24 سؤالاً رائعاً لاجتماعات العمل الفردية
يمتلك المديرون كثيراً من الأدوات لمساعدة أعضاء الفريق على النجاح، مثل الاجتماعات الشخصية التي تُعقَد بانتظام، ومع ذلك، قد يبدو هذا الاجتماع المتواضع مرهقاً بالنسبة إلى مديرٍ جديد؛ حيث يُعدُّ الشعور بالارتباك المتعلق بأنواع الأسئلة التي يجب طرحها أمراً مفهوماً.
قد يتساءل المديرون: كم مرة يجب أن نجتمع؟ وماذا يجب أن نسأل الموظفين؟ وهل يمكِننا أن نسألهم عن أمورهم الشخصية؟ وهل نضع جدول أعمال في كل اجتماع أم نترك الرؤساء المباشرين للموظفين يتولون زمام المبادرة؟
في هذا المقال، سنتحدث عن طريقة تنظيم الاجتماعات الشخصية، ثمَّ التعمق في أنواع مختلفة من الأسئلة، بحيث يمكِنك طرحها في الاجتماعات القادمة.
تنظيم الاجتماعات الشخصية:
يميل المديرون غالباً إلى امتلاك هيكلية عمل معيَّنة، وقد يقومون بإعادة النظر في نفس المواضيع في كل اجتماع، وغالباً ما ينتقلون مباشرة إلى الأسئلة العملية، أو الأسئلة التي تُرَكِّز على المهام.
تتضمن الاجتماعات الشخصية الفعالة مجموعة متنوعة من المواضيع؛ بحيث تعتمد على التطورات التي تَحدث في مؤسستك ومع الموظفين، وبغضِّ النظر عن الأسئلة العملية التي تُركِّز على المهام، فإنَّ المواضيع الأخرى التي يجب مناقشتها بانتظام هي درجة الانسجام، والرفاهية، وحالات النمو، والتقدُّم، والطموحات المهنية، والعلاقات، وبالتأكيد يجب إتاحة الفرصة للرؤساء المباشرين للتحكم في الحوار.
نقدِّم لك فيما يلي 24 سؤالاً رائعاً مقسَّمين إلى فئات بحيث يمكِن لأي مدير استخدامها من أجل عَقد أفضل الاجتماعات الشخصية:
1. أسئلة تَحقُّق عامة (4 أسئلة):
ابدأ كل اجتماع شخصي بأسئلة تَحقُّق شخصية، حيث يُعدُّ معرفة الحالة الذهنية لفريقك أمراً ثميناً يساعدك على المضي قدماً ومتابعة بقية الاجتماع، ومن الهام طرح هذه الأسئلة في كل مرة، بحيث يمكِنك فهم الطريقة التي يعمل بها الموظفون ويحققون التوازن بين العمل، والحياة، والرفاهية، والحياة الشخصية، وإذا حدثَ أمر ما مع الموظفين؛ فاترك لهم مجالاً لمناقشة ذلك أكثر، ومن هنا نؤكِّد أنَّ المرونة أمر أساسي، فإذا كنتَ تركِّز كثيراً في الحصول على جدول أعمال صارم؛ فإنَّك ستفقد التركيز عندما يحتاج الموظفون الذين يتبعون مباشرةً لك إلى الدعم أو التوجيه.
- كيف تسير أمورك اليوم؟ أخبرني ما الذي حدثَ معك الأسبوع الماضي؟
- ما هي الأعمال التي تفكِّر فيها لهذا الأسبوع؟
- في المرة الأخيرة التي تناقشنا فيها، أخبرتَني أنَّ المشروع الذي تُنفِّذه يمثِّل تحدياً بالنسبة إليك، كيف تسير الأمور فيه؟
- ما هي خططك وأولوياتك لهذا الأسبوع؟
2. أسئلة الانسجام (3 أسئلة):
يمكِن مناقشة ثقة الموظف بالشركة عن طريق هذه الأسئلة، ومقدار ارتباطه مع المؤسسة أو انسجامه معها، وتُعدُّ هذه الأسئلة هامة خصوصاً بعد إجراء استطلاع عن المشاركة، أو عند حدوث تغيير كبير في مؤسستك.
- هل لديك أيَّة أسئلة بشأن التغيير الأخير الذي شمل العمل الذي نقوم به؟
- ما مقدار ثقتك بالمسار الذي تتجه إليه شركتنا؟
- ما مقدار انسجامك مع توجُّه الشركة؟
3. أسئلة التقدُّم (6 أسئلة):
من المُهم أن تفهم كيف يَشعر الناس عندما يتقدمون ويحققون النمو والتطور؛ حيث يمكِن أن يرتبط هذا الأمر بما يتعلمونه في الوظيفة، وفيما إذا كانوا يشعرون بإحساس الإنجاز أو الزخم. ومن هذه الأسئلة:
- ما الذي يشجعك في دورك في العمل؟
- ما هي الأمور التي تثير فيك الإحساس بالتحدي؟
- ما هي الأمور التي سارت على ما يرام، وما هي الأمور التي لم تَحدث بصورة جيدة بالنسبة إليك؟
- ما هي المعلومات التي تعلَّمتَها هذا الأسبوع؟
- هل تشعر بالثقة في طريقة تقدُّمك أنت وفريقك؟
- كيف تتقدم أنت وفريقك لتحقيق الأهداف المحددة؟
4. أسئلة العلاقات (3 أسئلة):
يكون التفاعل بين الأشخاص في العمل أمراً منسياً غالباً عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات الشخصية، ولكن يمكِن أن يكون للتفاعل تأثير كبير في تجربة شخص ما في العمل، ويتمتع المديرون بفرصة رائعة لتدريب أعضاء فريقهم عندما يتعلق الأمر بالعلاقات ضمن العمل، كما يمكِن الاستفادة من هذه الفرصة لطلب تغذية راجعة عنك كمدير وكيف تقوم بتعقُّب علاقاتك.
- كيف تسير الأمور مع الأشخاص الذين تعمل معهم ومع فريقك؟
- أي نوع من التفاعلات ترغب في مناقشتها؟
- ما رأيك بي؟
5. أسئلة الطموح الوظيفي (5 أسئلة):
تُجرَى المناقشات المهنية غالباً لمرة واحدة في العام عند إجراء استعراض من نوع ما، أو يَجري تجاهلها تماماً إذا كان المدير لا يشعر بالثقة في قدرته على قيادة المناقشة، ويُعدُّ من المُهم مناقشة التطلعات والأهداف المهنية بصورة متكررة، بحيث يمكِنك التحقق من وضع العمل أسبوعياً (يعني ذلك معرفة التقدُّم الذي أحرزتَه في تحقيق أهدافك المهنية هذا الأسبوع).
- عندما تفكِّر في نفسك بعد عامين، ما هي الأفكار التي تخطر في بالك؟
- ما هي المهارات الجديدة التي ترغب في تعلُّمها في الوظيفة؟
- كيف تتقدم نحو تحقيق أهدافك المهنية والشخصية الكبيرة؟
- هل يوجد شخص ما في الشركة (أو خارجها) ترغب في التعلم منه؟
- ما هو التقدم الذي أحرزتَه في أهدافك المهنية هذا الأسبوع؟
شاهد بالفديو: 20 حكمة عن الإبداع والطموح
6. أسئلة لإنهاء الاجتماع (3 أسئلة):
يؤدي إنهاء الاجتماع باستخدام سؤال قابل للتنفيذ إلى إبقاء حلقة التغذية الراجعة مفتوحة.
- ما هي الأمور التي ستلتزم بها من الآن وحتى الاجتماع القادم؟
- ما هي الأمور التي يمكِنني مساعدتك بها من الآن وحتى لقائنا القادم؟
- هل يوجد أي موضوع لم نتحدث عنه وتريد مناقشته في المرة القادمة؟
لا تنسَ أيضاً تقديم تغذية راجعة فعَّالة وغير رسمية كلما سنحَت لك الفرصة، وفي أثناء التفاعل مع الموظفين الذين يتبعون مباشرةً لك، عبِّر عن تقديرك لأدائهم بدلاً من انتظار الاجتماعات الشخصية للقيام بذلك، بهذه الطريقة، يمكِنهم دائماً الوثوق بأدائهم والشعور بالراحة في طلب التغذية الراجعة.