8 مهام ينبغي عليك تفويضها دوماً

لقد أظهرت الدراسات الحديثة أنَّ تعدُّد المهام أمر يضرُّ بإنتاجيتك وبذكائك، كما وجدت دراسة أُجريَت في جامعة لندن أنَّ معدل ذكاء الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة ينخفض بمقدار 15 نقطة، وقد يصل نطاق متوسط ذكائهم لذكاء طفل يبلغ من العمر 8 سنوات.

بعبارة أخرى، أنت تضرُّ قدراتك المعرفية أضراراً بالغة في كل مرَّة تقوم فيها بمهام متعددة حتى لو كانت بسيطة، مثل إرسال بريد إلكتروني لأحدهم في أثناء إجراء مقابلة جماعية؛ لكن لديك فرصة للتركيز على المهام الضرورية فقط من خلال تفويض بعض المهام الأخرى، وهنا سنقدم لك هنا ثماني مهام ينبغي عليك تفويضها:

1. إدارة دفاتر المواعيد:

يعرف أي شخص يعيش حياة مزدحمة بالأعمال أنَّ الطريقة الوحيدة للسير على طريق النجاح والحفاظ على السلامة الذهنية تكمن في إنشاء دفتر مواعيد منظَّم للغاية، ولكنَّ هذا يستغرق وقتاً طويلاً ودراسة دقيقة؛ إذ لا يقتصر الأمر على ملئ كل ساعة من كل يوم بالاجتماعات والمكالمات الهاتفية، بل يتعيَّن عليك مراعاة وقت السفر ووقت الاستعداد لشيءٍ ما، وترتيب الأولويات حسب مدى أهمية كل عنصر؛ لذا يؤدي تسليم دفاتر مواعيدك إلى مساعد شخصي لتنظيمها والتعامل معها إلى تخفيف التوتُّر والعمل بكفاءة أكبر.

2. إجراء الأبحاث:

قد يكون إجراء الأبحاث أمراً هامَّاً، ولكن لا يمتلك معظم رواد الأعمال الوقت الكافي للتبحُّر في المعلومات الكثيرة التي تملأ الإنترنت، والتي لا يرتبط معظمها بموضوع البحث؛ حيث يمكنك طلب مساعدة شخص ما لإجراء بحث أوَّلي لفلترة كل الموضوعات غير الضرورية؛ ممَّا يمكِّنك من قراءة أفضل الأجزاء، بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين شخص ما لمتابعة تطوُّر صناعة معينة لتظل على اطِّلاع على ما يحدث، دون الاضطرار إلى إجراء البحوث بنفسك.

3. إدارة وسائل التواصل الاجتماعي:

باتت وسائل التواصل الاجتماعي تلعب دوراً حيوياً في جميع الوظائف تقريباً؛ لذا يجب أن تكون نشطاً ومبتكراً باستمرار لمتابعة أحدث الأخبار والتحديثات وتفاعل العملاء.

قد تفتقر معظم الشركات الصغيرة إلى الخبرة اللازمة لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي بصورة جيدة؛ ممَّا يؤدي إلى اتباع استراتيجية غير فعَّالة، وباعتبار وسائل التواصل الاجتماعي هي المؤثر الأكبر على العملاء والعملاء المحتملين الآن، يستحق الأمر توظيف أحد المحترفين للمساعدة في ذلك، كما يعني هذا أنَّك لن تضطر لإجهاد ذهنك في ابتكار شيء تنشره على منصة "إنستجرام" (Instagram) أو غيرها من المنصات.

4. المحاسبة:

يعد تنظيم حسابات الشركة أو حساباتك الشخصية أمراً هامَّاً للغاية، ولكنَّه يتطلب الصبر والوقت؛ وإذا لم تكن خبيراً في الحسابات وأحدث القواعد الحسابية، أو كنت تتعجل لإنهائها؛ فإنَّك تُخاطر بارتكاب الأخطاء ومواجهة عواقب وخيمة، لذا من الأفضل تسليم هذا العبء إلى شخص آخر يتعامل مع هذا الأمر ويُطلعك على أي شيء هام يحدث.

شاهد بالفيديو: 7 خطوات لتفويض المهام وفق نصائح مديري غوغل

5. التخطيط للأحداث:

سواء كنَّا نخطِّط لإطلاق منتج جديد أم تنظيم حفلة مكتبية أم حفل زفاف أم حفلة عيد ميلاد للأطفال، يُعدُّ التخطيط للأحداث هو أحد أكثر المهام المجهدة التي نتعامل معها على الصعيد المهني والشخصي، خاصةً إذا كنَّا نحاول الاهتمام بها على حساب كل شيء آخر يحدث في حياتنا.

وبالتالي، هذه إحدى المهام التي يتعيَّن عليك تفويضها، والتفويض لا يعني ترك زمام الأمور بالضرورة؛ بل يعني فقط السماح لشخص آخر بالبحث عن أشخاص لتقديم الطعام، وحجز المكان، وتوزيع الدعوات، وعندما ينجح الأمر، تنجح أنت الآخر.

6. الإشراف الشخصي:

تتضمَّن هذه المهمَّة تفويض أحدهم للقيام بأي شيء ضروري لإبقاء حياتك على المسار الصحيح، مثل العثور على جليسة أطفال، أو القيام بحجز في صالة الألعاب الرياضية، أو مطعم، أو فندق، أو إرسال الزهور إلى أحدهم، أو إرسال بريد إلكتروني، أو التسوُّق عبر الإنترنت (تخيَّل لو لم تضطر أبداً إلى القيام بكل هذه الأمور، واستمتعت بوقتك بدلاً من ذلك!).

7. التنسيق:

نحن نهدِر ساعات في تنسيق مستند أو عرض تقديمي أو كتيِّب لجعله يبدو بصورة أفضل، في حين أنَّ بإمكاننا إرسال هذه الأشياء إلى شخص آخر ليجعلها تبدو رائعة خلال نصف الوقت الذي نستغرقه؛ ممَّا ينقذك من الشعور بالإحباط، ويحسِّن صورتك وصورة شركتك للغاية.

8. ترتيب الملفات:

قد يبدو ترتيب الملفات وكأنَّه مَهمَّة بسيطة يمكن التعامل معها، ولكنَّه في الواقع يستغرق قدراً كبيراً من وقتك، خاصةً إذا كنت من الأشخاص الذين يضعون كل شيء في مكان واحد لترتيبه لاحقاً؛ لذا فوِّض هذه المهمة إلى شخصٍ آخر يمكنه التعامل معها، وستشكر نفسك لاحقاً على ذلك.

المصدر