أكثر 10 عقبات شيوعاً في مجال الإنتاجية

لا يدرك معظم الناس أنَّ هناك ثلاثة جوانب لتحقيق التقدم؛ إذ يمكنك تحقيق التقدُّم من خلال العمل السريع، وهذه هي الإنتاجية؛ ويمكنك تحقيق التقدُّم من خلال تحسين النظام، وهذه هي الكفاءة؛ ويمكنك تحقيق التقدُّم من خلال إزالة العقبات والحواجز التي تعترض طريقك، وهذا ما سوف نتحدث عنه في هذا المقال.

على سبيل المثال: إذا كنت تقود سيارة، فيمكنك:

• القيادة بسرعة.
• ضبط السيارة أو صنع طريق أفضل. حسِّن النظام.
• إزالة مصابيح التوقف أو الحطام من الطريق. أزل الحواجز.

دعونا نلقي نظرة على بعض أكثر العقبات الخاصة بالإنتاجية شيوعاً، وما الذي يمكن فعله حيالها.

1. جدولة المهام واحدةً تلو الأخرى:

من بين العقبات الأكثر شيوعاً التي تحول دون الإنتاجية هي ملء جدول العمل بالاجتماعات والمهام، بحيث لا تتمتع بأيَّة مرونة في تغيير أيٍّ منها؛ هذا أمرٌ شائع حقاً مع الأشخاص الذين يتعلمون لأول مرة عن إدارة الوقت، ثم يقررون أنَّ أفضل طريقة لتحسين يومهم هي ضبط كل دقيقة فيه والتحكم بها.

يجب عليك بدلاً من ذلك تخصيص وقت للسفر وترك فواصل زمنية بين الاجتماعات، على سبيل المثال: يُعَدُّ الاجتماع ساعةً كاملة أمراً غير مقبول؛ لذا بدلاً من ذلك اجعل مدة اجتماعاتك تتراوح بين 45 - 50 دقيقة، وامنح الأشخاص 10 - 15 دقيقة التي يحتاجون إليها للوصول إلى الاجتماع التالي، وإلى إعادة ترتيب الاجتماعات واحتساء فنجان من القهوة، وما إلى ذلك.

وهناك حدث شائع آخر مرتبط بهذا ألا وهو عدم مراعاة وقت السفر بين المواعيد أو الحجوزات، على سبيل المثال: قد تظن إنَّه يمكنك أداء التمرين الرياضي في ساعة واحدة، والحقيقة هي أنَّ الأمر يستغرق 30 دقيقة للوصول إلى صالة الألعاب الرياضية، ثم قد تقضي 15 إلى 30 دقيقة في الإحماء، وهناك وقت للراحة بين التمرينات، ثم ما بين 20 إلى 30 دقيقة أخرى في التمدد والقيام بتمرينات الحركة بعد التمرين.

2. الأعذار:

يميل الجميع إلى اختلاق الأعذار؛ فيضع الناس قيوداً لأنفسهم وقدراتهم، ويظنون أنَّه لمجرد أنَّهم في سن معين أو بسبب تربيتهم أو لأنَّهم ينتمون إلى مجموعة عرقية معينة أو أياً كان، أنَّ القيام بشيء ما أو تعلُّم شيء ما "أمر لا ينبغي القيام به"؛ إذ يمكن أن يكون ذلك تعلُّم كيفية استعمال التكنولوجيا استعمالاً فعالاً، أو تعلُّم الكتابة الجيدة، أو تعلُّم كيفية فهم الأنظمة، كما يمكن أن يكون أيضاً تعلُّم كيف تكون شخصاً منتجاً فقط.

إنَّ الحقيقة الواضحة هي أنَّه مع استثمار قدراتك كما يجب، يمكنك تعلُّم أي شيء تريده، وبفضل استثمار القدرات واتباع المبادئ الصحيحة وبعض الممارسات، يمكنك أن تكون منتجاً في كل ما تفعله.

3. مصادر التشتت الخاصة ببيئة العمل:

إذا كان هناك الكثير من الأشياء التي تشتتك، فمن الصعب أن تكون منتجاً؛ ففي المكتب، هناك زملاء العمل وتفقُّد رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية وأشخاص يتجولون طوال الوقت، أمَّا في المنزل، فهناك التلفزيون وتطبيقات الحاسوب والأسرة.

إذا تركت هذه الأشياء تشتت انتباهك، فسوف تؤثر فيه سلباً؛ لكنَّ السر هو أن تتحكم ببيئتك إلى الحد الذي يمكن لهذه المصادر أن تساعدك على أن تكون شخصاً منتجاً. ثمَّة الكثير من الحِيَل التي تستطيع اتباعها للتغلب على مصادر تشتيت الانتباه بدءاً من استعمال سماعات الرأس إلى اتباع سياسة الباب المغلق حتى لا يزعجك زملاء العمل.

شاهد: 10 عادات سيئة عليك التخلّي عنها لتصبح أكثر إنتاجية في عملك

4. الإشعارات:

إنَّ الإشعارات تشبه عوامل التشتت، وهي نتيجة الانتشار المتزايد للتكنولوجيا الشخصية في حياتنا، التي تتمثل بوضوح في الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية والتطبيقات؛ إذ إنَّ أي شيء يُصدر طنيناً أو صوتاً أو يرن، من شأنه أن يقطع سلسلة أفكارك.

إذا أخذت تشبيه القيادة، فإنَّ الأمر يشبه القيادة على طول الطريق ثُمَّ ظهور عوائق عشوائية من العدم؛ إذ يتعين عليك التوقف باستمرار والانتباه لها. إذا جرَّبت هذا في الحياة الواقعية، فلن تصل أبداً إلى المكان الذي تريد أن تذهب إليه؛ لكنَّ الحل سهل؛ عدِّل إشعاراتك بحيث تتلقى إشعارات فقط بما هو هام فعلياً.

5. عدم وجود ما تحتاج إليه:

هل سبق لك أن ركبت سيارتك وأدركت أنَّك قد تركت مفاتيحك على الطاولة؟ أو ماذا لو ركبت سيارتك واكتشفت حينها أنَّ عجلة القيادة وناقل الحركة مفقودان؟

يحدث هذا الأمر طوال الوقت في مكان العمل؛ إذ يبدأ الأشخاص بإنجاز المهام دون أن يكون لديهم ما يحتاجون إليه في متناول اليد، يمكن أن يكون هذا مستندات أو بيانات أو تطبيقات مفتوحة أو أشخاص تحت الطلب، كما أنَّ الأمر يحدث أيضاً بطريقة أخرى، مثل وجود الكثير من الأشياء التي لا تحتاج إلى فتحها أمامك.

ثمَّة حل يُطلَق عليه اسم "الحل والحياد" (Clear to Neutral)؛ في نهاية كل مهمة، أغلق كل شيء، وفي بداية كل مهمة، كن منفتحاً وجاهزاً لكل ما تحتاج إليه للعمل.

6. المبالغة في التنظيم:

المبالغة في التنظيم هي أول عائق متقدِّم في مجال الإنتاجية؛ والأمر بسهولة هو أنَّ الإفراط في التعقيد في أي نظام يشكِّل وصفة لحدوث كارثة. إذا كنت قد أنشأت نظاماً ولا يستطيع الناس فهمه، فهذا يدلُّ على أنَّه معقد جداً.

هذا يعني إبقاء كل شيء واضح بأقل عدد من الأجزاء والتحولات، وإذا لم يكن من الممكن شرح نظام العمل في 20 دقيقة أو أقل لكل فرد في الفريق، فإنَّ التنظيم فيه مبالغٌ فيه.

7. عدم الربح:

كي تبني عاداتك، فإنَّك تحتاج إلى مكاسب سريعة لتكتسب الثبات والقوة. ما يفعله هذا الأمر هو أنَّه يتيح لك رؤية شيء ما يعمل وتجربته في أثناء عمله؛ وهذا يعني أنَّه من المرجح أن تفعل مزيداً منه في المستقبل.

إنَّ العوامل المشتركة التي تمنع الإنتاجية لا تعمل على هندسة التحديات والأهداف بحيث يمكنك تحقيق مكاسب سريعة وواضحة مقدماً؛ فالطريقة السهلة للقيام بذلك في أهدافك الشخصية هي تقسيم الأهداف الكبيرة إلى أهداف أصغر، والطريقة التي نقوم بها بذلك في عالم الأعمال هي من خلال استعمال منهجيات مثل "المنهجية الرشيقة واللينة" (Lean and Agile Development).

8. عدم التعلُّم:

إنَّ رفض تعلُّم أشياء جديدة يؤدي إلى إغلاق إمكانية تخيُّل أشياء أو استكشاف أفكار أو اكتساب وجهات نظر جديدة عن كيفية عمل الأشياء. للأسف، توقَّف معظم الناس اليوم عن التعلُّم.

إنَّ التعلُّم ليس شيئاً يتم في المدارس والمعاهد فقط؛ بل إنَّه شيء يجب أن نفعله كل يوم في حياتنا. يُسمَّى ذلك "عقلية النمو"؛ إذ تقرأ باستمرار وتتعلم وتحضر دورات وتنفتح على الأفكار الجديدة، وعندما تفعل هذا، فإنَّك تتعلم طرائق جديدة للقيام بالأشياء، طرائق أفضل وأسرع وأكثر كفاءة.

9. التركيز البعيد عن الخبرة:

لعلَّ أكثر عقبات الإنتاجية شيوعاً، الذي يُساء فهمه اليوم هو التركيز البعيد عن الخبرة.

هل مررت من قبل بوقت كان فيه الكثير من الأشياء التي تجذب انتباهك لدرجة أنَّك لم تكن تعلم ماذا تفعل أو من أين تبدأ؟ ربما تكون قد تلقَّيت رسالة نصية، ثم إشعاراً على "فيسبوك" (Facebook)؛ ولكنَّك أدركت بعد ذلك أنَّه ينبغي عليك إنهاء هذا التقرير، ولكن عليك العودة إلى المنزل وطهي العشاء.

هذا تركيز بعيد عن الخبرة، وهو نتيجة مؤسفة للعيش في العصر الحديث؛ ما نحتاج إلى القيام به هو تعلُّم ضبط عوامل التشتيت لدينا، وتسخير أذهاننا ومواردنا العقلية ثُمَّ تطبيقها تطبيقاً فردياً على شيء ما، فعندما نتمكن من القيام بذلك، تبدأ النتائج المثمرة والمذهلة بالظهور.

10. الانضباط الذاتي البعيد عن الخبرة:

إنَّ حياتك هي نظام معقد مثل السيارة أو الطائرة، فإذا كان هناك شيء مثل ناقل الحركة أو الإلكترونيات مُعطل أو غير مُحسن، فلن تعمل السيارة أو الطائرة بكفاءة، إنَّ الأمر نفسه ينطبق على حياتك، إذا كانت الأجزاء المختلفة من حياتك - على سبيل المثال: الصحة والشؤون المالية - غير مُنظمة، فإنَّ ذلك يؤثر سلباً في إنتاجيتك في العمل. إنَّ الحل يكمن في تحسين كل جزء من حياتك.

عقبة إضافية، التقدير الضعيف:

لقد كتبت هذا المقال في الأصل عن 10 عوائق للإنتاجية ولكنَّ هذا كان هاماً للغاية بحيث لا يمكن تركه. إنَّ الحقيقة هي أنَّ معظمنا يقدِّر الأمور تقديراً سيئاً جداً؛ فنحن نبالغ في تقدير ما يمكننا فعله في فترات زمنية محدودة، ونستخف بما يمكننا فعله في فترات زمنية أطول.

الحل الأمثل لهذا هو استعمال قاعدة 3؛ اختر 3 أشياء للعمل عليها في فترة زمنية محددة، وإذا أنجزتها جميعاً، فاختر 3 أشياء أخرى، ومع مرور الوقت، ستجد أنَّك ستتمكن من تقدير عملك تقديراً أكثر دقة، لدرجة أنَّ التقدير السيئ لن يعوق إنتاجيتك.

المصدر