7 خطوات لتعزيز ثقافة التواصل عن بعد
أدَّت جائحة كوفيد-19 إلى زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل، إلا أنَّ العمل من المنزل كان يحظى بالفعل بأهميته من قبل، وبين عامي 2005 - 2017، كانت هناك زيادة بنسبة 159% في العمل عن بُعد، وبصرف النظر عما سيحدث عندما يأخذ كل الناس اللقاح، فإنَّ غالبية الأشخاص الذين كانوا يعملون من المنزل يرغبون في الاستمرار في ذلك، حتى لو كان ذلك لمجرد يومين في الأسبوع فقط.
وعلى الرغم من عيوب العمل عن بُعد، يميل أولئك الذين يعملون من المنزل إلى أن يكونوا أكثر سعادة وإنتاجية، ومع ذلك، إذا كنت ترغب في رفع المستوى، فأنت بحاجة إلى تعزيز ثقافة التواصل.
ووفقاً لمسح أجرته شركة "رينغسينترال" (RingCentral) "قال 58% من الموظفين الذين تحاول شركاتهم مساعدتهم على التواصل: إنَّهم يشعرون بصحة جيدة، وعلاوة على ذلك قال 75% من الموظفين الذين أبلغوا عن مستويات عالية من الرفاهية العاطفية: إنَّهم يشعرون بأنَّهم أكثر ارتباطاً بزملائهم"؛ باختصار إذا كنت تريد أنت وفريقك الازدهار في عالم العمل عن بُعد، فأنت بحاجة إلى جعل التواصل أولوية، ويمكنك جعل ذلك ممكناً عن طريق اتخاذ الخطوات الآتية:
1. بناء الثقافة التنظيمية الصحيحة:
كتب "ويد فوستر" (Wade Foster) الرئيس التنفيذي لشركة "زابيير" (Zapier): "أول شيء يجب أن تدركه هو أنَّ ثقافتك التنظيمية يجب أن تُبنى على أكثر من مجرد لعبة بسيطة، فالألعاب والنشاطات الجماعية الأخرى التي تلائم مكان العمل ليست مناسبة للفِرق العاملة عن بُعد؛ لذلك يجب بناء ثقافتك اعتماداً على أشياء أخرى غيرها".
بدلاً من ذلك، يقول "فوستر": "إنَّ الثقافة تتمحور حول كيفية عملك، ويجب أن تكون مجزية على نحو خاص، والأهم من ذلك، يجب أن تتمحور حول رسالتك وقيمك".
2. تعزيز التواصل الواضح والمتكرر:
يقول "بول جي ماير" (Paul J. Meyer) الرائد في مجال تطوير الذات: "التواصل البشري هو مفتاح النجاح الشخصي والمهني".
التواصل بلا شك هو حجر الزاوية لأي مجتمع صحي ومنتج، وبالإضافة إلى جعل التعاون ممكناً، فإنَّه يساعد الجميع على التعرف إلى بعضهم بعضاً بشكل أفضل، والأهم من ذلك، أنَّه الطريقة التي تُبيِّن بها قيم شركتك وتوقعاتك، وعلاوة على هذا، فأنت بحاجة إلى التواصل لتقديم الملاحظات وتلقِّيها ومعالجة النزاعات، فهذه هي الطريقة الوحيدة لإبقاء الجميع على اطلاع بما يجري.
الحلول المجربة والحقيقية، مثل البريد الإلكتروني وبرامج إدارة المشاريع والمكالمات الجماعية هي البداية، ولكن يجب أن تفكر أيضاً خارج الصندوق؛ حيث يمكنك مثلاً:
- تخصيص جزء من الوقت للحديث باختصار عن عطلات نهاية الأسبوع التي أمضوها قبل اجتماع الفريق الأسبوعي.
- في "شركة بافر" (Buffer)، يشارك أعضاء الفريق جانباً من جوانب حياتهم الشخصية يرغبون في تحسينه على موقع "هاكباد" (Hackpad)؛ يمكنك أيضاً بدء كل اجتماع من خلال الثناء على عمل أحد أعضاء الفريق أو تهنئته على عيد ميلاده.
- استضافة اجتماعات أسبوعية يمكنكم أن تسألوا فيها عما تريدونه، ولكن تأكد أن تكون في الوقت واليوم نفسه.
- التخطيط لوجبة غداء افتراضية أو اجتماعات بعد العمل لحضور فيلم أو لعب لعبة ما.
- تشجيع الاجتماعات القصيرة الافتراضية باستخدام أدوات مثل موقع "دونات" (Donut).
- إنشاء قنوات مختلفة على موقع "سلاك" (Slack)، وتخصيصها للموسيقا أو الحيوانات الأليفة مثلاً، حتى يتمكن فريقك من التواصل حول اهتماماتهم المشتركة.
- إنشاء نوادٍ افتراضية، مثل نادي كتاب أو نادي الأفلام، ليلتقي بها زملاؤك.
- تحديد اجتماعات فردية للاطمئنان على موظفيك.
ولإعادة اتباع سياسة الباب المفتوح، غيِّر إعدادات حساباتك على مواقع مثل "سلاك" (Slack) و"هانغ آوتس" (Hangouts) لتظهر متاحاً دائماً، فإذا رأى الآخرون أنَّك متصل بالإنترنت، فعندئذٍ يمكنهم أن يطرحوا عليك أسئلة سريعة أو يشاركونك مخاوفهم، وإذا كان عملك معهم التزاماً لفترة طويلة، فشارك تقويمك معهم.
3. حماية الفِرق من الإغراق المعلوماتي والاحتراق الوظيفي:
قال "جون هول" (John Hall) الشريك المؤسس لبرنامج "كالندر" (Calendar): "الإغراق المعلوماتي هو التعرض لكميات زائدة من المعلومات أو البيانات"، وعلى الرغم من أنَّها ليست ظاهرة جديدة تماماً، إلا أنَّنا نستخدم مواقع التواصل الاجتماعي لمدة 12 ساعة و9 دقائق في المتوسط يومياً، ونظراً لأنَّنا نعمل من المنزل، فقد أصبح الابتعاد عن هذه المواقع أكثر صعوبة، وبتنا نشعر بالإرهاق من كمية المعلومات التي نستهلكها، ونتيجة لذلك، فإنَّ هذا يجعلنا أكثر توتراً، كما أنَّه يؤثر سلباً في علاقاتنا وإنتاجيتنا.
في حين أنَّ التواصل أمر بالغ الأهمية، فأنت أيضاً لا تريد الإفراط في التواصل مع فريقك، على سبيل المثال: لتجنُّب الإجهاد بسبب الاجتماعات على برنامج "زووم" (Zoom)، يمكنك استبدال اجتماعات الفيديو بالبريد الإلكتروني أو ببرنامج "سلاك" (Slack) أو أيَّة طريقة نصية تفضِّلها، ونظراً لأنَّ هذا يتطلب بعض الجهد الإضافي، فمن المرجح أن تشارك المعلومات ذات الصلة والأساسية فقط.
ويمكنك أيضاً اتباع خُطا شركة "هيلب سكوت" (Help Scout)؛ إذ قامت بتحويل اجتماعها الأسبوعي إلى فيديو ملخص يُرسَل كل يوم اثنين، وقال رئيسها التنفيذي "نيك فرانسيس" (Nick Francis): "أحب النبذة التي أتلقاها يوم الاثنين عن آخر المستجدات؛ إذ إنَّها طريقة رائعة لإبقاء فريقنا العامل عن بُعد على تواصل وللاحتفاء بالإنجازات ولإطلاع الجميع على أخبار الشركة، لقد تحوَّل اجتماع الفريق أسبوعيَّاً للحديث عن آخر المستجدات شيئاً نتطلع إليه جميعاً ونتحدث عنه على مدار الأسبوع".
شاهد بالفديو: ما هي مهارات التواصل الفعال؟
4. نَشر الأمان النفسي:
كتب "جيك هيرواي" (Jake Herway) لشركة "جالوب" (Gallup): "تمكِّن ثقافة السلامة النفسية الموظفين من المشاركة والمخاطرة والتجربة والتعبير عن أنفسهم دون خوف من الفشل أو الانتقام؛ حيث قارن هذا النوع من الثقافة بثقافة يشعر فيها الموظفون بالخوف الشديد من التحدث أو مشاركة فكرة جديدة، فمن الصعب تخيُّل أنَّ هؤلاء الموظفين يمكنهم نفسياً السماح لأنفسهم بالاندماج في العمل".
يمكنك أن تزرع السلامة النفسية بين الفِرق التي تعمل عن بُعد من خلال اتباع النصائح الآتية:
- شارك أخطاءك وصراعاتك ونقاط ضعفك مع فريقك.
- شجِّع التغذية الراجعة واطلب الاقتراحات.
- اطلب منهم مراجعة أفكارك.
- بدلاً من توجيه أصابع الاتهام، استخدم الأخطاء كفرص للتعلم.
- ابحث عن أساليب تساعد الأعضاء الأكثر هدوءاً على المساهمة، على سبيل المثال: إذا لم يشعروا بالراحة عند التحدث أمام الآخرين، فيمكنهم مشاركة أفكارهم معك عبر البريد الإلكتروني أو وجهاً لوجه.
- دع جميع أعضاء الفريق يشاركون في عملية صنع القرار.
- امنحهم الاستقلالية عن طريق السماح لهم بالعمل عندما يكون ذلك أفضل بالنسبة إليهم.
5. التغلب على التحديات مع فريقك:
على الرغم من أنَّ هذا قد يبدو مستحيلاً عند العمل عن بُعد، إلا أنَّه لا يزال في إمكانك التغلب على التحديات مع فريقك؛ حيث أعدَّ موقع "كالندر" (Calendar) مثلاً تحديات الصحة واللياقة البدنية عبر برنامج "سلاك" (Slack)، وقامت منصة "غروف إتش كيو" (Groove HQ) أيضاً بهذا من خلال تحدي لعب الرياضة لمدة 30 يوماً.
قال رئيس المنصة التنفيذي "أليكس تورنبول" (Alex Turnbull): "قد يبدو الأمر غريباً بعض الشيء، لكنَّني شعرتُ بالحيوية على الفور، كما لو أنَّنا طوَّرنا علاقة أعمق في الفريق في غضون ساعات، وفي الواقع، خلال الشهر اللاحق، ساعدَتنا معالجة هدف مشترك على التواصل على مستوى أعمق مما نفعل في عملنا اليومي المعتاد.
كان التحدي أيضاً نقطة تواصل أخرى لفريقنا، وساعدنا على مواجهة الجانب المظلم للعمل الإفرادي، فحتى أولئك الذين يفضِّلون العمل وحدهم يمكن أن يواجهوا هذه العزلة بين الحين والآخر؛ لهذا من الهام للغاية أن تأخذ فترات راحة أو أن تعود إلى حياتك الاجتماعية، أو أن تفعل ما يحسِّن نفسيتك".
6. إنشاء برنامج منتورينغ:
وجدَت إحدى الدراسات أنَّ المنتورز كانوا أكثر رضاً عن وظائفهم وملتزمين بالمؤسسة، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن لبرامج تطوير قادة جدد وزيادة التنوع والمحافظة على أفضل المواهب لديك، كما أنَّها تُنشئ ثقافة تعليمية، وتعزز التطور الشخصي والمهني، وتُقلِّل من التوتر والقلق.
والأفضل من كل ذلك يمكنك استخدام أساليب التواصل الموجودة لديك، على سبيل المثال: يمكنك جمع عضو جديد في فريق المبيعات مع موظف متمرس؛ حيث يمكنهما أن يُجريا لقاءات فيديو أسبوعية أو محادثات سريعة على تطبيقات المراسلة الفورية.
7. التعبير عن التقدير المُتبادَل بالطريقة المناسبة:
إنَّ الطريقة التي تقرر بها أن تكون لطيفاً وأن تُظهر الامتنان أمر متروك لك تماماً؛ حيث يمكن أن تفعل شيئاً بسيطاً مثل السماح لزميل بالتعبير عمَّا يجول في خلده أو مساعدته على حل مشكلة ما.
يمكنك أيضاً إرسال ملاحظة مكتوبة بخط اليد بشكل عشوائي تشكر فيها الموظفين على عملهم الشاق، وإذا كانت ميزانيتك تسمح، فِيمكنك أيضاً إرسال صناديق الوجبات الخفيفة أو المنتجات لعائلاتهم، مثل الكتب أو الألعاب.
وإذا نجح فريقك بأكمله الشهر الماضي، فأقم حفلة لتناول البيتزا، فقط اختر وقتاً ثم اطلب بعض الفطائر من مطاعم البيتزا المحلية، وأقم الاحتفال الافتراضي الخاص بك على برنامج "زووم" (Zoom).