وقد وجدت دراسة أجرتها وحدة الاستخبارات الاقتصادية (The Economist Intelligence Unit) في عام 2018 أنَّ 44% من كبار المدراء التنفيذيين والعامين والموظفين المبتدئين يعتقدون أنَّ التواصل السيء في مكان العمل هو السبب في تأخير وفشل المشاريع. تُعَدُّ هذه مشكلةً خطيرة، لكنَّ حلولها موجودة.
إليك أربع خطوات يمكنك اتخاذها لتحسين تواصلك مع الموظفين وتحفيزهم لإكمال مشاريعهم في الوقت المحدد:
1. شرح المشروع بوضوح وضمان فهم الموظفين لتوقعاتك:
قد يكون من المخيف أن تطلب مساعدة بصفتك موظفاً؛ ذلك أنَّه تمرُّ مناسبات عدة تكون فيها مندمجاً في شرح المشروع لأعضاء الفريق وهم يَهُزُّون رؤوسهم موافقين مما يوحي لك أنَّهم يفهمون كل ما تقوله، ثم ما تلبث أن تترك الاجتماع وأنت على يقين أنَّ العمل سيسير على قدم وساق، لتدرك بعدها أنَّ تلك الإيماءات كانت تخفي تردُّد أعضاء فريقك في طلب التوضيح أو إعادة الشرح للفهم.
وعلى سبيل المثال، ذَكَرَ أحدهم أنَّه طلب من موظفٍ الاتِّصالَ بالمطاعم والمنظمات المحلية التي قد تكون مهتمة بأن تكون الراعي الرسمي لخدمة الرسائل الإخبارية، وذلك للحصول على بعض السيولة المالية الإضافية وعلى طريقة للمشاركة في المجتمع، وبعد مرور أسبوع وعندما سأله أين وصل في مهمته بدا متلبكاً وقال أنَّه لم يبدأ بعد، ذلك أنَّه كان ينتظر ليعرف بالضبط أسماء المطاعم التي ينبغي التَّواصل معها، بعد أن افترض ربُّ العمل معرفته إيَّاها من تلقاء نفسه، وبما أنَّه لم يخبره ذلك بوضوح فقد أساء الفهم ولم ينجز شيئاً؛ وحينها شعر المدير بالاستياء ولكن لم يستطع لومه.
عندما تطلب شيئاً من موظفيك فمن المهم أن يفهموا ما تريده منهم بالضبط؛ بدءاً بالجدول الزمني إلى جوهر العمل وانتهاء بما يمكنهم إضافته من لمسات إبداعية، ويجدر بك التأكيد على إمكانية طرح الأسئلة لمنع أي ارتباك قد يحصل مستقبلاً، حتى لو شعرت بأنَّك تشرح كل شيء بوضوح فلا ضرر من بذل بعض الجهد الإضافي للتأكيد على الأمر.
2. الحصول على تأييد الموظفين للمشروع:
من الصعب تحفيز نفسك أو أيَّ شخص آخر للعمل على شيء لا يعني له بشكل شخصي أو لا يثير اهتمامه، ويؤكد هذا الشيء مقال كتبه عالم النفس التنظيمي لويس غاراد (Lewis Garrad) وأستاذ علم نفس العمل توماس شامورو بريموزيتش (Tomas Chamorro-Premuzic) عام 2017 في مجلة هارفارد بزنس ريفيو (Harvard Business Review) والتي قالوا فيها: "تؤكِّد الأبحاث أنَّ المكافآت الخارجية مثل المال؛ لها تأثير ضئيل في الحد من إحباط المعنويات والملل المرافق للمهمات الروتينية، في حين أنَّ العمل الذي يتَّسم بالتحدي قد يكون مثيراً ومحفزاً؛ فالعمل الشاق أو الممل يستنزف الطاقة مهما كان".
يختلف الحافز من شخص إلى آخر؛ ولكنَّ التعرف إلى الأشياء التي تحظى بتقدير الموظفين وسؤالهم عن أفكارهم في المشروع هي خطوات على الطريق الصحيح، فإذا قدَّمت خطة للموظفين وطلبت منهم تغذية راجعة قبل البدء بها؛ ستكون النتائج مبهرة كما ستحصد النجاح، ذلك أنَّه عندما يشعر الموظفون بالتقدير وأنَّ صوتهم مسموع فإنَّهم ينهالون عليك بأفكار ومقترحات لم يسبق أن خطرت لك؛ وبذلك تزداد مشاركتهم في العمل وتبدأ أفكارهم الخاصة بالظهور.
3. إجراء عمليات تحقق بشكل دوري:
بعد أن تحدثت عن توقُّعاتك ورأيت موظفيك متحمسين، تأتي الخطوة التالية؛ وهي التَّحدُّث معهم بانتظام وطول فترة العملية، فذلك يبرهن على استمرار اهتمامك ومشاركتك كما يعطيك فرصة لرصد العمل أثناء إنجازه ولكن احرص على تجنّب أسلوب الإدارة التفصيلية قدر الإمكان.
إذا بدأ شخص ما بطريقة خاطئة فالأفضل أن توقفه فور معرفتك بخطئه بدل انتظاره حتى ينتهي من المشروع، وعلاوة على ذلك فإنَّ عمليات التحقق تضع الموظفين تحت مجهر المساءلة، وحتى تتأكَّد من ذلك، تذكَّر المرات التي أجَّلتَ فيها كتابة الوظائف أو التحضير للامتحانات حتى اللحظات الأخيرة، ذلك أنَّ التدقيق مع الموظفين يمنع التسويف ويبقيهم في المسار الصحيح مع مشروعك.
4. إعطاء تغذية راجعة بنَّاءة:
لقد تبيَّن أنَّه في الوقت الذي تُقَدِّم فيه تغذية راجعة بنَّاءَة للموظفين على العمل الذي يقدموه لك، ستلاحظ أنَّهم قد أدخلوا تحسينات في المرة القادمة التي يراجعونك فيها.
وكما سبق أن ذَكَرَت مجلة هارفارد بزنس ريفيو (HBR)، فإنَّ العمل الشاق يمكن أن يكون مثيراً، لكنَّه يبقى عملاً صعباً، مما يعني أنَّه هناك مجال للتحسين، ويساعد دعم الموظفين خلال المشروع بأكمله على التعلم والتطور؛ وتكون النتيجة النهائية هي موظفين سعداء وفخورين بتطورهم ويقدمون منتجات نهائيَّةً عالية الجودة.
قد يبدو كل شيء بسيطاً، فمتى تدرس طريقة تواصلك مع الموظفين ستكون قد قطعت شوطاً طويلاً نحو نجاحك ونجاحهم على حد سواء.
أضف تعليقاً