3 طرق لترك انطباع أولي رائع في اجتماعات الفيديو

عندما كنا نقابل أشخاصاً جدداً شخصياً، كنا نتواصل بالمصافحة والابتسامة والطاقة الحماسية، وعندما أصبحت مكالمات الفيديو هي القاعدة والمعيار للتواصل، كان لا بد من ترجمة كل ما بدا طبيعياً في اللقاءات الشخصية إلى العالم الافتراضي، ولكن بدا ذلك غير طبيعي.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المتحدثة الافتراضية "لورين لي" (Lorraine Lee)، والتي تُحدِّثُنا فيه عن تجربتها في ترك انطباع جيد خلال لقاءات الفيديو.

بالنسبة إلى بعض الأشخاص، لم يكن هناك وقت للتفكير في كيفية إنشاء اتصالات مع الآخرين؛ وذلك لأنَّه كان علينا أولاً معرفة كيفية الاتصال بمنصة مؤتمرات الفيديو التي نختارها.

بعد ما يقرب من عامين، أصبحنا على دراية كبيرة بالأساسيات؛ وهذا أتاح لنا الوقت للتركيز في تحسين حضورنا عبر الفيديو واتصالات الفيديو.

قبل إجراء أيَّة مكالمة، أنتقلُ إلى ما أسميه طريقة "تاي" (TAE) وهي اختصار: "التقنية والطاقة والجماليات" (Tech, Energy, and Aesthetics)، وهذا ما ستحتاج إليه لتجهيز نفسك لما قد يكون عادةً أول اجتماع للقاء بأشخاص جدد.

اتبع الطريقة "تاي" للتأكُّد من أنَّك مستعد إلى ترك انطباع أولي احترافي لا يُنسى أمام الكاميرا مع الزملاء والعملاء المحتملين.

1. التقنية:

قد يبدو الجانب التقني للمكالمات الافتراضية مرهِقاً، ولكنَّه لا يحتاج إلى أن يكون كذلك، تأكَّد من أنَّك مستعد ومجهز ببعض الأجهزة والبرامج الرئيسة، ومن ثم يمكنك نسيان الباقي.

• "الميكروفون" (Microphone): يمكن للأشخاص أن يغفروا جودة الفيديو الرديئة، ولكن عندما يستمعون إلى شخص صوته متقطع أو لا يبدو واضحاً، يمكنك أن تُراهِن على أنَّ الجانب الآخر المتلقي سيتوقف عن الاهتمام والاستماع إلى ما تقول.

يُعَدُّ الميكروفون نوع (Blue Yeti) هو المعيار الموصى به، ولكنَّني اشتريت علامة تجارية مماثلة بسعر أرخص بكثير من موقع "أمازون" (Amazon)، ولم أواجه أيَّة مشكلات مطلقاً.

نصيحة مهنية: استفد من اشتراكك في تطبيق "كريسب" (krisp)، والذي يقوم بعمل رائع في حجب أي صوت ليس صوتك، وكما هو متوقع يبدو أنَّه في أي وقت أقوم فيه بمكالمة هامة أو أقوم بإلقاء كلمة افتراضية، تظهر أصوات عالية من حولي، ولكن مع تطبيق (krisp) لم يَعُد هذا الأمر مصدر قلق؛ كأصوات أعمال البناء أو صوت منقي الهواء، أو عطسة صاخبة من شخص ما في الغرفة كلها اختفت بفضل هذا التطبيق.

• "الكاميرا الخارجية" (External camera): ستجعلك الكاميرا الخارجية تبدو أفضل من أيَّة كاميرا مدمجة في جهاز الحاسوب الخاص بك، أنا شخصياً أستخدمُ كاميرا "لوغ تيك بريو" (Logitech Brio)، فاحرص على أن تحصل على كاميرا بإمكانات 4K.

نصيحة مهنية: صل الكاميرا بتطبيق "فيديو بريتزي" (Prezi Video) لإنشاء تجربة اجتماع أكثر جاذبية من خلال نقل المحتوى الخاص بك إلى شاشة العرض لديك.

• "جهاز التحكم عن بعد" (Clicker) اختياري: أستعمل لعروضي التقديمية "لوغ تيك كليكر" (Logitech Clicker) للحصول على مظهر أكثر احترافاً، كما أنَّه أسهل في الاستعمال من الماوس أو لوحة المفاتيح عندما أقفُ لتقديم العرض.

شاهد بالفديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات

2. الطاقة:

ستظل الطريقة التي تظهر بها أمام الكاميرا تؤثر في كيفية رؤية الآخرين لك؛ وفقط لأنَّك تتحدث من خلال الفيديو، لا يعني أنَّه يمكنك الاستسلام للتراخي وفقدان الطاقة والحماسة؛ إذ ما زلتَ بحاجة إلى الظهور، حتى لو كانت التقنيات مختلفة بعض الشيء.

• لا تبدأ مكالمة الفيديو بهذه الكلمات الثلاث "هل يمكنك سماعي؟"؛ بل أَضِف: "مرحباً، هل يمكنك رؤية شاشتي؟" إلى قائمة عباراتك عند ظهورك على الشاشة.

بدلاً من البدء بمسألة عدم اليقين أو العبارات التي سئمنا جميعاً من سماعها، ثق بأنَّ إعداد شاشتك صحيح وابدأ بمقدمة واثقة: "مرحباً - مع ذكر الاسم - رائع أن أراك اليوم، من أين تتابعني؟" هذا كسر للنمطية وطريقة ودية لبدء المحادثة.

إذا كنت ترغب في زيادة الجودة وجعل اللقاء مؤثراً أكثر، فاخرج عن المألوف وارفع هرمون الدوبامين في الشخص الآخر عن طريق تجاوز عبارة "كيف حالك" النموذجية، وبدلاً من ذلك اطرح أسئلة فريدة مثل: "ما أكثر شيء أنت متحمس إلى العمل عليه الآن؟ وما هو أهم ما يميز عطلة نهاية الأسبوع؟ وما هي آخر البرامج التلفزيونية التي تتابعها؟".

• ابتسم؛ قبل أن تتلقى المكالمة وفكِّر في ذكرى تجعلك تبتسم؛ إذ عندما تبدأ بهذه المكالمة، فإنَّ هذه الطاقة مجتمعة مع ابتسامتك ستحدد مسار الاجتماع بشكل إيجابي.
• التواصل البصري؛ ستكون هذه إحدى أهم الطرائق التي يمكنك من خلالها بناء الثقة مع شخص ما في مكالمة فيديو؛ إذ إحدى فوائد المصافحة هي أنَّها تطلق هرمون "الأوكسيتوسين" (oxytocin)، وهو هرمون التواصل الجيد الذي يمكن أن يقلل أيضاً "الكورتيزول" (cortisol)، وهو الهرمون المسؤول عن التوتر.

من حسن حظنا أنَّ التواصل البصري يمكن أن يفعل الشيء نفسه حتى عبر الفيديو، فتجنَّب النظر إلى الشخص الآخر على الشاشة عندما تتحدث، وبدلاً من ذلك؛ انظر إلى كاميرا الويب الخاصة بك - أو أسفلها مباشرةً بناءً على موضعها - لتجعل الشخص الموجود على الجانب الآخر يشعر وكأنَّك تنظر إليه، فقد يبدو الأمر غريباً بعض الشيء في البداية، لكنَّها تقنية تستحق التعود عليها.

3. الجماليات:

• "الأضواء الحلقية أو أجهزة سوفت بوكس" (Ring lights or a softbox). استعمال كاميرا ويب خارجية احترافية لن تجدي نفعاً كثيراً إذا لم يكن لديك إضاءة جيدة، واستثمر في بعض أضواء الحلقة أو صندوق ناعم إذا كانت لديك المساحة وتحتاج إلى ذلك الاندفاع الإضافي للضوء، والأفضل من ذلك ضع مكتبك أمام النافذة؛ حيث يواجه الضوء وجهك، وإذا واجه ظهرك، فسوف تصبح الإضاءة خلفية. لدي مصباحا حلقة وضوء صندوق ناعم يحيط بمكتبي.
• نظِّم ورتب خلفية ظهورك، إذا كنت تريد الظهور بشكل جيد على الكاميرا، فستكون الخلفية إحدى الانطباعات الأولى التي يحكم عليك شخص ما من خلالها، وكخطوة أولى؛ أودُّ أن أوصي بالتأكُّد من أنَّ خلفية شاشتك خالية من الفوضى والعناصر المشتتة للانتباه.

وكخطوة ثانية، يجب أن تذهب إلى أبعد الحدود وتنظِّم خلفية العرض، ومن ثم أَضِف نباتات أو صوراً قليلة أو عناصر أخرى تعتقد أنَّها تضفي القليل من الشخصية إلى مساحتك وتُظهر أنَّك شخص محترف، وإذا كنت لا تمتلك مساحة عمل مخصصة في منزلك، فلا مشكلة؛ فاستعمل قسماً من الغرفة أو علق ستارة خلفك.

تعلُّم كيفية الظهور عبر الفيديو يحتاجُ إلى قليل من العمل، ولكنَّه يستحق هذا العناء، وبمجرد امتلاكك للأساسيات، فسوف تنال إعجاب جمهورك في وقتٍ قصير.

المصدر