فوائد التقويم الافتراضي لتحسين إنتاجية العاملين عن بعد
أدى ظهور جائحة فيروس كورونا إلى انتقال البلاد إلى مستوى جديد من العمل، فسارعت الشركات إلى بذل قصارى جهدها لإبقاء العمل مستمراً والحفاظ على سلامة عملائها وموظفيها من خلال العمل عن بعد، ورحب العديد من موظفي الشركات بالتغيير وعَدُّوه مذهلاً؛ حيث إنَّ العمل على الأريكة مرتدياً ملابس البيت هو حلمٌ يتحقق، وبالنسبة إلى الآخرين، فقد شكَّل العمل عن بعد تحدياً صعباً، وبالتأكيد سيسهِّل إعداد مكتب عمل منزلي، الحصولَ على عقليةٍ منتجة، وسيؤدي عدم الاقتناع بفكرة العمل من المنزل وعدم ارتباط المنزل ومنطقة العمل إلى آثارٍ سلبية في جودة الأداء وسرعة تنفيذ المهام.
البقاء متحمساً عند العمل عن بعد:
يكافح الجميع للبقاء متحمسين للعمل عن بعد، وهناك الكثير من الطرائق لإيجاد الدافع خلال أيام العمل في الحجر الصحي باستخدام التقويم الافتراضي:
1. أكل الضفدع:
أي أن تبدأ يومك بتنفيذ المهمة الأصعب؛ إذ يستند مصطلح "أكل الضفدع" إلى اقتباس الكاتب الأمريكي "مارك توين" (Mark Twain)، مشيراً إلى أنَّ "أكل الضفدع" أو إنهاء المهام الصعبة في بداية اليوم يعني التخلص من أسوأ جزء من اليوم، فلا يتبقى سوى أمور بسيطة يمكنك التعامل معها بسهولة خلال الوقت المتبقي من اليوم؛ وبالنسبة إلى المعنى الحرفي للعبارة، فيمكن تخيُّل عملية أكل الضفدع الفعلي بكونها نشاطاً غير مرغوبٍ فيه، لذا لن يسوء اليوم أكثر بعد القيام بأكل ضفدع.
وقياساً على ذلك فسوف تبدو المهام والمشاريع الشاقة مهمةً سهلة بالمقارنة بالتهام تلك البرمائيات "المجازية"، ولنفترض أنَّ الجزء الأصعب من العمل هو (إدخال الفواتير)، فوفقاً لما سبق يجب عدم تأجيل المهمة الصعبة غير المحببة لنهاية اليوم؛ ذلك لأنَّها ستُسبب قضاء اليوم في خوفٍ مستمرٍ منها، وينتهي اليوم بطريقة سيئة، أما إذا تمَّ تسجيل الفواتير في بداية اليوم، فلن تشعر بثقل الوزن الجاثم على صدرك، وقد تمت إزالته في بداية اليوم.
2. مكافأة النفس:
لطالما استجاب البشر بشكلٍ جيد للحوافز، فهي تعطي هدفاً تسعى إليه من خلال العمل على مدار اليوم، وإن لم يكن الدافع كافياً عند العمل من المنزل، فسوف تعمل إضافة بعض المكافآت على إثارة نشاطك وحماستك، فيمكن تحديد مكافآت فريدة من نوعها، طالما أنَّها تحفزك لتكون منتجاً، على سبيل المثال: يمكن أن تنعم بقضاء بعض الوقت في اللعب عبر الإنترنت في كل مرة تنجح فيها في عقد صفقة بيع، وفي حال عدم النجاح في أي مبيعات، فلن يتم تخصيص وقت للعب.
كن حذراً في التنسيق بين المقاييس الموضوعة للحصول على المكافأة؛ حيث يجب أن يشكل العمل تحدياً صعباً إلى حد ما لتحقيق المكافآت، وإلا فسوف تلعب ألعاب الفيديو أكثر مما تعمل، كما يجب الانتباه إلى الصحة في حال كانت المكافأة غذائيةً بقدرٍ معقول، وإلا سوف تتناول طعاماً أكثر من حاجتك.
3. تقسيم الوقت:
يسبب تعدُّد المهام في وقتٍ واحد الكثير من المتاعب؛ إذ يُعَدُّ تعدُّد المهام ممارسةً غير فعالة إلى حدٍ ما؛ ذلك لأنَّها تُقلل من جودة العمل بسبب تشتت الانتباه، لذلك يوفر استخدام التقويم الافتراضي الطريقة المثلى لتقسيم الوقت بشكلٍ أكثر فاعليةً، كما يمكن استخدام أسلوب "التأطير الزمني" (Timeboxing) لإدارة الوقت؛ حيث يساعد التأطير الزمني على تخصيص وقت محدد على التقويم لكل مهمة، بحيث تركز فقط على تلك المهمة في الوقت المخصص لها، وبمجرد انتهاء الوقت المخصص، يمكن الانتقال إلى المهمة التالية؛ إذ تساعد هذه الطريقة على زيادة التركيز على نشاطٍ واحدٍ؛ حيث سيُنِتج الاهتمام الكامل بمهمة واحدة أفضل النتائج.
كما يجب تقسيم الوقت إلى فترات استراحة، فسوف يضعف العمل دون توقُّف إنتاجية أي شخص، ومن ثمَّ فإنَّ العامل المتعب لا يُنتج بكفاءة، وقم أيضاً بجدولة فترة الاستراحة اللازمة في التقويم الافتراضي حتى لا تأخذ فترات استراحة أكثر مما يجب.
4. متابعة العادات الصحية الجيدة:
ولعلَّ الجانب الأكثر صعوبةً في العمل عن بعد هو التمسك بالعادات الصحية؛ حيث يُعَدُّ السهر حتى وقتٍ متأخر أكثر مما يجب ثمَّ الاستيقاظ في وقت متأخر من العادات المقبولة لدى الكثيرين في حال عدم وجود تداعياتٍ صحية، ولكنَّ السهر لوقتٍ طويل سيؤثر في الحالة المزاجية سلباً، كما أنَّ الرغبة المستمرة في الطعام ومشاهدة التلفاز لوقتٍ طويل من الإغراءات التي تعترض طريق العمل الفعَّال من المنزل، كما يمكن أن توقف الإنتاجية بسهولة.
يجب بذل الجهود كلها للاحتفاظ بجدول نومٍ ثابت باستخدام التقويم الافتراضي، كما يمكن وضع برنامج يساعد على الاسترخاء ليلاً والاستيقاظ في وقتٍ معقول صباحاً، ومن الهام جداً الحصول على قسطٍ كافٍ من النوم للصحة البدنية والعقلية، كما سيرفع مستويات الطاقة المناسبة للعمل من المنزل على نحوٍ فعال، وسيساعدك التقويم الافتراضي على تخطيط أوقات الوجبات وممارسة الرياضة والحد من استخدام البرامج الرقمية، وإذا عانيتَ من جلوسك في المنزل لفترات طويلة، ففكِّر بإضافة عاداتٍ أخرى إلى جدول الأعمال اليومي مثل ممارسة اليوغا والتأمل والتي أثبتت فاعليتها في رفع الروح المعنوية والصحة والسلامة.
5. البحث عن هدف:
امنح نفسك هدفاً في أثناء العمل من المنزل، كقضاء الوقت بمرونة بين العمل ومتابعة الهوايات، فربما كان العمل من المنزل فرصتك المنشودة لإثبات نفسك لرئيسك في سبيل الحصول على ترقية كبيرة، وربما كان العمل من المنزل سبيلك للحصول على مزيد من الوقت العائلي الذي تبحث عنه، وهذا ما يدفعك إلى العمل بجدٍ أكبر، وبمجرد أن تجد الهدف، قم بكتابته ليبقى حاضراً في ذهنك في أثناء العمل، كما يمكن نشر صورة لرؤيتك المستقبلية على مواقع التواصل الاجتماعي كعامل تحفيزٍ إضافي، فبعد إيجاد الهدف من العمل في المنزل، يجب تكثيف الجهود لتحقيقه، فهو ما سيوفر القوة الدافعة خلال أصعب الأيام، وفي المجمل، فإنَّ إيجاد هدف من العمل، أكثر تحفيزاً من العمل فقط من أجل الصمود.
ربما سوف يتغير الهدف مع الوقت ليصبح السبب في العمل المكثَّف لمدة أسبوع والحصول على ساعاتٍ إضافية استعداداً لقضاء عطلة قادمة، كما يمكن أن يوفر هدف الحصول على بعض النقود الإضافية للقيام ببعض الاستثمارات الدافع اللازم للعمل بكفاءة من المنزل، فأهم ما يميز الهدف أن يكون شخصياً ومحفِّزاً، وسوف يستمر العمل عن بعد بالنمو والتطوُّر في السنوات القادمة، وقد يتم القيام بالمهام من المنزل أكثر من المكتب، فكلما أسرعتَ في معرفة كيف تكون منتجاً من أي مكان، كنتَ أكثر نجاحاً في حياتك المهنية.