6 نصائح عملية لحضور الاجتماعات بثقة

كثيراً ما يشارك الفرد في اجتماعات يكون حضوره فيها هاماً؛ بسبب دوره الفاعل سواء في الفريق، أم العائلة، أم الشركة؛ لكنَّه يكتفي بالاستماع والصمت، ويمتنع عن المشاركة لأنَّه خجول، أو انطوائي، أو يواجه صعوبة في التواصل الاجتماعي، أو ربما يشعر ببعض القلق وعدم الثقة بالنفس نتيجة انتقاله إلى وظيفة أو بيئة جديدة.

يدل صمت أحد أعضاء الفريق على ضعف الشخصية، أو الفتور، أو عدم المبالاة، كما أنَّه يُظهر أنَّ الشخص يواجه صعوبةً في التواصل الاجتماعي نتيجة الانطوائية، أو الخجل، أو التردد على الرغم من أنَّه قد يكون شغوفاً بعمله.

6 نصائح عملية لحضور الاجتماعات بثقة:

نذكر لك 6 نصائح تزيد من فاعليتك وثقتك بنفسك في أثناء حضور اجتماعات الفريق:

1. كن مستعداً:

يجب أن تستعد جيداً للاجتماع وتفكر سابقاً بالأفكار التي تود طرحها، وتحدد دورك، والآلية التي تضمن حضورك الفاعل وحسن أدائك في الاجتماع؛ أي إنَّك تحتاج إلى تحضير استراتيجية متكاملة تحدد فيها المسائل التي ستعترض عليها، والأخرى التي ستدعمها، وتستعد لمواجهة وجهات النظر المخالفة المحتملة.

يجب أن تطلع على كافة المحاور الرئيسة في أثناء عملية التحضير؛ أي أن تستعلم عن جدول أعمال الاجتماع، وتقرأ المراجع في حال أرسلَتها الجهة المنظمة، وتفكر بالأسئلة والموضوعات المحتملة والمشاركين الآخرين في الاجتماع، فتساعدك معرفة هذه الأمور على تحضير استراتيجية متكاملة قبل الاجتماع وزيادة ثقتك بنفسك.

2. اذهب إلى الاجتماع قبل الموعد لتكسر حاجز الخوف:

تنظِّم الجهات المعنيَّة في العادة نشاطات لتعريف المشاركين إلى بعضهم وإنشاء جو تفاعلي قبل بدء الاجتماع، ولكن يحتاج الشخص الخجول، أو الانطوائي، أو الذي يواجه صعوبة في التواصل الاجتماعي إلى كسر حاجز الخوف والاستعداد قبل أن يبدأ الاجتماع الفعلي، فتمكِّنك هذه الطريقة من التعرف إلى المشاركين والتآلف معهم، وزيادة شعورك بالراحة ضمن قاعة الاجتماع.

يمكنك أن تثبت وجودك وحضورك المؤثر عندما تحضر باكراً لقاعة الاجتماع؛ لأنَّك ستكون قادراً على تقديم نفسك للمشاركين الذين لا تعرفهم، وإجراء حديث سريع مع شخص لم تقابله منذ مدة، أو مناقشة زميلك بأحد موضوعات العمل على نحو مقتضب.

شاهد بالفديو: 10 طرق لكسب الاحترام في العمل

3. اضبط صوتك:

بصرف النظر عن دورك في الاجتماع فأنت تحتاج إلى أن تضبط صوتك لكي تترك الانطباع المطلوب، فالانطباع والمصداقية عوامل هامة جداً في الاجتماع؛ لأنَّها تثبت وجودك وفاعليتك ضمن المجال، ولا يعني هذا أن تغير صوتك الطبيعي؛ بل أن تضيف إليه بعض الحركة والتنوع من خلال تغيير درجته، وسرعته، وحدَّته لتنقل المعنى المقصود وتلفت انتباه الحاضرين إلى حديثك وتتجنب الرتابة والملل، كما يمكنك أن ترفع صوتك للتشديد على فكرة معينة، وأن تجعل صوتك مرتعشاً للتعبير عن الخوف، وأن تتحدث ببطء للتعبير عن الضجر.

إقرأ أيضاً: 6 قواعد عامة للتعامل داخل الاجتماعات في العمل

4. علِّق على الأفكار المطروحة:

عليك أن تصغي باهتمام إلى باقي النقاش، وتدلي بآرائك وتعلق على أفكار زملائك لتثبت وجودك ضمن الاجتماع، قد تكون هذه التعليقات في صيغة سؤال يوجه الحاضرين إلى الحل الصحيح، لا سيَّما إذا كانت المسألة تقع ضمن نطاق تخصصك ومعرفتك، وأنت قادر على المساهمة في استنتاج الحل الأمثل.

يمكنك أن تبدي رد فعل تجاه الأفكار التي تُطرَح من قبيل "هذا رائع"، "حقاً!"، "غير معقول"، وتستطيع عندها أن تشرح رد فعلك باقتضاب لتزيد من حضورك ومساهمتك في الحوار.

5. كنْ صادقاً عندما تجهل الحل:

يُطلَب من التلاميذ تحضير واجباتهم المدرسية في المنزل للإجابة عن أسئلة المعلم في الصف، ولكن لا تجدي هذه الطريقة نفعاً عندما تواجه موقفاً في الحياة العملية، أو مشكلة على أرض الواقع تتطلب الحل.

لا يتردد الموظف الذكي في الاعتراف بعدم قدرته على حل المشكلة المطروحة دون أن يشعر بالخجل أو الإحراج؛ فمن الطبيعي ألَّا يستطيع الفرد حل بعض المشكلات، ولا حرج في اعترافه بذلك، ويمكنك أيضاً أن تطلب بعض الوقت لتنظر في المسألة قبل الإدلاء برأيك.

6. اطرح أسئلة ذكية:

يُستحسَن أن يتعلم المرء كيف يطرح سؤالاً هادفاً؛ حتى يمرن عقله على التفكير ويتعلم أن يطرح سؤاله بثقة وراحة مطلقة، فيقول الممثل الأمريكي "جاري لوكوود" (Gary Lockwood) نقلاً عن موقع "bizsuccess.com" إنَّ طرح الأسئلة الهادفة يدفع الأطراف المعنية إلى التفكير بعمق في المسألة.

لا تكتفِ بطرح أسئلة مرتبطة بالمكان، والزمان، والأسباب، والخيارات؛ بل يجب أن تستعلِم عن التداعيات أو تشير إليها حتى لو لم تكن طبيعة النقاش تستدعي ذلك.

في الختام:

تشكِّل معرفة التدبيرات اللازمة الخطوة الأولى لبناء الثقة بالنفس، ويؤدي تطبيقها إلى تحقيق نتائج فعليَّة في أثناء حضور الاجتماعات، ويساعدك اتِّباع النصائح الواردة في المقال على الاستفادة من الاجتماعات لتزيد فاعليتك في العمل والحياة عموماً، وتترك انطباعاً حسناً لدى الآخرين.