كيف تدير فريقاً يعمل عن بعد؟
خلال ذروة الجائحة، أصبحَ العمل عن بُعد ضرورة لجميع الشركات تقريباً، والآن بدأت تنتهي عمليات الإغلاق، لكنَّ العديد من الشركات قررت الاستمرار في العمل عن بُعد، فهناك عدد من المزايا للعمل عن بُعد، بما في ذلك التكاليف المنخفضة والموظفين الأكثر إنتاجية والرفاهية، ومع ذلك، إذا كنت تخطط للحصول على فريق دائم يعمل عن بُعد، فأنت بحاجة إلى إتقان إدارة الفريق عن بُعد.
تواجه إدارة الفِرق العاملة عن بُعد تحديات مختلفة عن إدارة الفريق شخصياً، بقدر ما أصبحت تقنية التواصل متقدمة، فإنَّها لا تزال غير قادرة على استبدال التواصل الشخصي استبدالاً مثالياً؛ لذا إليك 6 طرائق يمكنك من خلالها إتقان إدارة الفريق عن بُعد:
1. التواصل هو المفتاح:
يُعَدُّ انقطاع التواصل في الشركة أمراً مُحبِطاً ومُبدِّداً للوقت، ولكن عندما تعمل الفِرق عن بُعد، فإنَّ الرسائل المفقودة والتعليمات التي يُساء فهمها يمكن أن تكون كارثية؛ حيث وجدَ استطلاعٌ للرأي أنَّ الشركات الكبيرة التي يعمل بها 100000 موظفاً عانت خسائر بلغت وسطيَّاً 62.4 مليونَ دولار سنوياً بسبب قلة التواصل، والشركات الأصغر التي تضمُّ 100 موظفاً خسرت ما يقارب 420 ألفَ دولار سنوياً للسبب نفسه.
قد ينجح إسناد المشاريع والمهام عبر البريد الإلكتروني في المكتب عندما يستطيع الموظفون الذهاب إلى مكتب مديرهم للحصول على عرض توضيحي مباشر، ولكن في بيئة العمل عن بُعد، هذا ببساطة ليس كافياً.
إنَّ تَوفُّر قنوات التواصل المتعددة والاستفادة القصوى من أدوات التواصل الخاصة بشركتك سيساعد أعضاء الفريق العاملين عن بُعد على البقاء مُنظَّمين والتعاون والحصول على التغذية الراجعة عندما يحتاجون إليها.
2. الدردشة وتطبيقات التعاون أمر لا بُدَّ منه:
ستُنظِّم تطبيقات الدردشة الجماعية مثل سلاك (Slack) ومايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) تواصلَ الفريق في قنوات أو سلسلة رسائل؛ حتى يتمكن العاملون عن بُعد من تتبُّع آخر تحديثات الشركة في أي مشروع أو قسم معيَّن، ويمكن لأعضاء الفريق أيضاً التواصُل مع بعضهم بعضاً مباشرةً، ومع معظم الحلول، يمكنهم تنظيم رسائلهم المباشرة والمجموعة في سلسلة رسائل لتتبُّع التقدُّم المُحرَز في موضوعات محددة.
تجمع بعض تطبيقات الدردشة مثل مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) وريفر (Ryver) أيضاً بين وظائف الدردشة الجماعية وإدارة المشروع، ويمكن للعاملين عن بُعد استخدام مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) لتحرير المستندات والعروض التقديمية مباشرة داخل التطبيق بينما يتضمن ريفر (Ryver) لوحة على غرار ألواح كانبان (kanban) تُسمَّى المهام التي تتيح لأعضاء الفريق إنشاء المهام وتنظيمها وإكمالها.
من أجل تحقيق أقصى استفادة من برنامج التعاون الجماعي الذي تستخدمه، اقضِ بعض الوقت في البحث عن الميزات المُتاحة، وبالنسبة إلى العديد من مقدمي الخدمة المشهورين، يجب أن يؤدي البحث السريع في غوغل (Google) مع اسم البرنامج والكلمات إلى عرض بعض الميزات المفيدة.
على سبيل المثال، يُقدِّم مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) وظيفة بحث مُتقدِّم، والقدرة على حفظ الرسائل التي تريد الرجوع إليها لاحقاً واختصارات لوحة المفاتيح، ويسمح تطبيق سلاك (Slack) والعديد من التطبيقات الأخرى للمستخدمين بتخصيص الإشعارات؛ بحيث يمكن لأعضاء الفريق تجنُّب التشتيت عندما يحتاجون إلى التركيز، ولكن لا تفوتهم أي رسالة هامة.
شاهد بالفديو: كيف تجعل العاملين عن بعد أكثر انخراطاً في العمل؟
3. اجتماعات فيديو منتظمة:
من أجل التدريب والمزيد من الاجتماعات الرسمية، تُعَدُّ تطبيقات مكالمات الفيديو ضرورية، على الرغم من أنَّها ليست بديلاً مثالياً للتواصل الشخصي، إلا أنَّ هناك شيئاً ما يتعلق برؤية وجوه الأشخاص يساعد على أن يكون التواصل واضحاً ومباشراً.
بسبب الجائحة، من المحتمل أننَّا التقينا بشخص تحَّدثنا معه مرات عدة عبر الفيديو، وعلى الأرجح، ستتعرف إلى الشخص على الفور وتشعر أنَّك تعرفه؛ هذا لأنَّ تطبيقات مكالمات الفيديو مثل تطبيق زووم (Zoom) يقوم بعمل رائع في إنشاء تجربة شخصية تكاد تضاهي الواقع من حيث الجودة.
بعض الطرائق التي يمكنك من خلالها استخدام مكالمات الفيديو لتعزيز التواصل الفعال هي عقد مؤتمرات فيديو صغيرة لخمسة أشخاص أو أقل، والتخلُّص من تشتيت ضوضاء الخلفية وإنشاء جدول أعمال مسبقاً.
وبالإضافة إلى ذلك، اقضِ بعض الوقت في التعرف إلى الميزات التي يُقدِّمها مُزوِّد مؤتمرات الفيديو الخاص بك؛ حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من برنامجك، ومن ميزات تحسين التواصل التي يجب البحث عنها هي مشاركة الشاشة وخصائص السبورة البيضاء.
4. الحلول السحابية والهواتف المحمولة:
يُعَدُّ نظام الهاتف السحابي الذي يستفيد من قوة الصوت عبر تقنية بروتوكول الإنترنت IP ضرورة مطلقة للعاملين عن بُعد والاتصالات التجارية عموماً، الصوت عبر الانترنت (VoIP) للأعمال أرخص وأكثر تنوعاً وقابلية للتوسُّع من الخطوط الأرضية التقليدية، ولكنَّ الجانب الذي يُعَدُّ الصوت عبر الإنترنت مفيداً فيه للفِرق العاملة عن بُعد تحديداً؛ هو قابلية التنقل مع تطور الهواتف الذكية.
عند اختيار موفِّر الصوت عبر الإنترنت (VoIP) لتسهيل التواصل الممتاز بين الفريق عن بُعد، فإنَّ بعض الميزات التي يجب عليك البحث عنها هي نسخ البريد الصوتي، وخدمة فايند مي فولو مي (find-me Follow-me) - هما خدمتان لإعادة توجيه المكالمات تستخدمان استخداماً شائعاً مع بعضهما بعضاً؛ حيث تُتيحُ خدمة فايند مي Find me للمستخدم استقبال المكالمات في أي مكان، وتتيح خدمة فولو مي Follow-me إمكان الوصول إلى المستخدم على أي من أرقام الهواتف المتعددة - وتطبيق الهاتف المحمول، والملاحظات الصوتية، والرسائل النصية، وربما الميزة الأكثر أهمية للفِرق العاملة عن بُعد؛ هي الإشراف والمراقبة.
5. التنظيم:
عند إدارة أي فريق، من الهام تحديد توقعات واضحة، يحتاج الموظفون الذين يعملون عن بُعد إلى معرفة متى يجب أن يكونوا متاحين ومتى يمكنهم التركيز على أشياء أخرى مثل الأسرة، وهذا هام لصحة العمل ولفريقك العامل عن بُعد، فإذا شعر الموظفون أنَّهم يعملون على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، فسيكونون أكثر توتراً وستعاني صحتهم النفسية كثيراً.
لتجنُّب ذلك، جدوِل عملك، وامنح موظفيك جدولاً مريحاً ليومهم؛ حيث تُعَدُّ المرونة للفِرق العاملة عن بعد أمراً جيداً، ولكن يجب عليك تخصيص بعض ساعات العمل؛ حتى يتمكن الموظفون من التواصل مع بعضهم بعضاً والتواصل معهم أيضاً.
في هذه الملاحظة، حاول التواصل مع أعضاء الفريق على أساس يومي أو أسبوعي على الأقل، يمكن أن يكون هذا رسمياً مثل مكالمة الفيديو أو غير رسمي مثل رسالة على تطبيق سلاك (Slack)، ستساعد عمليات تسجيل الوصول المنتظمة العاملين عن بُعد على تنظيم عملهم وإجراء التعديلات بناءً على التغذية الراجعة.
6. التركيز على النتائج:
الإدارة التفصيلية هي ممارسة سيئة حتى في بيئة المكتب، ولكن مع وجود فِرق عاملة عن بُعد، يمكن أن تسبب الإدارة التفصيلية قدراً كبيراً من الإحباط غير الضروري لكل من الموظفين والمديرين.
ومن أفضل الممارسات تحديد مؤشرات أداء رئيسة واضحة، وتوظيف الأشخاص المناسبين والسماح لهم باكتشاف أفضل طريقة لتحقيق أهدافهم؛ حيث أظهرت الأبحاث أنَّه عندما يُعطى الموظفون توجيهاً واضحاً بشأن الأدوار والمسؤوليات والأهداف، مع المرونة في العمل، فإنَّهم يميلون إلى طلب المشورة والتعاون أكثر والتفكير بشكل أكثر إبداعاً من أجل تحقيق الأهداف.
يجب معالجة جميع هذه المجالات في وقت واحد؛ حيث يوجد الكثير من التداخل بينها على سبيل المثال، عندما يكون هناك تركيز على النتائج بدلاً من العمليات، يكون هناك حافز أكبر للتعاون والتواصل بشكل فعال، ويسمح الهيكل المتعمد الذي يتضمن عمليات تسجيل وصول منتظمة وليست قسرية للمديرين بالبقاء منظمين في متابعاتهم والتأكُّد من تحقيق الأهداف، كما أنَّه يعزز التواصل المفتوح.
إذا ركزت على هذه المجالات في أثناء انتقالك إلى فريق عمل عن بُعد، فيمكنك الحصول على جميع مزايا القوة العاملة عن بُعد دون وجود صعوبة.