استراتيجيات لزيادة الإنتاجية وتجنب مصادر تشتيت الانتباه
هل سبق أن عشت السيناريو الآتي: تبدأ يومك وأنت على أهبة الاستعداد لإنجاز كل ما هو مذكور في قائمة مهامك، إلا أنَّه بطريقة ما يحصل العكس تماماً؛ حيث تقف وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها من مصادر تشتيت الانتباه عائقاً في طريقك، وقبل أن تدرك الأمر تَحِلُّ الظهيرة، وتتفاجأ بانتهاء اليوم دون أن تشعر بذلك.
قد يشكل هذا الأمر مشكلة خطيرة، خاصَّة إذا كنت تعمل لحسابك الشخصي أو عن بُعد؛ والحقيقة أنَّ كونك مشغولاً لا يعني أن تكون منتجاً؛ بل في غالبية الأحيان يكون العكس هو الصحيح؛ وذلك لأنَّ الانشغال يعني أنَّ لديك جدولاً مكتظاً بالمهام، ولكنَّك تنجز القليل أما الإنتاجية تعني انشغالك بإنجاز مهامك واستثمار وقتك.
إذاً؛ ما الذي يمنعك من أن تنتقل من كونك شخصاً مشغولاً إلى كونك شخصاً منتجاً؟ الجواب هو: مصادر تشتيت الانتباه؛ حيث تقول الأبحاث إنَّ انتباه الشخص العادي يتشتت كل ثمان دقائق، وقد تجد ذلك منطقياً بعد التفكير في الأمر؛ فكم مرة تتفقد هاتفك مثلاً؟ ربما تفعل ذلك مرَّةً كل خمس دقائق أو ما يقارب ذلك، ومع وجود الكثير من مصادر تشتيت الانتباه، يكون من الصعب جداً أن تكون منتجاً، ولكن هناك استراتيجيات فعالة لمساعدتك على تحسين إنتاجيتك وإنهاء المزيد من العمل يومياً:
1. الالتزام بساعات العمل المكتبية:
حينما تكون موظفاً مستقلاً، تمتلك حرية وضع جدول العمل الذي يناسبك، إلا أنَّه قد يسبب مشكلات إذا كانت الحدود فيه غير واضحة؛ ولذا فإنَّ الطريقة المثلى لضمان الحفاظ على المسار الصحيح هي إعادة النظر في العمل لساعات محددة كما لو كنت في مكتب تقليدي؛ يساعدك ذلك على محاسبة نفسك والشعور بالمسؤولية عندما تباشر العمل ومن ثم إكمال مهامك على الوجه الأمثل.
أما فيما يتعلق بالنشاطات خارج المكتب، والتي تتضمن المشاريع التي لا تتعلق بالعمل والتي قد تحدث في أثناء يومك مثل: مواعيد زيارة الطبيب أو المهام؛ فإنَّ التفكير بهذه الطريقة يساعد على إحداث بعض التغيير في يومك والابتعاد عن الروتين اليومي بعد أن تكون غارقاً في التركيز على المهام التي بين يديك.
2. اتباع طريقة "ساعة القوة":
إذا كنت تستمر في تأجيل مهمة كبيرة أو مشروع يحتاج إلى إكمال؛ فخصص له ساعة واحدة؛ أي عيِّن المؤقت وضَع لافتة "عدم الإزعاج" على باب المكتب لتضمن ألا يضايقك من حولك، ثم ضع الهاتف على وضعية عدم الإزعاج وألغِ إشعارات رسائل البريد الإلكتروني والتطبيقات التي قد تصرف انتباهك؛ وبذلك ستنجز المهام التي بين يديك خلال مدة وجيزة.
3. البدء بالأولويات:
عندما تحاول إتمام المهام المذكورة على قائمة المهام فابدأ بتحديد الأولويات الثلاث الرئيسة اليومية؛ أي الدعائم الثلاث الكبيرة التي ينبغي أن تواجهها إذا أردت الاستمرار، وسيكون هناك على الدوام مسائل تتطلب منك الخروج عن المسار الصحيح الذي سبق أن وضعته، والأجدر بك أن تتجنب الانفعال؛ بل ركز على إنجاز الأشياء الكبيرة أولاً قبل أن تلتفت إلى الأمور البسيطة، ومن ثم تضمن أن تشطب المهام الكبيرة واحدةً تلو الأخرى من قائمة المهام المطلوبة.
4. إدارة الوقت وتقسيم المهام إلى دفعات:
تُعَدُّ إدارة الوقت من الأدوات المفيدة، والتي يمكن استخدامها لزيادة الإنتاجية اليومية، فإذا خصَّصت فترات يومية منظمة لإتمام بعض النشاطات، فسوف تكون على دراية بالطريقة التي ستؤدي بها كل مهمة والمدة الزمنية اللازمة لذلك.
تستطيع أن تبدأ كل صباح بتنظيم وإدارة وقتك، ثم عليك أن تبذل قصارى جهدك للالتزام بهذه الخطة، وإن حِدتَ عن المسار، فيمكنك التعديل وإضافة ما فاتك إلى اليوم التالي.
كما يمكن أن تجرب أيضاً تقسيم الوقت، فتنفذ المهام المتشابهة في الوقت نفسه إلى أن تنجزها بالكامل، وهذا يجعل النشاطات المتماثلة مثل؛ الاجتماعات والمواعيد متقاربة إلى حد ما، ويُعَدُّ تجميع المهام بهذه الطريقة أمراً فعالاً ومفيداً.
5. أخذ استراحة:
لا أحد يستطيع العمل دون توقف؛ لذا فمن المهم تخصيص فترات للراحة خلال اليوم لتجنب التعرض للإنهاك.
إذا لم تشعر أنَّ لياقتك كافية لممارسة التمرينات الرياضية فاقتطع 15 دقيقة من وقت غدائك للذهاب في نزهة والحصول على بعض الهواء النقي؛ وبذلك تُرَوِّح عن نفسك وتستعيد نشاطك وحيويتك لبقية اليوم.
6. إبعاد مصادر تشتيت الانتباه:
من السهل إضاعة الوقت دون إدراك ذلك، ولمعرفة أين تهدر وقتك عليك متابعة الفترة الزمنية التي تقضيها على وسائل التواصل الاجتماعي وتفقُّد البريد الإلكتروني؛ وذلك من خلال الاحتفاظ بسجل زمني لمعرفة أكثر ما يشتت تركيزك ومن ثم التخلص منه؛ وهاك بعض النصائح التي قد تفيدك:
- ضع هاتفك على وضعية الطيران أو عدم الإزعاج.
- أَبقِ هاتفك في غرفة منفصلة عندما تكون في حاجة إلى التركيز.
- أَغِلق جميع النوافذ على حاسوبك التي لا صلة لها بمهمتك الحالية، بما في ذلك البريد الإلكتروني.
ومن ثم يصبح من السهل أن تعدَّل الأمور بمجرد أن تعرف السبب الكامن خلف ضياع وقتك.
ينبغي أن تكون إنساناً منتجاً وفعالاً، لا مشغولاً فحسب؛ وذلك لضمان تحصيل المزيد من النجاحات والتركيز على المهام التي بين يديك؛ لذا باتباع هذه الاستراتيجيات الست سوف تنهي حقبة من هدر الوقت وتنجز مزيداً من المهام دون أن تضطر إلى التساؤل أين ضاع يومك مرة أخرى.