7 طرق لتأسيس فريق عمل منتج يعمل أفراده عن بُعد
كان العمل عن بُعد حلماً صعبَ المنال قبل جائحة كوفيد-19، لكنَّ هذه الجائحة التي تسبَّبت في فرض التباعد الاجتماعي وملازمة المنزل لم تترك للشركات خياراً آخر، وبما أنَّ فريقك لم يتمكَّن من القدوم إلى مكان العمل، اضطروا إلى العمل من المنزل، لكن حتى قبل عام 2020 كانت شعبية العمل عن بُعد في تزايد، حتى إنَّ منصة "وورك أب" (WORKUP) توقَّعَت في عام 2019 أنَّ 73% من جميع الفِرق ستحتوي موظفين يعملون عن بُعد بحلول عام 2028.
من السهل فهم سبب هذا التوجه؛ إذ يمكن للشركات بهذه الطريقة الاستفادة من مجموعة أكبر من المواهب وتوفير المال من نفقات مثل نفقات استئجار المكاتب، أما بالنسبة إلى الموظفين فلن يضطروا إلى التنقُّل من وإلى المكتب وسيستفيدون من جداول العمل المرنة، لكن قد يشغل تفكيرك تأثُّر الإنتاجية بالعزلة وقلة التعاون الشخصي ومشتِّتات الانتباه في المنزل، وإذا كان هذا شعورك، فإليك 7 طرائق لتأسيس فريق عمل منتج يعمل أفراده عن بُعد:
1. دراسة الأداء السابق والثقة به:
ينصح "آدم هيكمان" (Adam Hickman) مدير المحتوى في شركة "جالوب" (Gallup): "أول شيء يجب على القادة والمديرين فعله هو التخلي عن قلة ثقتهم"، وإذا كنت تعاني من هذا الأمر، فحاول استخدام التمرين الآتي:
- اكتب أسماء كل أعضاء فريقك على أوراق منفصلة.
- صنِّفهم في مجموعتين: أولئك الذين "تثق" بهم وأولئك الذين "لا تثق" بهم.
- ثم اسأل نفسك لماذا وضعتَ كل اسمٍ في المجموعة التي وضعتَه فيها وراقب إجابتك.
- يقول "آدم": "راقب تعاملك مع كل مجموعة، أولئك الذين تثق بهم والذين لا تثق بهم، ويجب أن تدرك ما إذا كنت قد ساعدت أحد أعضاء الفريق أم لا، قبل أن تلومه"، وبصفتك القائد، فأنت "مسؤول عن جميع الموظفين".
يقول "آدم": "كما هو الحال في أيَّة علاقة، يمكن أن يؤدي عدم الثقة بموظفيك إلى اتِّباعك أسلوب الإدارة التفصيلية المزعج، فتصبح مديراً يشكك في كل خطوة يتَّخذها أعضاء فريقه ويركز على الأخطاء؛ مما يدفع فريقك إلى التصرف بالطريقة نفسها مع الآخرين في شركتك".
عوضاً عن ذلك راجع وادرس أداءهم السابق كنقطة انطلاق لمساعدتك على فهم دافع كل فرد، وقد يساعدك ذلك أيضاً على تحديد الوقت الذي يقدِّم فيه كل شخص أعلى إنتاجية، وقد تتمكَّن من ملاحظة نقاط قوَّتهم ومساهماتهم الفريدة، وإذا لم يكن لديك بيانات سابقة للاعتماد عليها، فيمكنك إجراء مقابلات فردية مع كل عضو في الفريق.
2. الطلب من الأفراد تتبُّع وقتهم:
أسوأ طريقة لتهدم الثقة بينك وبين موظفيك وتحطِّم المعنويات بسرعة هي استخدام برنامج مراقبة الموظفين، وفي حين ذكر 72% من الموظفين أنَّها لا تؤثر في إنتاجيتهم، إلا أنَّ تتبُّع نشاط فريقك دون إخبارهم ودون مبرر سيدفعهم إلى الارتياب، على سبيل المثال: قد تحتاج إلى تتبُّع وقت العمل لزيادة دقة كشوف الرواتب ومعرفة مَن أخذ أيام عطلة ومتى، ومعرفة متى يعملون بالفعل، كما يُسهِّل عليك تسجيل ساعات عمل موظفيك الامتثال للقوانين.
عوضاً عن ذلك ركِّز على جودة عملهم بدل الكمية، ويجب أيضاً أن تنظر إلى عوامل أخرى مثل ما إذا كانوا قد التزموا بالمواعيد النهائية، والأهم من ذلك كله، يجب أن تشجِّع الاستقلالية، فتلك طريقة مؤكدة لتعزيز الثقة والتحفيز، كما أنَّها تشجِّع على تحمُّل المسؤولية، وتسمح لك بالتحقق من العمل دون إزعاجهم.
ولكي ينجح ذلك يجب أن تشرح أهدافك وتوقعاتك بوضوح، ويمكنك تشجيعهم على العمل خلال فترة إنتاجيتهم العالية، وإذا كانوا لا يعرفون متى ذلك فاقترح عليهم استخدام أدوات مثل التقويم أو تطبيقات تتبُّع الوقت أو سجل وقت.
3. اختيار أسلوب التواصل المناسب:
حتى لو كنت تعمل من المكتب، إنَّ رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية والرسائل المباشرة والمكالمات الهاتفية ستسبب تشتيت انتباهك، وبعد انتشار العمل عن بُعد يمكنك أيضاً استخدام منصات تعاون الفريق ومكالمات الفيديو مثل "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams) و"زووم" (Zoom).
والمثير للقلق أكثر من ذلك هو أنَّه من المتوقع أن نكون دائماً متصلين بالإنترنت ومتاحين، فقد تكون مستلقياً في السرير على وشك أن تغفو، ولكن إذا تلقَّيتَ بريداً إلكترونياً فإنَّ المرسل يتوقع منك رداً فورياً، ووجود هذا العدد الكبير من خيارات أدوات التواصل والتعاون أمر رائع، لكن لا يجب أن تستخدمها جميعها.
عوضاً عن ذلك حدد الأدوات التي تريد أن تستخدمها، وإضافةً إلى تقليل مشتتات الانتباه، يحد ذلك من هدر الوقت الذي يسببه الانتقال بين الأدوات، وقد يساعدك أيضاً على تجنُّب الإغراق المعلوماتي، واحرص على أن تكون قدوة في آداب التواصل، على سبيل المثال: لا تشارك ملفات أو ترسل رسائل متعلقة بالعمل خلال العطلة، وتواصل معهم خلال ساعات العمل فقط.
لكنَّ هناك مشكلة بسيطة، وهي أنَّ أفراد فريقك قد يعملون في ساعات مختلفة، والحل السريع لذلك هو مشاركة تقويم للفريق كي تعرف متى يكونون متاحين ومتى لا يكونون كذلك.
شاهد بالفديو: 6 إجراءات يعزز بها القادة الناجحون التعاون في فرقهم
4. تحديد درجات الاعتماد:
كتب عالم النفس المؤسساتي ومستشار فريق القيادة "روجر شوارتز" (Roger Schwarz) في مجلة "هارفارد بيزنس ريفيو" (HBR): "لا تتشكل الفِرق الفعالة من تلقاء نفسها؛ بل تحتاج إلى من يُصمِّمها، ومن أهم عناصر هذا التصميم:
- درجة اعتماد أعضاء الفريق على بعضهم؛ إذ إنَّ ذلك ضروري لإنجاز مهام الفريق.
- كيفية تنسيق هذا الاعتماد".
يشرح "شوارتز": "عندما لا يكون التنسيق كافياً يواجه أعضاء الفريق صعوبة في الحصول على المعلومات من بعضهم بعضاً وإنجاز المهام واتخاذ القرارات، وإذا كان هناك تنسيق أكثر من المطلوب سيقضي أعضاء الفريق وقتاً وجهداً أكثر من اللازم على المهام؛ مما يسبب إبطاء عمل الفريق".
قد لا يحب أعضاء الفريق الذين يعتمدون على بعضهم كثيراً التنسيق، خاصةً في مشاريع الفريق والاجتماعات، بينما بالنسبة إلى الآخرين، فإنَّ المبالغة في الاعتماد ستترك لديهم انطباعاً بأنَّ زملاءهم يبدون غير متعاونين، ولحل هذا التناقض، نظِّم الاعتماد أولاً عبر تحديده في ثلاث مهام:
- الاعتماد المجمَّع: ينجز الفريق مهامه ببساطة عبر الجمع بين جهود كل فرد على حدة.
- الاعتماد المتسلسل: يعتمد أعضاء فريقك على بعضهم بعضاً بطرائق يمكن التنبؤ بها لتدفُّق المعلومات والعمل والقرارات.
- الاعتماد المتبادل: يعتمد أعضاء فريقك على بعضهم اعتماداً تسلسلياً، ولكن بالإضافة إلى ذلك، يكون عملهم تبادلياً.
ستساعدك معرفة درجات الاعتماد هذه على تحديد الأهداف، وسيضمن اختيارك أسلوب التنسيق الصحيح.
بالنسبة إلى الفِرق التي تعمل عن بُعد، قد ترغب في اتباع أسلوب أوضح، مثل استخدام برامج إدارة الأعمال والفريق؛ إذ تُبقي هذه الأدوات الجميع على اطلاع بشأن المهام التي يؤديها كل فرد ومقدار تقدُّمهم.
5. تكوين علاقات قوية:
يتمثل التحدي الرئيس بالنسبة إلى الفِرق البعيدة في تعزيز ثقافة التواصل، فالأعضاء لا يعملون فعلاً جنباً إلى جنب ولا يحتكون ببعضهم في أثناء الاستراحات، ولا يتناولون وجبة الغداء معاً أو يشتركون في الاجتماعات أو يشاركون في نشاطات بناء الفريق.
ومع ذلك لا يزال من الممكن تكوين علاقات قوية بين أعضاء فريقك الافتراضي، على سبيل المثال: يمكنك تحديد مواعيد لوجبات غداء افتراضية أو التخطيط لأحداث خارج ساعات العمل مثل تحديات ألعاب الفيديو أو جلسات اللياقة البدنية.
ويمكنك حتى إنشاء "غرفة استراحة افتراضية" (virtual breakroom) واستخدام "التلعيب" (gamification) في العمل، وافتح مكالمات الفيديو قبل دقيقتين لتمنح أوائل مَن يتصلون فرصة للمشاركة في دردشة غير رسمية قصيرة.
6. معالجة المشكلات الأمنية:
يلاحظ "ديلويت" (Deloitte) أنَّ: "مجرمي الإنترنت يستخدمون أساليب مختلفة ويستغلون المخاوف المتعلقة بالجائحة بين الناس"؛ ونتيجة لذلك، فتحَ العمل من المنزل المجال لأشكال جديدة من سرقة البيانات، وفي الواقع: "لاحظ ربع الموظفين زيادة في رسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية والبريد العشوائي ومحاولات التصيد الاحتيالي في بريد عملهم منذ بداية أزمة كوفيد-19".
إذا لم تكن حذراً فقد يؤثر ذلك سلباً في إنتاجية الجميع، على سبيل المثال: قد يتسبب فيروس في بطء عمل الحاسوب، والأسوأ من ذلك، قد يؤدي إلى سرقة هوية أو فقدان بيانات هامة للشركة، الأمر الذي يتطلب إصلاحه أشهراً.
إذا لم تكن قد فعلتَ ذلك حتى الآن، فسارع إلى مساعدة فريقك على تعزيز الحماية للأدوات التي يعملون بها من المنزل، وعلى الأقل يجب أن يتضمن هذا الأساسيات مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني وتشفير المستندات الأساسية والتأكد من أنَّ شبكة الإنترنت التي يتصلون بها آمنة، وقد ترغب أيضاً في تزويد فريقك بحواسيب محمولة من الشركة كي يتمكنوا من إدارة تحديثات الأمان.
7. عدم إهمال الاحتياجات الفردية لأعضاء الفريق:
يجب عليك قضاء بعض الوقت شخصياً مع كل عضو في الفريق، ولكنَّ هذا ليس ممكناً دائماً، فلن يكون لديك متسع من الوقت لتناول الغداء أو إجراء مكالمة هاتفية مع كل منهم على انفراد، علاوة على ذلك، قد يكون من الصعب تخصيص وقت مناسب للقاء بسبب اختلاف المناطق الزمنية والمسؤوليات مثل تعليم الأطفال في المنزل، وربما لا تتمكن من الالتقاء بهم شخصياً قبل السيطرة على الجائحة.
لكنَّ هناك جانباً مضيئاً، باستخدام الأدوات عبر الإنترنت يمكنك إجراء الاستبيانات والاستطلاعات، ويمكن لفريقك أيضاً ترك تغذية راجعة مجهولة المصدر كي لا يخشوا التداعيات، وبعد جمع هذه المعلومات يمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة كي يشعر الجميع بأنَّك تأخذ رأيهم في الحسبان؛ مما سيحسِّن المعنويات وروح التعاون وسيؤدي إلى زيادة الإنتاجية.