أساليب تأهيل الموظفين الجديدة
يصمم معظم القادة بشدة على استعمال طرائقهم عندما يتعلق الأمر بعملية تأهيل الموظفين (Onboarding)، وبالنسبة إلى العديد من الشركات، تتجاوز فكرة التأهيل مجرد ملء النماذج والاشتراك للحصول على الفوائد.
ربما لا يُعَدُّ هذا الأمر أفضل ممارسة، وقد تكون ممارسةً سيئةً، فعندما يخطط 25% من موظفيك من جيل الألفية لترك العمل خلال 12 شهراً، ويميل 20% من الموظفين الجدد إلى الاستقالة في أول 45 يوماً، فإنَّ تغيير طريقة التأهيل للعمل لا تكون مجرد فكرة جيدة فحسب؛ وإنَّما ضرورية. ومع ذلك، فإنَّ تغيير عملية التأهيل لا يحدث بسرعة، لكن لماذا؟
في معظم الأحيان، ينصبُّ تركيزنا في إدارة الموارد البشرية والمواهب على مساعدة الموظفين على التغلب على مقاومة التغيير. ومع ذلك، يجب أن يكون التركيز نحو الداخل والسؤال عمَّا إذا كان القادة ضمن مجال التعلُّم والموارد البشرية قد يرفضون أساليب التأهيل الجديدة، وما هي أسباب مقاومتهم للممارسات الجديدة.
تأثير الخمول:
يتعلق الأمر بالخمول؛ إذ يُعَدُّ من السهل نفسياً على الأشخاص الاستمرار في حياتهم كما هي من دون إجراء أيِّ تغيير، ويكون هذا الأمر أكثر وضوحاً عندما يتعلق بعملية التأهيل. نظراً إلى أنَّ عملية الترحيب بالموظفين، ودفعهم إلى ملء الأوراق، ونقلهم إلى مناطق عملهم كانت إلى حدٍّ كبير هي نفسها لسنوات، ولا تتطلب أيَّ تغيير، تُفضِّل معظم الشركات بقاء العمل كما هو.
يواجه قادة الأقسام عقبات عدة أمام إدخال الأساليب الحديثة في عملية التأهيل، ومنها:
- الميزانية: لا تحتوي الموارد البشرية والتدريب عادةً على نوع الميزانيات التي تسمح بإجراء التجارب، وكل دولار يُنفَق على مشروع لا ينجح يعني أنَّه يوجد جزء هام آخر لم يُعطَ حقه.
- عقلية "جيد بما فيه الكفاية": إذا كان يوجد أمر جيد بما فيه الكفاية، فيصبح من السهل رفض الأساليب الجديدة بِعَدِّها غير ضرورية.
- طريقة التفكير القديمة: يُنظَر إلى عملية التأهيل على أنَّها مجرد الحصول على موظفين جدد ضمن قائمة الرواتب، والحصول على استحقاقات، أما بقية الأمور فتُترَك للمشرف على عملية توظيف الموظفين الجدد.
- ضيق الوقت: نظراً إلى أنَّ الموارد البشرية أو قادة التدريب يعرفون مقدار الوقت المستغرق في إدارة التغيير، فقد يتوقفون عن ذلك حتى قبل أن يبدؤوا.
- عندما تكون الشخص الوحيد الذي يعمل على أمر ما، أو عندما تكون قائد فريق صغير، يمكنك أن تصبح مفرطاً في حماية مشروعك من دون أن تدرك ذلك، فأنت لا ترغب في السماح للآخرين بالمشاركة في المشروع بمجرد أن يصبح ملكك.
- إنجاز الأمر بالطريقة نفسها دائماً: يمثل ذلك التعبير المطلق لما يسمى بالخمول؛ فلا يرغب القادة في التعامل مع أمر جديد، لا سيَّما إذا لم يجدوا سبباً أساسياً للتغيير؛ لذلك يبررون مقاومتهم بالتفكير في أنَّهم اعتادوا على إنجاز الأمور بالطريقة نفسها دائماً.
الابتعاد عن الروتين:
على الرغم من صعوبة التغلب على الخمول، إلا أنَّه توجد أمور يمكنك القيام بها للتغلب على المقاومة وإدخال أساليب جديدة في عملية التأهيل. ستنجح الاستراتيجيات المختلفة مع مختلف الأشخاص، وسنلاحظ أنَّ الشركات ستنجح في اتباع هذه الأساليب.
1. عدم عَدِّ التغيير قضية كبرى:
قد يبدو هذا الأمر غير منطقي؛ لأنَّ معظم النصائح تؤكد على إشراك الناس غالباً وفي وقت مبكر. وبينما توجد أنظمة أساسية أو تغييرات أخرى تحتاج إلى عملية تواصل قوية وإدارة التغيير عندما يتعلق الأمر بالتأهيل، يمكنك إجراء تغييرات صغيرة أو دقيقة من دون لفت الانتباه إليها.
إذا واجه مدير الموارد البشرية ضغوطاً للحفاظ على الأمور كما تحدث دائماً، فلا داعي لاقتراح إصلاح شامل لعملية التأهيل على الفور. يمكنك القيام بأمر ما مثل إضافة عملية تعليم مصغَّر أو عناصر مرئية أو فيديو يُظهر ثقافة شركتك، وإدراج أجزاء متابعة تدعم الموظفين خلال الأشهر الستة الأولى في عملهم في الشركة. كما يمكنك تطبيق تغييرات صغيرة مثل هذه من دون موافقة الرئيس التنفيذي، ومن ثم قياس التأثير وإطلاع المديرين التنفيذيين على النتائج للحصول على الموافقة لإجراء التغييرات الأكبر.
هذا الأسلوب مفيد أيضاً في التغلب على المقاومة من القادة الذين يمثل الوقت والمال همهم الأكبر؛ إذ يمكن إجراء تغييرات صغيرة مقابل مال أقل ومخاطر أقل؛ وهذا يعني أنَّك لست مضطراً إلى التحدث مع مديرك بشأن الاستثمار لمدة ثلاثة أشهر للتخطيط لبرنامج جديد.
شاهد بالفديو: 12 طريقة لكسر الروتين في العمل
2. إجراء الأبحاث:
حتى المديرون الذين يفكرون بالطريقة القديمة يمكنهم تغيير طريقة تفكيرهم من خلال البيانات. إذا كنت تحاول إقناع مدير الموارد البشرية بأنَّ عملية التأهيل هي أكثر من مجرد شارة ومجموعة من الأوراق، فستنجح إن قمت بواجباتك. أجرِ أبحاثاً حول نقاط الضعف لدى القائد، وما الذي تفعله الشركات الأخرى للتغلب على هذه النقاط الصعبة.
على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تشهد معدل دوران عالٍ، وكُلِّفَ مدير الموارد البشرية بتقليل هذا المعدل، فأنت تعلم أنَّك تحتاج إلى البدء بإجراء تحسينات لعملية التأهيل تستهدف علاقة الموظف بالشركة. كن مجهزاً بمعلومات تتعلق بمعدل دوران جيل الألفية، وكيف أنَّ إدخال عناصر مرتبطة بثقافة الشركة والغرض منها في عملية التأهيل من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو الهاتف المحمول أو التعلُّم المصغر، يمكن أن يكون له تأثير في معدل دوران الموظفين.
3. التأكيد على فوائد تحسين عائد الاستثمار:
لا توجد طريقة لإدخال السعادة إلى قلب الرئيس التنفيذي (أو رئيس العمليات أو المدير المالي) أكثر نجاحاً من إظهار انخفاض في التكاليف أو زيادة في الإنتاجية. بالنسبة إلى الأشخاص الذين يفرطون في حماية مشاريعهم أو يعتقدون أنَّ عملية التأهيل جيدة ولا تحتاج إلى تغيير، يجب عليك أن تُظهر لهم بأنَّ فائدة التغيير أكبر من حالة الراحة في الوضع الراهن.
سواءً كان مدير الموارد البشرية لديك يريد أن يكون له دور أكبر في صنع القرار، أم يريد الحصول على ترقية، أم يريد امتلاك المزيد من الحرية للابتكار، يمكنك أن توضح له أنَّ إجراء تغييرات على عملية التأهيل الخاصة بك سيؤدي إلى أنواع التغييرات التي ستساعد على تحقيق هذه الأهداف. كما أنَّ المساءلة عن النتائج ستساعد أيضاً على تأييد ودعم المشاريع المستقبلية.
الفوائد:
إنَّ تحسين مشاركة الموظفين، والسرعة في تحقيق الكفاءة، وانخفاض معدل دوران الموظفين؛ كلها فوائد تتعلق بأسلوب حديث لعملية التأهيل، ولكن من دون مدير الموارد البشرية أو مدير التدريب الذي يؤيد وضع استراتيجيات جديدة، ستبقى عالقاً في الوضع الراهن. يمكن أن تساعدك هذه الاستراتيجيات لتحفيز التغيير في التغلب على الاعتراضات الشائعة للأساليب الجديدة.