6 نصائح لإجراء محادثة قصيرة فعَّالة عبر الإنترنت
سواءً كنت تستمتع بذلك أم لا، يُعَدُّ تجاذب أطراف الحديث في أثناء العمل ضمن المكتب مهارة أساسية ستساعدك على بناء علاقاتٍ أفضل مع الزملاء، كما تحسِّن مشاعرك في أثناء اليوم.
وجدت الأبحاث أنَّ إجراء محادثاتٍ قصيرةٍ بأدب، سيحسِّن الحالة المزاجية للناس، كما ستوفر الدردشة مع زملاء العمل حول موضوعات حياتية - بعيداً عن مواعيد التسليم النهائية وقوائم المهام - تذكيراً هاماً أنَّ الموظفين ليسوا مجرد أرقامٍ وآلات إنتاج.
خلال جائحة فيروس كورونا، عُقِدَت العديد من المحادثات الصريحة عبر الإنترنت؛ إذ يمكن أن تتسبب المشاركة في محادثة قصيرة عبر شاشة الهاتف الإحراج لبعض الناس، وعندما يشعر الشخص بالتوتر والقلق، فقد يبدو من الصعب تبادل الرسائل عبر برامج الدردشة مع زميلٍ في العمل، خاصةً عند عدم الاعتياد على ذلك.
إليك نصائح حول كيفية إجراء محادثة قصيرة فعَّالة عبر الإنترنت مع الاحتفاظ بطبيعتك دون تلفيقٍ ومبالغة.
1. لا تبالغ في وقت الرد:
لا يعني استخدامك منصة المراسلة الفورية أنَّ عليك التواصل والرد بشكلٍ فوري.
نحصل على إشاراتٍ واضحة عبر لغة الجسد في المحادثات التي تتم وجهاً لوجه، لتخبرنا مدى استمتاع الشخص بما نقوله واهتمامه به؛ حيث أوضحت "لاوريس براون" (Lawrese Brown) مُؤسِّسة الشركة التعليمية "سي تراك ترينينغ" (C-Track Training): "في غياب التواصل وجهاً لوجه، قد نُحمِّل تأخر وقت الرد معنىً غير الذي يحتمله، وقد نفسره خطأً بأنَّه نوعٌ من أنواع الاستهزاء".
وقالت "براون": "اعتقادك بأنَّ نجاح المحادثة يعتمد على سرعة الرد سيسبب لك القلق، وخاصةً عندما تكون محادثة عابرة أو نقاشات مفتوحة، فإنَّ هذا ليس منصفاً للطرف الآخر؛ إذ إنَّ عليه الموازنة بين أمور مختلفة في حياته، كما أنَّه لا يُنصفك أيضاً؛ لأنَّك ستصبح منعزلاً أكثر، بسبب فرضيتك بفشل المحادثة لمجرد الرد المتأخر".
لذلك، وحتى يرتاح بالك، بادر بمحادثة الآخرين مع التوقع مسبقاً أنَّهم ليسوا مجبرين على الرد مباشرةً.
2. اعثر على أرضية مشتركة وحدد نقاط النقاش:
لتجاوز مرحلة التعارف والأسئلة الروتينية القاتلة لتطوُّر المحادثة الإلكترونية، عليك طرح المزيد من الأسئلة المحددة، وأوضحت الصحفية ومؤلفة كتاب "نحن بحاجة إلى التحدث: كيفية إجراء محادثات هامة" (We Need to Talk: How to Have Conversations That Matter) "سيليست هيدلي" (Celeste Headlee): "إنَّ إحدى أفضل الأمور التي يمكن السؤال عنها كمثال: "ما الذي تغير في الأسبوع الماضي؟ وما الذي استجدَّ خلال الأسبوع الماضي؟"؛ حيث تخفف مبادرة سؤالهم عن تفاصيل محددة عناءَ تفسير أسئلتك، خاصةً في ظلِّ عدم وجود معلوماتٍ كافية لتفسير المقصود من سؤالك بشكلٍ صحيح، كسماع نبرة صوتك أو رؤية وجهك".
تقول الكوتش المهني "جيمي تيران" (Jamie Terran): "مفتاح المحادثة الممتعة هو استهداف الموضوعات التي تثير الاهتمام".
وذلك لأنَّه من الخطأ أن تتوقع ما سيتم مناقشته خلال محادثةٍ قصيرةٍ عابرة، كما قالت الكوتش المهنية "تيران": "مفتاح المحادثة الممتعة هو كون الموضوعات مثيرة لاهتمامكما"، لربما رغبتما في الدردشة حول الحلقة الأخيرة من برنامج تلفزيوني واقعي، أو تبادل القصص حول الحيوانات الأليفة، أو تبادل وصفات الطبخ، أياً كان اختيارك، فاختر بدايةً تتناسب مع اهتماماتك الفعلية.
احذر من أن تجعل أرضية الحديث المشتركة بينكما الكره المشترك للعمل، أو لزميل عمل؛ حيث تقول "تيران" إنَّ بناء الألفة مع الناس من خلال الشكاوى والثرثرة السلبية سيبدو مغرياً للوهلة الأولى، لكنَّه سيخلِّف سجلاً سلبياً جاهزاً من محادثتك تلك؛ إذ يمكن لأرباب العمل الوصول بسهولة إلى الرسائل عبر الإنترنت في منصات مثل "سلاك" (Slack)، وعندها ستُستَخدم تعليقاتك ضدك لاحقاً، كما يمكن أن تساهم استغابة الزملاء في نشر ثقافة عملٍ سامة.
3. لا تقرن الحديث العابر بطلب الخدمات:
تَفسُد بهجة المحادثة العابرة عندما تُتبِع السؤال الروتيني "كيف حالك؟" بطلب "هل يمكنك أن تفعل (هذا) لي؟"؛ إذ إنَّه يجب الحرص على عدم استخدام المحادثة القصيرة كواجهة لطلبات العمل؛ حيث أوضحت "براون" شعور الشخص بعد ذلك قائلةً: "ستشعر بالأسف وتقول: "أوه، يبدو أنَّ من وراء سؤالك مصلحة"، ولكن يمكنك البدء بما تريد طلبه، ومن ثم الانتقال إلى الدردشة".
تقول "تيران": "حتى لا يبدو أنَّ المحادثات تُجرى من أجل المصلحة فحسب، احرص على البدء بالمحادثة القصيرة عند عدم حاجتك إلى شيءٍ من زميلك، وخصص القليل من الوقت للتواصل مع الناس دون سبب، وتواصل معهم حال رغبتك الخالصة في التواصل مع شخصٍ آخر وحسب".
4. استخدم المواد المرئية خلال المحادثة النصية:
إحدى مزايا المحادثات القصيرة عبر الإنترنت هي أنَّك لا تعتمد على الكلمات وحدها؛ إذ يمكنك إجراء محادثةٍ ومشاركة الملصقات المضحكة أو الصور المتحركة مع زميلك.
تقول "براون": "عندما تجري محادثةً شخصية، تشعر أنَّك مسؤولٌ عن كل ما يصدر منك؛ إذ عليك أن تتحكم في المحادثة بأكملها، في كلِّ وقفةٍ، وكلِّ نكتة، بينما يوفر التواصل عبر الإنترنت العديد من الأدوات التي تسهِّل الأمور".
5. تذكَّر وجود خيار مكالمات الفيديو وجهاً لوجه:
لا تتم المحادثات القصيرة عن بعد عبر الدردشة النصية فحسب؛ حيث يمكنك الانتقال إلى دردشات الفيديو، ويُعَدُّ استخدام دردشات الفيديو مع زملاء العمل في أثناء تناول الغداء، وسيلة ممتعة لأخذ قسطٍ من الراحة والحديث عن أيِّ شيءٍ بعيدٍ عن العمل.
كما اقترحت "تيران" طرح هذه الفكرة بشكلٍ غير رسمي على زملاء العمل؛ إذ يمكن القول: "رأيتُ على شبكة الإنترنت العديد من الناس قد بدؤوا يجتمعون عبر تطبيق "زووم" (Zoom) للتعارف، فما رأيك في تناول الغداء معي في أثناء لقاءٍ لنا عبر "زووم" هذا الأسبوع؟".
6. دع المحادثة تنتهي بشكل طبيعي أو أنهِها بشكلٍ حاسم:
اعتماداً على علاقتك مع زميلك في العمل، فإنَّ السماح لمحادثة الإنترنت بالانتهاء بشكلٍ سَلِسٍ دون الحاجة إلى وداعٍ نهائي سيكون أمراً جيداً، وتقول "براون" في هذا السياق: "يتفاوت إيقاع المراسلة بشكلٍ طبيعي مع الأشخاص الذين نشعر معهم بالراحة، فنسترسل بالمحادثة تارة ونقتضب تارة أخرى".
ولكن عندما تستمر المحادثة العابرة فترة طويلة جداً، فلا بأس من إنهائها بأسلوبٍ مؤدبٍ بعيد عن الوقاحة، واقترحت "براون" إعلام الشخص الآخر مقدَّماً بأنَّ عليك الذهاب في وقتٍ معيَّن.
وفي حال الحديث مع شخصٍ لا تعرفه جيداً، فتؤكد "براون" أنَّه لا بأس بإنهاء المحادثة بطريقةٍ رسمية قائلةً: "سيكون من الرائع اتباع آداب السلوك قائلاً: "أسعدني تواصلنا، شكراً لك"، أو "دعنا نبقى على اتصال"، كما نصحت باستخدام بعض العبارات في حال لم ترغب في التواصل مرة أخرى مثل "أنا أقدِّر وقتك".