4 مقابلات مع الموظفين يمكنها تحسين اندماجهم والاحتفاظ بهم
لم يحصل موظف على إعجاب مديره في أول مقابلة عمل له، ولكنَّ المدير منحه فرصة لأنَّ مصدراً موثوقاً رشَّحه، وعلى الرغم من تحفظاته في بداية الأمر، لكن في غضون شهر وجد المدير نفسه يعتمد أكثر فأكثر على أداء الموظف في العمل.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن "جوش تولان" (Josh Tolan)، ويُحدِّثُنا فيه عن أهم أنواع المقابلات مع الموظفين وكيف تساعد على تطوير الشركة.
وجد المدير أنَّ الموظف لديه المهارات المناسبة لإعداده لتولِّي مناصب عليا، وأصبح يركز في إيجاد طرائق لمساعدته على الوصول إلى قمة حياته المهنية، وعندما أصبح الموظف أكثر خبرة وثقة بمهاراته، تأكَّد المدير من أنَّه مستعد للانتقال إلى مناصب أكبر وأفضل.
ومع أنَّ فترة عمل الموظف كانت قصيرة، إلَّا أنَّ سعيه إلى التطور الوظيفي كان جلياً، ولكنَّ العديد من الموظفين إمَّا غير مستعدين لمواجهة عمليات المراجعة التي تسبق تولِّي منصب مهني أعلى، أو يجدون المراجعات مرهقة وغير مفيدة؛ لذلك يتركون العمل في المؤسسة على أمل الحصول على تجربة عمل أفضل في مكان آخر.
في الواقع، كشف تقرير أعدَّته مؤسسة "غالوب" (Gallup) عن "حالة مكان العمل الأمريكي" (State of the American Workplace) أنَّ 35% من الموظفين غيَّروا وظائفهم خلال السنوات الثلاث الماضية، بالإضافة إلى ذلك، أَبلغ 33% فقط منهم بأنَّهم مندمجون في العمل في الشركة، فقد عرف المدير أنَّه سيتعيَّن عليه بذل جهد كبير لإبقاء الموظف على المسار الصحيح حتى يظل في الشركة، بدلاً من البحث عن عمل في مكان آخر.
4 مقابلات مع الموظفين لضمان استمرار اندماجهم:
وفيما يأتي أربع مراحل للمقابلات التي تتم طوال فترة وجود الموظف في الشركة وكيفية التعامل معها لضمان استمرار اندماج الموظفين:
1. الأداء: التعامل مع مراجعات الأداء بوصفها محادثة
لقد تغيَّرت وجهات النظر عن مراجعات أداء الموظفين تغيراً كبيراً في السنوات الأخيرة؛ إذ إنَّ تقريراً لشركة "ديلويت" (Deloitte) عن التوجهات العالمية الحالية لرأس المال البشري، وجد أنَّ 58% من الشركات التي شملها الاستطلاع تقول إنَّ مراجعات الأداء ليست وسيلة فعالة على الإطلاق.
فمن أجل إضافة قيمة إلى عملية المراجعة، استخدِم طريقة تواصل أكثر تفاعلاً، بدلاً من مجرد إجراء مراجعات أداء، وتعامَل معها على أنَّها مقابلة لكن غيِّر الأمر قليلاً، وشجِّع الموظفين على جدولة مراجعات الأداء عندما يكون لها أكبر تأثير في سير العمل؛ مثل فترة العمل على مشروع هام، أو عند تحديد أهداف كل شهر، أو حتى عند مجرد لقاء فردي منتظم يمكن أن يتطلَّعوا إليه للحصول على تغذية راجعة مستمرة.
اقترِح عليهم تحضير أسئلة وحتى تقييمات ذاتية قبل إجراء المراجعة؛ فبدلاً من الدخول إلى مكتب المدير متوقعين أن يُدقَّق عملهم، يمكن أن يطلب الموظفون اقتراحات محددة عن كيفية تحسين الإنتاجية في المهام الحالية، وإعداد خطة عمل للمشاريع القادمة، والتحقُّق لمعرفة ما إذا كان تقييمهم للإنتاجية الخاصة بهم يتوافق مع تقييم المشرف.
2. تعاقب الموظفين: التركيز في تقدُّم الموظفين إلى مناصب أعلى
غالباً ما يصبح الموظفون مرتاحين في المناصب التي يتقنون العمل فيها، فلن يدركوا بالضرورة فرص التقدم المتاحة لهم، مع أنَّه يجب أن يكون دائماً الباب مفتوح للموظفين لمناقشة أهدافهم المهنية؛ فمن الهام للمديرين إجراء محادثات تخص تطلعات الموظفين في العمل؛ فعندما ترى موظفاً يتولى مزيداً من المناصب القيادية في مشاريع الفريق أو يأخذ زمام المبادرة لتقديم المنتورينغ لزميله في العمل الذي يواجه صعوبات، تواصَل معه لمناقشة كيف يرى أنَّ هذه المهارات تجعله في وضع يرشحه للحصول على الترقية.
وإذا تفوَّق الموظف في عمله بطريقة فاقت المنصب الذي يتولاه حالياً، فأَعِد النظر في توقعاته المهنية من المقابلة الأولية، لتكون مستعداً لمناقشة المناصب الجديدة التي قد يكون جاهزاً لها؛ إذ تركز المراجعات في هذا المستوى على الاهتمامات المهنية للموظف واستعداده للترقية، فقد لا يكون وضعهم في منصب أعلى قراراً صائباً إذا كانوا سيشعرون بالتعاسة أو إن كانوا غير مستعدين لذلك.
شاهد بالفيديو: 10 طرق كي تتألق في مقابلات التوظيف
3. التطوير: التطور المستمر والمهارات الجديدة
إنَّ أحد أسباب مغادرة الموظفين للشركة هو أنَّ الوظيفة لا تتناسب مع مهاراتهم؛ إذ ذكرت دراسة "غالوب" (Gallup) عن حالة مكان العمل الأمريكي أنَّ 51% من الموظفين يبحثون باستمرار عن وظيفة جديدة، في حين كان العثور على الوظيفة الملائمة أحد الأسباب الستة المذكورة لمغادرتهم.
لذا، أَجرِ مقابلات تساعد على الاحتفاظ بالموظفين لمعرفة ما يستمتعون بالقيام به في عملهم ومناقشة تطورهم واهتمامهم بتولِّي مناصب أعلى؛ إذ توجد طريقة رائعة لتعزيز اهتمام الموظفين بالتطور المستمر وهي تشجيعهم على المساهمة فيه، وبدلاً من تحديد الدورات التدريبية والشهادات التي تمثل الخطوة التالية في تقدمهم، ناقش مهاراتهم التي يشعرون بأنَّها الأنسب في مناصب معينة.
ويمكنك أن تطلب من فريقك جمع قائمة من دورات التطوير التي يجدونها أكثر قيمة وإثارة للاهتمام، أو اطلب منهم إنشاء مكتبة لدورات تدريبية بالفيديو يمكن للجميع الوصول إليها، فاستثمار وقت الموظفين ومهاراتهم المكتسَبة حديثاً، سينقل عملية التطوير المهني إلى مستوى جديد.
4. الانتقال: استخدام مقابلات إنهاء الخدمة لتحسين الشركة
يأتي وقت في مهنة كل موظف يقرر فيه ترك العمل في الشركة؛ ففوائد إجراء مقابلات إنهاء الخدمة تجعل الطرفين يفترقان افتراقاً ودياً، ويمكن أن تكون أيضاً وسيلة فعَّالة لتقييم بيئة مكان العمل عموماً.
ففي دراسة أجراها موقع "كوانتوم وورك بليس" (Quantum Workplace) بعنوان "حالة التغذية الراجعة للموظف" (State of the Employee Feedback)، اكتُشِفَ أنَّ 60.5% من الشركات تجري مقابلات إنهاء خدمة، ووجدت الدراسة أيضاً أنَّ الشركات ذات المشاركة العالية، ازداد احتمال تحليلها لبيانات دوران العمالة ونتائج اندماج الموظفين لمعرفة ما إذا كان يوجد رابط بينهما، بمعدل الضعف.
إنَّ فَهم سبب اختيار الموظف لمغادرة الشركة أمر هام لنجاح المؤسسة؛ فيمكن استخدام الأفكار لتحسين عمليات المقابلات والتوظيف والإدارة، كما يُظهِر للموظفين أنَّك تُقدِّر تغذيتهم الراجعة، واعتماداً على الظروف الخاصة بمغادرة الموظفين، قد لا يشعرون بالراحة في إجراء مقابلة وجهاً لوجه لمناقشة ما كان يمكن أن يمنع قرارهم، ففي تلك الحالات، قد يعطي إجراء الاستطلاعات نتائج أفضل.
لذا اجعل الاستطلاع قصيراً ويراعي مشاعر الآخرين، وشجِّع باقي أعضاء الفريق على إكمال استطلاع مشابه عندما يغادر أحد الزملاء في العمل؛ حتى تتمكن من مقارنة الردود وتحديد كيفية تحسين الاحتفاظ بالموظفين.
باختصار، مقابلة العمل الأولية للمرشح ليست سوى البداية، فكلَّما انتقل الموظف الجديد من منصب إلى آخر خلال حياته المهنية، سيكون لديه مزيد من المقابلات في كل مرة يكون فيها مستعداً لاتخاذ الخطوة التالية؛ لذا من الأفضل أن يتأكد المديرون من استعدادهم لكل مرحلة من تلك الرحلة، وأن يطوروا عمليات المقابلة لتتناسب مع تطور كل موظف.