دور المحادثات في ترسيخ ثقافة كوتشينغ فعالة
تجري خلال جلسات الكوتشينغ حوارات هادفة يتولى فيها الكوتش دور الموجِّه، فيساعد العميل على استكشاف قدراته، وتحديد أهدافه، وتجاوز العقبات التي تعترض طريقه.
يمكِّن الكوتش العميل بدلاً من إملاء الخطوات أو تقديم الحلول الجاهزة من استنتاج الإجابات، والحلول، والأهداف المستقبلية بنفسه.
تركز هذه الجلسات على التأمل الذاتي ووضع الأهداف، وتمكين العميل من تولي زمام نموه على المستويين الشخصي والمهني.
لا تقتصر نتائج الكوتشينغ الفعال في المحصلة على تعزيز التفاعل؛ بل تشمل أيضاً تمكين العميل من تحقيق أهدافه، مما يحقق النجاح الفردي والجماعي على مستوى المؤسسة بأكملها.
المبادئ الأساسية لجلسات الكوتشينغ الفعالة
فيما يأتي 8 مبادئ أساسية لمحادثات الكوتشينغ الفعالة:
- الإصغاء الفعال: أنصِت باهتمام لكلام العميل، وركِّز على نبرة صوته، وحالته الشعورية، لكي تفهم احتياجاته والصعوبات التي يواجهها، وتقدِّم الدعم والتوجيه اللازمَين.
- تقديم إجابات مدروسة: قدِّم إجابات مدروسة، وموزونة، وواضحة، وراعِ مشاعر العميل واحتياجاته لكي يدرك أنَّك تفهمه وتسانده في محنته.
- طرح أسئلة هادفة: اطرح أسئلة تشجع على التفكير، والتحليل، والفهم، مثل: "ما التحدي الحقيقي الذي تواجهه؟" أو "كيف يبدو النجاح من وجهة نظرك؟" حيث تشجع هذه الأسئلة على التفكير الناقد، وتمكِّن العميل من التوصل إلى الحلول بمفرده.
- بناء الثقة: وفِّر الأمان والطمأنينة التي تشجع العميل على الإفصاح عن معلوماته الشخصية بأريحية وصراحة، فالثقة ضرورية لإجراء محادثات هادفة وعميقة تحقق نمواً فعلياً.
- التعاطف: يُبرِز التعاطف اهتمام الكوتش بالعميل ويشجعه على تنمية إمكانياته ومعالجة نقاط ضعفه؛ لذا يُنصَح بتفهُّم مشاعر العميل وتقدير صعوبتها.
- تعزيز الإمكانيات ومعالجة مكامن الضعف: عزِّز إمكانيات العميل، وحدِّد نقاط الضعف التي يمكن تحسينها؛ إذ ينمِّي هذا النهج المتوازن الثقة بالنفس ويحدد أهداف التطوير والتنمية.
- تجنُّب فرض الحلول الشخصية: مكِّن العميل من اكتشاف أهدافه بنفسه دو أن تقدِّم له اقتراحات جاهزة لكي تعزز قدرته على تحمُّل المسؤولية واتخاذ القرارات.
- التشجيع على التفكير المستقل والتعاون: شجِّع العميل على اتخاذ القرارات واستنتاج الحلول بنفسه، وتعاوَن على حل المشكلات وتبادل الأفكار ووجهات النظر.
يُنشِئ الالتزام بهذه المبادئ بيئة كوتشينغ تحفز النمو، وتعزز الوعي الذاتي، وتحقق النجاح على الأمد الطويل.
خطوات إجراء جلسة كوتشينغ فعالة
فيما يأتي 5 خطوات لـ إجراء جلسة كوتشينغ فعالة:
1. بناء الألفة مع العميل
يجب أن تبرز احترامك واهتمامك بالعميل، وتوفر له بيئة مريحة قبل الخوض في القضايا المحورية، وتبدأ الحوار من منطلق إنساني يوطد العلاقة بينكما. تحدَّث عن مواضيع عادية تتعلق بالحياة اليومية وتقدِّر حالته العاطفية في اللحظة الراهنة، وبناء الألفة في البداية ضروري لمنح العميل الأمان والطمأنينة التي يحتاج إليها للبوح والمشاركة، من خلال النصائح التالية:
- طمئِن العميل من البداية: طمئِن العميل من البداية وأخبِره بأنَّك لن تنتقده أو تحكم عليه، وليكن من خلال افتتاح الجلسة على النحو التالي: "أنا هنا لأساندك، وأكتشف معك ما يشغل تفكيرك اليوم."
- وفِّر بيئة مريحة: اطرح أسئلة مفتوحة وترحيبية، مثل: "كيف تسير أحوالك في الآونة الأخيرة؟" أو "ما الذي يشغل بالك هذه الأيام؟"
مثال تطبيقي:
إذا دخلَ العميل الجلسة وتبدو عليه أمارات التوتر، يمكنك أن تقول: "يبدو أنَّ بالك مشغول اليوم. ما رأيك بالتحدث عن أحوالك والظروف التي تشغلك وترهقك في الآونة الأخيرة؟"
2. الإصغاء بانتباه كامل
افهم المقصود من كلام العميل، واصغِ بانتباه لحديثه، وأدرِك حالته العاطفية من خلال تحليل الحوار، وعن طريق النصائح التالية:
- لاحِظ الإشارات غير اللفظية: لاحِظ لغة الجسد، ونبرة الصوت، وتعبيرات الوجه لمعرفة الأمور التي يتحفظ العميل عن ذكرها مباشرة، فإذا كان العميل يتجنب التواصل البصري أو يبدو متوتراً، فعلى الأرجح أنَّه يكبت مشاعره ويتجنَّب ذكرها.
- فسِّر الإشارات العاطفية بدقة: إذا قال العميل مثلاً: "أنا بخير"، لكنَّ لغة جسده توحي بعكس ذلك، فهذه فرصة مواتية لمناقشة مشاعره الحقيقية؛ إذ يمكنك أن تقول: "قلت إنَّك بخير، لكن يبدو أنَّ بالك مشغول. ما رأيك بالتحدث عن هذا الموضوع؟"
مثال تطبيقي:
إذا قلَّل العميل من شأن مشكلة مرَّ بها مؤخراً وقال: "لا بأس، أنا بخير"، وهو ينظر للأسفل ويبدو عليه التوتر والارتباك، يمكنك أن ترد عليه بعبارة، مثل: "أقترح أن نناقش الموضوع بتفصيل أكبر، ما الذي يدور ببالك؟" يشجعه هذا السؤال على تحليل المشاعر التي يتحفظ عن مشاركتها مع الكوتش.
3. طرح أسئلة مفتوحة
تقتضي هذه الخطوة تمكين العميل من إمعان التفكير وفهم ما يحدث معه ويدور بباله من خلال طرح أسئلة كوتشينغ فعالة تشجعه على تحليل أفكاره ومشاعره.
- اطرح أسئلة مفتوحة: بدلاً من توجيهه تجاه إجابة محددة، اطرح أسئلة مفتوحة من قبيل: "ما الخيارات التي تعتقد أنها تصلح في هذا الموقف؟" أو" كيف تشعر حيال هذا الموضوع؟" يشجع هذا النوع من الأسئلة على التفكير النقدي ويمكِّن العميل من استنتاج الحلول بمفرده.
- شجِّع العميل على الاستكشاف: استخدِم الأسئلة لتوسع أفق تفكيره وتتحدَّى افتراضاته، مثل: "ماذا ستفعل لو لم تكن خائفاً من الفشل؟" أو "كيف ستتعامل مع هذا الموضوع لو كانت لديك موارد غير محدودة؟"
مثال تطبيقي:
إذا تردد العميل في قبول منصب جديد، اسأله: "ما مصدر حماسك تجاه هذه الفرصة؟" أو "كيف تحقق هذه الخطوة أهدافك طويلة الأمد؟" يساعد هذا النوع من الأسئلة على التركيز على الدوافع والقِيَم الشخصية، وتسهيل عملية اتخاذ القرار.
4. تجنُّب فرض الحلول لتعزيز التمكين وبناء الثقة
لا يُفترَض أن يقدم الكوتش حلولاً جاهزة؛ بل ينبغي أن يمكِّن العميل من اكتشاف طريقه المخصص والمضي فيه باستقلالية، وعندما تقاوم رغبة "إصلاح" المشكلة نيابةً عنه، فإنك تمنحه فرصة لتحمُّل مسؤولية نموه بنفسه؛ لذا اتَّبِع النصائح التالية:
- أفسِح المجال للاكتشاف الذاتي: شجِّع العميل بدلاً من التسرع في تقديم النصائح على استنباط الحلول بمفرده، واطرح أسئلة، مثل: "ما الذي فكَّرت في القيام به حتى الآن؟" أو "هل ترى أنَّه يمكنك التعامل مع هذا الأمر تعاملاً مختلفاً؟"
- عزِّز حس المسؤولية: عندما يتوصل العميل إلى فكرة أو حل، ساعده على تحويلها إلى خطوات عملية واضحة، مثلاً: "ما أول خطوة ستطبقها للمضي قدماً؟" أو "كيف ستعرف أنَّك أحرزت تقدماً؟"
مثال تطبيقي:
إذا واجهَ العميل صعوبة في تفويض المهام ضمن فريقه، لا تطرح الحلول؛ بل اسأله: "ما الإجراء الذي يمكن يساعدك على تفويض المهام بفعالية أكبر؟" يدفعه هذا السؤال للتفكير، ويمكِّنه من استنتاج الحلول، ويعزز قدرته على تحمُّل المسؤولية.
5. وضع خطة للمتابعة والمحاسبة
يقول العميل في كثير من جلسات الكوتشينغ: "هل يمكننا العودة إلى هذا الموضوع لاحقاً؟" أو "دعنا نتابعه في الجلسة القادمة."
يجب تحديد إطار زمني واضح للمتابعة، لتحقيق التقدم وتعزيز المحاسبة.
- الاتفاق على المتابعة: اتَّفقنا في نهاية الجلسة على موعد المتابعة القادم، مثلاً: "دعنا نتواصل بعد أسبوعين لنقيِّم التقدم الذي أحرزته في خطة العمل." هذا يمنح العميل إطاراً زمنياً واضحاً يجب أن يلتزم به.
- توضيح التوقعات: اتَّفِقا على محاور المتابعة مسبقاً، ولتكن تقييم التقدم في مرحلة معيَّنة، أو مناقشة التحديات الطارئة، مثلاً: "عندما نلتقي مجدداً، أود أن أعرف كيف سارت استراتيجيتك الجديدة، وإذا واجهتَ أية عقبات، سنتعامل معها سوياً."
- تعزيز حس المساءلة: شجِّع العميل قبل الجلسة القادمة على متابعة العمل والسعي لأهدافه. يكفي تذكير بسيط، مثل: "أريد أن أعرف كيف جرت العملية"، لترسيخ شعوره بالمسؤولية والالتزام.
مثال تطبيقي:
إذا حسَّن العميل إدارة وقته، اختُم الجلسة بالقول: "دعنا نراجع الأسبوع القادم كيف ساعدك الجدول الجديد على تنظيم يومك، وإذا ظهرَت أية تحديات، سنعدِّل الخطة سوياً في الجلسة القادمة.
مثال تطبيقي: جلسة كوتشينغ حول تحقيق التوازن بين العمل والحياة
الخلفية:
يواجه المدير أحمد صعوبة في الحفاظ على توازن صحي بين حياته المهنية والشخصية، ويشعر بالإرهاق نتيجة تراكم المهام، فلا يعرف من أين يبدأ ليسيطر ويُدير مسؤولياته بفاعلية.
نموذج حوار كوتشينغ:
الكوتش: أشكرك يا أحمد على تخصيص بعض الوقت للقاء اليوم. ما الذي تغيَّر في الآونة الأخيرة وجعلَك تشعر بهذا القدر من الإرهاق؟
أحمد: تكمن المشكلة في أعباء العمل، فنحن نتسلم مشاريع جديدة باستمرار، وأنا أسعى جاهداً لمتابعة أداء فريقي، وإنهاء مهامي المخصصة في الوقت نفسه، وأعمل لساعات متأخرة باستمرار، وحتى في المنزل أرد على رسائل البريد الإلكتروني.
الكوتش: يبدو أنَّ الوضع مرهق فعلاً، فعندما تتأمل وضعك الحالي، ما التحدي الأكبر الذي تواجهه برأيك؟
أحمد: أظن أنَّ المشكلة الأساسية، تكمن في ترتيب الأولويات. ثمَّة عدد كبير من المهام التي تنهال عليَّ لدرجة أنني لا أعرف من أين أبدأ، فأُنجِز المهام المستعجلة، وهذا يزيد توتري.
الكوتش: أتفهم ذلك، ما التغييرات التي تعتقد أنَّها ستحسِّن حالتك النفسية؟ وإن كان بإمكانك إجراء تغيير جوهري واحد، ماذا سيكون؟
أحمد: أرجو ألَّا يتراكم عليَّ العمل مجدداً، ويكون لدي خطة واضحة، وأعرف ما الذي يجب إنجازه، وأخصص بعض الوقت لأستعيد طاقتي بعد انتهاء يوم العمل.
الكوتش: هذا منطقي تماماً، وما الخطوات التي جربتها حتى الآن لمعالجة هذه المشكلة؟
أحمد: كتبت قوائم المهام ووزَّعتها على فواصل زمنية في جدول أعمالي، ولكن دائماً يطرأ أمر عاجل يعرقل الخطة كلها.
الكوتش: هذه تجربة شائعة، فعندما تفكر في الأوقات التي شعرت فيها بأقصى درجات السيطرة، ما الذي كان مختلفاً حينها؟
أحمد: أعتقد أنَّه عندما كان لديَّ عدد أقل من المشاريع، وكنت أتواصل مع فريقي بانتظام وأفوض المهام. كنت أشعر بثقة أكبر تجاه ما يعمل عليه الجميع، ولم أقوم بكل شيء بنفسي.
الكوتش: هذا توصيف هام للغاية. كيف تتصور أن تجري عملية إعادة تبنِّي بعض هذه العادات الآن؟
أحمد: يمكنني أن أعقد اجتماعاً سريعاً يومياً مع فريقي للاطلاع على احتياجاتهم وما يمكنني تفويضه، وأعتقد أيضاً أنَّني بحاجة إلى وضع حدود صارمة على جدول عملي، مثل عدم الرد على الرسائل الإلكترونية بعد وقت معيَّن.
الكوتش: هذا نهج ممتاز. متى تود أن تنفِّذ هذه الاجتماعات اليومية وتضع الحدود؟
أحمد: سأبدأ بالاجتماعات اليومية غداً، وأسعى لأن أضع قواعد جديدة للتواصل عن طريق البريد الإلكتروني بحلول نهاية هذا الأسبوع.
الكوتش: ممتاز. دعنا نلتقي الأسبوع المقبل لمتابعة مجريات هذه التغييرات وما إذا كانت هناك حاجة إلى التعديل. هل يناسبك ذلك؟
أحمد: بالتأكيد. شكراً لمساعدتي على توضيح الخطوات القادمة. أشعر بثقة أكبر بنفسي.
يكتشف أحمد، المدير المثقل بالأعباء، أنَّ ترتيب الأولويات هو التحدي الأساسي، فمن خلال التفكير الموجه، يتبين أنَّ التفويض ووضع الحدود، يمكن أن يساعدا على استعادة التوازن والسيطرة، وباتباع هذه الخطوات، يشجع الكوتشينغ على الاكتشاف الذاتي وبناء الثقة، مما يمكِّن العملاء من تطوير مهاراتهم ومواجهة التحديات المستقبلية مواجهةً مستقلةً.
نصائح لتحسين جلسات الكوتشينغ
فيما يأتي مجموعة من النصائح لتحسين نتائج جلسات الكوتشينغ:
- عزِّز إحساس العميل بالمسؤولية: وجِّه العميل لقيادة الحوار من خلال طرح أسئلة مثل: "ما الذي ستركِّز عليه اليوم؟" تمكِّنه هذه الأسئلة من تحمُّل مسؤولية نموه الشخصي.
- عزِّز التأمل الذاتي: حفِّز العميل على التفكير في النجاحات السابقة بسؤال، مثل: "ما الذي نجح معك في المرة السابقة؟" واستخدِم هذه المعلومات في وضع خطوات عملية.
- ركِّز على المستقبل: ساعِد العميل على تصوُّر مستقبله من خلال أسئلة، مثل: "أين ترى نفسك بعد 3 أشهر إذا طبقت هذه الاستراتيجية؟"
- استخدِم التشبيهات: بسِّط القضايا المعقدة باستخدام تشبيهات مبتكرة، مثل: "لو كانت هذه الحالة طريقاً، كيف كان سيكون شكلها؟" لتحفيز التفكير الإبداعي.
- احتفِل بالإنجازات: اعترِف بكل خطوة إيجابية مهما صغرت لتعزيز السلوكات الإيجابية وبناء الثقة النفس.
- هيّئ بيئة مريحة: اختر مكاناً هادئاً وخالياً من مصادر التشتيت، وكن حاضر الذهن بالكامل، وأنصِت بانتباه وصبر.
- استخدِم إطار عمل منظم: استخدِم نماذج، مثل "جرو" (GROW)، و"كلير" (CLEAR) لتوجيه النقاش، والحفاظ على التركيز، وتحقيق نتائج عملية.
- كن قدوة في التعبير عن الضعف: شارِك التحديات التي مررت بها للتشجيع على الحوار الصريح وبناء الثقة.
- وازِن بين التحدي والدعم: اطرح أسئلة صعبة وقدِّم التشجيع والدعم اللازم لمساعدة العملاء على تخطي العقبات.
شاهد بالفيديو: أسرار لا يخبرك بها أحد عن جلسات الكوتشينغ الناجحة
أفضل الممارسات للحفاظ على استمرارية التفاعل في جلسات الكوتشينغ
لضمان فعالية جلسات الكوتشينغ وتحقيق نمو مستدام على الأمد الطويل، من الضروري اتباع أفضل الممارسات التي تحافظ على تفاعل العملية وتأثيرها الإيجابي. فيما يأتي أبرز الممارسات التي تحافظ على تقدم الكوتشينغ:
1. جدولة المتابعات لضمان المساءلة وتتبع التقدم
تحافظ المتابعات المنتظمة على تركيز العميل والتزامه، وثمة أدوات تنظم هذه العملية وتقدم ميزات إدارة العملاء بسهولة.
2. إتاحة وقت كافٍ للتفكير بين الجلسات
لا تتعجل بالدخول إلى الجلسة التالية دون منح عميلك فرصة للتأمل، وبعد كل حوار، اترك مساحة له لمعالجة ما نوقش. يسمح لهم التأمل بترسيخ ما تعلموه وتكوين استنتاجاتهم المخصصة. الفترة بين الجلسات هي الوقت الحقيقي للنمو والتطبيق.
3. تطبيق قاعدة الإصغاء لتعزيز جودة الحوار
تزداد فعالية محادثات الكوتشينغ عندما تركز على الإصغاء بدل التحدث، ويُفضَّل أن تكون نسبة الإصغاء 90%، والكلام 10%، فعندما تسمح للعميل بأن يتحدث معظم الوقت، يزداد وضوح أفكاره، ويكتشف حلولاً بنفسه، ويتحمل مسؤولية أكبر في العملية.
4. الحفاظ على علاقات الكوتشينغ طويلة الأمد
لا يقتصر الكوتشينغ على إنجاز هدف ثم الانتقال إلى غيره؛ بل يتعلق ببناء علاقة مستدامة تدعم التطور المستمر، حتى بعد تحقيق العميل لأهدافه، ابقَ على تواصل معه، فالكوتشينغ يعزز عقلية النمو؛ لذا من الهام مراجعة الأهداف وتطويرها مع تحقيق كل مرحلة.
في الختام
لا يقتصر الكوتشينغ الفعال على اتباع خطوات محددة؛ بل يتطلب توفير ظروف تدعم العميل وتمكِّنه من النمو. يبدأ ذلك ببناء الثقة وتوفير بيئة آمنة يعبِّر فيها العميل عن نفسه بصراحة، فمن خلال الإصغاء الفعال وطرح الأسئلة الهادفة، تساعده على تكوين وجهات نظره واكتشاف الحلول.
بدلاً من تقديم الإجابات فوراً، يكون التركيز على التأمل الذاتي وتمكين العميل من تطبيق خطوات وممارسات تخدم أهدافه، فالمتابعات المنتظمة ضرورية أيضاً لرصد التقدم، وتعزيز المساءلة، وتقديم الدعم المستمر.
أضف تعليقاً