كيف تحسن إنتاجيتك في العمل؟

لقد كان العام الماضي عاماً سنتذكره لبقية حياتنا؛ إذ كان لدينا الكثير من المبرِّرات لعدم إعطاء الأولوية للإنتاجية؛ ولكن عندما نبدأ العودة إلى الحياة الطبيعية، يحين وقت عودة قطار الإنتاجية إلى مساره.

من الواضح أنَّ التحدُّث عن العودة إلى "الوضع الطبيعي" أسهل بكثير من تطبيق ذلك على أرض الواقع، فما زلنا نتكيَّف ونتعامل مع الآثار المتتالية لجائحة كوفيد-19 (COVID-19)؛ لذا إليك 10 طرائق تجعلك تعطي الأولوية للإنتاجية مرة أخرى:

1. العمل على أن تكون ساعات الصباح الأولى إيجابية:

بالنسبة إلى الكثيرين منا، أدى العمل من المنزل إلى تلاشي الحدود بين العمل والحياة الشخصية؛ ونتيجة لذلك، أصبح الإرهاق مستشرياً، ويكمن حلُّ هذه المشكلة في جملةٍ من الأمور، منها الامتناع عن التحقق من بريدك الإلكتروني عند الاستيقاظ مباشرةً، فعلى الرغم من أنَّ 66% من الأشخاص يسارعون مباشرةً عند الاستيقاظ صباحاً إلى تفقُّد الرسائل الواردة إلى بريدهم الإلكتروني، إلا أنَّ هذا يستنزف إنتاجيتك ويزيد قلقك.

يقول "كارسون تيت" (Carson Tate) مؤلف كتاب "العمل ببساطة: الإيمان بقوة أسلوب الإنتاجية الشخصي الخاص" (Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style): "البريد الوارد هو مهام أسندها الآخرون إليك، وهو يتماشى مع أهدافهم وأغراضهم، التي لا تتماشى بالضرورة مع أهدافك وأغراضك، فإنَّك تضحِّي بواحدة من أكثر الفترات الإنتاجية في يومك، وهي بداية اليوم التي تكون فيها متنشطاً، وفي حالة تأهب، ولست مرهقا عقلياً بعد، وذلك في سبيل الرد على ما يريده الآخرون منك بدلاً من استخدام طاقتك المركَّزة لتحقيق أهدافك".

ابدأ يومك بالتأمل لمدة 5 دقائق بدلاً من إمساك هاتفك مباشرةً عند الاستيقاظ؛ حيث إنَّها طريقة بسيطة للاسترخاء والتفكير في الأشياء التي تحتاج إلى اهتمامٍ عاجلٍ منك، أما بالنسبة إلى تصفُّح صندوق الوارد الخاص بك؛ فافعل ذلك ثلاث مرات فقط في اليوم؛ قبل العمل مباشرة وبعد الغداء وعندما تكون مستعداً لإنهاء يوم العمل، واستخدِم أيضاً طرائق مثل "قاعدة الدقيقتين" (the two-minute rule) و"الطرائق الأربع لتنظيم البريد الإلكتروني" (4D’s of email organization)؛ حيث تقوم إما بتنفيذ المهام أو إلغائها أو تفويضها أو تأجيلها.

2. طرح السؤال الأهم الذي يساعدك على التركيز:

يسأل "غاري كيلر" (Gary Keller)، أحد المشاركين في تأليف كتاب "الشيء الواحد" (The One Thing): "ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنني القيام به بحيث يكون كل شيء آخر من خلال القيام به أسهل أو غير ضروري؟ يجب عليك أن تسأل هذا مراراً وتكراراً حتى تفعل "الشيء الواحد" الأهم.

نادراً ما تكون النتائج الاستثنائية مجرد صدفة؛ إنَّها تأتي من الخيارات والإجراءات التي نتخذها، ويهدف سؤال التركيز دائماً إلى تحقيق أفضل ما في الخيارات والإجراءات من خلال إجبارك على القيام بما هو ضروري للنجاح، كما إنَّه يتجاهل ما هو قابل للتنفيذ وينقل تركيزك إلى ما هو ضروري وهام، بصرف النظر عما إذا كنت تبحث عن إجابات كبيرة أو صغيرة، فإنَّ طرح سؤال التركيز هو عادة النجاح الأفضل في الحياة".

وجد الدكتور "جيل ماثيوز" (Gail Matthews)، أستاذ علم النفس في جامعة "الدومينيكان" (Dominican University) في "كاليفورنيا"، أنَّ احتمالية تحقيق أهدافك وأحلامك تزداد بنسبة 42% ببساطة عن طريق كتابتها بانتظام؛ لذا بعد إجابتك عن "سؤال التركيز"، دوِّن إجابتك.

3. التحدث إلى نفسك بصوتٍ عالٍ:

أجرى الباحثان "جاري لوبيان" (Gary Lupyan) و"دانيال سوينغلي" (Daniel Swingley) دراسة في عام 2012؛ حيث كُلِّفت مجموعتان من المتطوعين بإيجاد موزة في كومة من الصور العشوائية، فالمجموعة التي قالت كلمة "موزة" بصوت عالٍ وجدت الصورة أولاً؛ ذلك لأنَّ هذا منع تشتت الانتباه ورفع تركيزهم.

قد يبدو هذا محرجاً في البداية، ولكن، إذا كنت لا تزال تعمل من المنزل، فمَن سيحاسبك؟ ربما حيواناتك الأليفة، لكنَّ هذا لن يجعلها تفقد إعجابها بك، وإذا عدت إلى المكتب، فيمكنك التحدث بهدوء عن الإجراء الذي يتعيَّن عليك اتخاذه حالياً، فقط تذكَّر أن تستخدم الحديث الإيجابي مع نفسك وأشر إلى نفسك بصيغة الغائب؛ ذلك لأنَّ هذا يضبط عواطفك.

4. القيام بأهم مهمَّة في المرحلة الثانية:

كتب المهندس ورائد الأعمال والمدير التنفيذي في شركة "ريديت" (Reddit) "ييشان وونغ" (Yishan Wong): "غالباً ما يرتكب الناس خطأ وضع كل شيء في قائمة الأولويات والقيام بأهم شيء أولاً، لكنَّ المهمة الأولى يصعب البدء بها للكثير من الأسباب؛ مما يؤدي إلى التوقف عن العمل، وبدلاً من ذلك، قم بالمهمة الأكثر جاذبية أولاً؛ حيث إنَّها طريقة سهلة لمساعدتك على اكتساب العزم، وبمجرد أن تنطلق، يمكنك بسهولة البدء بالمهام ذات الأولوية القصوى"، وبعبارة أخرى، عند المماطلة، لا ترغب في بعض الأحيان في إجبار نفسك على العمل حسب الأولويات التي حددتَها، وبدلاً من ذلك، يجب أن يكون مجرد البدء هو أفضل استراتيجية لديك.

شاهد بالفديو: 9 أخطاء تدمِّر الإنتاجية ترتكبها في أول 10 دقائق من اليوم

5. خلق بيئة آمنة وخالية من الإجهاد:

طوَّر الطبيب وعالِم الأعصاب "بول ماكلين" (Paul MacLean) نظرية الدماغ الثلاثي الشهيرة (triune brain theory) في الستينيات من القرن الماضي، على الرغم من أنَّها عُدِّلَت على مر السنين، إلا أنَّها تنص على أنَّه لدينا ثلاثة أدمغة، ويوضِّح "ديفيد هاسيل" (David Hassell)، الرئيس التنفيذي لشركة "فايف 15" (15 Five): "أقدم بُنية للدماغ موجودة لدى الزواحف، وقد سمي بهذا الاسم لأنَّه يتكوَّن من الجذع والمخيخ.

تظهر هذه البُنية عند الزواحف؛ وهي الحيوانات التي تفتقر إلى مكونات الدماغ الأكثر تطوراً الموضحة أدناه، وتُعَدُّ هذه البنية بدائيةً وتتحكم بمعدل ضربات القلب والتنفس، وهي مصممة لحمايتنا"، فالبُنية التالية هي الدماغ الحوفي، ويضيف "هاسيل" أنَّ الدماغ الحوفي مشترك بين جميع الثدييات وهو "المكان الذي تعيش فيه العواطف والذكريات والعدائية"، كما أنَّها "تتحكم بالكثير من سلوكنا".

يقول: "عندما نشعر بالقلق بشأن حياتنا الاجتماعية وعلاقاتنا، فإنَّنا نرجع إلى أدمغتنا الحوفية"، ويضيف: "نحن البشر لدينا بنية متخصصة تسمى القشرة المخية الجديدة"، ويُطلَق عليها أيضاً اسم الفص الأمامي، وهي "مسؤولة عن اللغة والتفكير التجريدي والإبداعي".

ما هي علاقة أي مما ذُكِرَ آنفاً بالإنتاجية؟ إنَّه أمر بسيط؛ إذ يوضح "هاسيل": "عندما يشعر الناس بعدم الأمان في العمل، تَنشَط بُنى أدمغتهم الأكثر بدائية، ولا يمكنهم الوصول إلى فصوصهم الأمامية للابتكار"، ناهيك عن أنَّ الخوف "سيحفز عقولهم لبدء إنتاج الأدرينالين والكورتيزول، وستتوقف عقولهم الإبداعية"، في حين أنَّ هذا يمكن أن يختلف اعتماداً على تفضيلاتك، فإليك بعض النصائح لتهيئة بيئة عمل آمنة وخالية من الإجهاد:

• أضف لمسات شخصية إلى مساحة عملك.
• حافظ على منطقة عملك نظيفة ومنظمة.
• اعمل خلال فترات الذروة الأكثر إنتاجية.
• تجنَّب السمية والسلبية، مثل زملاء العمل الذين يقاطعونك.
• اجعل النشاط البدني والنوم والأكل الصحي أولوية.
• شجِّع التواصل والتعاون إذا كنت تعمل مع الآخرين.
• عزِّز ثقافة العمل الإيجابية من خلال الامتنان والاحترام والتقدير.

6. استثمار قوة الوقت الضائع:

لنكن واقعيين هنا، أنت لا تفتقر إلى الوقت حقاً، إلا أنَّك إما لا تدير طاقتك بشكل فعال، أو تضيع الوقت باستمرار، وبعيداً عن الخطابات والكلمات الرنانة، كلنا مذنبون بتبديد أثمن مواردنا، فلماذا نفعل ذلك لأنفسنا؟ كتب المؤلف "تيم توني" (Team Tony): "ربما لم تكن قد فهمت هدفك النهائي، ولا تشعر بالحافز للمضي قدماً، فربما تكون قد استسلمت للمعتقدات التي تقيِّدك وأخبرت نفسك أنَّك غير قادر على تحقيق أهدافك، أو ربما لم تتقن بعد مهارات إدارة الوقت الفعالة وما زلتَ تضيع وقتاً أكثر مما كان مخططاً له".

بصرف النظر عن السبب الحقيقي، هناك طرائق لتغيير هذا الوضع، فأحد الأمثلة على ذلك هو ما يسميه المتحدِّث التحفيزي "توني روبينز" (Tony Robbins) بـ "الوقت الصافي، لا الوقت الإضافي"، يقول "روبنز": "استثمر الوقت الذي تقضيه في التنقل أو أداء المهام أو ممارسة الرياضة أو تنظيف المنزل لتغذية عقلك من خلال الكوتشينغ عالي الجودة والمعلومات القوية التي ستساعدك على تحقيق أحلامك.

أنشئ قائمة المهام أو البودكاست أو مواقع الويب التي يمكنك استخدامها في فترات زمنية قصيرة واحتفظ بهذه القائمة في متناول يديك على هاتفك أو في المفكرة التي دوَّنت فيها خطتك، واجمع بين وقتك الضائع والعمل، وستزيد إنتاجيتك أضعافاً مضاعفة، وعموماً، يسمح هذا لك بزيادة الوقت الذي في متناول يدك حالياً، حتى تنجز المزيد دون تفويت أيَّة لحظة".

من الاستراتيجيات الأخرى المُتَّبعة:

• التقسيم؛ حيث تقوم بتجميع "الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها حسب النتيجة".
• التحضير لمدة 10 دقائق في اليوم "حتى تتمكن من ضبط عواطفك وموقفك".
• طريقة التخطيط السريع (RPM) لمواءمة أفعالك اليومية مع هدف حياتك.

7. الوقوف في أثناء العمل:

لكي نكون منصفين، فإنَّ الوقوف في أثناء العمل ليس ظاهرة حديثة، ففي الواقع، كان المؤلفون المشهورون، بمن فيهم "إرنست همنغواي" (Ernest Hemingway) و"لويس كارول" (Lewis Carroll) و"تشارلز ديكنز" (Charles Dickens) و"فيرجينيا وولف" (Virginia Woolf)، يقفون في أثناء الكتابة.

وجد الباحثون مؤخراً في مدرسة "الصحة العامة في تكساس" (Texas A&M Health Science Center School of Public Health) أنَّ أولئك الذين يمكنهم الجلوس والوقوف طوال اليوم كانوا أكثر إنتاجية بنسبة 46%، وبالإضافة إلى ذلك، أفاد 75% من العمال بأنَّهم يعانون من آلام أقل في الجسم.

بالنظر إلى أنَّ جائحة كوفيد-19 قد دفعت الناس إلى اتباع أسلوب حياة يركنون فيه إلى الجلوس، فإنَّ الاستثمار في مكتب تستطيع العمل خلفه واقفاً قد يجعلك أكثر إنتاجية، ويمكن أن يفيد أيضاً صحتك العامة وسلامتك.

8. إنشاء قائمة للاستراحة:

ليس سراً أنَّ فترات الراحة المتكررة على مدار اليوم يمكن أن تجعلك أكثر إنتاجية، تقول مجلة "ذا أتلانتك" (The Atlantic) إنَّ الصيغة المثالية هي العمل لمدة 52 دقيقة والاستراحة لمدة 17، وتشير دراسات أخرى إلى أنَّه يجب عليك الاستراحة كل 90 دقيقة بسبب النظام فوق اليومي، فالسر هو العثور على النظام الذي يناسبك وجعل الاستراحات أولوية، وتحتاج أيضاً إلى قضائها في المشاركة في النشاطات التي تجِّدد طاقتك، وهنا تكمن أهمية "قائمة التوقف"، وقد تشمل هذه القائمة نزهة خارج المنزل أو تدوين اليوميات أو تعلُّم شيء جديد.

9. اتباع "حمية المعلومات":

نحن متصلون بالإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وقد أدت جائحة كوفيد-19 إلى جعل هذا الأمر أكثر انتشاراً بسبب الانغماس في قراءة الأخبار السيئة وعدم وجود حدود واضحة بين العمل والحياة الشخصية؛ مما تسبَّب فيما يُعرَف بالإغراق المعلوماتي.

وفقاً لـ "لوسي جو بالادينو" (Lucy Jo Palladino)، الحاصلة على الدكتوراه، وعالمة النفس ومؤلفة كتاب "جد منطقة تركيزك: خطة جديدة فعالة للتغلب على الإلهاء والإرهاق" (Find Your Focus Zone An Effective New Plan to Defeat Distraction and Overload): "يحدث الإغراق المعلوماتي عندما يتعرض الشخص لمعلومات أكثر؛ مما يستطيع الدماغ معالجته في وقت واحد"، فعندما لا نهتم بهذا، يمكن أن يضر بصحتنا العقلية والجسدية وأن يؤثر سلباً في علاقاتنا وأن يعوق إنتاجيتنا.

كيف يمكن معالجة الإغراق المعلوماتي؟ يوصي رائد الأعمال الأمريكي "تيم فيريس" (Tim Ferriss) باتباع "حمية معلوماتية"، ويمكنك اتباع النصائح الآتية في البداية:

• ابحث فقط عن المعلومات التي تحتاجها الآن.
• تبنَّ شعار "خير الكلام ما قلَّ ودلَّ".
• حدد وقتاً لجمع المعلومات.
• قلِّل من عوامل التشتيت والانقطاع.
• تعلَّم كيفية الحصول على أهم المعلومات مباشرةً.
• بسِّط عمليات التواصل.
• أتقِن تقسيم الوقت.
• مارِس أحلام اليقظة واسمح لنفسك بأن تسرح بأفكارك.

10. اتخاذ قرارات أقل:

وفقاً لأستاذ علم النفس "باري شوارتز" (Barry Schwartz)، فإنَّ وجود الكثير من الخيارات يسبب الحيرة والإرهاق؛ إذ تضر مفارقة الاختيار (The paradox of choice)، كما يسميها "شوارتز" أيضاً بصحتنا العقلية، ويُظهِر بحثه أنَّ وجود احتمالات أكبر يؤدي إلى ارتفاع معدلات الاكتئاب.

يمكنك منع حدوث ذلك من خلال اتباع الطريقة الأكثر وضوحاً، وهي اتخاذ قرارات أقل وأفضل، وفي حين أنَّ هذا قد يبدو مستحيلاً، إلا أنَّه ليس معقداً كما تعتقد إذا خططت مسبقاً، وهذا لا يعني أنَّه عليك التخطيط لكل دقيقة من وقتك، وبدلاً من ذلك، اتبع التخطيط المسبق من خلال تحضير الوجبات التي ستتناولها خلال الأسبوع أو ترتيب ملابسك.

قد لا يبدو هذا هاماً، إلا أنَّ عدم الاضطرار إلى التفكير فيما ستأكله أو ترتديه يَحول دون استنفاد طاقتك العقلية؛ حيث يمكنك بعد ذلك استخدام هذه الطاقة بشكل أفضل، مثل التركيز على أهم مهمة لك في اليوم، ويمكنك أيضاً إنشاء قائمة بالأشياء التي لن تفعلها؛ إنَّها فكرة روَّج لها رائد الأعمال والملياردير الأمريكي "جاك دورسي" (Jack Dorsey).

وكتب على تويتر قائمة بالمهام التي لا يريد فعلها وغالباً ما تكون أكثر أهمية من قائمة المهام التي عليه إنجازها، يقول: "يمنحني عَقد العزم على عدم القيام بأمرٍ ما مساحة أوضح للتفكير والعمل، ويجنِّبني التصرف تصرفاتٍ منفعلة، وتبقى بعض العناصر في القوائم لأيام أو أسابيع أو شهور، بينما هناك بعض المهام الأخرى التي أرغب في التأكُّد من فعلها يومياً".

المصدر