت بحاجة إلى وقت لا تقلق فيه بشأن الاجتماعات، ومن العادات الجيدة في إدارة التقويم، جدولة أيام أو حتى أسابيع خالية من الاجتماعات بانتظام. يمكنك استغلال هذا الوقت للتركيز على العمل الصعب، أو التوقف برهةً وتحليل الصورة الكبيرة لعملك.

7. تنظيم التقويم مسبقاً قبل العمل:

يُعدُّ الاحتفاظ بتقويم منظم جزءاً أساسياً من الإدارة المُثلى للتقويم. في بعض الأحيان، تتغير الخطط والأولويات؛ لذلك عليك مراجعة التقويم الخاص بك وإجراء التعديلات.

بدلاً من استخدام ساعات الصباح المثمرة للتحقق من مهامك اليومية، أُوصي بمراجعة التقويم الخاص بك في المساء قبل يوم عملك التالي؛ إذ إنَّه من غير المرجح أن تواجه خلال المساء مقاطعات من العملاء والزملاء. وعلاوةً على ذلك، ستستيقظ كل صباح وأنت تعلم بالضبط ما تحتاج إلى إنجازه في ذلك اليوم.

في الختام:

يبدأ العمل المُنتِج بتقويم مُنظَّم؛ إذ إنَّك في النهاية، تحتاج إلى استراتيجية عندما يتعلق الأمر بالتقويم الخاص بك؛ ابحث عن الأساليب التي تعجبك، وابدأ استخدامها في صالحك.

يعرف أصحاب الأداء الأفضل أهمية إدارة الوقت، وهم يعرفون أيضاً كيفية استخدام التقويمات لزيادة مستوى الإنتاجية؛ إذ إنَّه باستخدام الأدوات المناسبة، تُمثِّل إدارة التقويم الفرق بين الشعور بالإنهاك وتحقيق أهداف عملك.

المصدر