أسرار نجاح الاجتماعات عن بعد
مع ظروف العصر الراهنة، وانتشار جائحة كورونا، أصبحت الاجتماعات عن بعد من أكثر الطرائق فعَّاليةً في إدارة الشركات والمؤسسات. وفي هذا المقال أعزاءنا القرَّاء، سنقدِّم إليكم سرداً نطلعكم فيه على أسرار نجاح الاجتماعات عن بعد، وما أهم ميزاتها، فضلاً عن الحديث عن عدد من البرامج المستخدمة في مثل هذا النوع من الاجتماعات؛ لذا تابعوا معنا في السطور القليلة القادمة.
ما هي أسرار نجاح الاجتماعات عن بعد؟
توجد عدة أسرار لنجاح الاجتماعات عن بعد، ومن أهم هذه الأسرار نذكر لكم الآتي:
1. وضع جدول أعمال:
يُعدُّ وضع جدول أعمال، جزءاً رئيساً في التحضير لأي اجتماع، وذلك لما له من أهمية في مساعدة جميع الحضور، سواءً بالحصول على القدر نفسه من المعلومات، أم بالحفاظ على تركيزهم على الأولويات، أم بعدم الخروج عن الهدف الذي انعقد الاجتماع من أجله. ثم إنَّ هذه الخطوة تساهم في معرفة جميع أعضاء الاجتماع، بالنقاط التي سيتم طرحها ومناقشتها، والأهداف التي يجب الوصول إليها في نهاية الاجتماع. ومن الجدير بالذكر أيضاً، أنَّه عند وضع جدول أعمال الاجتماع عن بعد، لا بدَّ من التأكيد على التالي من الأمور:
- تحديد الأهداف من عقد الاجتماع.
- تحديد الموضوعات التي يجب مناقشتها.
- تعيين المدة الزمنية للاجتماع.
- التركيز على تحديد المخرج النهائي من الاجتماع.
- الاهتمام بإضافات الأعضاء، والأسئلة المطروحة في اللحظات الأخيرة، وذلك بترك مساحة مخصصة لذلك في جدول الأعمال.
2. التحديد المسبق لمشرف الاجتماع:
إنَّ تعيين مشرف للاجتماع أمر مهم للغاية، خاصةً في حال وجود عدد كبير من المشاركين في الاجتماع، حيثُ يمكن أن تتداخل أصوات الأعضاء في الحديث، وتصبح الفوضى عارمة، وبالتالي تُجبر على إعادة ما تريد قوله ليستطيع الجميع سماعك؛ لذا فإنَّ المشرف يقوم بعمله كمانع للفوضى، ومنظم لكل الأمور المتعلقة بالاجتماع. ومن أهم الصفات التي يجب أن يتحلى بها المشرف: القدرة على التعامل مع مجموعة كبيرة من الناس وتنظيمها، وامتلاك مهارات تواصل عالية.
3. دخول الاجتماع قبل موعده بفترةٍ قصيرة:
وذلك بغرض التأكُّد من أنَّ جميع الأجهزة المطلوبة في الاجتماع تعمل بشكلٍ جيد، وأنَّ رابط الاجتماع لا توجد فيه أي مشاكل. ولا يُحبذ الانتظار حتى اللحظات الأخيرة لتدخل إلى الاجتماع، بل يفضل فتح الرابط قبل الموعد بعشر دقائق مثلاً. ومن الجدير بالذكر هنا، أنَّ بعض الاجتماعات تتضمن تفاصيل معيَّنة، مثل رابط يجب فتحه والاطلاع على ما يحتويه من معلومات يمكن أن يسأل عنها قائد الاجتماع.
4. الحرص على عدم الأكل في أثناء الاجتماع:
من آداب الاجتماع أن تكون مستمعاً ومحاوراً جيداً، ولتحقيق ذلك يجب أن تمتنع عن تناول الطعام، فالاجتماع ليس وقتاً للتسلية.
5. وضع خلفية مناسبة وراءك:
لا بدَّ من وضع خلفية مناسبة وراءك، خاصةً في الاجتماعات التي يتوجب عليك فيها فتح الكاميرا، حيث يجب الحرص على ألَّا تكون الخلفية ملونة بألوانٍ كثيرةٍ مثيرةٍ للانتباه، أو أن تكون الخلفية لأشخاصٍ يتحركون. ومن الجدير بالذكر هنا، أنَّه يمكنك الاستعانة بالخلفيات الجاهزة الموجودة في بعض البرامج المستخدمة في الاجتماعات.
6. تركيز النظر في الكاميرا عند التحدث:
عندما تكون الكاميرا مفتوحة خلال الاجتماع، يجب التركيز في النظر إليها، فذلك له أهميةً كبيرة في جعل الأعضاء يشعرون باهتمامك بهم، وتقديرك لهم. واحرص أيضاً على أن يكون وجهك ظاهراً بشكلٍ كامل، فضلاً عن عدم النظر إلى الجانبين أو إلى الخلف عندما تكون أمام الكاميرا.
7. التخلُّص من جميع مصادر الضجيج:
ذلك لأنَّ وجود أصوات وضجيج من حولك في أثناء الاجتماع، يجعل سماعك للمتحدث ضعيفاً. ويمكنك للتخلُّص من هذه الضوضاء، اتباع الآتي:
- حاول أن تبحث عن مكانٍ هادئ قبل البدء بالاجتماع.
- يمكنك الاستعانة بـ "سماعات الرأس"، لمنع ردود الفعل الصوتية، ولتخفيف حدة الضجيج.
- استعمال برامج عزل الضجيج، والتي تساهم بشكلٍ كبير في عزل الأصوات من حولك، كبرنامج (Krisp) مثلاً.
8. اختبار كل ما يتعلق بالاجتماع قبل فترةٍ مناسبة:
يجب التعرف على جميع خصائص برنامج الاجتماعات قبل بدء الاجتماع، فضلاً عن التأكد من أنَّ جميع الأجهزة تعمل لديك، مثل: الكاميرا، والميكرفون، والسماعة، وشبكة الإنترنت، والشاشة التي يمكن أن تشاركها خلال الاجتماع.
ومن الجدير بالذكر أيضاً، عندما تريد مشاركة أي محتوى على شاشتك، فإنَّه يتوجب أن تتعرف على خصائص البرنامج قبل بدء الاجتماع، مثلاً عليك أن تعرف:
- كيفية الانضمام إلى الاجتماع.
- كيفية إضافة جهات اتصال جديدة.
- كيفية بدء الاجتماع.
- كيفية تشغيل الكاميرا وإيقافها.
- كيفية كتم الصوت وإعادته مرةً أخرى.
- كيفية إرسال الرسائل للمشاركين في الاجتماع.
- كيفية إنهاء الاجتماع.
9. الاستفادة من زاوية الكاميرا والإضاءة:
هناك بعض القواعد التي تساعدك كثيراً في الاستفادة من الإضاءة وضبط الكاميرا، ومن أهم هذه القواعد:
- يجب ألَّا يكون مصدر الضوء خلفك.
- وضع مصدر الإضاءة أمامك.
- استخدام المصباح ذي الشكل الحلقي، والذي يعمل على توزيع الإضاءة بشكلٍ لطيفٍ على الوجه.
- تجنب وضع زاوية الكاميرا أمام الوجه.
- وضع الكاميرا في موضع أعلى من الوجه قليلاً، لتصبح الزاوية مناسبة أكثر.
- في حال استخدام كاميرا خارجية، فحاول وضعها بالقرب من شاشة الحاسوب قدر المستطاع.
10. مراجعة ما تمَّت مناقشته في الاجتماع بشكلٍ سريع:
إذا كنت قائداً للاجتماع، فيجب عليك مراجعة جميع النقاط الأساسية التي يتمحور حولها الاجتماع، وذلك لتذكير جميع المشاركين بكل شيء، والتأكُّد من فهمهم له. وفي حال وكَّلتهم بأمورٍ ومهامٍ معيَّنة، يمكنك أن تطلب من كل فردٍ منهم تلخيص تلك المهام.
11. مشاركة ملاحظات الاجتماع مع جميع المشاركين:
يجب كتابة ملخص عن الاجتماع، أو ملاحظات عمَّا جرى خلاله، في رسالة بريد إلكتروني، أو في مستندات جوجل، والتأكُّد من تنظيمها بشكلٍ يُسهِّل الفهم على من يقرأها، وذلك حتى يتمكن أعضاء الاجتماع من تذكِّر أي ملاحظة قد ينسونها، أو أي أمرٍ تمت مناقشته، ويجب أيضاً التأكُّد من إتاحة حق الوصول إليها من قبل جميع المشاركين في الاجتماع.
فوائد الاجتماع عن بعد:
- تجاوز كثير من الأمور المُرهقة التي يتضمنها الاجتماع العادي، مثل: الجهد، والتحضير، والوقت.
- إمكانية إجراء الاجتماع عن بعد في أي مكانٍ وزمان، باستخدام أي نوع من الأجهزة المتاحة، سواءً الهواتف النقالة، أم أجهزة الحاسوب، شريطة أن يوجد اتصال دائم بالإنترنت.
- إمكانية تسجيل الاجتماع عن بعد كفيديو يمكن العودة إليه عند الحاجة.
- بالنسبة إلى أصحاب الأعمال الحرة، فإنَّ الاجتماع عن بعد يُعدُّ الطريقة الأمثل للتواصل مع العملاء.
- إنَّ البرامج والمواقع المجانية المتخصصة في إجراء الاجتماعات عن بعد، تمتلك ميزات كثيرة تساهم في جعل وقت الاجتماع أكثر فعَّالية.
- تُعدُّ من أكثر الطرائق فعَّالية في التواصل مع الموظفين، وشرح أهداف وخطة العمل، وخاصة لمن يدير عمله مع موظفيه من غير أن يكون لديه مقر لعمله.
البرامج المستخدمة في الاجتماعات عن بعد:
1. برنامج "جو تو ميتينغ" (GoToMeeting):
هذا الموقع المتخصص في عقد الاجتماعات عبر الإنترنت، يمتاز بتوفير جودة عالية جداً للصورة والصوت معاً، بالإضافة إلى ثبات الاتصال بالإنترنت خلال الاجتماع. ويمكن الحصول على نسخةٍ منه للهواتف الذكية بنظامي (iOS)، وأندرويد، ونسخة لجهاز الحاسوب.
ومن أهم مميزات وخصائص هذا البرنامج:
- 1يتيح هذا البرنامج مشاركة شاشات أعضاء الاجتماع سواءً للشرح، أم لعرض أمرٍ ما.
- يحصل المشاركون في الاجتماع على إشعارات تخبرهم باقتراب موعد الاجتماع.
- إمكانية التحدث مع أي عضو من أعضاء الاجتماع بسريةٍ تامة، من دون أن يستمع بقية الأعضاء.
- يمكن عقد الاجتماع أو المشاركة فيه، ضمن الموقع من دون الحاجة إلى إنشاء حساب خاص به، فالآلية تقتصر ببساطة على إعطاء قائد الاجتماع كوداً خاصاً بغرفة الاجتماع، للدخول من خلاله.
2. برنامج زووم (Zoom):
يمتاز هذا البرنامج بعضويته المجانية، وسهولة استخدامه؛ لذا يُعدُّ من أسهل وأشهر البرامج المتخصصة في عقد الاجتماعات عن بعد.
ومن ميزات وخصائص هذا البرنامج:
- هذا البرنامج مجاني، باستثناء بعض الميزات المدفوعة، والتي لا يحتاج إليها كثير من المستخدمين.
- إمكانية انضمام عدد كبير من أعضاء الاجتماع، يصل إلى 100 عضو في غرفة اجتماع واحدة.
- يُعدُّ هذا البرنامج من أفضل البرامج المتخصصة في عقد الاجتماعات عن بعد باستخدام الهواتف الذكية.
- يمكن تسجيل الاجتماع والاحتفاظ به كصوت أو فيديو للرجوع إليه عند الحاجة.
- جودة الصورة والصوت، حتى إذا كان الاتصال بالإنترنت ضعيفاً.
- يتيح هذا البرنامج إمكانية مشاركة شاشات المشاركين بالاجتماع، سواءً كانت شاشات أجهزة حاسوب، أم أجهزة هواتف الذكية.
3. جوجل مييت (Google Meet):
تسمح هذه الخدمة بإجراء الاجتماعات عن بعد مجاناً، ولمدة ساعة كاملة كحد أقصى لوقت الاجتماع، وهي تُعدُّ إحدى خدمات جوجل المميزة.
من ميزات وخصائص هذه الخدمة:
- تتيح مشاركة عدد كبير من أعضاء الاجتماع، يصل إلى 100 عضو.
- سهولة انضمام الأعضاء إلى الاجتماع عن طريق الرابط المخصص لذلك.
- تتميز هذه الخدمة بمستوى أمان عالٍ جداً، فهي تعمل على تشفير التسجيلات والفيديوهات بهدف حمايتها.
وبذلك أعزاءنا القرَّاء نكون قد قدَّمنا إليكم أهم أسرار نجاح الاجتماعات عن بعد، وميزات هذا النوع من الاجتماعات.