إتيكيت العمل الاحترافي وأهميته وكيفية تطبيقه

تخيَّل أنَّك ذاهب لتقابل مدير شركة ما لتبرم باسم شركتك صفقة معه، تدخل من الباب الرئيسي فتطلب منك المستخدَمة أن تنتظر خارجاً حتى تجف الأرضية التي مسحتها توَّاً، ثم تصل إلى البهو، فتسمع الموظفين يشتمون بعضهم ويضحكون بصوت مرتفع، وعندما تصل إلى السكرتاريا تومئ لك بالجلوس لكونها مشغولة بالحديث مع صديقتها عبر الهاتف، وهي تضع طلاء أظافر برَّاق وتعدِّل أحمر شفاهها، وبعد نصف ساعة من انتظارك الذي لا معنى له تُدخِلك إلى مكتب المدير الذي يطلب منك الانتظار برهة ريثما ينهي لعبة الورق المفتوحة أمامه، والذي بقي على فوزه بها نقرات قليلة، هل تخيلت؟ هل ستخرج من محفظتك العقود لتبرمها مع هذه الشركة؟ لا أظن ذلك.

إنَّ كل الممارسات التي ذُكرت أعلاه في المقدمة هي نابعة من افتقار موظفي الشركة إلى إتيكيت العمل الاحترافي، والذي سنتحدث عنه موسعاً في هذا المقال، ونتناول أهميته تطبيقه، وكيفيته  لتنجو الشركة من الكابوس الذي ذُكر أعلاه.

ما هو إتيكيت العمل الاحترافي؟

إنَّ إتيكيت العمل الاحترافي هو تطبيق لقواعد الإتيكيت العامة على أكمل وجه في الحياة المهنية، والتي هي مجموعة من الأعراف المتَّفق عليها اتفاقاً غير مكتوب، ويُعمل بها في التواصل مع الآخرين في وسط العمل أو مع الأشخاص الذين تربط بينهم علاقات مهنية، وإنَّ إتيكيت العمل الاحترافي هو مجموعة من الآداب والتصرفات التي تعكس لباقة الموظف واعتناءه بأدق التفاصيل لتكون الصورة المهنية التي يقدمها عن نفسه وعن شركته في أبهى شكل، الأمر الذي يزيد من شعبيته، ويفتح أمامه آفاقاً واسعة تساهم في نجاحه وارتقائه للسلم الوظيفي برشاقة وكفاءة.

كما أنَّ استخدام إتيكيت العمل الاحترافي من قبل الموظف يساعده على إتمام المهام الموكلة إليه بكل أريحية وسلاسة، ويخفف من المشاحنات والصدامات التي من الممكن أن تنشأ عند محاولة إنجاز المهمة بطريقة فظة وغير لبقة، وإنَّ فوائد اتباع إتيكيت العمل الاحترافي تنعكس على كل من الموظف والطرف الذي يتعامل معه على حد سواء.

إنَّ إتيكيت العمل الاحترافي يساعد الموظف على ترك انطباع إيجابي عن نفسه وعن شركته في عيون الآخرين، ويضيف إليه مزايا تنافسية تساهم في تميزه عن غيره الذين لا يتعاملون بهذا الإتيكيت، الأمر الذي ينعكس سلباً على فرصهم في الترقيات المهنية، وقد يكون سبباً حقيقياً في خسارتهم لفرص ذهبية.

إنَّ إتيكيت العمل الاحترافي قابل للتطبيق في جميع المفاصل المتعلقة بالعمل مثل التعامل مع المدير والزملاء من الموظفين والمراجعين والشركاء والجهات الخارجية، سواء مباشرة أم عبر الهاتف أم ضمن رسائل البريد الإلكتروني.

تجدر الإشارة إلى أنَّ إتيكيت العمل الاحترافي يختلف بين بلد وآخر وبين ثقافة وأخرى؛ لذا من الضروري أن يطلع الموظف الذي يتعامل مع جهات دولية أو ثقافات مغايرة لثقافته على إتيكيت العمل الاحترافي الخاص بهم، والذي يظهر في اختلاف أساليبهم في تناول الطعام وإلقاء التحية وانطباعات لغة الجسد، ومن الوارد جداً أن تكون الممارسة الخاطئة لإتيكيت العمل الاحترافي سبباً في خسارة الشخص لفرصة مهنية ذهبية.

إذاً فإنَّ إتيكيت العمل الاحترافي هو مجموعة الآداب السلوكية المهنية التي يجب على الموظف أن يتقنها من أجل أن يجعل بيئة العمل مكاناً مريحاً يسوده الود والتقدير والاحترام، الأمر الذي ينعكس إيجابياً على عمليات التواصل والإنتاجية، ويعزز الأريحية في التعامل مع العملاء.

أهمية إتيكيت العمل الاحترافي:

تبدو أهمية اتباع إتيكيت العمل الاحترافي من خلال تصدير صورة جيدة وانطباع حسن عن الموظف وعن الشركة التي يعمل بها، إنَّه نوع من التسويق الشخصي وورقة سحرية في تعزيز جو من الأريحية في التعامل ضمن نطاق العمل، وتتبدى أهميته من خلال النقاط الآتية:

1. مساعدة الموظف على إظهار نفسه بصورة حسنة تترك انطباعاً جيداً لدى كل من يلقاه في بيئة العمل، وعليه فإنَّ اتباع الموظف لإتيكيت العمل الاحترافي يجعله يلاقي القبول من قبل زملائه فيغدو محبوباً من الجميع، كما أنَّ استخدام هذا الإتيكيت في التعامل مع المدير يجعله يكسب تقديره واحترامه، كما يجعله في قائمة الموظفين المفضلين المستحقين للترقيات الوظيفية، فضلاً عن كونه واجهة جميلة لتمثيل الشركة في التعامل مع المحافل الخارجية.

أمَّا أهمية إتيكيت العمل الاحترافي في تعامل الموظف مع الزبون فتتبدى في إثارة جو من السلاسة والأريحية في التعامل، فيكسب الموظف ثقته وتربح الشركة ولاء العميل.

2. إنَّ أهمية إتيكيت العمل الاحترافي تظهر في اكتساب الموظف الذي يستخدمه ثقة عظيمة بنفسه، ولا تكون هذه الثقة نابعة من فراغ؛ إنَّما من محبة الآخرين له وتقدير زملائه ومديريه للدور المهني الذي يقوم به والصورة الحضارية التي يعكسها عن بيئة عمله.

كما أنَّ الموظف القادر على اكتساب محبة الآخرين ضمن بيئة العمل لن تصعب عليه هذه المهمة خارجها في حياته الاجتماعية والأسرية؛ لذا فإنَّ الشخص الذي يتبع إتيكيت العمل الاحترافي قادر على حصد احترام الناس ومحبتهم في جميع مجالات حياته.

3. إنَّ أهمية إتيكيت العمل الاحترافي تظهر أيضاً في توجيه سلوكات الأفراد وضبطها، الأمر الذي ينعكس إيجاباً على الحياة الاجتماعية للفرد؛ فعلى سبيل المثال عندما يستقبل موظف خدمة الزبائن زبائنه بترحيب لطيف وابتسامة هادئة، فإنَّه سيتبع الإتيكيت ذاته في حال استقبل صديقاً في منزله أو قريباً له، مما يكسبه محبتهم واحترامهم.

4. قد تفتح اللباقة في التعامل وإتيكيت العمل الاحترافي للموظف أبواباً لفرص ذهبية لم يكن ليتخيلها يوماً، فقد يستقبل الموظف وفداً من شركة أخرى وفق أصول الإتيكيت المهني، فتعجب بلباقته وحسن تصرفه، وتعرض عليه بعثة معينة أو تمثيلاً لها في اجتماع دولي ما، الأمر الذي لا يحصل عليه موظف لا يعرف قواعد إتيكيت العمل الاحترافي ويتعامل وفق مزاجه المتقلب مع الآخرين.

كيفية تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي:

لقد تحدثنا مطولاً عن أهمية إتيكيت العمل الاحترافي وتعريفه، فإذا ما أيقنا بضرورة هذه القواعد فكيف السبيل إلى تطبيقها يا ترى؟ سنجيبكم فيما يأتي عن كيفية تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي:

1. ترك انطباع جيد:

إنَّ ترك الانطباع الجيد عنك يندرج ضمن تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي، ويكون هذا عبر ارتداء ملابس مناسبة لبيئة العمل، فمن غير المنطقي مثلاً أن تعمل في المصرف، وترتدي ملابس رياضية، كون الأعمال الرسمية تتطلب منك هيئة جدية لا يوفرها اللباس الرياضي، وإنَّ ارتداءك لملابس تناسب طبيعة عملك يعكس اهتمامك به وحرصك على أداء واجبك فيه على أكمل وجه.

من الممارسات التي تترك انطباعاً جيداً عنك بوصفك موظفاً في مهنتك، والتي تندرج ضمن تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي نذكر الابتسام في وجه الزملاء والمراجعين والمدير ابتسامة لطيفة غير مبتذلة، كما نذكر استخدام لغة الجسد استخداماً صحيحاً، ونبرة الصوت الواضحة الرصينة، والنظر في عيني محدثك، والالتزام بالمواعيد بدقة من ناحية الزمان والمكان.

شاهد بالفديو: 5 نصائح لترك انطباع أوليّ جيّد

2. فهم بيئة العمل:

إنَّ تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي يتضمن فهم الموظف لبيئة العمل والعلاقات بين الموظفين بعضهم ببعض وعلاقة المديرين بالموظفين، وإنَّ فهم بيئة العمل يحتاج إلى وقت ومراقبة، خاصة إذا ما كنت موظفاً حديث العهد في الشركة.

إنَّ تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي يملي عليك مراقبة الأجواء بهدوء تام والابتعاد عن التحالفات في بيئة العمل، ابقَ مراقباً للأمور من حولك وتجنب الانحياز لأي طرف، وحاول أن تبني علاقات جيدة مع الجميع، واحرص على أن تكون جميع أحاديثك تتعلق بالعمل ومهامه في الفترة الأولى على الأقل، وإذا ما واجهك تساؤلاً ما استفسر من الزملاء عنه حتى تحيط بجميع جوانب مهمتك، والتحق بجميع الدورات التدريبية الداخلية التي تنمي مهاراتك المهنية.

3. امتلاك مفاتيح التواصل الفعال:

إنَّ تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي يملي على الموظف التواصل تواصلاً فعالاً مع زملائه ومديريه، وينطوي هذا على امتلاك الموظف مهارات الذكاء العاطفي التي تخوله للتحدث مع الآخر بالأسلوب الذي يتناسب معه، فأنت تستطيع أن تقول العبارة بعشرات الصيغ، لكن صيغة معينة دوناً عن غيرها تستطيع إحداث تأثير في الطرف الآخر.

على سبيل المثال يحب الزملاء ألا يتحدث إليهم زميلهم بتعالٍ، فبدل أن تقدم مقترحك لزميلك بعبارة "افعل كذا" استبدلها بعبارة "ماذا لو فعلنا كذا"، ولا تقتصر مهارات التواصل الفعال على الحوارات المباشرة؛ بل تتعداها لتشمل جميع أنواع التواصل المهني من مكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني واجتماعات افتراضية.

4. إظهار اهتمامك بالمحيط:

يشمل تطبيق إتيكيت العمل الاحترافي إيلاء المحيطين جزءاً من اهتمامك، فإذا ما قام مديرك بعملية جراحية أرسل إليه باقة من الورود، وإذا ما ذهب صديقك في إجازة اسأله بعد عودته عن مدى استمتاعه بوقته، وإذا ما ارتدى زميلك ربطة عنق جميلة قدم له إطراءك، وإذا ما كنت تتعامل مع زبون ناده باسمه، وانظر في عينيه في أثناء الحديث معه، وانتبه في أثناء تقديم اهتمامك أن تتخطى عتبة الخصوصية، فيتحول اهتمامك المحبب إلى حشرية مكروهة.

5. الابتعاد عن النميمة:

إنَّ إتيكيت العمل الاحترافي يتطلب منك الابتعاد عن الحديث بالسوء عن أيِّ شخص في بيئة العمل، وإن كان مديرك السابق أو زميلك في عملك الذي أخطأ في حقك، وحاول تجنُّب أيِّ حديث سلبي عن أيِّ شخص، وإن لم يملك أولئك الأشخاص أيُّ جانب مشرق لا تذكرهم؛ لأنَّ الحديث عن أيِّ شخص حديثاً سلبياً أمام شخص آخر يقلِّل من ثقته بك.

6. احترام حرية الزملاء وخصوصيتهم:

يفرض إتيكيت العمل الاحترافي عليك احترام زملائك واحترام مساحاتهم الخاصة، فإذا ما رغبت في مشاركة تفاصيل من حياتك الشخصية معهم، فهذا لا يقتضي بالضرورة رغبتهم في مشاركة تفاصيل حياتهم معك، كما يجب عليك تجنب إزعاجهم بصوتك المرتفع في أثناء تأدية مهامهم أو أي تصرف يشتت انتباههم عن عملهم، ولا يحق لك أبداً البحث في ملفاتهم والتجسس على أجهزتهم الحاسوبية وبريدهم الإلكتروني.

في الختام:

إنَّ إتيكيت العمل الاحترافي هو مجموعة من القواعد والآداب المتفق عليها شفهياً بين الموظفين في بيئات العمل، وهذه الآداب من شأنها أن تساهم في إعطاء صورة إيجابية عن الموظف وعن الشركة التي يعمل بها، فتفتح أمامهم فرصاً رائعة، وتكسبهم ولاء الآخرين واحترامهم.