5 عادات تساعدك على إنجاز المزيد في وقت أقل

ما يجعلني أبحث دائماً عن طرائق لإنجاز مزيد من المهام في وقت أقل هو توفير الوقت للاستمتاع بأشياء أخرى، فأنا لست أكثر الأشخاص نشاطاً اجتماعياً، ولست من الأشخاص الذين يسافرون طوال الوقت، ولا أخرج يومياً، بل أُحب أن يكون لديَّ وقت فراغٍ في جدول أعمالي في بعض الأيام.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب "داريوس فوروكس" (Darius Foroux)، ويخبرنا فيه عن تجربته في اكتساب عادات تساعده على إنجاز مزيد من المهام في وقت أقل.

يمكنني ممارسة التمرينات الرياضية، أو الذهاب إلى الساونا، أو قراءة كتاب، أو مشاهدة فيلم، أو قضاء بعض الوقت في ممارسة هوايتي أو عملي الإضافي، فلا يعني لكي تنجز مزيداً من المهام وتحقِّق إنتاجية عالية في وقتٍ أقل أنَّه يتعيَّن عليك العمل بجدية أكبر أو الاستيقاظ باكراً، بل يتعلَّق الأمر كله باستثمار وقتك حتى تحصل على أقصى استفادة من كل ساعة تعمل فيها، كما يتعلَّق بالعمل بطريقة أكثر ذكاءً وفاعلية.

إليك فيما يأتي هذه العادات الخمسة التي ستساعدك على تحقيق ذلك:

أولاً: التخطيط المسبق لمهام اليوم التالي

تستيقظ في بعض الأيام دون هدفٍ واضح، وتشعر أنَّك مقصِّر وليس لديك دافع للقيام بأي شيء، ويبدو أنَّ يومك هو ما يتحكَّم بك وليس خلاف ذلك، وتفكِّر بعد ذلك باستمرار: "ماذا عليَّ أن أفعل الآن؟"، فهذه الأنواع من القرارات الصغيرة تستغرق وقتاً وطاقة؛ لذا من الأسهل أن تكون أكثر إنتاجاً عندما تخطِّط مسبقاً لمهامك في الليلة السابقة؛ وذلك لأنَّك ستستيقظ وأنت تعرف بالضبط ما تريد فعله وما تريد تحقيقه من نتائج.

لذا حاول وضع قائمة بأهم 3-4 مهام لليوم التالي، ولقد شاركت هذه النصيحة منذ عام 2015، ومع بساطتها فإنَّها صعبة التطبيق؛ لأنَّ روتين الحياة اليومي قد يعترضه بعض الصعوبات والعوائق، وغالباً ما نشعر بالتعب في نهاية اليوم، ويصبح التخطيط لليوم التالي آخر شيء نريد فعله، لكنَّ الأمر يستحق كل هذا العناء.

ثانياً: تجنُّب الفوضى

تؤدي الفوضى إلى تشتيت الانتباه، وشخصياً لا يمكنني العمل عندما يوجد كثير من الفوضى في مكان عملي، لكنَّني في نفس الوقت لا أحتاج إلى أن يكون مكتبي فارغاً تماماً أو أي شيء من هذا القبيل.

فمساحة عمل صغيرة وأنيقة كافية بالنسبة إليَّ، وعندما أكون في مكتبي لا أرغب في رؤية الفوضى تحيط بي، وهذه عادة يمكنك اكتسابها باتباع النصائح الآتية:

1. رتِّب سريرك عندما تستيقظ، وافعل ذلك تلقائياً حتى لا تضطر إلى التفكير في الأمر.
2. اقضِ بعض الوقت في تنظيف مكتبك بانتظام، وتجنَّب تراكم رزم الأوراق أو الكتب.
3. رتِّب ملفاتك ودفاتر ملاحظاتك وما إلى ذلك، وضعها في مكانٍ يسهل الوصول إليه عندما تحتاج إلى إضافة أو إزالة بعض الأشياء.

فهذه الأشياء الصغيرة لا تتطلَّب كثيراً من وقتك، لكنَّها تُحدث فرقاً كبيراً؛ إذ يمكنك أن تكون أكثر تركيزاً على عملك، وأكثر فاعلية في وقت أقل.

شاهد بالفيديو: 8 نصائح فعالة لإدارة الوقت وتحقيق الإنجازات

ثالثاً: تسهيل عملية إنجاز المهام

ليس من الضروري أن يكون إنجاز المهام عملية شاقَّة، وهذه هي الجزئية التي يفشل فيها معظم الناس؛ لأنَّهم يبذلون جهداً أكثر من اللازم؛ لذا بسِّط الأمور، وطبِّق النصائح الآتية:

1. اختر الوقت المناسب:

أُسمِّي هذا أسلوب مانجر، بناءً على نصيحة المستثمر الأمريكي "تشارلي مانجر" ( Charlie Munger)، فعندما تفعل شيئاً ينمِّي عقلك، مثل قراءة كتاب، أو تعلم مهارة جديدة، افعل ذلك في الوقت الذي تشعر فيه بأنَّك أكثر نشاطاً، كالصباح الباكر أو في وقتٍ لاحق في الليل؛ أي في وقت تراه مناسباً أكثر بالنسبة إليك.

2. خصِّص طاقتك للمهام الهامَّة:

يوجد لدينا جميعاً طاقة محدودة؛ لذلك لا تهدر طاقتك في مهام بسيطة وتافهة، مثل "تفقُّد" رسائل البريد الإلكتروني؛ إذ يمكنك دائماً تأجيلها لوقتٍ لاحق، وبدلاً من ذلك أنجِز أهم مهامك أولاً حتى تتمكَّن من الحصول على أفضل النتائج للمهام الأكثر أهمية.

3. تجنَّب التردُّد:

فهو يستنزف وقتك وطاقتك، وإذا كنت قد أعددت مهامك في الليلة السابقة، فأنت بذلك تخفِّف العبء، لقد وجدت أنَّ كتاب "البحث عن الحكمة" (Seeking Wisdom) مفيد جداً في تحسين عملية اتخاذ القرار، وساعدتني أفكار هذا الكتاب على اتخاذ قرارات أكثر حكمة.

4. أزل مصادر التشتيت:

قد يعني هذا إيقاف تشغيل إشعارات الدردشة حتى تتمكَّن من التركيز على عملك، ووضع هاتفك بعيداً عنك عندما تكون في حالة تركيز، ومن الأفضل أن تتخذ زمام المبادرة وتفكِّر في الأشياء التي يمكنك التحكُّم بها، وألَّا تجعل الرد على الدردشات أو رسائل البريد الإلكتروني هو أول فعل أو نشاط تقوم به.

5. امنح نفسك الوقت للوصول إلى حالة التدفق:

التدفق هو حالة تنجز فيها عملاً عالي الجودة وبوتيرةٍ أسرع، وفي بعض الأحيان يحدث هذا على الفور، لكن في أوقات أخرى يستغرق الأمر بعض الوقت، فعندما تكون في بيئة مواتية سيأتي التدفق في نهاية الأمر.

رابعاً: ممارسة الرياضة

وجد الطبيب النفسي "جون راتي" (John Ratey) أنَّ ممارسة التمرينات الرياضية أمر ضروري لتحقيق "مستويات عالية من الأداء في الوظائف التي تتطلَّب كثيراً من الناحية الفكرية".

لكن، من الصعب تخصيص وقت لممارسة الرياضة عندما يكون لديك جدول أعمال مزدحم؛ لذا اتبع النصائح الآتية:

1. حاول أن تتمرَّن لمدة 5 دقائق فقط:

عندما لا تشعر بالرغبة في ممارسة الرياضة، تمرَّن قليلاً، فالتمرين لمدة 5 دقائق أفضل من عدم القيام بأي شيء.

2. تمرَّن يومياً:

عندما حاولت ممارسة الرياضة ثلاث مرات فقط في الأسبوع، كان هناك نقاش مستمر في داخلي يدفعني لتأجيل التمرين، لكن عندما واظبت على ممارسة التمرينات الرياضية يومياً التزمت بهذا الروتين؛ لأنَّه لم يكن يوجد صراع داخلي يمنعني من ذلك.

3. مارس الرياضة في الصباح:

ربما كان يومك طويلاً وشاقاً وكل ما تريده هو العودة إلى المنزل ومشاهدة التلفاز، ولم يبق لديك أي طاقة لممارسة التمرينات الرياضية؛ لذا تمرَّن صباحاً وأنجِز هذه المهمة قبل بدء وقت العمل.

فعندما طبَّقت هذه النصائح، أصبحت أكثر التزاماً بتمريناتي الرياضية، وبدأت أشعر بتحسُّن خلال النهار.

شاهد بالفيديو: 9 عادات سيئة تدمّر نجاح الإنسان وتحد من قدرته على الإنجاز

خامساً: التركيز على الأشياء التي تتحكَّم بها

قد يكون من السهل الانسياق وراء مخاوف الآخرين، خاصة في بيئة المكتب، أو في أي مكان يتضمَّن العمل مباشرة مع أشخاص آخرين، فالشيء الهام هو التركيز على ما يمكنك التحكم به، والتوقف عن إهدار الطاقة على أشياء أُخرى لا يمكنك السيطرة عليها.

لقد عبَّر الفيلسوف الرواقي "ماركوس أوريليوس" (Marcus Aurelius) عن ذلك بوضوح حين قال: "لديك سلطة على عقلك، وليس على الأحداث الخارجية، أدرك هذا جيداً وسوف تجد القوة".

ينطبق هذا أيضاً عندما تواجه مشروعاً ضخماً، فقد يكون من المغري أن تسابق الوقت وتنجز الأمور في أسرع وقت ممكن، لكن في المشاريع الكبرى، مثل كتابة كتاب، أو بناء مشروعٍ جانبي، وما إلى ذلك، قد تستغرق وقتاً أطول؛ لذا قسِّم مهامك إلى أجزاء صغيرة وتعامل مع كل مهمة بوقتها، واحرص على تحقيق بعض التقدُّم الملموس يومياً.

في الختام:

العادات المذكورة أعلاه بسيطة جداً، ولا يستغرق معظمها حتى ساعة، ومع الممارسة الكافية، يمكنك القيام بها دون تفكير، وهذه هي قوة المثابرة، فعندما تلتزم بفعل كل هذه الأشياء يومياً، تُحرز كثيراً من التقدم بفضل تراكم الإنجازات البسيطة؛ إذ نعلم جميعاً هذا الشعور الجيد الذي نحصل عليه عندما ننجز ما نخطِّط للقيام به.

بحلول الوقت الذي يذهب فيه الأشخاص للحصول على رشفة من القهوة في استراحة منتصف يوم عملهم، تكون قد أغلقت الكمبيوتر المحمول الخاص بك، وذهبت لتتناول غداءً ممتعاً، ثمَّ تتابع الأمور بسهولة في فترة ما بعد الظهر، فعندما ننجز الأشياء الهامَّة بكفاءة عالية، نتجنَّب الاحتراق الوظيفي، ونحقِّق نتائج أفضل بكثير.

المصدر