كيف تجعل فعالياتك الافتراضية ممتعة أكثر؟

كان عام 2020 طويلاً للغاية وغير مسبوق وسيغير العالم إلى الأبد، ومع أنَّ الأمور لا تزال تسير معنا سيراً جيداً الآن في عام 2021، ما زلنا نتعامل مع سيل من الفعاليات الافتراضية؛ حيث نشرت جائحة كوفيد-19 المنصات الافتراضية، فلنأخذ برنامج "زووم" (Zoom) مثلاً، الذي أفاد قبل عام أنَّه كان لديه 300 مليون مشارك في الاجتماعات يومياً.

ربَّما أعياك استخدام هذه المنصات في عقد الاجتماعات الافتراضيات، إلا أنَّه لا يمكن إنكار أنَّ التكنولوجيا أصبحت مفيدةً؛ إذ تمكَّنت هذه المنصات من منع سوء التواصل وزيادة المشاركة وتشجيع التعاون وتسريع عملية صنع القرار، وبالنظر إلى أنَّ العمل عن بُعد سيبقى موجوداً، فإنَّ الفعاليات الافتراضية ستبقى على حالها في المستقبل.

ولكن ماذا سيحدث عندما تعود الأمور إلى طبيعتها؟ حسناً، وفقاً لاستطلاعٍ أجرتهُ مجموعة "نورثستار ميتينغس غروب" (Northstar Meetings Group)؛ قال 24% من المخططين إنَّ الأحداث الافتراضية هي التجمعات الوحيدة التي يخططون لها حالياً، بينما قال 35% إنَّ أكثر من نصف اجتماعاتهم القادمة ستُعقَد عبر الإنترنت.

ونرى هذه الإحصائيات بوضوح الآن؛ لذا توقَّع أن يكون كل شيء من الاجتماعات الخاصة واجتماعات الفريق والندوات عبر الإنترنت والمؤتمرات افتراضيَّاً طوال المستقبل المنظور، في حين أنَّها قد لا تكون فعالة أو مفضَّلة مثل الفعالية التي نجريها وجهاً لوجه، إلا أنَّها ما نتعامل معه حالياً، وهذا لا يعني أنَّها يجب أن تكون سيئة بشكل رهيب، خصوصاً إذا اتَّخذتَ الاحتياطات التالية:

1. اختيار المنصة المناسبة والالتزام باستخدامها:

إذا كنتَ تجتمع مع عدد قليل من أعضاء فريقك، فستكون تطبيقات "زووم" (Zoom) أو "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams) أو "غوغل ميت" (Google Meet) أو "فيس تايم" (FaceTime) ملائمة لك، ولكن لو كنتَ سوف تستضيف ندوة عبر الإنترنت أو تقوم بالبث المباشر لجلسة تدريبية، فقد ترغب في إلقاء نظرة على منصات أخرى مثل "بيج ميكر" (BigMaker) أو "ويبنار جام" (WebinarJam).

هناك العشرات من الخيارات عندما يتعلق الأمر بمنصات الفعاليات الافتراضية، والسر هو العثور على واحدة تحتوي على ميزات تلبي احتياجاتك، من ناحية عدد المشاركين وعدد الأشخاص المسموح لهم بالمشاهدة والسعر ومشاركة الشاشة وتسجيل الأحداث، وبعد تثبيت المنصة، اضبطها ضبطاً خاصاً يلائمك، على سبيل المثال: إذا كان مسموحاً لك، فأَنشِئ خلفية افتراضية مخصصة أو صفحات أحداث ذات علامة تجارية.

2. إبقاء الفعاليات قصيرة ومؤثرة:

هل تساءلتَ يوماً لماذا تكون محادثات "تيد" أقل من 20 دقيقة؟ ليس بسبب قيود الوقت؛ بل لأنَّه لدينا فترة انتباه محدودة؛ إذ وضَّحَ كريس أندرسون (Chris Anderson) مدير شركة "تيد" (TED) ذلك قائلاً: "18 دقيقة طويلة بما يكفي لتكون جاداً، ومقتضبة بما يكفي لجذب انتباه الناس؛ حيث اتَّضحَ أنَّ هذا الطول ينجح أيضاً بشكل جيد للغاية على الإنترنت، وهو بطول فترة استراحة القهوة؛ لذا يمكنك مشاهدة فيديو رائع، وإرسال الرابط إلى شخصين أو ثلاثة من أصدقائك، ويمكن أن ينتشر بسهولة شديدة.

وتعمل مدة الـ 18 دقيقة أيضاً مثل الطريقة التي يجبر بها موقع "تويتر" (Twitter) الأشخاص على الانضباط فيما يكتبونه، فمن خلال إجبار المتحدثين الذين اعتادوا الاستمرار بالتحدث لمدة 45 دقيقة على خفض المدة إلى 18 دقيقة، تجعلهم يفكرون حقاً فيما يريدون قوله، فما هي النقطة الأساسية التي يريدون إيصالها؟ لهذه المدة تأثير توضيحي، وهي تؤدي إلى الانضباط".

مثلما هو الحال مع الاجتماعات الشخصية الفعالة أو الخطابات، فالأفضل أن تكون الفعاليات مقتضبة إذا كنت ترغب في الحفاظ على تفاعل الحضور أيضاً منذ ظهور كوفيد-19؛ حيث يقضي الأشخاص أكثر من 13 ساعة يومياً في النظر إلى الشاشات، وقد يؤدي التعرض المفرط إلى الأشعة الزرقاء إلى مخاوف صحية مثل الأرق؛ لذا فإنَّ أي شيء يمكن فعله لتقليل وقت النظر إلى الشاشة يُعَدُّ ميزة إضافية.

3. تقديم تجربة بشرية في عالم افتراضي:

أُجريَت الندوة التي تعقدها كلية "سلوان" للإدارة التابعة لمعهد "ماساتشوستس للتكنولوجيا" (MIT Sloan School of Management) رقميَّاً مثل أيَّة فعالية أخرى هذا العام، وقد نتجَ سلسلة التعلُّم الرقمي الخاصة بها، والمشكلة الأكبر - بحسب "ألان تيت" (Allan Tate)، الرئيس التنفيذي للفعالية - هي عدم معرفة ما إذا كان الجمهور سيَقبلها.

للتخفيف من مخاوفه، غيَّر "تيت" أساليبه، وبدلاً من أن تكون فعالية تستمر ليوم واحد، تطوَّرت إلى فعالية افتراضية بخمس جلسات أُقيمت على مدار أشهُر عدَّة، لقد كانت طريقة بسيطة للحفاظ على تفاعل الجمهور من خلال الاهتمام بالتجربة الإنسانية.

يقول "تيت": "بالنسبة إلى الفعاليات الافتراضية، أُفضِّل المجموعات الصغيرة لمنح المتحدثين مزيداً من الوقت للتفاعل مع بعضهم بعضاً والتعمُّق أكثر في إجاباتهم، فدع الجمهور يُجري حوارات مفيدة، خاصةً تلك التي تتمحور حول الإنسان، بغض النظر عن موضوعها، فالتجربة الإنسانية هي جوهر كل ذلك؛ إذ يتيح ذلك للمتحدث زيادة تركيز الحضور مع مراعاة البيئة العالمية الحالية من حولنا".

4. إضافة إمكانية الوصول والتفاعل:

معظم المنصات مُجهَّزة بميزات تفاعلية، وتتضمَّن عادةً استطلاعات الرأي والتعليقات التوضيحية وألواح لتسجيل الملاحظات وأقسام للأسئلة والأجوبة، كما صُمِّمت أدوات أخرى، مثل مورال (Mural)، خصيصاً للتفاعل البصري عن بُعد، ويضمن استخدام هذه الميزات أنَّ المشاركين لديك مندمجون ومنتبهون تماماً.

ويمكن أيضاً استخدامها لجمع التعليقات في أثناء إجراء الفعالية، بالإضافة إلى ذلك، ضع في حسبانك إضافة أدواتٍ مساعِدة مثل العناوين الفرعية، إلى جانب ضمان أنَّ هذا يلائم الجميع، كما وجدت الدراسات أنَّ هذا يُحسِّن التفاعل مع مقاطع الفيديو عبر الإنترنت.

5. جعل التجربة ممتعة:

دمج العناصر الرقمية مع العناصر الملموسة هو طريقة أخرى لإضافة عنصر تفاعلي إلى الفعاليات، على سبيل المثال، يمكنك التخطيط لوجبة غداء افتراضية؛ حيث تقوم أنت وفريقك برحلة ميدانية افتراضية إلى مدينة أخرى، فقط تأكَّد من إرسال طبق مناسب لهم، حتى يشعروا وكأنَّهم في تلك المدينة.

يمكنك أيضاً استضافة مسابقات الرسم أو التخطيط للألعاب أو بناء طائرات ورقية والتبرُّع بثمنها للجمعيات الخيرية، ويمكنك أيضاً تشجيع استراحات "القهوة" على تطبيق "زووم" (Zoom)؛ وذلك عن طريق تخصيص 15 دقيقة بعد الاجتماع لمتابعة أخبار الموظفين، فإذا كنت تريد التعرُّف إلى فريقك، فيمكنك استخدام تمرينات بناء الفريق؛ حيث يمكنك مثلاً ممارسة ألعاب لكسر حاجز الرهبة بين أفراد الفريق.

6. التنويع خلال الفعالية:

لا أحد يحب أن يحدِّق بمجموعة من المربعات التي تُظهِر صور الأشخاص طول الفعالية؛ حيث تسمى هذه التقنية الصورة متعددة الديناميكيات، بينما يمكن استخدام هذه الأساليب في المحادثات القصيرة، إلا أنَّها تزيد من إثارة الفعاليات قليلاً، فعند تقديم المحتوى، بدِّل بين تقديم شرائح العروض التقديمية والدردشة؛ بمعنى آخر، اجعل فعالياتك أكثر من مجرد عرض تقديمي ممل.

7. استخدام عنصر المفاجأة:

قد ترغب في الالتزام بجدول الأعمال كما هو الحال مع التخطيط لفعالية شخصية، فهذا لا يعني أنَّه لا يمكنك الاستمتاع بقليل من المرح بين الحين والآخر وإبقاء المدعوين في حالة تأهُّب، على سبيل المثال: يمكنك دعوة ضيف لتحفيز فريقك أو لتلطيف الحالة المزاجية، أما بالنسبة إلى الفعاليات الأكبر، ربما مثل جمع التبرعات، قد تتمكن من استضافة أحد المشاهير، أو يمكنك أن تفعل شيئاً غير مألوف مثل إضافة عنصر موسيقي، أو جعل فريقك يكتب أغنية أو غنائها معاً أو الاستعانة بموسيقي لزيادة الإيقاع.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لتحفيز الموظفين من دون اللجوء إلى المال

8. تسجيل الفعاليات:

أكبر خطأ يرتكبه منظمو الأحداث الافتراضية؛ هو محاولة بث الحدث بأكمله، وفي الواقع، يقول "مايكل هوفمان" (Michael Hoffman) الرئيس التنفيذي في شركة "غازر فويسس" (Gather Voices): إنَّ فعالية "جريت فيرتشوال إيفينت هاك" (Great Virtual Event Hack) لعام 2020 سُجِّلت مسبقاً.

في حين أنَّ هناك بعض العيوب، مثل الافتقار إلى المصداقية، قال "هوفمان" إنَّ هناك فوائد لهذا، فبالنسبة إلى المبتدئين، "يَحُدُّ من التحديات التقنية، ويمنح مقدمي العروض الفرصة لإصلاح الأخطاء، ويسمح بالتحرير للقيام بأشياء مثل إضافة ترجمات ورسومات تجعل الأمر برمته أكثر جاذبية، وهناك مصطلح آخر لهذا المحتوى المُسجَّل آنفاً؛ وهو المحتوى الذي يحاكي البث المباشر، يُطلَق عليه هذا لأنَّه بالنسبة إلى الحاضرين، هو البث المباشر نفسه".

فكِّر في الأمر، لا يمكن أن يَعرِفَ الحضور ما إن كانت الفعالية تُبَثُّ في الوقت الحالي أم لا، كما أنَّ هذا لا يُحدث فارقاً، على الرغم من أنَّه لا يمكن تسجيل جميع أحداثك مسبقاً، إلا أنَّه أمر يستحق التجربة، كما يمكنك اتِّباع نهج هجين، مثل برنامج "ساترداي نايت لايف" (SNL)، يمكن أن يكون لديك جلسات مباشرة مع محتوى مُسجَّل آنفاً خلالها، وربما يمكنك إنشاء مقطع ترحيبي يمكن تصويره آنفاً، أو يمكنك إظهار مقابلة أجريتَها آنفاً مع أحد رواد مجالك.

9. التدريب على آداب الفعاليات الافتراضية:

أخيراً، اتبِع دائماً آداب الأحداث الافتراضية المناسبة، مثل:

• التحقُّق مرة أخرى من المعدات الخاصة بك قبل أن يبدأ الحدث.
• تجهيز بيئتك، مثل إزالة عوامل التشتيت، كإيقافِ تشغيل هاتفك.
• ارتداء الملابس المناسبة لنوع الحدث.
• أن تكون دقيقاً في مواعيدك ومحترماً مع الآخرين من خلال الوصول في الوقت المحدد.
• ضبط الكاميرا والإضاءة والصوت حتى يتمكن الآخرون من رؤيتك وسماعِك بوضوح.
• عدم التململ والنظر في الكاميرا.
• كتم صوت الميكروفون عند عدم التحدث.
• عدم مقاطعة الآخرين أو التحدث معهم.
• التدريب على مشاركة شاشتك وإرسال الروابط.
• عدم ممارسة سلوكٍ مشين وغير لائق في عالم الفعاليات الافتراضية.

المصدر