6 نصائح لوضع خطة عمل مميزة
كل مِنا لديه أهداف يريد تحقيقها في الحياة، كأن تسدد ديوناً مُستحَقَّة أو تفقد الوزن، أو قد يكون لديك هدف أكبر، مثل البدء بعمل تجاري ناجح أو إعادة تصميم مطبخك، ولكن لتحقيق أهدافك بكفاءة وفعَّالية، يجب أن يكون لديك خطة عمل؛ وخطة العمل هي أداة تسرد المهام التي تحتاجها لتحقيق هدفك وإنهائه في تاريخ محدد.
يعتمد طول وتعقيد خطة العمل على هدفك، فإذا كنت ترغب فقط في تغيير زيت السيارة، ستكون خطة العمل عبارة عن مستند بسيط من نصف صفحة، أمَّا إذا كنت ترغب في تصميم مطبخ جديد، ستتكون خطة العمل من العديد من الصفحات ويمكن أن تحتوي على مخططات ورسومات.
في هذه المقالة، سنشرح أهمية خطة العمل وكيفية وضعها لمساعدتك في تحقيق أهدافك.
لماذا تعد خطة العمل هامة؟
تؤدي خطَّة العمل دوراً جوهريَّاً في تحقيق الأهداف؛ ذلك لأنَّها تساعدك على البقاء متحمساً وتضمن أنَّك على المسار الصحيح لتُكمِل هدفك في فترة زمنية محددة.
هل سبق لك أن خططت لفعل شيء ما ولكنَّك كنت تؤجل ذلك دائماً؟ سيساعدك وجود خطة عمل منظمة في التغلب على المماطلة ويحفزك على أن تكمل كل مهمة بالوقت المحدد بوجود خريطة مفصلة لما تحتاج إليه، فمن السهل أن تتأخر بتنفيذ مشروع كبير عندما لا تضع خطة عمل قوية لإنجازه.
قد تفقد دافع العمل لأنَّك تشعر بالإرهاق، ولكن بعد إنشاء خطة عمل، سوف تجد أنَّك لم تعد مرهقاً؛ وذلك لأنَّ جميع المهام معدة بطريقة منظمة ومرتَّبة.
ستساعدك خطة العمل على مراقبة تقدمك، وسيكون لديك تاريخ لبدء الخطة وانتهائها، وستعرف تقريباً المدة التي تستغرقها لإنهاء كل خطوة، يمكن أن تساعدك أيضاً في ضمان البقاء ضمن ميزانية معينة والتأكُّد ممَّا إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات على وقتك أو مواردك.
كيف تضع خطة عمل؟
فيما يلي 6 نصائح يجب اتباعها في وضع خطة عملك:
1. حدِّد هدفك:
إذا كنت ترغب في إنشاء خطة عمل، فأنت بحاجة أولاً إلى معرفة هدفك، ولوضع خطة فعالة؛ احرص على وضع هدف ذكي يحقق المعايير الآتية:
- محدد: يجب تحديد الهدف بوضوح، مثال على ذلك: فقدان الوزن.
- قابل للقياس: حدد المقاييس أو الأدوات التى تستخدمها للتأكد من استكمال الهدف، مثال على ذلك: أريد أن أفقد 7 كيلو غرام.
- قابل للتحقيق: تأكد من أن هدفك واقعي؛ حيث إنَّ خسارة 7 كيلو غرام في شهرين ليس ممكناً، لكن خسارة 7 كيلو غرام في 7 أشهر شيء يمكنك فعله.
- هام: تأكد أنَّ الهدف هامٌّ بالنسبة لك؛ لأنَّ ذلك جزء هامٌّ من الخطة، فعليك أن تعرف الدافع وراء هدفك، وأهمية هذا الهدف بالنسبة إليك، وتأكد من أنَّه واقعيٌّ ويتماشى مع قيمك؛ فلا تقم به بسبب ضغط الأقران أو إذا كان يعارض قِيَمَك الأساسية.
- مُحدَّد بإطارٍ زمني: يجب أن تُحدد تاريخ بدء وانتهاء لهدفك، فإذا كان هدفك يتضمن الكثير من الخطوات، عليك معرفة المدة التي تستغرقها كل خطوة.
في المثال السابق لفقدان الوزن، يمكن أن يكون الهدف: "أريد أن أفقد 7 كيلو غرام في 7 أشهر؛ وذلك لأنَّني أريد أن أكون بصحة بدنية وعقلية جيدة، وأن أحصل على المزيد من الطاقة وأكون قدوة حسنة لأولادي، لأنَّني أريدهم أن يعرفوا أنَّ الصحة هامة للغاية".
2. اختر برنامجاً لوضع خطة:
يعتمد البرنامج الذي تستخدمه لإنشاء خطة العمل على مدى تعقيد خطتك، فإذا كانت الخطة كبيرة ومعقدة، فقد تحتاج إلى برنامج متخصص لمساعدتك.
يمكن تنفيذ معظم خطط العمل باستخدام البرامج المتاحة بسهولة، كما يمكنك كتابة خطة عمل بسيطة على قطعة من الورق.
شاهد بالفديو: 6 نصائح تساعدك على وضع خطة عمل ناجحة
3. استعرِض الخيارات وقيِّمها:
بعد أن أصبح لديك هدف، ضع قائمة بجميع خياراتك وتكاليف وفوائد كل منها؛ لنتابع في مثالنا عن النظام الغذائي، يمكنك البحث في خيارات النظام الغذائي المختلفة، ثم سرد إيجابيات وسلبيات كل منها.
ربما تكون حمية البحر الأبيض المتوسط هي الأفضل بالنسبة لك، أو يمكن أن تفي حمية الكيتو (نظام غذائي عالي الدهون، معتدل البروتين، منخفض الكربوهيدرات) بالغرض، أو قد تُفضِّل اتِّباع نظامك الغذائي الخاص، وإذا لزم الأمر احصل على المساعدة من الخبراء في المجال الذي تجري فيه الأبحاث.
4. حدد ميزانيتك وإمكانياتك المتاحة:
حدد ميزانيتك قبل أن تبدأ؛ وذلك لأنَّ أغلب الأهداف تتطلب ميزانية محددة، وبعد ذلك حدد الموارد التي تحتاجها لتكمل كل خطوة من خطوات الخطة، فالعناصر الرئيسة التي تحتاجها لتحقيق أهدافك هي الوقت والمال والأشخاص والأدوات، وقد تكون هناك عناصر معينة تريد استخدامها، ولكن ليس لديك ما يكفي من المال لشرائها.
إذا كان لديك المال الكافي، يمكنك شراء المزيد من الأدوات وتوظيف أشخاص لمساعدتك في القيام ببعض الخطوات، مما يقلل من الوقت الذي تستغرقه لإنهاء مشروعك، أمَّا إذا كانت مواردك أقل، سوف يستغرق الأمر وقتاً أطول للانتهاء؛ فابحث عن ميزانية مناسبة لهدفك.
5. ضع قائمة بالخطوات التي تحتاج القيام بها:
يجب أن تسرد الخطوات التي تحتاجها لخطة العمل، تماماً كما في هذه المقالة، ففي البداية ضع قائمة بالخطوات التي عليك اتخاذها لتحقيق هدفك مُفصَّلةً ومُرتَّبةً بحسب الأولوية، تبدأ بالخطوة الأولى وتنتهى بالخطوة الأخيرة.
قد تتضمن بعض الخطوات سلسلة من الخطوات الأخرى؛ إذ تطلَّب العثور على أخصائي تغذية جيد إجراء بحث عبر الإنترنت، والتأكد من خطتك الصحية الحالية من قبل أخصائي التغذية، والتواصل مع الأصدقاء لمعرفة ما إذا كان لديهم متخصصون ينصحون بهم.
تأكد من توثيق جميع الخطوات، وإن أمكن، وثِّق جميع الخطوات الفرعية اللازمة لتحقيق هدفك، وحدد أيضاً المسؤول عن تنفيذ الخطوات، وحدد الأدوات والتقنيات والأشياء الأخرى التي تحتاجها لإنهاء الخطوات، وضع تكلفة كل منها، وتأكد من أنَّك تعمل ضمن حدود ميزانيتك.
أخيراً، سجِّل المدة التي استغرقتها لإنهاء كل خطوة، وإذا كان لديك أشخاص يساعدونك حدد معهم الوقت اللازم لإنهاء كل خطوة.
شاهد بالفديو: 9 طرق لتحسين مهارات التواصل
6. تابع خطتك وعدِّل عليها:
راقب خطتك بدقة في أثناء تنفيذها وعدِّل عليها إذا تطلَّب الأمر للتأكد من الالتزام بالميزانية وأنَّك تكمل كل مهمة في الوقت المحدد، وإذا كانت تكلفة بعض الأشياء أكثر من تقديراتك، فقد تضطر إلى وضع ميزانية أكبر، وهناك طريقة لخفض هذه التكاليف وهي أن تؤدي بعض المهام بنفسك بدلاً من الاستعانة بالآخرين.
يتطلب تعلُّم مهارات وتقنيات جديدة وقتاً كافياً واستثماراً كبيراً، مثل توفير بعض المال لإنشاء موقع ويب والتدرُّب على الأعمال التجارية وتعلم لغات؛ لذا عدِّل على المخطط الزمني عند اللزوم؛ وذلك لأنَّ بعض المهام تستغرق وقتاً أقل أو أكثر مما قدَّرته في البداية.
في الختام:
يمنحك إنشاء خطة عمل اتجاهاً واضحاً؛ إنَّه دليل مرئي يساعدك على تحقيق أهدافك بطريقة فعالة وفي الوقت المحدد؛ لذا تذكر دائماً أن تبدأ بقوة، وتأكد من أنَّ هدفك النهائي هو شيء يتوافق مع طموحاتك، فقد يماطل الكثير من الناس أو يفشلون في تحقيق أهدافهم؛ وذلك لأنَّهم ليس لديهم سبب قوي لتحقيقها.
سوف تساعدك خطة العمل على تحقيق تلك الأهداف وعندما تنتهي ستكون فخور بنفسك.